Quản lý thiết bị di động (MDM) là gì? Tại sao cần sử dụng MDM?

Hệ thống quản lý thiết bị di động MDM là gì và tại sao hệ thống này được nhiều doanh nghiệp sử dụng? Khi mà việc dùng thiết bị cá nhân trong công việc là xu hướng, doanh nghiệp cần một phương án quản lý tốt và MDM là hệ thống được lựa chọn. Để giúp người đọc hiểu về hệ thống này, Bizfly cung cấp trong bài viết những thông tin cần biết về MDM.

Quản lý thiết bị di động MDM là gì?

MDM (Mobile Device Management) là một phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý các thiết bị di động. Hệ thống cho phép doanh nghiệp cấp quyền truy cập và quản lý các thiết bị trong công ty như điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính bảng và các thiết bị đầu cuối khác.

Bên cạnh đó, MDM cũng giúp định vị và bảo vệ thiết bị nếu bị đánh cắp hoặc mất. 

Quản lý thiết bị di động thường được sử dụng trên các thiết bị như iPhone, iPad và phổ biến nhất trên Macbook. Ngoài ra, MDM cũng có sẵn trên các thiết bị chạy hệ điều hành Windows và Android. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phương án để quản lý các thiết bị di động, hệ thống MDM là giải pháp bạn nên tham khảo áp dụng.

Vì sao cần quản lý thiết bị di động?

Hiện nay, một doanh nghiệp không thể vận hành trơn tru mà thiếu đi các thiết bị di động. Do đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống MDM để dễ dàng quản lý các thiết bị này. Cụ thể những lí do mà doanh nghiệp cần quản lý tốt thiết bị di động là: 

• Bảo mật thông tin

Việc có quá nhiều thiết bị di động truy cập trực tiếp vào hệ thống dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp tiềm ẩn rủi ro liên quan đến an ninh thông tin. Theo nghiên cứu của IBM, tổn thất do vi phạm dữ liệu trung bình toàn cầu năm 2023 là 4,45 triệu USD Mỹ.

Do đó, nền tảng quản lý MDM được phát triển và sử dụng nhằm ngăn chặn những rủi ro này xảy ra.

Chẳng hạn, khi làm việc từ xa, bộ phận CNTT không thể kiểm soát mạng của các người dùng nên buộc các thiết bị phải được kiểm soát nhằm bảo mật các dữ liệu của ứng dụng, mạng, máy chủ tránh việc sử dụng trái phép và các cuộc tấn công mạng khác.

Để làm được điều này, bạn có thể sử dụng các chính sách bảo mật qua mạng trên thiết bị hỗ trợ của MDM. Bên cạnh đó khi có mối đe dọa bạn có thể ngay lập tức vô hiệu hóa thiết bị xâm nhập, thực hiện các biện pháp bảo vệ như đổi mật khẩu, khóa quyền truy cập trên MDM.

Xem thêm: Bảo mật thông tin khách hàng: Tầm quan trọng và giải pháp bảo mật tối ưu

• Quản lý dữ liệu

Hệ thống MDM giúp doanh nghiệp quản lý tập trung thông tin, dữ liệu của các thiết bị di động trên một nền tảng. Cụ thể, quản trị viên có thể thực hiện sao lưu, xóa bỏ hoặc khôi phục dữ liệu trong các thiết bị di động của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa việc mất dữ liệu do tổn hại vật lý, rủi ro về bảo mật dữ liệu, tốn chi phí nhân viên,... 

• Cải thiện hiệu suất quản lý

Hệ thống MDM cho phép doanh nghiệp quản lý các thiết bị di động trên một nền tảng số duy nhất. Điều này sẽ loại bỏ quy trình thu thập và xử lý các thiết bị di động một cách thủ công, tối ưu công sức nhân lực bỏ ra. Với hệ thống này, bộ phận CNTT có thể nhanh chóng thiết lập các tính năng quản lý như định vị vị trí, quản lý hoạt động, gỡ bỏ thiết bị.

Cách hoạt động của quản lý thiết bị di động MDM là gì?

Hệ thống MDM là một giải pháp ứng dụng phần mềm vào quản lý thiết bị di động. Phần mềm sẽ đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp về bảo mật và quản lý thiết bị di động. 

Cụ thể, MDM sẽ quản lý các thiết bị di động được đăng ký trong mạng lưới của doanh nghiệp. Các chức năng quản lý này bao gồm theo dõi trạng thái của thiết bị, cài đặt cấu hình và thực hiện các tác vụ từ xa như khóa thiết bị hoặc xóa dữ liệu không cần thiết,... 

MDM bảo vệ dữ liệu trên các thiết bị di động bằng cách thiết lập các chính sách bảo mật như mã hóa dữ liệu, thiết lập mật khẩu hoặc mã PIN và kiểm soát quyền truy cập vào ứng dụng và dữ liệu. 

Sau đó, phần mềm MDM có thể giám sát hành vi và dữ liệu quan trọng trong kinh doanh trên các thiết bị đã đăng ký.

Ví dụ: Một công ty có thể cấp cho một nhân viên hoặc nhà tư vấn một máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh được lập trình sẵn hồ sơ dữ liệu, VPN cũng như các phần mềm và ứng dụng cần thiết khác. Trong trường hợp này, MDM cung cấp nhiều quyền kiểm soát nhất cho nhà quản lý.

Với các công cụ MDM, doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát, khắc phục sự cố và thậm chí xóa dữ liệu thiết bị trong trường hợp bị mất cắp, mất mát hoặc phát hiện vi phạm.

Tính năng quản lý thiết bị di động

Doanh nghiệp khi muốn khai thác tối đa tiềm lực từ hệ thống MDM cần nắm được các tính năng của hệ thống MDM là gì. Các hệ thống MDM khác nhau có thể có tính năng khác nhau. Nhưng nhìn chung, dưới đây là các tính năng phổ biến mà một hệ thống MDM sẽ đáp ứng:

• Theo dõi thiết bị: Các thiết bị di động của doanh nghiệp có thể được cấu hình chức năng theo dõi GPS và các chương trình theo dõi khác. Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả các thiết bị di động và quản lý truy cập của các thiết bị vi phạm.
• Quản lý di động: Bộ phận công nghệ thông tin sẽ cung cấp và quản lý các thiết bị được bàn giao cho nhân viên. Các thiết bị này cần được đảm bảo có hệ điều hành và ứng dụng cần thiết, bao gồm cả ứng dụng hỗ trợ công việc, bảo mật và sao lưu dữ liệu.
• Bảo mật ứng dụng: Bộ phận công nghệ thông tin có thể kích hoạt tính năng bảo mật trong ứng dụng. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý việc xác thực người dùng, bảo vệ dữ liệu và kiểm soát chia sẻ tập tin.
• Quản lý danh tính và truy cập: Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý danh tính người dùng và quyền truy cập trong tổ chức. Cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng như đăng nhập một lần, xác thực nhiều yếu tố và quản lý quyền truy cập dựa trên cấp bậc.
• Bảo mật điểm cuối: Tính năng cung cấp các công cụ bảo mật mạng tiêu chuẩn như phần mềm diệt virus, kiểm soát truy cập mạng, lọc URL, bảo mật đám mây.

7 phương pháp hay nhất để quản lý thiết bị di động

Khi mà rủi ro liên quan đến bảo mật an toàn thông tin ngày càng nghiêm trọng, các phương pháp quản lý thiết bị di động được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy các biện pháp mà doanh nghiệp là thể triển khai trên hệ thống MDM là gì? Dưới đây là 7 phương pháp quản lý mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Thiết lập xác nhận người dùng

Doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên thiết lập xác nhận người dùng cho thiết bị di động được sử dụng. Việc này sẽ giảm thiểu rủi ro bị người ngoài xâm nhập vào các thiết bị đó. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý thiết bị di động một cách hiệu quả hơn.

Các cách thức xác nhận người dùng có thể là kích hoạt khóa màn hình, thiết lập xác thực 2 bước, sử dụng khóa sinh trắc học như Face ID, Touch ID. 

Thực hiện chính sách thiết lập quyền truy cập 

Doanh nghiệp cần quản lý đồng nhất các thiết bị di động được sử dụng ở nhiều nơi. Để ngăn chặn rủi ro truy cập ngoài kiểm soát, quản trị viên có thể thiết lập quyền truy cập, cho phép người dùng chỉ được xem các thông tin giới hạn nhất định. 

Trong trường hợp thiết bị di động có nguy cơ bị xâm phạm, đội ngũ công nghệ thông tin cần có quyền khóa truy cập các thiết bị này. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thiết bị đều tuân thủ các quy định và đồng nhất trong việc áp dụng các biện pháp bảo mật của ứng dụng.

Thiết lập chính sách cho các thiết bị cá nhân 

Khi có số lượng lớn thiết bị cá nhân của nhân viên đăng ký vào hệ thống MDM, doanh nghiệp hãy cân nhắc thiết lập một chính sách cho các thiết bị này. Dưới đây là một số chính sách doanh nghiệp có thể xem xét:

• Doanh nghiệp đưa ra yêu cầu rõ ràng về các thiết bị hợp lệ được phép đăng ký sử dụng như yêu cầu về hệ điều hành, ứng dụng cài đặt. 
• Bộ phận quản lý yêu cầu và theo dõi việc thực hiện thiết lập bảo mật thiết bị di động như đặt khóa màn hình, nhận diện khuôn mặt,...
• Doanh nghiệp có chính sách bàn giao, thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc.
• Tiến hành bảo trì, nâng cấp hệ thống

Hệ thống quản lý thiết bị di động cần được doanh nghiệp bảo trì, nâng cấp thường xuyên. Điều này giúp hệ thống luôn giữ trạng thái vận hành tốt, đảm bảo môi trường hoạt động an toàn. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ được trang bị các biện pháp phòng vệ tốt nhất nhằm ngăn chặn các mối đe dọa an toàn thông tin.

Tự động hóa quy trình nhằm tiết kiệm thời gian

Theo khảo sát của Salesforce, có tới 74% chủ doanh nghiệp báo cáo rằng tự động hóa quy trình giúp họ tiết kiệm đến 30% thời gian. Để giảm bớt gánh nặng trong quản lý thiết bị di động, quản trị viên có thể thiết lập tự động tạo báo cáo, tự động gửi cảnh báo vi phạm về máy chủ MDM. 

Ngoài ra, tự động hóa quy trình cho phép hệ thống MDM tự động phát hiện và phản ứng đối với các vấn đề bảo mật ngay khi chúng xảy ra. Ví dụ, nếu một thiết bị bị vi phạm, hệ thống có thể tự động gửi cảnh báo cho quản trị viên để có biện pháp xử lý kịp thời, giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.

Sử dụng bảo mật đám mây và sao lưu dữ liệu

Các thiết bị di động do nhân viên sở hữu truy cập các ứng dụng và dịch vụ dựa trên đám mây. Điều này có thể làm tăng nguy cơ mất dữ liệu. Vậy nên, để đảm bảo an toàn khi sử dụng, doanh nghiệp cần ưu tiên bảo mật đám mây và thực hiện sao lưu dữ liệu.

Cụ thể, doanh nghiệp nên chọn nền tảng đám mây hỗ trợ lịch sử phiên bản và có khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu.

Nền tảng đám mây cung cấp lịch sử các phiên bản và giải pháp sao lưu từ đám mây sang đám mây đáng tin cậy. Có thể thấy, việc sao lưu các tệp và dữ liệu của doanh nghiệp là rất quan trọng, điều này giúp bạn dễ dàng khôi phục và truy cập không bị gián đoạn. 

Đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu di động 

Doanh nghiệp nên có các khóa đào tạo nhân viên về các nguyên tắc, chính sách bảo mật dữ liệu khi sử dụng thiết bị di động. Đồng thời, các khóa đào tạo nên được tổ chức thường xuyên, linh hoạt vì các chính sách bảo mật sẽ liên tục được cập nhật.

Từ đó, nhân viên sẽ được trang bị đủ kiến thức và có thể chủ động khi rủi ro bị xâm phạm bảo mật xảy ra. 

Nhìn chung, việc hiểu hệ thống MDM là gì và biết cách áp dụng MDM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị di động hiệu quả. Hi vọng rằng, bài viết của Bizfly cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quát về hệ thống này, từ đó áp dụng thành công trong thực tiễn doanh nghiệp.