Khách hàng tiềm năng là gì? Vai trò, cách tìm kiếm Potential customers

Theo một khảo sát, hơn 61% doanh nghiệp gặp khó khăn lớn trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Vậy khách hàng tiềm năng là ai? Cách xác định và tiếp cận họ ra sao? Hãy cùng Bizfly khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây!

Khách hàng tiềm năng là gì?

Khách hàng tiềm năng (Leads/Potential customers) là nhóm cá nhân hoặc tổ chức có quan tâm, nhu cầu và khả năng chi trả cho sản phẩm, dịch vụ nhưng chưa quyết định mua. Họ có thể chưa sẵn sàng mua ngay hoặc cần thêm thời gian để nghiên cứu kỹ hơn trước khi ra quyết định.

Khách hàng tiềm năng thường được chia thành hai loại chính để dễ dàng phân loại và áp dụng chiến lược tiếp cận phù hợp:

• Khách hàng tiềm năng "nóng" (Hot prospects): Những khách hàng có nhu cầu cao và sẵn sàng mua trong thời gian ngắn. Họ thường đã tìm hiểu sản phẩm, có ý định rõ ràng và chỉ cần thêm chút thuyết phục hoặc ưu đãi để ra quyết định. Ví dụ, khách hàng đã liên hệ hỏi về giá và chính sách ưu đãi là khách hàng tiềm năng nóng.
• Khách hàng tiềm năng "lạnh" (Cold prospects): Những khách hàng chưa có nhu cầu cấp bách hoặc đang ở giai đoạn đầu tìm hiểu sản phẩm, thậm chí có thể chưa biết đến thương hiệu. Họ cần thêm thời gian để tiếp nhận thông tin, so sánh và đánh giá trước khi cân nhắc mua. Ví dụ, người mới biết đến thương hiệu qua quảng cáo nhưng chưa quan tâm sâu là khách hàng tiềm năng lạnh.

Về hành vi và tâm lý:

• Khách hàng tiềm năng nóng thường chủ động tìm kiếm thông tin chi tiết, liên hệ bộ phận bán hàng hoặc yêu cầu dùng thử sản phẩm. Họ mong muốn trải nghiệm nhanh chóng, rõ ràng và được hỗ trợ để ra quyết định sớm.
• Ngược lại, khách hàng tiềm năng lạnh thường thụ động hơn, họ còn nhiều băn khoăn, cần được cung cấp kiến thức, đánh giá xác thực để xây dựng niềm tin trước khi chuyển sang giai đoạn mua hàng.

Tầm quan trọng của khách hàng tiềm năng đối với doanh nghiệp

Nguồn doanh thu tiềm năng

Tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng tiềm năng khá cao, đồng thời họ là đối tượng đóng góp quan trọng giúp doanh nghiệp tạo doanh thu trong tương lai.

Khi xác định và tiếp cận đúng nhóm này, doanh nghiệp dễ dàng thuyết phục họ mua sản phẩm, từ đó chuyển đổi thành khách hàng chính thức và tăng doanh số.

Nguồn thông tin quý giá cho doanh nghiệp

Việc nghiên cứu khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu, nhu cầu và xu hướng tiêu dùng hiện nay.

Nhóm khách hàng này không chỉ là nguồn bán hàng tiềm năng mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược marketing và bán hàng hiệu quả hơn.

Động lực cải tiến sản phẩm và dịch vụ

Phản hồi và góp ý từ khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp nhận ra và cải thiện những điểm hạn chế. Ví dụ, một công ty công nghệ khi nhận phản hồi về tính năng thiếu sót hoặc giao diện chưa thân thiện sẽ nhanh chóng điều chỉnh để nâng cao trải nghiệm người dùng.

Việc này giúp sản phẩm phù hợp hơn với thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững, giữ chân khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng thực tế.

Quảng bá thương hiệu hiệu quả

Thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đồng nghĩa với việc thương hiệu được biết đến rộng rãi hơn. Họ có thể chia sẻ sản phẩm, dịch vụ cho người thân, bạn bè qua truyền miệng hoặc mạng xã hội.

Đây là hình thức marketing miễn phí mà doanh nghiệp có thể tận dụng, miễn sao sản phẩm, dịch vụ cung cấp phải thực sự mang giá trị.

Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động

Lượng khách hàng quan tâm và có nhu cầu sản phẩm phản ánh hiệu quả của hoạt động bán hàng và marketing.

Vì vậy, việc xác định chính xác khách hàng tiềm năng và chuyển đổi họ thành khách hàng thực sự là thước đo năng lực hoạt động của doanh nghiệp.

Có những loại khách hàng tiềm năng nào?

Phân loại khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp đánh giá và tối ưu chiến lược tiếp thị phù hợp. Dưới đây là ba nhóm khách hàng tiềm năng phổ biến:

Tín đồ

Những khách hàng tiềm năng này tin tưởng tuyệt đối vào thương hiệu và sẵn sàng mua hàng bất kể hoàn cảnh.

Họ thường giới thiệu sản phẩm cho người khác và là nguồn ủng hộ trung thành. Vì vậy, các chiến dịch tiếp thị đơn giản với nhóm này thường rất hiệu quả.

Ví dụ điển hình là Apple với lượng lớn “tín đồ” (hay còn gọi là Mac-heads) luôn sẵn sàng xếp hàng mua sản phẩm mới mà không cần ưu đãi hay quảng cáo nhiều.

Đặc điểm, hành vi và cách tiếp cận:

• Hành vi: Chủ động tìm kiếm sản phẩm mới, theo dõi thường xuyên các cập nhật của thương hiệu.
• Cách tiếp cận: Đơn giản, tập trung giữ vững lòng trung thành qua ưu đãi và chương trình tri ân.
• Ưu điểm: Dễ chuyển thành khách hàng thực và tạo quảng bá truyền miệng có sức lan tỏa.
• Nhược điểm: Số lượng hạn chế, khó mở rộng thêm khách hàng mới.

Người hoài nghi

Nhóm khách này quan tâm đến sản phẩm nhưng cần thêm thời gian tìm hiểu và thường phân vân giữa nhiều thương hiệu khác nhau.

Họ đặt câu hỏi, so sánh giá và lợi ích để thu thập thêm thông tin trước khi quyết định.

Đặc điểm, hành vi và cách tiếp cận:

• Hành vi: Tìm hiểu kỹ, so sánh, tham khảo đánh giá từ nhiều nguồn trước khi quyết định.
• Cách tiếp cận: Cung cấp thông tin minh bạch, xây dựng niềm tin qua đánh giá, thử sản phẩm hoặc tư vấn tận tâm.
• Ưu điểm: Khi thuyết phục thành công, có khả năng trở thành khách hàng trung thành.
• Nhược điểm: Cần nhiều thời gian và nguồn lực tiếp xúc hơn.

Người ngoài lề

Những khách hàng tiềm năng này chưa quyết định liệu có quan tâm hay tìm hiểu về thương hiệu, sản phẩm hay không. Họ ít có kiến thức hoặc không biết gì về sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Tập trung tiếp cận nhóm này sẽ là bước đầu quan trọng trong chiến lược bán hàng và tiếp thị. Các thông điệp cần rõ ràng, dễ hiểu và hấp dẫn.

Ví dụ, tầng lớp trung lưu thường nằm trong phân khúc khách hàng bên lề của các hãng xe cao cấp.

Đặc điểm, hành vi và cách tiếp cận:

• Hành vi: Không hoặc ít biết về thương hiệu, chưa hình thành nhu cầu rõ ràng.
• Cách tiếp cận: Tạo nhận thức bằng quảng cáo rộng rãi, giáo dục thị trường qua nội dung hấp dẫn, dễ tiếp nhận.
• Ưu điểm: Mở rộng tệp khách hàng mới, xây dựng nền tảng cho các bước tiếp theo.
• Nhược điểm: Thời gian chuyển đổi lâu, cần đầu tư lớn vào truyền thông và đào tạo nhận thức.

Sự khác nhau giữa khách hàng tiềm năng và khách hàng mục tiêu

Số liệu thống kê:

Theo nghiên cứu của HubSpot năm 2023, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng mục tiêu thành khách hàng thực tế đạt trung bình 20-30%, trong khi nhóm khách hàng tiềm năng chỉ đạt 5-10%. Thời gian ra quyết định mua của khách hàng mục tiêu nhanh hơn khoảng 30-40% so với khách hàng tiềm năng do mức độ sẵn sàng cao hơn (Nguồn: HubSpot, 2023).

4 bước xác định khách hàng tiềm năng hiệu quả

Vẽ chân dung khách hàng

Để xác định khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần phân tích nhóm người quan tâm sản phẩm, dựa trên các tiêu chí như:

• Nhân khẩu học: độ tuổi, giới tính, thu nhập, vị trí xã hội...
• Đặc điểm tâm lý, hành vi, sở thích...
• Điểm đau (pain points): những vấn đề khách hàng cần giải quyết.

Phân tích thị trường mục tiêu doanh nghiệp hướng đến

Phân tích thị trường giúp xác định khách hàng tiềm năng có ý định mua hàng. Bạn nên xem xét các khía cạnh như:

• Quy mô và tốc độ phát triển của thị trường, ngành hàng.
• Đối thủ hiện tại, điểm mạnh, yếu và chiến lược của họ.
• Vị thế hiện tại của doanh nghiệp trên thị trường.

Phân tích này giúp phát hiện phân khúc chưa khai thác, nhu cầu, xu hướng mới, qua đó xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả thu hút khách hàng tiềm năng.

Nghiên cứu hành vi khách hàng

Để nắm bắt xu hướng hành vi khách hàng, doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều kênh online, offline:

• Dữ liệu website: Thời gian truy cập, trang phổ biến, tỷ lệ thoát… công cụ như Google Analytics hỗ trợ phân tích hành vi người dùng.
• Tương tác trên mạng xã hội: like, bình luận, chia sẻ, theo dõi trên Facebook, TikTok, Instagram giúp đánh giá mức độ quan tâm và thói quen khách hàng.
• Khảo sát trực tuyến hoặc trực tiếp: thu thập ý kiến về nhu cầu, mong muốn và khó khăn trong quá trình mua hàng.

Ví dụ: Công ty XYZ dùng Google Analytics phát hiện trang giới thiệu sản phẩm mới có tỷ lệ thoát cao. Khảo sát cho thấy khách hàng chưa hiểu rõ tính năng. Công ty cải tiến giao diện, bổ sung thông tin và dùng mạng xã hội hướng dẫn, tăng tương tác hiệu quả.

Sàng lọc và đánh giá khách hàng tiềm năng

Bước cuối cùng là lọc và đánh giá khách hàng dựa trên tiêu chí như:

• Mức độ quan tâm.
• Khả năng mua hàng.
• Nhu cầu mua cao, trung bình hoặc thấp.

Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng lead scoring – công cụ chấm điểm dựa trên hành vi và đặc điểm khách hàng. Ví dụ, khách hàng mở email giới thiệu 3 lần và truy cập trang đặt hàng sẽ có điểm cao hơn người chỉ nhận email mà không tương tác.

Ví dụ thực tế: Công ty ABC áp dụng lead scoring, gán điểm dựa trên mở email, tải tài liệu, truy cập website, số lần tương tác. Khách đạt điểm cao được ưu tiên chăm sóc, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 20% trong 6 tháng.

Doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng như thế nào?

Khi đã xác định được khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp tiếp cận sau:

Qua báo chí:

Báo chí là kênh uy tín và có phạm vi rộng. Doanh nghiệp nên tạo nội dung hấp dẫn để thu hút sự chú ý, khuyến khích độc giả tương tác.

Qua quảng cáo:

Các kênh trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads và kênh truyền thống như báo chí, truyền hình, quảng cáo ngoài trời. Kết hợp quảng cáo với SEO, email marketing, content marketing giúp tiếp cận nhanh và xây dựng thương hiệu dài hạn. Quảng cáo trả phí theo lượt click (PPC) cho phép tiếp cận linh hoạt, trong khi SEO tăng lượng truy cập tự nhiên.

Qua mạng xã hội:

Tận dụng livestream, hội thảo trực tuyến (webinars), các cuộc thi, thử thách trên TikTok, Facebook, Instagram để tạo sự kết nối gần gũi và thu thập phản hồi nhanh.

Email Marketing:

Gửi email cá nhân hóa, nội dung phù hợp từng phân khúc giúp duy trì liên lạc, nuôi dưỡng và thúc đẩy hành động mua.

Content Marketing:

Xây dựng bài viết, video, infographic tập trung giải quyết vấn đề khách hàng tiềm năng, tăng độ tin cậy và thu hút tự nhiên qua tìm kiếm.

Affiliate Marketing:

Sử dụng mô hình quảng cáo trả phí theo hành động (PPA) hoặc trả phí theo click (PPC) kết hợp với các đối tác liên kết để mở rộng phạm vi tiếp cận.

KOLs/KOC và người nổi tiếng:

Hợp tác với người có ảnh hưởng để nâng cao nhận diện và khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Tạo cơ hội giao lưu, truyền đạt giá trị và tương tác trực tiếp với khách hàng giúp họ hiểu rõ hơn sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Qua SEO website:

Người tiêu dùng thường tìm hiểu kỹ trước khi mua, do đó đầu tư SEO giúp nâng cao thứ hạng, tăng lượng truy cập và xây dựng thương hiệu hiệu quả.

Qua khách hàng hiện tại:

Chăm sóc tốt khách hàng hiện tại để họ trở thành kênh giới thiệu, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng mới.

Ứng dụng công nghệ trong tiếp cận khách hàng tiềm năng

Để thu hút và chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ như:

• BizLoyalty: Nền tảng tạo chương trình giới thiệu với điểm thưởng và ưu đãi, giúp mở rộng tiếp cận tự nhiên mà không cần quảng cáo tốn kém.
• BizChatAI: Chatbot thông minh ghi nhận truy vấn, phản hồi nhanh trên website và fanpage, đồng bộ dữ liệu lên BizCRM để phân tích hành vi và chuyển đổi hiệu quả.
• Tự động hóa tiếp thị: Thiết lập chiến dịch email, nhắn tin tự động, phân nhóm khách hàng và cá nhân hóa chăm sóc dựa trên hành vi tương tác.

Việc tích hợp những công cụ này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả với CRM

Ngoài chiến lược, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống CRM để tìm kiếm, tiếp cận và quản lý khách hàng tiềm năng, qua đó:

• Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng: Thông tin từ các hoạt động tương tác, mua sắm được ghi nhận và quản lý trên CRM.
• Dự đoán xu hướng: Tích hợp công cụ phân tích dữ liệu để xác định nhu cầu, thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả.
• Hiểu hành vi khách hàng: Phân tích dữ liệu trên CRM giúp dự đoán hành vi và nhu cầu của từng nhóm khách hàng.
• Chăm sóc khách hàng: Thiết lập nhắc nhở và kế hoạch tư vấn, tránh bỏ sót khách hàng tiềm năng.
• Tăng doanh thu: Dựa trên dữ liệu về nhu cầu, sở thích để xây dựng chiến lược chuyển đổi và thúc đẩy doanh số.

Ưu điểm và quy trình quản lý khách hàng tiềm năng với BizCRM

Ưu điểm của BizCRM so với phương pháp truyền thống:

• Tự động thu thập, phân loại và chấm điểm khách hàng tiềm năng.
• Giúp tránh trùng lặp dữ liệu, bảo mật thông tin tốt hơn.
• Tích hợp sâu với các kênh marketing và bán hàng, đồng bộ đa chiều.
• Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết hỗ trợ quản lý và ra quyết định nhanh chóng.

Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng trên BizCRM:

1. Thu thập dữ liệu từ website, mạng xã hội, email, fanpage bằng tích hợp tự động hoặc nhập thủ công.
2. Phân loại và sàng lọc dựa trên tiêu chí và lead scoring đánh giá mức độ tiềm năng.
3. Tự động phân phối khách hàng tiềm năng đến đội ngũ sales hoặc chiến dịch marketing cá nhân hóa.
4. Ghi nhận và cập nhật hoạt động chăm sóc để theo dõi hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch.
5. Đánh giá, báo cáo định kỳ nhằm tối ưu quy trình và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

BizCRM còn cho phép tích hợp dữ liệu ngoại tuyến từ sự kiện, cuộc gọi hay giao dịch trực tiếp nhằm đồng bộ toàn bộ thông tin khách hàng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và triển khai quảng cáo mục tiêu hiệu quả hơn.

Phân loại khách hàng tiềm năng trong CRM và vai trò

Trong CRM, khách hàng tiềm năng chia thành:

• Khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn (Qualified Leads): Đáp ứng tiêu chí về nhu cầu, tài chính và khả năng mua, có khả năng chuyển đổi cao.
• Khách hàng tiềm năng đã chuyển đổi (Converted Leads): Đã trở thành khách hàng chính thức hoặc đang trong giai đoạn giao dịch.
• Khách hàng tiềm năng chưa đủ tiêu chuẩn: Cần nuôi dưỡng thêm hoặc chưa phù hợp để chuyển giao cho đội ngũ bán hàng.

Phân loại này giúp CRM tự động hoá quy trình chăm sóc, phân bổ nguồn lực hợp lý, đồng thời điều chỉnh chiến dịch quảng cáo để tối ưu chi phí và hiệu quả.

Ví dụ minh họa thực tế

Trường hợp thành công 1: Công ty ABC - Tăng chuyển đổi khách hàng tiềm năng với BizCRM

Công ty ABC đưa BizCRM vào quản lý và phân tích nguồn dữ liệu từ nhiều kênh, áp dụng lead scoring để ưu tiên chăm sóc khách hàng tiềm năng quan tâm cao. Sau 3 tháng, tỷ lệ chuyển đổi tăng 25%, thời gian bán hàng trung bình giảm 15%.

Trường hợp thành công 2: Doanh nghiệp XYZ - Nâng cao trải nghiệm khách hàng với chatbot BizChatAI

Doanh nghiệp XYZ tích hợp BizChatAI trên website và fanpage giúp phản hồi nhanh 24/7, thu thập thông tin hành vi khách hàng. Đội ngũ kinh doanh dễ dàng tiếp cận khách hàng “nóng” ngay khi họ quan tâm, từ đó nâng cao hiệu quả chuyển đổi và rút ngắn chu kỳ bán hàng.

Kết luận

Khách hàng tiềm năng đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp khi là nguồn tạo doanh thu tương lai, cung cấp phản hồi giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và là cầu nối quảng bá thương hiệu.

Việc xác định chi tiết các nhóm khách hàng tiềm năng và sử dụng các công cụ hiện đại như CRM, BizLoyalty, BizChatAI hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tiếp cận và quản lý, tiết kiệm chi phí đồng thời tăng doanh thu.