CRM và Excel - Giải pháp nào tối ưu quản lý khách hàng?

CRM và Excel là hai công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng, nhưng hiệu quả và độ rủi ro giữa chúng lại có sự khác biệt rõ. Trong khi Excel quen thuộc và dễ dùng, thì CRM nổi bật với khả năng tự động hóa, phân tích và tối ưu quy trình bán hàng. Trong bài viết này, bạn hãy cùng Bizfly khám phá sự khác biệt giữa hai giải pháp này để đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình nhé!

Tại sao Excel không còn đủ cho quản lý khách hàng?

Excel từng là công cụ quen thuộc để quản lý dữ liệu khách hàng, nhưng hiệu nay không còn đáp ứng tốt đặc biệt là bảo mật và khả năng vận hành. Dữ liệu trong Excel rất dễ bị chỉnh sửa hoặc xóa nhầm nếu không có phân quyền rõ ràng, dẫn đến rủi ro mất mát thông tin quan trọng. Ngoài ra, việc nhập liệu thủ công mất thời gian mà còn làm giảm hiệu suất khi làm việc, khiến đội ngũ không tập trung các chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Hơn nữa, khi dữ liệu khách hàng tăng lên, bảng tính Excel bắt đầu có nhiều điểm yếu về khả năng xử lý và quản lý thông tin. File Excel dễ bị nặng, tải chậm hoặc lỗi khi chứa hàng nghìn dòng dữ liệu, buộc nhân viên chia nhỏ thông tin ra nhiều file, gây phân mảnh và khó kiểm soát. Không chỉ thế, việc tìm kiếm, tra cứu hoặc cập nhật thông tin cũng rườm rà và kém linh hoạt, đặc biệt khi nhiều người không thể cùng thao tác trên một file tại cùng thời điểm.

CRM: giải pháp toàn diện hơn Excel thế nào?

CRM mang đến khả năng tự động hóa quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc thao tác thủ công trong Excel. Từ việc phân loại khách hàng, gửi email chăm sóc định kỳ đều có thể tự động hóa trong CRM. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào tư vấn và chốt đơn, thay vì mất hàng giờ cho các công việc lặp đi lặp lại.

Một ưu điểm vượt trội khác của việc sử dụng CRM thay vì Excel là khả năng hiển thị toàn diện thông tin khách hàng. Toàn bộ lịch sử tương tác từ email, cuộc gọi, phản hồi đến hành vi mua hàng đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt. Trong khi đó, Excel chỉ hiển thị dữ liệu rời rạc, khiến quá trình theo dõi và tư vấn khó khăn.

Bên cạnh đó, CRM software còn hỗ trợ phân tích và báo cáo dữ liệu thông minh theo thời gian thực, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Các báo cáo về doanh thu, hiệu suất nhân viên, tỷ lệ chuyển đổi… đều được trình bày trực quan và dễ hiểu., So với Excel phải lọc thủ công và dễ sai sót, CRM là một công cụ mạnh mẽ hơn trong việc quản trị và phát triển kinh doanh.

So sánh CRM và Excel: Cụ thể chi phí, hiệu quả & rủi ro

Trong quá trình phát triển, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu quản lý khách hàng bằng Excel vì sự tiện lợi và chi phí thấp. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, Excel dần có nhiều hạn chế về hiệu quả, bảo mật và khả năng mở rộng. Vậy CRM với Excel khác nhau như thế nào về chi phí, hiệu quả và rủi ro, cùng tìm hiểu cụ thể ngay dưới đây.

Chi phí đầu tư CRM (license/time-training) so với miễn phí Excel

So với Excel hầu như không tốn chi phí vì đã được cài sẵn trong máy tính, thì việc sử dụng CRM cần doanh nghiệp bỏ ra một khoản chi phí để mua bản quyền theo tháng hoặc theo năm. Ngoài ra, cần thêm thời gian để cài đặt và hướng dẫn nhân viên sử dụng ban đầu. Tuy vậy, đổi lại doanh nghiệp sẽ có một phần mềm quản lý khách hàng hiện đại, dễ sử dụng, giúp tối ưu công việc hiệu quả hơn so với Excel.

Lợi ích kinh doanh

Một trong những lợi ích của phần mềm CRM so với excel là khả năng tự động hoá quy trình và tăng năng suất làm việc. CRM giúp giảm thiểu sai sót khi nhập dữ liệu, tăng độ chính xác khi theo dõi khách hàng và cải thiện hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Thêm vào đó, dữ liệu khách hàng được bảo mật tốt hơn.

Rủi ro khi dùng Excel lâu dài

Khi sử dụng Excel trong thời gian dài, doanh nghiệp dễ dễ gặp phải tình trạng mất dữ liệu do nhầm lẫn thao tác hoặc không có chế độ sao lưu phù hợp. Excel cũng không thể mở rộng hiểu quả khi khách hàng và nhân viên tăng lên, gây khó khăn cho việc quản lý. Hơn nữa, xử lý thủ công và thiếu liên kết dữ liệu khiến doanh nghiệp thiếu tính chuyên nghiệp trong theo dõi và chăm sóc khách hàng. 

Khi nào chuyển ngay từ Excel sang CRM? (điểm chuẩn số lượng khách, số người dùng)

Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển từ Excel sang CRM khi số lượng khách hàng vượt quá 500 người hoặc khi bắt đầu có nhiều bộ phận cùng làm việc với dữ liệu. Việc sử dụng Excel trong môi trường đa người dùng dễ dẫn đến trùng lặp, xung đột, mất thông tin do không thể thao tác cùng lúc trên cùng một file.

Lựa chọn CRM thay thế Excel hiệu quả & dễ triển khai

Việc lựa chọn CRM hay Excel không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn phù hợp với khả năng triển khai của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý phần mềm và bước chuyển đổi bạn có thể tham khảo.

Phần mềm phù hợp team nhỏ/SMEs (HubSpot, Zoho CRM)

HubSpot CRM là lựa chọn lý tưởng cho các team nhỏ/SMEs muốn bắt đầu số hóa quy trình chăm sóc khách hàng mà không cần đầu tư ngay từ đầu. Nền tảng này cung cấp gói miễn phí với đầy đủ tính năng cơ bản như quản lý liên hệ, gửi email tự động và báo cáo trực quan. Hơn nữa, giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có thể nâng cấp linh hoạt khi doanh nghiệp phát triển.

Zoho CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ lưu trữ dữ liệu, theo dõi tương tác đến phân tích hiệu suất. Phần mềm này nổi bật với khả năng tùy chỉnh theo từng nghiệp vụ cụ thể và tích hợp tốt với các kênh như email, mạng xã hội, chatbot hoặc tổng đài. Nhờ chi phí hợp lý và tính ổn định cao, Zoho CRM phù hợp với các doanh nghiệp vừa, đặc biệt trong ngành thương mại điện tử, dịch vụ và mô hình B2B.

CRM chuyên nghiệp cho doanh nghiệp quy mô (Salesforce, Dynamics)

Salesforce là một trong những phần mềm CRM hàng đầu thế giới, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn cần hệ thống quản lý khách hàng toàn diện và có thể mở rộng. Salesforce hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nền tảng này tích hợp hơn 2.600 ứng dụng qua AppExchange và sở hữu nhiều tính năng như tự động hóa bán hàng, quản lý hiệu suất.

Bên cạnh đó, Microsoft Dynamics CRM phù hợp với các doanh nghiệp lớn muốn đồng bộ hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban và tận dụng hệ sinh thái Microsoft. Dynamics nổi bật với giao diện thân thuộc, dễ sử dụng và khả năng tùy chọn theo nhu cầu, từ quản lý bán hàng đến tiếp thị đến chăm sóc khách hàng. Hơn nữa, với sự hỗ trợ của AI và tính năng phân tích nâng cao, phần mềm giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng và vận hành hiệu quả trên quy mô lớn.

CRM miễn phí hoặc freemium để thử nghiệm

Nếu doanh nghiệp chưa từng sử dụng CRM, bạn có thể bắt đầu bằng các phần mềm miễn phí hoặc dạng freemium như HubSpot CRM,... Những nền tảng này cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản như quản lý khách hàng, email, báo cáo và lịch hẹn, để bạn làm quen mà không tốn chi phí ban đầu. Sau một thời gian thử nghiệm, nếu thấy phù hợp, bạn hoàn toàn nâng cấp lên các gói trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn.

Các bước chuyển đổi từ Excel sang CRM

Để chuyển từ Excel sang phần mềm CRM hiệu quả, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc chuẩn bị và sắp xếp lại dữ liệu, đảm bảo thông tin khách hàng đúng và đầy đủ. Sau đó, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm, theo dõi tiến độ chăm sóc hay gửi email. Cuối cùng, nên áp dụng thử cho một nhóm nhỏ trước khi triển khai toàn bộ để kiểm tra quy trình và điều chỉnh nếu cần.

Kết luận

Qua so sánh CRM và Excel, có thể thấy CRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực về hiệu suất làm việc, bảo mật dữ liệu và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Đối với câu hỏi tại sao phải dùng CRM thay vì Excel hay CRM giúp doanh nghiệp bỏ Excel khi nào, câu trả lời nằm ở thời điểm bạn cần quản lý dữ liệu lớn và phối hợp nhiều người cùng xử lý.