OGSM là gì? Vì sao doanh nghiệp nên vận dụng mô hình OGSM?

Mô hình OGSM trải qua hơn nửa thế kỷ đã được áp dụng và vận hành hiệu quả bởi nhiều thương hiệu nổi tiếng trên toàn cầu như P&G, Honda, Coca-Cola trong việc quản trị mục tiêu. Tuy là một công cụ hiệu quả nhưng vẫn còn không ít người chưa thực sự nắm vững kiến thức OGSM là gì. Trong bài viết sau các chuyên gia Bizfly sẽ giải đáp giúp mọi người về khái niệm OGSM cũng như những thông tin hữu ích có liên quan khác.

OGSM là gì? 

OGSM là phương pháp thiết lập chiến lược phát triển, tổ chức triển khai và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. OGSM là viết tắt của:

• Objective (Mục tiêu): Mục tiêu chính đưa ra câu hỏi doanh nghiệp muốn đạt được điều gì? Đó thường là các mục tiêu dài hạn hoặc mục tiêu mang tính định hình. Mục tiêu này thường xuất phát từ tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
• Goals (Đích nhắm): Các đích nhắm này thường cụ thể, rõ ràng, mang tính định lượng và luôn yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành được trong một khoảng thời gian nhất định. 
• Strategies (Chiến lược): Bạn phải xác định chiến lược nào là cần thiết để đạt được mục tiêu mà bạn đề ra. Số lượng chiến lược cần thực hiện để đạt được đích nhắm thường không quá 5 chiến lược.
• Measurements (Thước đo): Để có thể xác định được mức độ hoàn thành mục tiêu, các doanh nghiệp cần có những tiêu chí đo lường cơ bản như số lượng, thời gian, doanh thu, năng suất,...

Khái niệm OGSM là gì? 

Ưu và nhược điểm của OGSM 

Đối với các doanh nghiệp, OGSM được xem là phương pháp quản trị phổ biến với những ưu điểm:

• OGSM là một mô hình dễ làm theo và có một cấu trúc rõ ràng.
• Mô hình OGSM có khả năng cô đọng một kế hoạch chiến lược chỉ trong một trang.
• OGSM cho phép người dùng có thể hiển thị và báo cáo tiến độ một cách dễ dàng.
• Với khả năng liên kết mọi thứ từ tầm nhìn đến thực thi, OGSM giúp doanh nghiệp có thể nhìn rõ được một bức tranh tổng thể và kế hoạch dài hạn.
• Doanh nghiệp có thể đưa ra được những hoạt động cần thiết trong một danh sách cụ thể để doanh nghiệp phát triển.
• OGSM giúp thông tin cho nội bộ của doanh nghiệp về kế hoạch chiến lược.

Bên cạnh những ưu điểm nói trên thì OGSM cũng tồn tại một số nhược điểm bao gồm:

• Mô hình OGSM có thể khiến các doanh nghiệp áp dụng bị nhầm lẫn giữa mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và dự án.
• Bạn cần phải thiết lập thêm một số phần mềm hỗ trợ để tận dụng OGSM một cách tối đa bởi OGSM được thiết kế với mục đích theo dõi tiến trình hướng đến mục tiêu cụ thể.
• Việc dàn trải sự tập trung quá nhiều của OGSM sẽ khiến chiến lược không thực sự đo lường được các vấn đề quan trọng.
• OGSM không khuyến khích sự tham gia vào việc thiết lập của nhân viên nên khả năng những ý tưởng hay bị lãng phí hoặc bỏ qua là dễ xảy ra.

Sự khác biệt giữa OGSM và OKR 

Cả OGSM và OKR đều là công cụ thiết lập kế hoạch chiến lược và quản trị mục tiêu được đón nhận và sử dụng bởi các doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Do đó, việc tìm ra những điểm khác biệt giữa hai công cụ này sẽ giúp bạn đưa ra được lựa chọn phù hợp.

Sự khác biệt giữa OGSM và OKR 

Tư duy quản trị:

• OGSM: Do được phát triển từ những năm 1950, thời kỳ hậu thế chiến thứ hai nên OGSM bị ảnh hưởng nhiều bởi tư duy quản trị top - down (quản trị từ trên xuống).Do đó, OGSM sẽ khó tùy chỉnh và có tính ổn định cao hơn.
• OKR: Được phát triển dựa trên lý thuyết MBO nên phương pháp OKR được áp dụng tư duy quản trị cởi mở hơn là bottom-up (quản trị từ dưới lên). Khi một người quyết định hướng hành động thì họ sẽ có xu hướng gắn kết và nỗ lực để hoàn thành chiến lược. OKR với sự tham gia của nhiều cá nhân trong tổ chức sẽ dễ tuỳ chỉnh và linh hoạt hơn.

Định nghĩa mục tiêu

• OGSM: Trong OGSM, mục tiêu được định nghĩa là những điều mà doanh nghiệp cần hoàn thành dài hạn và nhất quán với tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp. 
• OKR: Mục tiêu của OKR là một tuyên bố về những điều mà một nhóm cần hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn hạn. Các mục tiêu này sẽ gắn kết với kết quả then chốt bao gồm cả các chỉ số đo lường để hoàn thành mục tiêu. 

Chu kỳ thiết lập:

• OGSM: Khi thiết lập kế hoạch OGSM cho doanh nghiệp thì kế hoạch này cần được áp dụng dài hạn từ 3 đến 5 năm để hoàn thành mục tiêu. 
• OKR: Các mục tiêu và kết quả then chốt của kế hoạch OKR cần được thiết lập theo quý. Các kết quả then chốt có thể được xếp loại là hoàn thành hoặc không hoàn thành sau mỗi chu kỳ thiết lập. 

Nhìn chung, cả OGSM và OKR đều tập trung vào việc xác định mục tiêu và cách đo lường mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong khi OGSM giúp doanh nghiệp xác định các chiến lược bao quát để sắp xếp thứ tự ưu tiên thì OKR giúp đồng bộ hoá các mục tiêu riêng lẻ để kiểm soát hiệu quả của những mục tiêu được đưa ra.

Mọi người có thể tham khảo thêm kiến thức về OKR trong bài viết sau: OKR là gì? Cách thiết lập quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt 

Doanh nghiệp nên sử dụng OGSM khi nào? 

OGSM cần phải được sử dụng một cách thích hợp thì mới có khả năng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng OGSM khi:

• Có mục tiêu tăng trưởng tài chính: Khi doanh nghiệp đảm bảo mình đã có khung nhân lực và vận hành ổn định đạt đến mức tập trung vào việc chiếm thị phần và tăng trưởng doanh số thì nên áp dụng mô hình quản trị OGSM.
• Có được cái nhìn tổng quan về một bức tranh lớn: Nếu doanh nghiệp đang thiếu đi một kế hoạch chiến lược có tính chất bền vững hoặc các đích nhắm và mục tiêu hiện tại không phù hợp với chiến lược đang áp dụng thì OGSM là công cụ hữu ích nên được lựa chọn.

Doanh nghiệp nên sử dụng OGSM khi nào? 

Hướng dẫn thiết lập OGSM vào hoạt động của doanh nghiệp

Việc thiết lập mô hình OGSM cho doanh nghiệp tưởng chừng dễ nhưng để có hiệu quả tối ưu, bạn cần xác định rõ bốn yếu tố chính. Cụ thể:

Mục tiêu

Mục tiêu của OGSM giúp doanh nghiệp đạt được những dấu mốc thành công trong tương lai, nó được thiết lập dựa trên nhiều yếu tố như: 

• Thị phần
• Doanh số 
• Lợi nhuận
• Tăng trưởng
• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ...

Mục tiêu trong OGSM cần đồng điệu với nguyên tắc phát triển và sứ mệnh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó nó phải có tính khả thi tạo ra sự khác biệt đột phá, được xác định thời gian cụ thể và có thêm một chút thử thách.

Đích nhắm

Đích nhắm cần được đo lường rõ ràng,  đo lường được trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể đặt ra đích nhắm là tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 1 năm hoặc giảm chi phí sản xuất xuống 10% trong 6 tháng. 

Có nhiều mô hình và tiêu chí để xác định đích nhắm cho doanh nghiệp khi áp dụng OGSM, bạn có thể tham khảo một số phương pháp như:

• SMART: Mô hình gồm năm yếu tố: đầy đủ, cụ thể, đo lường được, khả thi và có thời hạn để đánh giá tính khả thi của mục tiêu.
• BHAG: Thường được thiết lập với những mục tiêu đột phá, tham vọng lớn của toàn bộ tổ chức.
• OKRs: Sử dụng để đo lường các mục tiêu và phân chia nó thành các mục tiêu nhỏ để dễ dang thực hiện. 
• OGSM: Mô hình bao gồm bốn yếu tố chính, gồm mục tiêu, đích, chiến lược và phương tiện đo lường. OGSM được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp để xác định chiến lược kinh doanh và quản lý mục tiêu.

Chiến lược

Trong mô hình OGSM, chiến lược có vai trò định hướng các hoạt động để đạt được mục tiêu đã đề ra. Chiến lược trong OGSM phải được xác định rõ ràng, cụ thể và phù hợp với tình hình phát triển doanh nghiệp. Các chiến lược trong OGSM thường được phân chia thành các chiến lược chính và chiến lược hỗ trợ để đảm bảo đạt được mục tiêu lớn.

Đọc thêm: 14 chiến lược bán hàng gia tăng doanh số hiệu quả cho doanh nghiệp

Thước đo

Thước đo trong mô hình OGSM sẽ được sử dụng để theo dõi tiến độ và đo lường kết quả, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và nó sẽ được theo dõi thường xuyên. Việc xác định các thước đo chỉ nên sử dụng 3-5 chỉ số trọng tâm. Khi sử dụng quá nhiều biện pháp đo lường, những sai số sẽ khiến bạn thêm nhiều rắc rối và mất định hướng tối ưu. 

Lưu ý thiết lập OGSM hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi thiết lập OGSM, bạn không cần bất kỳ kỹ thuật hay phần mềm đặc biệt nào mà chỉ cần một trang giấy duy nhất. Tuy nhiên, bạn cần xác định chính xác các yếu tố mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và thước đo. Một kế hoạch OGSM sẽ được triển khai từ 3 đến 5 năm với các hoạt động đánh giá và điều chỉnh 6 tháng hoặc 1 năm 1 lần. Các yếu tố trong OGSM sẽ được cập nhật thủ công hoặc bằng các công cụ phần mềm. 

5 lưu ý khi thiết lập OGSM cho doanh nghiệp

Bạn có thể tham khảo một số cách triển khai OGSM sau:

1. Áp dụng mô hình “What-by-How”

Mô hình “What-by-How” bao gồm hai phần chính là "Doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu gì" và "Doanh nghiệp thực hiện như thế nào". Việc áp dụng mô hình này sẽ bổ trợ để gia tăng hiệu quả cho OGSM.

Ví dụ: Một doanh nghiệp khi xây dựng sản phẩm mới. Mục tiêu là khách hàng tiếp cận thành công với sản phẩm mới một cách tích cực.

Để đạt được mục tiêu nêu trên, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi "Nên thực hiện công việc này như thế nào?" Quá trình trả lời câu hỏi sẽ được thực hiện theo 4 yếu tố của OGSM 

• Mục tiêu: Tiếp cận tệp khách hàng trẻ trung
• Đích nhắm: Tăng trưởng 30% số lượng khách hàng hiện có của doanh nghiệp. 
• Chiến lược: Thiết lập một số kế hoạch cải thiện thiết kế, cải tiến tính năng, cung cấp ưu đãi, chiến lược cho phép dùng thử,...
• Thước đo: Thực hiện đo lường hiệu quả chiến lược sau khi kết thúc chiến dịch.

2. Thiết lập mục tiêu thông minh

Trên đo lường thực tế, khi thực hiện các phương pháp khác cho ra kết quả đạt khoảng 75% so với mục tiêu đề ra. Nhưng đối với OGSM, tỷ lệ này có thể thúc đẩy cao hơn. 

Tuy nhiên, để đạt được kết quả này, cần phải thiết lập mục tiêu thông minh, phù hợp với thị trường và tiềm năng đáp ứng của doanh nghiệp. Bạn có thể kết hợp cùng mô hình SMART để thiết lập mục tiêu.

• Cụ thể (Specific): Mục tiêu cần định hình rõ ràng và dễ hiểu.
• Đo lường được (Measurable): Mục tiêu đã xác định bên trên phải đo lường được, số hóa được, để xác định mức độ đạt được và đánh giá kết quả sau khi hoàn thành.
• Khả thi (Achievable): Tính khả thi được xây dựng từ tiềm lực doanh nghiệp và thời gian thực hiện mục tiêu đó.
• Liên quan (Relevant): Những mục tiêu nhỏ phải có tính liên kết, thúc đẩy tới mục đích phát triển chung của doanh nghiệp. 
• Có thời hạn (Time-bound): Thiết lập thời hạn cho mục tiêu để tập trung vào công việc và có thể cải tiến tốc độ. 

3.  Chọn lọc phép đo 

Bạn cần biết rằng việc sử dụng một phép đo mới hoàn toàn thường kém hiệu quả hơn so với sử dụng phép đo cũ, bởi vì nó cần thời gian và ngân sách để điều chỉnh, sửa đổi sao cho chính xác và phù hợp với doanh nghiệp. Những phép đo mới cần được thử nghiệm ở một nhóm công việc nhỏ trước để xác định hiệu quả. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp đo lượng thông thường vẫn sử dụng trên nền tảng phát triển vốn có. Mỗi doanh nghiệp và mỗi loại hình kinh doanh khác nhau sẽ có các phương pháp đo lường theo đặc thù. Việc chọn lựa đúng sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ đạt được mục tiêu và nắm bắt được các cơ hội để cải thiện hoạt động kinh doanh.

4. Giới hạn 5 chiến lược 

Số lượng chiến lược cần thiết cho doanh nghiệp nên được giới hạn tối đa năm chiến lược. Với số lượng này, đội ngũ nhân sự có thể tập trung xử lý một cách hiệu quả và đạt được những kết quả tích cực. Quá tải các chiến lược sẽ khiến người quản lý hay ngay cả nhân viên sẽ mất phương hướng thực hiện công việc đúng đắn nhất. 

Trong quá trình thực hiện chiến lược, có thể kết hợp sử dụng các phần mềm quản lý hoặc thực hiện tự động hóa một số công việc để quản lý hiệu quả các chiến lược rõ ràng và nhanh chóng. 

5. Giám sát quá trình thực hiện 

Sau khi thiết lập OGSM, doanh nghiệp cần lên kế hoạch giám sát và điều chỉnh kế hoạch của doanh nghiệp, cụ thể là cần cân nhắc và điều chỉnh các chiến lược thực hiện nếu cần thiết.

Giám sát quá trình thực hiện mới là chìa khóa thành công của OGSM, nó giúp các mục tiêu của tổ chức được quản lý theo khuôn khổ và là quy chuẩn để nhân viên và các phòng ban trong tổ chức có thể bám vào để theo đuổi mục tiêu chung. 

OGSM là một công cụ quản trị tuyệt vời bởi khả năng đơn giản hóa công việc theo dõi mục tiêu doanh nghiệp. Khi hiểu rõ OGSM là gì qua bài viết mà Bizfly chia sẻ, bạn sẽ nhận ra yếu tố then chốt để có được một chiến lược thành công chính là tư duy và văn hoá của doanh nghiệp.