Nhược điểm của CRM

Nguyễn Hữu Dũng Nguyễn Hữu Dũng
Chia sẻ bài viết

CRM được biết đến là một hệ thống mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình quản lý khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Song vẫn còn những nhược điểm của CRM gây khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ. Bài viết này Bizfly sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng CRM và các giải pháp khắc phục để tối ưu hiệu quả sử dụng hệ thống này. 

Nhược điểm của CRM 

Chi phí triển khai cao 

Việc mua và triển khai CRM đòi hỏi đầu tư một khoản lớn từ phí vận hành, phần mềm, phần cứng, cơ sở hạ tầng, đào tạo nhân viên. Ngoài ra trong quá trình triển khai còn có các chi phí khác như phí duy trì và nâng cấp hệ thống. Nhược điểm của CRM có thể tạo áp lực tài chính đối với doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và startup. 

Công nghệ phức tạp

Hệ thống CRM phức tạp và khó triển khai, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực công nghệ thông tin hạn chế. Hệ thống thường yêu cầu mức độ tùy chỉnh và tích hợp cao với các hệ thống hiện có, việc này có thể tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.  

Rủi ro bảo mật dữ liệu  

Hệ thống CRM lưu trữ, quản lý dữ liệu của khách hàng (tên, địa chỉ và thông tin thanh toán,..) điều này vô tình khiến nó trở thành mục tiêu của tin tặc. Chúng có thể truy cập thông tin nhạy cảm của khách hàng và đánh cắp dữ liệu, thậm chí là cài đặt phần mềm độc hại để kiểm soát hệ thống, sửa đổi thông tin làm rối loạn quy trình kinh doanh. 

Vi phạm dữ liệu dẫn đến thiệt hại về uy tín và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp
Vi phạm dữ liệu dẫn đến thiệt hại về uy tín và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp

Vấn đề đào tạo nhân viên

Từ phía nhân viên có thể gặp khó khăn khi làm quen với hệ thống CRM mới. Họ khó thích nghi và thay đổi quy trình làm việc quen thuộc. Hơn nữa để sử dụng hiệu quả CRM cũng cần lượng lớn thời gian học tập và thực hành, việc này có thể làm gián đoạn công việc hàng ngày của nhân viên. 

Về phía công ty, đào tạo nhân viên cần đầu tư về thời gian và chi phí,  đặc biệt là việc cung cấp chương trình đào tạo toàn diện, bài bản vì mỗi nhân viên lại có mức độ kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau. Ngoài ra việc đào tạo cần có cơ chế đánh giá hiệu quả và hỗ trợ liên tục sau khóa học để việc sử dụng CRM được vận hành trơn tru, hiệu quả. 

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong đào tạo nhân viên khi triển khai CRM
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong đào tạo nhân viên khi triển khai CRM

>> Có thể bạn muốn biết: Nhân viên sales khó chịu khi phải dùng phần mềm CRM, đây là cách hoá giải 

Thách thức trong duy trì đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nội bộ 

Hệ thống CRM khá phức tạp và luôn có sự thay đổi về công nghệ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thường xuyên thay đổi về quy mô và nhu cầu kinh doanh. Điều này tạo ra một thách thức lớn cho các doanh nghiệp nhỏ, khi họ không có đủ ngân sách và nhân lực để duy trì một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nội bộ chuyên nghiệp. Do đó khi sự cố xảy ra, doanh nghiệp không thể giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, làm gián đoạn và ảnh hưởng đến quá trình vận hành hệ thống CRM.

Khả năng tích hợp 

Hệ thống CRM có thể không tương thích hoặc khó tích hợp với các công nghệ hiện có trong doanh nghiệp như phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý kho. 

Ví dụ nếu phần mềm CRM nếu không thể kết nối với hệ thống quản lý đơn hàng, việc chia sẻ dữ liệu giữa bộ phận bán hàng và kho sẽ gặp khó khăn, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin và giảm hiệu quả trong quy trình làm việc.

Cách khắc phục nhược điểm của CRM

Xây dựng kế hoạch thực hiện rõ ràng

Kế hoạch triển khai hệ thống CRM cần bao gồm các mốc thời gian, ngân sách và mục tiêu cụ thể, đồng thời chỉ rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp tất cả các bên liên quan có cùng quan điểm và hiểu rõ phạm vi dự án, mà còn hỗ trợ xác định các nguy cơ tiềm ẩn và cho phép doanh nghiệp thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong suốt quá trình triển khai, cải thiện đáng kể nhược điểm của CRM. 

Thiết kế bản kế hoạch rõ ràng vô cùng quan trọng trong quy trình triển khai CRM
Thiết kế bản kế hoạch rõ ràng vô cùng quan trọng trong quy trình triển khai CRM

Tổ chức đào tạo nhân viên 

Để tổ chức đào tạo nhân viên hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần xác định những khó khăn và thiếu sót mà nhân viên gặp phải trong quá trình sử dụng CRM. Sau đó tạo một chương trình đào tạo đảm bảo nội dung khái quát các chức năng CRM và các tình huống nhân viên gặp phải. 

Doanh nghiệp có thể mời những người đào tạo từ bên cung cấp phần mềm hoặc nhân sự đã có kinh nghiệm, kiến thức trong triển khai CRM để đào tạo cho nhân viên. Nên kết hợp đa dạng các hình thức đào tạo như trực tiếp, video hướng dẫn, tài liệu trực tuyến,...đồng thời theo sát hỗ trợ liên tục sau những buổi đào tạo. Cuối cùng tiến hành đánh giá định kỳ để theo dõi tiến bộ và điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu nhân viên. 

Đảm bảo biện pháp bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu 

Để đảm bảo về bảo mật dữ liệu, các doanh nghiệp phải triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ chẳng hạn như sử dụng thuật toán mã hóa, tường lửa và kiểm soát quyền truy cập, sao lưu dữ liệu, giám sát hoạt động để phát hiện kịp thời các hành vi bất thường trong truy cập dữ liệu.  

Về quyền riêng tư dữ liệu doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách bảo mật rõ ràng về việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân, tuân thủ các quy định pháp luật như GDPR, CCPA,.. Đồng thời phải thông báo cho khách hàng về cách thức sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của họ. Đừng quên đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của quyền riêng tư và các quy định liên quan đến bảo vệ dữ liệu. 

Định kỳ đánh giá và điều chỉnh hệ thống 

Để đảm bảo hệ thống CRM hoạt động hiệu quả, cải thiện đáng kể những nhược điểm của CRM, doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống. Doanh nghiệp cần đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu, tính ổn định của hệ thống; đánh giá các tính năng hiện có (quản lý khách hàng, báo cáo, tự động hóa tiếp thị,..), giao diện và tính dễ sử dụng, khả năng tích hợp phần mềm,...

Dựa trên kết quả đã đánh giá, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hệ thống CRM để phù hợp và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của mình. Ví dụ như thêm các tính năng mới, thay đổi quy trình hoặc cập nhật tài liệu đào tạo.

Bài viết giúp bạn đọc hiểu những nhược điểm của CRM mà doanh nghiệp thường gặp khi triển khai, đồng thời đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc vận hành CRM. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé

Hashtags: CRM
Kiến thức về CRM
Chia sẻ bài viết

Bài viết nổi bật

Kiến thức CDP
14 Thg 02 2025

Identity Data là gì? Vai trò, ứng dụng và xu hướng tìm kiếm dữ liệu định danh

Dữ liệu định danh (Identity Data) là tập hợp thông tin giúp xác định và phân biệt một cá nhân duy nhất. Các dữ liệu này có thể bao gồm danh tính cơ bản, thông tin liên lạc, dữ liệu sinh trắc học và các mã định danh