Cách chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp 2025

Chọn phần mềm CRM phù hợp với nhu cầu và mong muốn của tất cả doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, ngân sách, khả năng mở rộng, tương thích và kết nối với hệ thống dữ liệu hiện có của doanh nghiệp. Trong đó, yếu tố cần ưu tiên đó là tính dễ sử dụng cho nhân sự trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần tham khảo và đánh giá khả năng hỗ trợ di chuyển dữ liệu trước khi tiến hành triển khai sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp.

Các yếu tố cần xem xét trong lựa chọn phần mềm CRM 2025 cho doanh nghiệp đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả:

• Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh
• Đánh giá và lựa chọn các giải pháp
• Xem xét khả năng tích hợp và mở rộng
• Tương thích với hệ sinh thái
• Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh
• Giao diện Dễ sử dụng
• Khả năng lưu trữ thông tin
• Chi phí phù hợp
• An toàn bảo mật
• Dùng thử demo phần mềm và đánh giá
• Triển khai và đào tạo

Hãy cùng Bizfly khám phá chi tiết thông tin trong bài viết dưới đây:

Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh

Khi lựa chọn phần mềm CRM, việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất, cần phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đáp ứng được nhu cầu của công ty, cả trong ngắn hạn và dài hạn, dưới đây là một số câu hỏi có thể đặt ra:

• Quy trình bán hàng có khó khăn nào không? Cần cải thiện ở bước nào?
• Doanh nghiệp có đang gặp khó khăn trong quá trình thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng không?
• Đội ngũ bán hàng của bạn đang gặp có khăn gì trong quá trình thấu hiểu khách hàng không? 

Nếu doanh nghiệp đang tìm phương pháp để giải quyết vấn đề gặp phải ở trên thì có thể chọn phần mềm CRM với những tính năng phù hợp với nhu cầu, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, một công ty lữ hành đang cần tổng hợp dữ liệu khách hàng để xây dựng các gói tour phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp CRM chuyên biệt cho ngành lữ hành và du lịch nhằm hỗ trợ thu thập, quản lý thông tin chi tiết của khách hàng, qua đó nâng cao trải nghiệm của du khách.

Đánh giá và lựa chọn các giải pháp

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp CRM với các tính năng và ưu đãi khác nhau. Mỗi phần mềm CRM sẽ có những tính năng và thế mạnh riêng như: quản lý khách hàng, tự động hóa quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng đa kênh, phân tích dữ liệu...  Do đó, tuỳ theo mục đích và nhu cầu kinh doanh, lĩnh vực của doanh nghiệp, sẽ có phần mềm CRM phù hợp.

Để lựa chọn phần mềm CRM tốt, doanh nghiệp cần lập bảng danh sách các tính năng cần có, và nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp phần mềm CRM trên thị trường. Đánh giá ưu và nhược điểm tính năng và uy tín của họ trong lĩnh vực này. Ưu tiên những nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm, hệ sinh thái đa dạng, và hỗ trợ khách hàng linh hoạt và chuyên nghiệp, an toàn bảo mật và khả năng mở rộng hệ thống theo quy mô doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Top phần mềm CRM giúp quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay 

Xem xét khả năng tích hợp và mở rộng

Phần mềm CRM tốt không chỉ giải quyết nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn cho mục đích lâu dài và khả năng mở rộng trong tương lai. Khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp cần cân nhắc và ưu tiên các CRM, nhà cung cấp cho phép nâng cấp gói sử dụng, tích hợp thêm các tính năng nâng cao trong trường hợp doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô và khách hàng.

Hệ thống CRM có thể tích hợp dễ dàng với các công cụ khác của doanh nghiệp đang sử dụng như: email marketing (Gmail, Outlook), website, chatbot, phần mềm kế toán, ERP hay hệ thống chăm sóc khách hàng. Khả năng tích hợp này sẽ giúp đồng bộ và liên thông dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình vận hành và chi phí lâu dài cho doanh nghiệp.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Tương thích với hệ sinh thái

Một điều quan trọng tiếp theo cần ghi nhớ khi triển khai CRM là hệ sinh thái SaaS hiện tại của doanh nghiệp. SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) là một mô hình phân phối phần mềm hoặc dịch vụ. Trong đó nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ ứng dụng trên nền tảng đám mây và cung cấp chúng cho doanh nghiệp hoặc người dùng thông qua Internet. 

Bạn hãy xem xét các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng và đảm bảo rằng bất kỳ ứng dụng CRM cũng tương thích với nhau. Một cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này là thông qua tích hợp. Rất nhiều phần mềm CRM có tích hợp với các ứng dụng khác thông qua tích hợp gốc hoặc qua ứng dụng kết nối bên thứ ba như Zapier. Đây là một công cụ trực tuyến giúp người dùng tự động hóa quy trình làm việc khi kết nối Trainerize với những ứng dụng web như: Gmail, Facebook, Dropbox, Slack,…

Ngoài ra, một cách chọn phần mềm CRM khác bạn có thể cân nhắc là mua CRM từ cùng một nhà cung cấp với các ứng dụng khác đang sử dụng nhưng phải phù hợp với hệ sinh thái. Điều này giúp tích hợp các chức năng của chúng dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm CRM tương thích với phần mềm đã sử dụng trước đó

Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh

Mỗi ngành đều có các yêu cầu riêng về phần mềm CRM, vì vậy bạn cần hiểu rõ những đặc điểm và yêu cầu cụ thể của lĩnh vực mà công ty đang hoạt động. Chẳng hạn, trong lĩnh vực bất động sản, bạn có thể cần tính năng quản lý thông tin về bất động sản và quản lý tình trạng của các giao dịch mua bán.

Trong lĩnh vực dịch vụ y tế, tính năng quản lý lịch hẹn và hồ sơ bệnh nhân có thể là ưu tiên hàng đầu. 

Ngoài ra, khi chọn CRM bạn hãy xem xét khả năng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, như hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống quản lý tài chính hay hệ thống marketing,... Bằng cách chọn một CRM có hướng ngành cụ thể, bạn có thể tận dụng tối đa các ưu điểm và tiện ích mà nó mang lại cho lĩnh vực kinh doanh của mình.

Để tối ưu hiệu quả chiến lược CRM và quản lý khách hàng theo từng ngành nghề, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp linh hoạt như BizCRM – công cụ dễ tích hợp, dễ mở rộng và cá nhân hóa theo nhu cầu.

Giao diện Dễ sử dụng

Một phần mềm CRM  dễ sử dụng sẽ giúp nhân viên dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, người dùng có thể truy cập thông tin, tương tác và thực hiện các giao dịch mà không gặp nhiều khó khăn. Từ đó, giúp doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm tích cực và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rằng việc "dễ sử dụng" không phải lúc nào cũng là yếu tố quyết định và áp dụng cho mọi trường hợp hoặc bối cảnh. Để đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp về tính dễ sử dụng, việc quan sát khả năng sử dụng phần mềm tương tự từ phía nhân viên là một phương pháp hiệu quả.

Khả năng lưu trữ thông tin

Khi chọn phần mềm CRM, khả năng lưu trữ thông tin là một tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần xem xét. Nếu doanh nghiệp chọn phần mềm CRM phù hợp thì việc quản lý thông tin, dữ liệu của khách hàng sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau:

• Dung lượng lưu trữ: Phần mềm CRM cần phải có dung lượng đủ lớn để lưu trữ các thông tin của khách hàng như thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, mua hàng,... 
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Phần mềm CRM cần hỗ trợ tính năng sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ để đảm bảo tính an toàn và khả năng phục hồi khi có sự cố xảy ra.
• Tính linh hoạt của cơ sở dữ liệu: Phần mềm bạn chọn nên cho phép tạo ra các trường dữ liệu tùy chỉnh để lưu trữ thông tin cụ thể và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Các phần mềm CRM hiện tại đều được xây dựng khả năng lưu trữ thông tin đám mây 

Chi phí phù hợp

Ngân sách là một yếu tố quan trọng trong cách chọn phần mềm CRM. Việc triển khai một hệ thống CRM sẽ cần có chi phí và các tùy chọn giá cả phải chăng. Bạn cũng có thể tùy chọn các gói cơ bản hoặc miễn phí để thử nghiệm phần mềm trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí sử dụng phần mềm CRM như số lượng người dùng trên nền tảng, lượng công việc thực hiện hàng tháng, mức độ hỗ trợ khách hàng,... Bạn cũng có thể tiết kiệm tiền bằng cách thanh toán hàng năm thay vì hàng tháng. Đồng thời bạn cần tính toán cụ thể các chi phí phát sinh khác như chi phí lắp đặt, chi phí chuyển đổi dữ liệu,... để đưa ra mức ngân sách tối ưu nhất khi đầu tư vào phần mềm CRM.

An toàn bảo mật

Việc tuân thủ quy tắc về bảo mật dữ liệu là một vấn đề quan trọng, đặc biệt khi bạn quản lý một lượng lớn dữ liệu khách hàng. Mỗi phần mềm CRM cung cấp đều có nhiều mức độ bảo mật khác nhau dựa trên gói đăng ký của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn nên cân nhắc để chọn gói phù hợp, vừa đảm bảo tính bảo mật thông tin của người dùng, vừa đảm bảo ngân sách của doanh nghiệp.

Dùng thử demo phần mềm và đánh giá

Để chắc chắn lựa chọn phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp, trước khi chính thức triển khai, doanh nghiệp cần yêu cầu bản demo dùng thử phần mềm CRM từ nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp được trải nghiệm trực tiếp trên giao diện, tốc độ xử lý, tính năng và mức độ thân thiện với người dùng – từ đó đánh giá chính xác mức độ phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên thu thập những ý kiến hồi từ đội ngũ nhân viên – những người sẽ trực tiếp sử dụng hệ thống CRM về tính dễ dùng, khả năng hỗ trợ công việc và mức độ phù hợp với quy trình nội bộ. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm CRM phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phiên bản CRM dùng thử

Triển khai và đào tạo

Bước tiếp theo sau khi lựa chọn phần mềm CRM phù hợp là triển khai CRM theo kế hoạch đề ra. Doanh nghiệp cần đảm bảo quá trình chuyển đổi dữ liệu, cấu hình hệ thống và tích hợp với các công cụ hiện có diễn ra suôn sẻ, hạn chế gián đoạn hoạt động. Để hệ thống không bị gián đoạn trong giai đoạn chuyển đổi, việc đào tạo nhân viên sử dụng CRM quyết định hiệu quả triển khai.

Như vậy, khi lựa chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp, cần cân nhắc những buổi đào tạo, hướng dẫn trực tiếp hoặc trực tuyến của nhà cung cấp để đội ngũ nắm rõ quy trình thao tác, hiểu rõ tính năng và ứng dụng CRM vào công việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là toàn bộ "Cách lựa chọn phần mềm CRM nhanh, chuẩn cho doanh nghiệp". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về phần mềm CRM, mời bạn để lại thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất.