Tối ưu hóa hệ thống CRM: Chiến lược xây dựng kênh tăng trưởng

Hệ thống CRM đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc sắp xếp hoạt động, quản lý mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Tuy nhiên, khi mở rộng quy mô, doanh nghiệp thường gặp phải những hạn chế trong hệ thống CRM. Bài viết này Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp sẽ gợi ý các chiến lược để tối ưu hoá và xây dựng một kênh tăng trưởng, hỗ trợ doanh nghiệp bứt phá doanh thu.

Những hạn chế của hệ thống CRM

Hệ thống CRM được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý khách hàng, nhưng đôi khi chúng cũng có thể tạo ra những rào cản ảnh hưởng đến sự tăng trưởng. Nhận ra những thiếu sót này là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và sử dụng hệ thống CRM một cách hiệu quả.

Về mặt kỹ thuật

• Đồng bộ dữ liệu

Một trong những thách thức kỹ thuật lớn trong hệ thống CRM là đảm bảo đồng bộ hóa dữ liệu nhất quán trên nhiều nền tảng. Dữ liệu không nhất quán có thể dẫn đến hồ sơ khách hàng không chính xác, quyết định sai lầm và báo cáo không đáng tin cậy, tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng.

• Thách thức trong kiểm thử và tích hợp

Hệ thống CRM thường yêu cầu kiểm thử cẩn thận, đặc biệt là khi tích hợp với các công cụ khác. Nếu không có khung kiểm thử phù hợp, chặt chẽ, dễ bỏ sót các lỗi làm gián đoạn hoạt động và làm giảm trải nghiệm của khách hàng.

Về mặt vận hành

• Quá trình onboard chậm

Việc triển khai CRM có thể làm chậm quá trình onboard khách hàng hoặc phân khúc thị trường mới. Điều này dẫn đến chậm trễ trong việc thâm nhập thị trường và bỏ lỡ cơ hội, điều này rất bất lợi cho các tổ chức tập trung vào tăng trưởng nhanh.

• Phối hợp các nhóm

Hệ thống CRM đôi khi có thể tạo ra xung đột giữa các nhóm cần hợp tác chặt chẽ với nhau, chẳng hạn như bán hàng và thẩm định. Việc phụ thuộc vào các quy trình CRM có thể gây chậm trễ trong giao tiếp và hành động, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội, giảm hiệu quả kinh doanh.

Cách để xác định thiết sót của CRM

Việc chủ động xác định và giải quyết các thiếu sót của CRM là điều cần thiết đối với các tổ chức hướng đến tăng trưởng bền vững. Một số phương pháp hay bao gồm:

Kiểm tra định kỳ và giám sát liên tục

Thực hiện kiểm tra định kỳ hệ thống CRM giúp đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu trên các nền tảng. Các công cụ giám sát có thể phát hiện và cảnh báo về các vấn đề đồng bộ hóa hoặc dữ liệu không khớp trong thời gian thực, cho phép can thiệp kịp thời.

Các công cụ quy tắc giám sát dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và kho dữ liệu thường được sử dụng để định cấu hình cảnh báo cho các trường hợp như ứng dụng bị dừng hoặc không hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể. 

Bằng cách tích hợp các quy tắc này với hệ thống cảnh báo theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các kỹ sư hoặc nhóm có liên quan được thông báo kịp thời để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như lỗi quy trình. 

Thiết lập mô hình sở hữu dữ liệu rõ ràng

Việc có một nguồn dữ liệu duy nhất cho tất cả dữ liệu quan trọng làm giảm nguy cơ không nhất quán và sai lệch trong vận hành. Mô hình sở hữu dữ liệu rõ ràng giúp đơn giản hóa việc ra quyết định và cải thiện độ tin cậy của dữ liệu.

Đầu tư vào kiểm thử toàn diện

Kiểm thử toàn diện, bao gồm kiểm thử đơn vị, tích hợp và end-to-end, rất quan trọng để xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động. Kiểm thử thường xuyên giúp duy trì tiêu chuẩn cao về chất lượng và độ tin cậy.

Xây dựng kênh tăng trưởng linh hoạt

Khi đã xác định được các thiếu sót của CRM, bước tiếp theo là xây dựng một kênh tăng trưởng linh hoạt có thể hỗ trợ mở rộng quy mô nhanh chóng. Các chiến lược chính đem lại hiệu quả bao gồm:

Phát triển công cụ nội bộ cho các hoạt động quan trọng

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống CRM cho các hoạt động quan trọng, hãy xem xét việc phát triển các công cụ nội bộ phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể. Những công cụ này có thể tập trung dữ liệu và quy trình có liên quan, mang lại khả năng kiểm soát cao hơn.

Ví dụ, trong phân tích rủi ro, đặc biệt là để đánh giá hồ sơ khách hàng thì bảo mật và khả năng thích ứng là rất quan trọng. Nhiều tổ chức chọn cơ sở hạ tầng lưu trữ và xử lý an toàn trong đám mây được tích hợp với các công cụ phụ trợ, thay vì dựa vào các công cụ CRM. Cách tiếp cận này đảm bảo dữ liệu và tài liệu nhạy cảm được xử lý an toàn. 

Tập trung quản lý dữ liệu

Việc tập trung quản lý dữ liệu đảm bảo rằng tất cả các nhóm làm việc với thông tin nhất quán và cập nhật liên tục. Nguồn dữ liệu duy nhất giúp đơn giản hóa việc đồng bộ hóa dữ liệu và tăng cường độ tin cậy hoạt động.

Hợp lý hóa Onboarding và tích hợp

Việc tích hợp quy trình onboarding cho phân khúc thị trường hoặc đối tác mới trực tiếp vào kênh tăng trưởng có thể giúp đẩy nhanh tốc độ thâm nhập thị trường và giảm thiểu lỗi. Quy trình tích hợp được sắp xếp hợp lý cũng có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Giảm thiểu độ phức tạp trong phối hợp nội bộ

Hợp nhất trách nhiệm trong một nhóm làm giảm xung đột nội bộ và cải thiện sự phối hợp. Một nhóm thống nhất quản lý toàn bộ kênh tăng trưởng, từ việc tạo khách hàng tiềm năng đến onboarding khách hàng sẽ giúp đảm bảo quy trình liền mạch và hiệu quả.

Hạn chế và lưu ý

Mặc dù việc xây dựng một phễu tăng trưởng linh hoạt mang lại nhiều lợi ích, nhưng có những hạn chế và lưu ý cần ghi nhớ:

Tăng nhu cầu về nguồn lực

Việc phát triển và duy trì các công cụ nội bộ đòi hỏi nguồn lực đáng kể, bao gồm thời gian, tiền bạc và chuyên môn kỹ thuật. Các tổ chức nhỏ hơn hoặc những tổ chức có nguồn lực hạn chế phải lên kế hoạch cẩn thận và phân bổ nguồn lực để tránh quá tải cho đội ngũ.

Sự phức tạp của hệ thống CRM

Các công cụ CRM cung cấp nhiều chức năng mà có thể khó sao chép nội bộ. Việc cố gắng tạo ra một hệ thống không phụ thuộc vào CRM có thể không khả thi đối với tất cả các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức phụ cần có CRM cho các hoạt động cốt lõi.

Bảo trì và nâng cấp liên tục

Kênh tăng trưởng linh hoạt yêu cầu bảo trì, cập nhật và cải tiến liên tục. Nếu không có kỹ thuật và kiểm tra chất lượng cao, hệ thống có thể trở nên không ổn định, dẫn đến khả năng ngừng hoạt động hoặc gián đoạn hoạt động. Việc đầu tư liên tục vào việc cải tiến hệ thống là cần thiết để duy trì sự ổn định và hỗ trợ tăng trưởng lâu dài.

Hệ thống CRM giúp quản lý mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng. Tuy nhiên, khi các tổ chức mở rộng quy mô, các hệ thống này có thể đưa ra những thách thức cản trở sự mở rộng. Bằng cách xác định và giải quyết các thiếu sót của CRM các doanh nghiệp có thể xây dựng một phễu tăng trưởng linh hoạt có khả năng hỗ trợ mở rộng đáng kể. Mặc dù tốn nhiều tài nguyên nhưng cách tiếp cận này mang lại sự linh hoạt và kiểm soát cần thiết cho tăng trưởng bền vững. 

Theo Forbes