Junk Mail là gì? Nhận biết thư rác và cách khắc phục

Junk Mail là gì?

Junk Mail là thư điện tử có chứa nội dung kém chất lượng hay nội dung quảng cáo có tiềm ẩn virus hoặc các mã nguồn độc hại, ảnh hưởng xấu đến người nhận email. Các email từ các công ty không xác định, yêu cầu bạn mua sản phẩm không rõ nguồn gốc hay quảng cáo các dịch vụ không yêu cầu là những ví dụ điển hình về loại email này.

Hiện nay Google đã khắc phục được vấn nạn thư rác điện tử bằng cách tạo lập thư mục spam. Tất cả những loại email này sẽ được gửi sẽ được phân loại và những email có nội dung quảng cáo hay virus, mã độc sẽ bị đẩy vào thư mục spam. 

Tuy nhiên hệ thống nhận dạng junk mail chỉ có thể lọc theo một  tiêu chí nhất định và đôi khi hoạt động không chính xác. Vì vậy mà dẫn đến việc nhiều email quan trọng có thể bị nhầm là junk mail và nằm trong thư mục rác của bạn. 

Nguyên nhân khiến email bị gửi đến Junk Mail 

Nội dung email giống thư rác

Nội dung là yếu tố quan trọng để quyết định email có bị đánh giá là junk mail hay không. Hãy đảm bảo email của bạn không chứa các nội dung sau: 

• Nội dung chứa các từ spam, dẫn đến kích hoạt bộ lọc spam. Ví dụ như khuyến mãi 100%, khuyến mại có hạn,..
• Nội dung không hoàn thiện về mặt ngữ pháp, sai chính tả.
• Định dạng thiếu chuyên nghiệp như phông chữ quá lớn hoặc quá nhỏ, màu sắc sặc sỡ, quá nhiều dấu chấm than,...

Thiết kế email không đúng tiêu chuẩn

Bộ lọc thư rác sẽ phân tích cấu trúc và nội dung email của bạn, bộ lọc sẽ xem xét về tỷ lệ văn bản so với hình ảnh, việc sử dụng các thành phần HTML và định dạng tổng thể. Một số nguyên nhân về thiết kế dẫn đến việc bị đưa vào mục thư rác như:

• Email ít văn bản và quá nhiều hình ảnh.
• Thiết kế dạng email không phản hồi. Dạng email này thường giữ nguyên định dạng ban đầu vì vậy sẽ không thân thiện với người dùng mở email bằng thiết bị di động. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng và họ sẽ đánh dấu thư rác. 
• HTML và tập lệnh không được hỗ trợ. Ví dụ như các thẻ iframe, Flash và JavaScript là những thẻ thường bị chặn và không được hỗ trợ. 
• Thiếu các yếu tố chính như tên, dòng chủ đề, nội dung email,... 

Uy tín tên miền kém

Các nhà cung cấp email như Gmail, Outlook thường sẽ theo dõi tên miền nào gửi email tốt và tên miền nào gửi thư rác. Nếu tên miền của bạn trước đây gặp vấn đề và rơi vào hộp thư rác của người nhận thì rất có thể các thư tiếp theo, nhà cung cấp sẽ đưa email của bạn vào thư mục rác. Bạn nên tránh những hành động sau: 

• Khối lượng gửi email không nhất quán, ví dụ như đột nhiên bạn gửi email nhiều hơn bình thường gấp 100 lần khiến nhà cung cấp nghi ngờ và đánh dấu là spam
• Không làm sạch danh sách email định kỳ, gửi email đến địa chỉ email quá cũ hoặc không chính xác
• Gửi nội dung không chất lượng hoặc không đúng với nhu cầu người nhận khiến họ đánh dấu là thư rác.
• Sử dụng tên miền mới hoặc không có nhiều lịch sử

Xác thực email không đúng cách

Xác thực email là xác minh rằng bạn đã cấp quyền cho nhà cung cấp dịch vụ email của mình để gửi email thay mặt cho tên miền của bạn. Nếu không xác thực email điều này sẽ khiến bạn rơi vào mục thư rác. 

Xác thực email không đúng cách hoặc không thành công nếu: 

• Bản ghi SPF, DKIM hoặc DMARC bị thiếu hoặc không chính xác. 
• Một tên miền bị đưa vào danh sách blacklist 
• Tên miền mới đăng ký chưa tạo dựng được uy tín

Tương tác qua email kém

Khi email của bạn liên tục không được người nhận mở điều này có thể là cảnh báo cho các nhà cung cấp dịch vụ. Tỷ lệ tương tác thấp có thể khiến họ coi tên miền của bạn có giá trị thấp, từ đó làm tăng nguy cơ tin nhắn bị đánh dấu là thư rác. 

Danh tiếng IP không tốt

Danh tiếng IP tốt làm tăng khả năng email đến hộp thư người nhận thay vì lọc vào thư rác hoặc bị từ chối hoàn toàn. Một số lý do tại sao danh tiếng IP không tốt khiến email đưa vào hòm thư rác:

• Địa chỉ IP mới, nếu đột ngột gửi quá nhiều email các nhà cung cấp có thể nghĩ rằng đó là thư rác. 
• Sự cố kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) như tiêu đề email sai, thiếu tính xác thực, không có mã hóa,..
• Thiếu tính năng bảo mật như TLS (bảo mật truyền tải) và Return Path Certificates (Chứng chỉ đường dẫn trả về)

Không tuân thủ quy định CAN - SPAM

Quy định CAN - SPAM yêu cầu một số những nguyên tắc. Nếu bạn rơi vào mục thư rác bạn có thể đang gặp những vấn đề sau:

• Thiếu liên kết hủy đăng ký để người nhận từ chối nhận thông tin trong tương lai 
• Kích thước email trên 100KB
• Tệp đính kèm nhị phân hoặc không an toàn. 

Junk Mail có nguy hiểm không?

Chứa phần mềm độc hại 

Thư rác thường được trang bị các tệp đính kèm nhỏ trông giống như tệp zip, hình ảnh hoặc tài liệu. Nếu người dùng nhấp vào tệp đó và tải xuống, chương trình phần mềm độc hại sẽ được kích hoạt. 

Sau khi phần mềm độc hại được cài đặt, lập trình viên phần mềm độc hại ở đầu bên kia có thể sử dụng phần mềm độc hại này để do thám và trích xuất thông tin về người dùng. 

Sử dụng để lừa đảo

Thư rác thường yêu cầu người dùng tiết lộ thông tin nhạy cảm như thông tin thẻ tín dụng và các thông tin cá nhân khác. Những thư rác thường có dòng tiêu đề hấp dẫn và làm cho nó trông giống như đến từ các nguồn được ủy quyền.

Gây ra danh sách đen

Thư rác có thể khiến tên miền, IP hoặc mail server của bạn bị đưa vào danh sách đen. Điều này sẽ khiến các email được gửi từ tên miền của bạn bị trả lại vì chúng bị các máy chủ thư rác khác lọc như từ một tên miền bị đưa vào danh sách đen. 

Cách khắc phục email rơi vào Junk Mail 

Chọn nhà cung cấp dịch vụ email uy tín 

Các nhà cung cấp dịch vụ email uy tín sẽ có các biện pháp bảo vệ để giữ cho tên miền của bạn an toàn. Đồng thời họ cũng có các công cụ và công nghệ giúp xác định và ngăn chặn thư rác  hiệu quả. Các nhà cung cấp dịch vụ email có thể kể đến như Gmail, Outlook Mail, ICloud Mail, Yahoo Mail,.. 

Tuân thủ quy định CAN - SPAM

Đạo luật CAN-SPAM quy định rằng bạn phải có được sự đồng ý rõ ràng của người đăng ký nhận email tiếp thị, email của bạn phải được dán nhãn đúng cách, bao gồm các liên kết về chính sách bảo mật và địa chỉ thực.

Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) yêu cầu bạn phải xin sự đồng ý rõ ràng từ người đăng ký trước khi gửi bất kỳ thông tin tiếp thị nào và bạn phải lưu giữ hồ sơ về sự đồng ý đó. Tuy nhiên hầu hết các nhà cung cấp dịch email đều giúp bạn đáp ứng được các yêu cầu đó. 

Xác thực email 

Gmail và Yahoo yêu cầu người gửi email phải triển khai các giao thức bảo mật như SPF, DKIM và DMARC. Nếu bạn không thiết lập các giao thức xác thực email, bạn sẽ vào thư mục thư rác.

Bạn nên thực hiện cả ba phương pháp sau:

• Sender Policy Framework (SPF) là một loại bản ghi DNS TXT chỉ định tên miền và địa chỉ IP nào có thể gửi email thay mặt bạn.

• DomainKeys Identified Mail (DKIM) bổ sung chữ ký số để xác minh danh tính người gửi. 
• Xác thực, báo cáo và tuân thủ tin nhắn theo tên miền (DMARC) được xây dựng dựa trên SPF và DKIM để xác minh danh tính của bạn và xác định cách xử lý email không vượt qua được kiểm tra xác thực.

Sử dụng tùy chọn xác nhận kép với người đăng ký mới 

Lựa chọn xác nhận kép yêu cầu người đăng ký xác thực họ thực sự muốn có tên trong danh sách email của bạn. Sau khi đăng ký, họ sẽ nhận được email tự động yêu cầu xác nhận tham gia danh sách. 

Khi xác nhận thành công, bạn sẽ biết họ là người thật  và thực sự muốn có tên trong danh sách email. Điều này giúp cải thiện tỷ lệ tương tác cao, ít khiếu nại về thư rác hơn và cả những lợi ích khác khi tiếp thị qua email. 

Gửi email cho người đăng ký muốn đọc 

Để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch email, bạn nên chú trọng gửi nhiều email hơn đến những người đăng ký có mức độ tương tác cao. Đối với những người không tương tác với bất kỳ email nào trong vòng sáu tháng, một năm hoặc hai năm, hãy giảm tần suất gửi email cho họ theo thứ tự giảm dần.

Chiến lược này không chỉ giúp duy trì tỷ lệ mở và nhấp chuột cao cho các email bạn gửi, mà còn giảm thiểu khả năng bị đánh dấu là spam. Khi người đăng ký có mức độ tương tác tốt, nhà cung cấp dịch vụ hộp thư sẽ ít coi bạn là kẻ gửi thư rác hơn. Vì vậy, việc duy trì sự tương tác của người đăng ký là một phương pháp hiệu quả để tránh việc email của bạn bị chuyển vào mục thư rác.

Tránh bẫy thư rác

Bẫy thư rác (Spam traps) do các nhà cung cấp dịch vụ internet tạo ra để phát hiện và ngăn chặn người thư rác. Nếu vô tình gửi email vào các địa chỉ này email của bạn bị đánh dấu là thư rác. 

Tất nhiên bạn không thể biết được địa chỉ email có phải là bẫy thư rác hay không nếu không sử dụng công cụ xác minh email . Với công cụ xác minh email, bạn sẽ biết được địa chỉ email có bị hỏng hay không và có thể xóa ngay lập tức.

Thường xuyên làm sạch danh sách email 

Trước tiên hãy gửi một chiến dịch kích hoạt lại - hỏi những người đăng ký đã không tương tác trong một thời gian xem họ có còn muốn nhận email của bạn hay không. Đối với những người không phản hồi hoặc nói rằng họ muốn thoát khỏi danh sách, hãy xóa họ. 

Bằng cách đó, bạn có thể ngay lập tức xóa hoặc ngăn chặn bất kỳ địa chỉ email nào đang ảnh hưởng đến khả năng gửi thư và giảm tỷ lệ trả lại.

Việc làm sạch danh sách email nên được thực hiện với tần suất một quý một lần. Tuy nhiên nếu  số lượt đăng ký của doanh nghiệp tăng nhanh, thì doanh nghiệp nên dọn dẹp hàng tháng. 

Mẹo nhận biết Junk Mail

Sử dụng phần mềm Anti - Spam và Anti - Virus

Phần mềm Anti - Spam và Anti Virus là công cụ giúp bảo mật email, là giải pháp giúp ngăn chặn các email spam hay virus độc hại, bảo vệ người dùng khỏi các cuộc tấn công lừa đảo nguy hiểm. 

Phần mềm sẽ thực hiện phân tích tiêu đề và nội dung, tần suất gửi, liên kết; kiểm tra các thuộc tính kỹ thuật như định dạng, mã nguồn HTML của email để phát hiện spam,..Chỉ cần cài đặt phần mềm Anti-Spam, bạn có thể tự bảo vệ mình khỏi junk mail. 

Kiểm tra dòng chủ đề

Để nhận biết junk mail qua dòng chủ đề, hãy chú ý đến một số dấu hiệu về từ ngữ như "miễn phí", "khẩn cấp", "đảm bảo", đây thường là những dấu hiệu về nội dung không đáng tin cậy. 

Dòng chủ đề quá dài hoặc mơ hồ cũng có thể là dấu hiệu spam. Hay việc sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt, chữ in hoa, hoặc chứa lỗi chính tả cũng thường gặp trong các email rác. 

Tránh yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân 

Kẻ tấn công email có thể cách gửi yêu cầu như "cập nhật thông tin người dùng" hoặc “đăng nhập” để cung cấp thông tin cá nhân. Những email này thường chứa các liên kết ẩn danh và bạn nên tránh tất cả các email như vậy ngay lập tức.

Chú ý đến lỗi đánh máy 

Kẻ tấn công khi viết thư rác thường tạo lỗi đánh máy để vượt qua bộ lọc thư rác. Do đó, chúng ta luôn kiểm tra lỗi chính tả vì các thương hiệu uy tín, đáng tin cậy thường rất nghiêm túc về email của họ.

Các tệp đính kèm hoặc liên kết không xác định 

Khi bạn không biết nguồn, bạn nên tránh tải xuống các liên kết hoặc tệp đính kèm. Việc tải xuống các liên kết hoặc tệp đính kèm có thể khiến virus hoặc phần mềm độc hại xâm nhập vào máy tính và phá hủy dữ liệu của bạn. 

Hiểu rõ về Junk Mail giúp bạn hạn chế được tối đa tình trạng email quan trọng bị nằm trong mục thư rác đồng thời khiến email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Bài viết trên Bizfly đã mang lại cho bạn những nguồn thông tin hữu ích, đừng quên truy cập website thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!