Xây dựng quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn và một số lưu ý quan trọng

Quản lý kiểm kê hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa, quy trình kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng. Hãy cùng Bizfly khám phá quy trình và phương pháp quan trọng trong việc kiểm tra hàng tồn kho để tối ưu hóa hoạt động của bạn.

Phương pháp kiểm hàng tồn kho chính xác cao

Để kiểm kê hàng tồn kho chính xác, các doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như kiểm kê hàng tồn thường xuyên và kiểm kê hàng tồn định kỳ theo quý, năm. Qua việc thực hiện các phương pháp này, doanh nghiệp có thể giám sát và cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách liên tục, phát hiện kịp thời các sai sót và thực hiện biện pháp khắc phục.

Quản lý Kiểm kê Hàng Tồn Kho: Phương pháp và Quy trình

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên là phương pháp thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách thường xuyên theo khoảng thời gian nhất định, như hàng ngày hoặc hàng tuần. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, đặc biệt là trong lĩnh vực như thiết bị, máy móc, xây dựng. Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên giúp hạn chế tối đa các sai sót, thiếu sót và rủi ro liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự đầu tư thời gian và nhân lực, cũng như tăng chi phí cho doanh nghiệp.

Kiểm kê hàng tồn định kỳ theo quý, năm 

Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ là phương pháp thực hiện kiểm kê theo kế hoạch cụ thể, có thể là theo tháng, quý hoặc theo chu kỳ riêng của từng doanh nghiệp. Phương pháp này phổ biến và thích hợp cho các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn và đa dạng mã sản phẩm. Việc kiểm kê hàng tồn theo định kỳ giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực công việc cho nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn trong việc phát hiện các sai sót và thiếu sót hàng hoá do thời gian kiểm kê kéo dài.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa. Hãy cùng khám phá các bước quan trọng trong quy trình này để hiểu rõ hơn về cách thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị theo kế hoạch chi tiết 

Trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, việc chuẩn bị đóng vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra thuận lợi và chính xác. Dưới đây là những bước cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị:

• Thông báo và phân công nhiệm vụ: Người chịu trách nhiệm tổ chức kiểm kê cần thông báo và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan và nhân sự tham gia. Thông báo có thể được gửi qua email hoặc thông qua quyết định thành lập hội đồng kiểm kê.
• Hội đồng kiểm kê: Hình thành một hội đồng kiểm kê gồm thành viên BGĐ, Kế toán trưởng, trưởng bộ phận kho, thủ kho và kế toán kho. Hội đồng kiểm kê đảm nhận vai trò quan trọng trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho.
• Lập kế hoạch kiểm kê: Đặt ra kế hoạch chi tiết cho việc kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm việc xác định thứ tự kiểm kê tại các khu vực, ưu tiên kiểm tra các loại hàng hóa cụ thể và phương pháp kiểm kê phù hợp. Đồng thời, cần xác định đặc tính của hàng tồn kho để áp dụng phương pháp kiểm kê hiệu quả.
• Thiết lập bảng kê hàng tồn kho: Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Bảng kê này cần được sắp xếp theo thứ tự và khu vực hợp lý, đồng thời làm tài liệu để ghi chép trong quá trình kiểm kê.

Bước 2: Thống kê số lượng hàng tồn kho

Thống kê và Ghi Chép Hàng Tồn Kho

• Lập bảng kê hàng tồn kho dựa trên phần mềm quản lý hàng tồn kho để tạo ra tài liệu ghi chép trong quá trình kiểm kê. Bảng kê sẽ được tổ chức theo thứ tự và khu vực hợp lý.
• Tổ chức nhóm kiểm kê với ít nhất 2 thành viên, nhằm tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng thực tế tại kho. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi chú vào bảng kê đã được lập.
• Đối chiếu chéo số lượng hàng tồn kho giữa hai phiếu ghi chép kiểm kê để phát hiện sự chênh lệch, và trong trường hợp này cần thực hiện kiểm đếm lại để đảm bảo tính chính xác.
• So sánh số lượng hàng tồn kho thực tế với số liệu ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sách tại thời điểm kiểm kê. Nếu có chênh lệch, người chịu trách nhiệm quản lý kho cần cung cấp lời giải thích chi tiết.
• Đưa ra ghi chú để điều chỉnh số liệu hàng tồn kho trên sổ sách, phù hợp với số liệu thực tế đã kiểm tra.
• Lập biên bản về quá trình kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm kết luận, đề xuất và phương án xử lý trong các tình huống đặc biệt như hàng tồn chậm luân chuyển, kém chất lượng, gần hết hạn sử dụng. Biên bản cũng ghi nhận sự đồng ý và xác nhận từ các bên liên quan.

Đây là quá trình chi tiết trong giai đoạn thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm kê.

Bước 3: Báo cáo kết quả thống kê 

Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê hàng tồn kho, bước tiếp theo là báo cáo kết quả thống kê. Báo cáo này có vai trò tóm lược các số liệu và kết quả thu thập được trong quá trình kiểm kê, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho và các vấn đề liên quan.

Trong báo cáo kết quả thống kê, bạn sẽ tìm thấy các thông tin sau:

• Tổng số lượng hàng tồn kho: Báo cáo sẽ cung cấp con số tổng hợp về số lượng hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê.
• Tổng giá trị hàng tồn kho: Báo cáo sẽ xác định giá trị tổng hợp của các mặt hàng hàng tồn kho dựa trên thông tin kiểm kê.
• Các loại hàng tồn kho: Báo cáo sẽ phân loại và liệt kê các loại hàng tồn kho theo danh mục, nhằm cung cấp cái nhìn chi tiết về đa dạng sản phẩm trong kho.
• Sự chênh lệch (nếu có): Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sách, báo cáo sẽ ghi nhận và mô tả sự chênh lệch này để có nhận định đầy đủ về tình trạng hàng tồn kho.
• Đánh giá chất lượng hàng tồn kho: Báo cáo có thể đưa ra đánh giá về chất lượng hàng tồn kho dựa trên các tiêu chí quy định, như tình trạng, bảo quản, hạn sử dụng và khả năng tiêu thụ.

Báo cáo kết quả thống kê giúp định hình tình trạng và giá trị hàng tồn kho, từ đó hỗ trợ quyết định quản lý, xác định các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

Bước 4: Đánh giá sai lệch số liệu 

Phương Pháp Kiểm Kê Hàng Tồn Kho: Xử Lý Kết Quả Kiểm Kê

Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê hàng tồn kho và có kết quả từ báo cáo thống kê, bước tiếp theo là xử lý kết quả kiểm kê. Trong giai đoạn này, các cá nhân có liên quan sẽ thực hiện các hoạt động sau:

• Xử lý chênh lệch thừa: Trường hợp số lượng hàng thực tế kiểm kê nhiều hơn so với báo cáo hàng tồn kho trên sổ sách, cần xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch và thực hiện điều chỉnh. Có thể đối chiếu lại các thông tin nhập kho, xuất kho, và kiểm tra quá trình lưu chuyển hàng hóa để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
• Xử lý chênh lệch thiếu: Trường hợp số lượng hàng thực tế kiểm kê ít hơn so với báo cáo hàng tồn kho trên sổ sách, cần tìm hiểu nguyên nhân gây ra chênh lệch và thực hiện các biện pháp khắc phục. Việc này bao gồm kiểm tra quá trình quét mã vạch, vận chuyển hàng hóa, và đảm bảo an ninh trong kho để tránh mất cắp và thất thoát.
• Xử lý hàng tồn kho kém phẩm chất hoặc gần hết hạn sử dụng: Trong trường hợp hàng tồn kho không đạt phẩm chất yêu cầu hoặc gần hết hạn sử dụng, cần xác định giá trị hợp lý cho hàng tồn kho và thực hiện các biện pháp điều chỉnh. Điều này có thể bao gồm đánh giá lại giá trị hàng tồn kho, ghi nhận dự phòng giảm giá và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh để đảm bảo quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Qua giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê, doanh nghiệp sẽ có các giải pháp cụ thể để khắc phục chênh lệch, nâng cao chất lượng hàng tồn kho và đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 5: Kế toán điều chỉnh lại chênh lệch 

Kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh lại sự chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong báo cáo tồn kho trên sổ sách, dựa trên kết quả giải trình và thông tin thực tế về hàng tồn kho. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và đồng nhất thông tin hàng tồn kho.

Bước 6: Hoàn thiện biên bản kiểm kê và ký xác nhận 

Với biên bản kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn tất, các bên liên quan sẽ cùng xem xét và xác nhận thông tin trong biên bản. Bằng việc ký xác nhận, chúng ta đồng ý với kết quả kiểm kê và thông tin trong biên bản. Điều này làm rõ sự thống nhất và đồng thuận về tình trạng hàng tồn kho sau quá trình kiểm kê.

Bước 7: Rút kinh nghiệm kiểm kê cho những lần sau 

Sau khi quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn thành, ban giám đốc cần xem xét tổng kết kinh nghiệm từ quá trình kiểm kê này. Nếu có bất kỳ sai sót hoặc vấn đề nào xuất hiện trong quá trình kiểm kê, ban giám đốc cần đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục để cải thiện quy trình kiểm kê và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho trong các lần kiểm tra sau.

Một số lưu ý giúp quy trình kiểm kê hàng tồn kho đạt hiệu quả cao

Để kiểm kê hàng tồn kho, bạn cũng cần quan tâm đến vài điểm lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa:

Phân loại sản phẩm rõ ràng 

Trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho, ta cần chú ý đến việc phân loại sản phẩm một cách rõ ràng và sắp xếp khoa học. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc kiểm tra và quản lý hàng hóa, hãy đánh nhãn thông tin chi tiết và dán mã hàng tồn kho trên thẻ kho tương ứng với mã trên báo cáo nhập xuất tồn. Điều này sẽ giúp chúng ta có thể theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ, dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Hi vọng gợi ý này sẽ giúp bạn cải thiện quy trình kiểm kê và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công trong kinh doanh!

Xử lý triệt để những lỗi phát sinh khi kiểm kê 

Để kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, việc xây dựng kế hoạch chi tiết và đảm bảo đào tạo cho nhân sự tham gia là điều quan trọng. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị không gian rộng rãi, các dụng cụ, sticker và phiếu kiểm kê cần được thực hiện cẩn thận. Công tác kiểm kê và đối chiếu kết quả cần được tiến hành độc lập, nghiêm túc và tuân theo chương trình kiểm kê đã lên kế hoạch. Những biện pháp này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho.

Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa

Để giải quyết một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê, phần mềm BizShop - kế toán online nổi bật là một giải pháp tốt cho doanh nghiệp. Với khả năng tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp, quản lý hàng hóa theo nhiều đặc tính và cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ và báo cáo nhập xuất tồn, BizShop sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê hàng tồn kho và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.

Không chỉ đơn thuần là một phần mềm kế toán, BizShop còn được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Việc tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị giúp bạn dễ dàng truy cập và xem thông tin cần thiết. Đồng thời, tích hợp công nghệ tiên tiến giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lực trong quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

BizShop - Giải pháp quản lý hàng hóa và vận đơn toàn diện

Trên đây Bizfly đã chia sẻ đến bạn những thông tin về quy trình kiểm kê hàng tồn kho cũng như sự quan trọng của việc quản lý hàng hóa. Hy vọng rằng chúng tôi đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và phần nào giải đáp được những thắc mắc. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp. Bizfly mong muốn được đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển kinh doanh của bạn.