Business intelligence là gì? Tầm quan trọng và cách thức hoạt động của BI

Trong kỷ nguyên số, Business Intelligence áp dụng để giúp quá trình kinh doanh của con người được mở rộng và thuận tiện hơn. Vậy Business Intelligence là gì và có vai trò của BI ra sao với doanh nghiệp hiện nay? Tất cả câu trả lời cho vấn đề này sẽ được Bizfly chia sẻ với nội dung bài viết tại đây.

Business intelligence là gì?

Business Intelligence (BI) là quá trình áp dụng công nghệ để phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp thông tin có giá trị, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định thông minh và các chiến lược trong hoạt động kinh doanh. BI bao gồm việc thu thập, tổng hợp, phân tích và biến đổi dữ liệu, phân tích xu hướng và đưa ra dự đoán, phát hiện thông tin quan trọng. Sử dụng công cụ và kỹ thuật để khai thác, xử lý cơ sở dữ liệu nội bộ, khách hàng, thị trường, xã hội và các nguồn dữ liệu khác...

Các công cụ BI thường bao gồm các tính năng như truy vấn và khai phá dữ liệu, đánh giá hiệu suất, đưa ra dự đoán và tự động hóa. Ngoài ra, BI cũng thường được tích hợp với các công nghệ khác như dữ liệu lớn (big data), học máy (machine learning), và trí tuệ nhân tạo (AI) để đưa ra những hiểu biết và lời khuyên cụ thể cho các quyết định kinh doanh. 

Business intelligence là quá trình sử dụng công nghệ để đưa ra chiến lược kinh doanh thông minh

Tầm quan trọng của business intelligence đối với doanh nghiệp

Dưới đây Bizfly sẽ đưa ra thông tin về vai trò của business intelligence (BI) trong sự phát triển doanh nghiệp. Có thể nói, kinh doanh thông minh giữ vai trò quan trọng trong sự phát triển và mở rộng của công ty. 

• Business Intelligence xác định vị thế và tương lai doanh nghiệp, tạo ra lợi thế cạnh tranh cao trên thương trường. 
• Kinh doanh thông minh có khả năng phân tích và dự đoán chính xác: Ứng dụng đặc biệt của Business Intelligence là gì? Đó chính là khả năng phân tích và dự đoán với tỷ lệ xác thực cao. Nó giúp dự đoán xu hướng giá cả thị trường, phân tích hành vi mua hàng của khách hàng. 
• Hỗ trợ quản lý và điều hành doanh nghiệp tối ưu: BI giúp thay đổi kỹ năng điều hành, đổi mới phương thức quản lý và làm báo cáo doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực cho nhà quản trị. 
• Business Intelligence giúp doanh nghiệp sử dụng thông tin hiệu quả: Thông qua quá trình phân tích dữ liệu đã được thu thập trước đó, bạn có thể đánh giá một cách chính xác các ý tưởng. Từ đó đề ra các chiến lược hiệu quả để thích ứng với sự thay đổi và cạnh tranh khốc liệt trong kinh doanh. 
• Không bỏ sót khách hàng tiềm năng nhanh chóng: BI có khả năng phát hiện người mua tiềm năng thông qua các phân tích và khảo sát trước đó. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ không bỏ lỡ khách hàng 

Cách thức hoạt động của Business Intelligence 

Dữ liệu Business Intelligence thường được lưu trữ trong kho dữ liệu tổng của một doanh nghiệp hoặc các kho dữ liệu nhỏ tin dựa trên nguyên tắc liên kết với kho dữ liệu tổng. Hiện nay, dữ liệu phân tích và BI được phát triển dựa trên các hệ thống dữ liệu lớn. Trước khi thông tin hoàn chỉnh được hiển thị trong các phần mềm hay ứng dụng BI,  dữ liệu thô sẽ được tổng hợp từ các hệ thống nguồn khác nhau và được chuyển đổi thông qua các công cụ quản lý chất lượng data, tích hợp data. Điều này đảm bảo tính nhất quán và chính xác giữa các nhóm BI và người dùng. 

Những ngày đầu phát triển, với mức độ phức tạp, BI phù hợp sử dụng đối với các chuyên gia trong ngành CNTT. Họ thường sử dụng công cụ BI để tạo ra các bảng điều khiển, thiết kế các truy vấn và báo cáo cho người dùng. Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ kéo theo những cải tiến ở các phần mềm BI và các công cụ khai thác dữ liệu, nhiều nhà phân tích kinh doanh, CEO và người lao động đã làm quen sử dụng công cụ này với mục đích làm nền tảng phát triển kinh doanh thông minh. 

Môi trường Business Intelligence hiện đại cho phép người dùng thực hiện thiết kế trang tổng quan, trực quan hóa dữ liệu và truy vấn dữ liệu BI dựa trên hình thức tự phục vụ. Trong các chương trình BI, người dùng có thể thực hiện các hình thức phân tích chuyên sâu, cho phép khai thác dữ liệu, khai thác thống kê, phân tích văn bản, phân thích những dự đoán và big data. Một trong những ứng dụng được nhiều doanh nghiệp sử dụng đó là phân tích các trường hợp sẽ xảy ra trong kế hoạch kinh doanh khác nhau.

Sử dụng ứng dụng BI đòi hỏi người có chuyên môn phân tích, kinh doanh sâu sắc đối với dự án phân tích phức tạp. Cần được thực hiện bởi nhóm nhà thống kê, nhà khoa học dữ liệu, các chuyên gia phân tích và dự đoán mô hình nâng cao. Còn đối với những dự án nhỏ, doanh nghiệp chỉ cần có nhóm BI giám sát truy vấn và xử lý phân tích các dữ liệu kinh doanh đơn giản hơn. 

Các thành phần chính của Business Intelligence 

5 thành phần chính của hệ thống kinh doanh thông minh 

Business Intelligence thu thập, tổng hợp, phân tích và truyền tải thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh. Các thành phần chính của hệ thống Business Intelligence bao gồm:

Khai thác dữ liệu (Data mining)

Là quá trình tìm kiếm thông tin ẩn chứa trong các dữ liệu lớn và phức tạp. Quá trình này giúp các doanh nghiệp khám phá ra các thông tin mới, tiềm năng và đưa ra quyết định hiệu quả.

Tổng hợp dữ liệu (Data warehousing)

Tổng hợp dữ liệu thu thập, tổng hợp, lưu trữ các dữ liệu từ các nguồn khác nhau trong một kho dữ liệu duy nhất. Điều này giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Phân tích dữ liệu (Data analysis)

Phân tích dữ liệu tìm ra các mẫu, xu hướng, quan hệ và thông tin giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định.

Báo cáo và truyền thông (Reporting and communication)

Báo cáo và truyền thông truyền tải thông tin và kết quả phân tích đến các bên liên quan bằng các báo cáo, biểu đồ, thuyết trình hoặc các công cụ khác.

Quản lý hiệu quả (Performance management)

Quản lý hiệu quả theo dõi, đo lường và cải tiến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Dữ liệu của BI là dữ liệu tổng hợp từ nhiều nguồn, với nhiều định dạng khác nhau, thông tin phân tán. Bởi vậy, cốt lõi vận hành hệ thống BI là kho dữ liệu (Data Warehouse) và khai thác dữ liệu (Data Mining). Hệ thống này cho phép BI phân tích dữ liệu phức tạp một cách thông minh. Cung cấp tới người dùng những thông tin đã được sàng lọc,  phân loại (classification), phân cụm (Clustering), dự đoán (Prediction) chính xác cao. 

Phân biệt giữa Business Intelligence và Business Analytics

Nhiều người lầm tưởng rằng Business Intelligence (BI) chính là Business Analytics (BA) nhưng trên thực tế thì không phải thế. Vậy điểm khác biệt giữa Business Analytics và Business Intelligence là gì? Bizfly đã chia thành một số phạm trù cơ bản để bạn có thể so sánh hai khái niệm này. 

Phân biệt giữa Business Analytics và Business Intelligence

Trên thực tế, BI và BA có thể hiểu là bổ sung cho nhau. Cả 2 phương pháp đều giúp người dùng đưa ra những quyết định chính xác cho các bộ phận liệu quan. Khi Business Analytics tập trung phân tích những dữ liệu nhỏ đang xảy ra trong doanh nghiệp thì Business Intelligence định hướng người dùng xây dựng các kế hoạch dài hạn, chiến lược cho tương lai từ các giải pháp phân tích dữ liệu lớn, giúp bạn có cái nhìn sâu sắc và bao quát. 

Ngoài ra, Business Analytics (BA) có thể được thay thế bằng Data Analytics. Khác biệt ở chỗ phạm vi phân tích dữ liệu của Data Analytics sẽ lớn hơn, Business Analytics chỉ là tập con của phân tích dữ liệu. Chuyên viên BI Analyst (Business Intelligence Analyst) có thể thiết lập hay thay đổi mô hình doanh nghiệp nhờ vào việc phân tích và dự đoán các xu hướng trong tương lai. 

Một số điểm khác biệt giữa Business Analytics và Business Intelligence: 

Mục đích: 

• BI được sử dụng để cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu lịch sử, để hiểu và quản lý các hoạt động kinh doanh hiện tại.
• BA được sử dụng để phân tích và dự đoán xu hướng trong tương lai để giúp đưa ra quyết định.

Phạm vi:

• BI tập trung vào việc tổng hợp, phân tích và hiển thị dữ liệu trong quá khứ và hiện tại để cung cấp thông tin quản lý.
• BA tập trung vào việc phân tích các dữ liệu để đưa ra dự đoán và khuyến nghị cho tương lai.

Công cụ và kỹ thuật:

• BI sử dụng các công cụ như bảng điều khiển, báo cáo và dashboards để cung cấp thông tin.
• BA sử dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu như phân tích đa biến, phân tích hồi quy và khai thác dữ liệu.

Độ phức tạp:

• BI thường đơn giản hơn BA, do chúng tập trung vào việc cung cấp thông tin để hỗ trợ quyết định.
• BA tương đối phức tạp hơn, do chúng yêu cầu các kỹ thuật phân tích dữ liệu và đánh giá rủi ro để đưa ra các dự đoán và khuyến nghị.

Một số câu hỏi khi triển khai BI cho doanh nghiệp

Có những loại BI nào? Loại nào phù hợp với doanh nghiệp

Cindi Howson - Phó chủ tịch nghiên cứu tại Gartner (Tổ chức tư vấn và nghiên cứu công nghệ thông tin) chia BI làm hai loại: BI truyền thống và BI hiện đại. 

• BI truyền thống: Phù hợp sử dụng đối với chuyên gia CNTT. Sẽ áp dụng vào doanh nghiệp cần tạo ra kết quả dữ liệu có độ chính xác cao, mức độ quan trọng lớn và dữ liệu được sử dụng được xem là tiêu chuẩn. Ví dụ như những doanh nghiệp đầu tư tài chính, cổ phiếu,.. cần tạo báo cáo quy chuẩn hoặc báo cáo tài chính.
• BI hiện đại: Phù hợp sử dụng với nhà quản trị doanh nghiệp hoặc người lao động. Loại BI này cho phép người dùng có được thông tin chi tiết sự thay đổi và các ý tưởng thúc đấy cải tiến chiến lược nhanh chóng. Ví dụ, các sự kiện cần điều chỉnh và đánh giá nhanh như tổ chức sự kiện tiếp thị. 

Các doanh nghiệp áp dụng hệ thống nào thì cũng cần xác định trước số lượng người dùng, tần suất báo cáo, xác định rõ mục tiêu kinh doanh và những loại báo cáo cần thiết cho việc quản lý và vận hành. 

Những kỹ năng cần có khi làm BI?

BI phát triển dựa trên nền tảng phân tích và xử lý dữ liệu thông minh, nên phần kỹ thuật sẽ được ưu tiên hơn. Tuy nhiên giá trị trả về cuối cùng đó là hiệu quả kinh doanh. Vậy nên khi làm BI, bạn cần nắm vững kiến thức công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình như SQL, Python, R, Scala, và Java và một số kĩ năng mềm như:

• Kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định: Bạn cần phải có khả năng phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này đòi hỏi bạn phải có khả năng đọc, hiểu và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng.
• Kỹ năng giao tiếp và tương tác: Bạn cần phải có khả năng giao tiếp và tương tác tốt với các đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác trong quá trình làm việc.
• Kỹ năng quản lý dự án: Bạn cần phải có kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo việc triển khai dự án BI diễn ra thuận lợi. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch, phân công công việc, và đưa ra các biện pháp giải quyết khi có vấn đề xảy ra.

Các công cụ và phần mềm BI chuyên nghiệp 

Hiện nay đã xuất hiện rất nhiều công cụ BI, phần mềm BI chuyên nghiệp, được tích hợp công nghệ hiện đại, hỗ trợ tối đa quá trình thực hiện kinh doanh thông minh. Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện sử dụng của từng doanh nghiệp mà có sự lựa chọn phù hợp. Dưới đây là một số phần mềm BI phổ biến:

• Google Data Studio: Phiên bản nâng cao của dịch vụ Google Analytics.
• Tableau: Gồm các công cụ trực quan và dễ sử dụng cho việc trích xuất và phân tích dữ liệu. Là một trong những phần mềm BI hàng đầu hiện nay.
• Microsoft Power BI: Là một giải pháp BI được tích hợp với các sản phẩm của Microsoft, Power BI cung cấp các công cụ để tạo báo cáo, trực quan hóa dữ liệu và chia sẻ thông tin.
• QlikView: Được thiết kế để xử lý các tập dữ liệu lớn và phức tạp, QlikView cho phép người dùng truy cập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• SAP BusinessObjects: Giải pháp BI tích hợp của SAP, BusinessObjects cung cấp các công cụ để xây dựng, quản lý và phân tích dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp.
• IBM Cognos Analytics: Là phần mềm BI nâng cao, Cognos Analytics cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu đa chiều và trực quan hóa dữ liệu để giúp người dùng tìm ra những thông tin quan trọng.
• SAS Business Intelligence: Là một phần mềm BI cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu phức tạp và tiên tiến để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Bizfly đã giới thiệu đến bạn đọc những thông tin cơ bản nhất về trí tuệ kinh doanh. Qua bài viết đã giải đáp thắc mắc cho bạn đọc Business Intelligence là gì, lợi ích cũng như quy trình để thực hiện nó. Từ đó bạn vận dụng thành công BI vào quá trình phát triển doanh nghiệp hiệu quả.