Phiếu nhập kho là gì? Các mẫu phiếu nhập kho 2024 và cách lập mới nhất

Phiếu nhập kho giúp việc theo dõi và quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn. Vậy bạn và doanh nghiệp của mình đã biết hết các loại phiếu này và cách xây dựng nó ra sao chưa? Nếu chưa hãy cùng Bizfly tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết sau đây.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho (Good received note - GRN) là một loại giấy tờ, chứng từ được sử dụng trong quá trình nhập hàng, với mục đích ghi chép, theo dõi tài sản được đưa vào doanh nghiệp. Loại phiếu này giúp thông tin chi tiết về các loại tài sản cũng như những biến động của chúng trong quá trình nhập hàng.

Từ đó tạo điều kiện trong quá trình quản lý kho như: xác định chi tiết lượng và loại hàng trong kho, thời gian sử dụng của lô hàng, thời gian nhập hàng, vòng quay hàng tồn kho,...

Vai trò của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho không chỉ được sử dụng kiểm kê hàng hóa nhập vào khi doanh nghiệp thu mua một sản phẩm hay mặt hàng nào đó. Mà nó còn được sử dụng để thống kê và quản lý các sản phẩm, nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm của các hệ thống sản xuất.

Phiếu nhập kho góp phần không nhỏ trong công tác kế toán, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho. Trong đó doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu GRN như một loại giấy tờ chứng minh tính minh bạch của giao dịch hàng hóa. Đồng thời kiểm soát tốt khâu nhập hàng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp kết toán và đánh giá kinh doanh một cách chính xác.

Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp sản xuất kiểm soát đầu vào sẽ giúp công ty đưa ra được các bản đánh giá như: KPI trong sản xuất, vòng quay hàng tồn, điều tiều tiết giá cả sản phẩm,...Do đó, xây dựng phiếu nhập kho là công việc cấp thiết nếu bạn muốn quản lý bán hàng rõ ràng, cụ thể và chuyên nghiệp.

Phân loại phiếu nhập kho

GRN được sử dụng như một giấy tờ chứng minh giữa các tổ chức quản lý kho. Do đó, mỗi bộ phận có trách nhiệm liên quan trực tiếp đến kho bãi đều sẽ có một mẫu phiếu. Tuy nhiên ở mỗi nơi sẽ có một mẫu phiếu được quy định như sau:

• Liên 1: Được giữ và lưu trữ bở phòng ban lập phiếu
• Liên 2: Cung cấp cho đơn vị thủ kho để tiện cho quá trình gắn thẻ hàng và chuyến đến bộ phận kế toán để ghi nhận vào sổ sách
• Liên 3: Được gửi đến cho người nhận hàng

Với cách phân loại như vậy sẽ đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong quá trình quản lý kho. Từ đó giảm thiểu sai số khi kết toán và tăng tính đồng bộ khi kiểm kê.

Mẫu phiếu nhập kho

Hiện nay các mẫu GRN có trên thị trường rất nhiều, tuy nhiên để phục vụ công tác kiểm tra cũng như đáp ứng yêu cầu pháp luật thì theo Bộ Tài chính có một số loại giấy tờ sau:

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133 của Bộ Tài chính

Mẫu theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016: Mẫu dành cho các đơn vị kế toán được lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định hoặc tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với hoạt động của mình, bao gồm các doanh nghiệp không thuộc phạm vi áp dụng của Thông tư 200/2014/TT-BTC3.

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 của Bộ Tài chính

Mẫu phiếu theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014: Mẫu này dành cho các đơn vị kế toán phải áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức khác có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.

Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107 của Bộ Tài chính

Mẫu phiếu theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 24/11/2017: Mẫu phiếu nhập kho được áp dụng cho trường hợp các đơn vị hành chính, sự nghiệp có nhu cầu nhập nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa… từ các nguồn khác nhau như mua sắm, chuyển nhượng, biếu tặng, hỗ trợ…

Đối với những mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133, 200,107 quy tắc điền phiếu sẽ như sau:

• Đơn vị và bộ phận: Ghi rõ tên, địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu đơn vị tiến hành nhập kho vật tư,..
• Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm doanh nghiệp nhập hàng.
• Số: Số của phiếu nhập hàng.
• Nợ/có: Ghi rõ tài khoản có và tài khoản nợ.
• Theo…số…ngày…tháng…năm…của…:Ghi thông tin số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho được ban hành.
• Nhập tại kho…địa…chỉ: Tên kho và địa chỉ kho
• Vị trí A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách tính chất sản phẩm, mã số hàng, đơn vị tính.
• Vị trí 1: ghi số lượng trên chứng từ.
• Vị trí 2: ghi số lượng thực tế nhập vào kho.
• Vị trí 3: là đơn giá của của mặt hàng.
• Vị trí 4: là thành tiền của một mặt hàng, được tính bằng đơn giá nhân với số lượng.
• Hàng cộng: Ghi tổng số tiền được cộng từ các loại hàng hóa có trong phiếu.
• Tổng số tiền (viết bằng chữ): ghi số tiền đã tổng ở trên xuống nhưng là bằng chữ.
• Họ tên, chữ ký của người lập phiếu, thủ kho, người  giao hàng và kế toán trưởng ( hoặc các bộ phận có nhu cầu lập)

Những lỗi phổ biến thường gặp khi nhập kho

Trong quá trình kiểm kê hàng hóa để ghi vào phiếu nhập kho thì không có chuyện chính xác 100% được nó có thể đến từ các yếu tố như: loại và số lượng hàng lớn, hàng hóa được tính bằng cân nặng, nhân lực không đủ,...Ngoài ra còn xuất phát từ quá trình ghi nhận, thống kê. Và cụ thể hơn thì sau đây là một số lỗi có thể xảy ra trong quá trình kiểm kê, tính toán như:

• Không có chu kỳ kết toán ổn định, bộ phận kế toán không lập bản thống kê xuất nhập hàng định kỳ.
• Không kiểm kê lại số lượng hàng chỉ ghi nhận hóa đơn từ phía nhà cung cấp.
• Giá của các loại hàng hóa, sản phẩm sai lệch so với thực tế.
• Quá trình nhập mã hàng sai sót dẫn đến bỏ mã, nhầm mã, gộp mã,...
• Không có sự thống nhất giữa thủ kho, bộ phận kiểm tra và tổ chức kế toán.
• Quy trình đánh giá thống kê, kiểm tra ở mỗi bộ phận khác có cách thực hiện khác nhau.
• Trong quá trình lưu trữ bảo quản, sản phẩm, nguyên vật liệu bị tiêu hao gây thất thoát, giảm số lượng hàng khi kiểm toán.

Quản lý kho hàng online bằng phần mềm quản lý bán hàng BizShop

Việc quản lý bán hàng từ những khâu nhỏ nhất như phiếu nhập kho cũng đã là một vấn đề đau đầu, chưa kể việc này đòi hỏi rất nhiều thứ khác nhau. Nếu như cách truyền thống nhập và ghi xuất dữ liệu trên giấy quả thực rất khó trong công tác quản lý. Đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh online nở rộ, việc chuyển đổi số trong kinh doanh thương mại điện tử là điều tất yếu phải diễn ra.

Và để khắc phục những vấn đề trên Bizfly xin gửi đến bạn một giải pháp đang được đông đảo mọi người áp dụng đó chính là BizShop. Đây là phần mềm quản lý bán hàng vô cùng hiệu quả, đặc biệt đối với những doanh nghiệp đang kinh doanh online. Hãy cùng điểm qua những ưu điểm mà BizShop có thể mang đến cho bạn:

• Là một phần mềm toàn diện cung cấp những giải pháp đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng cần, như: theo dõi hàng tồn, giám sát nhập xuất hàng, kiểm toán chi tiết và chính xác, lập biểu đồ báo cáo kinh doanh nhanh chóng. 
• Giải pháp tương thích với các vấn đề đang gặp phải trên các sàn thương mại điện tử như: Shopee, Lazada, Tiki, Facebook,...Ngoài ra, hệ thống còn có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu từ các sàn thương mại này thành một khối thống nhất.
• BizShop chứa các thuật toán thông minh có thể dự báo gần như chính xác nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng theo thời gian thực.
• Tối ưu ngân sách và thời gian vận hành thông qua các tính năng ưu việt: BizShop, BizChat AI, BizLoyalty, BizAffiliate, BizCRM (mini),...
• Hệ thống chăm sóc và giải quyết xử lý vấn đề hoạt động liên tục hạn chế lỗi và gây khó chịu đến khách hàng.
• Công nghệ AI nổi trội đến từ nhà VCCorp giúp thông kê, kiểm toán chính xác hiệu quả, tự động hóa mà không nơi nào có được.

Vì vậy nếu bạn đang gặp vấn đề phiếu nhập kho nói riêng và quản lý bán hàng online nói riêng thì chuyển đổi số là một hướng đi tuyệt vời. Trong đó hệ thống BizShop được Bizfly đưa ra sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho các vấn đề trên