4 nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hiệu quả

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là một hệ thống được doanh nghiệp sử dụng để quản lý các công việc đặt hàng, lưu trữ, sử dụng và bán hàng tồn kho. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc cho các công ty và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. 

Trong bài viết này, hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho có thể mang đến những lợi ích to lớn như thế nào cho các doanh nghiệp lẫn nhà bán lẻ.

Nguyên tắc giá gốc

Theo nguyên tắc này, hàng tồn kho phải tính theo giá gốc được áp dụng khi hàng hóa mua vào. Mức giá này không được thay đổi theo thời gian, trừ khi có quy định khác liên quan trong Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”.

Giá gốc của hàng tồn kho sẽ bao gồm các chi phí của các quá trình như chế biến, mua hàng và trường hợp phát sinh trực tiếp liên quan. Cụ thể nội dung các chi phí như sau:

• Chi phí chế biến: Bao gồm các phí có mối liên quan trực tiếp xuyên suốt quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí sản xuất chung và cố định; chi phí nhân công làm việc trực tiếp; chi phí phát sinh trong các quá trình chuyển đổi thành phẩm khác nhau.
• Chi phí mua hàng tồn kho: Gồm các chi phí sản phẩm đi kèm với thuế không được hoàn; phí liên quan khi mua hàng tồn kho. Ngoài ra còn có phí vận chuyển, xếp hàng, bảo quản trong suốt quá trình mua bán hàng hóa và lưu kho. Ở phần này sẽ không tính vào các khoản phí giảm giá hay chiết khấu thương mại.
• Chi phí liên quan khác: Là các khoản chi phí nằm ngoài hai quá trình chế biến và mua hàng. 

Ngoài các chi phí kể trên trong nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, sẽ có các khoản chi phí khác được phát sinh. Cần phải phân biệt các khoản này để không tính chung vào giá gốc, cụ thể như sau:

• Các mức phí chi cho nhân công, nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và kinh doanh phát sinh nhiều hơn mức thông thường.
• Chi phí bảo quản hàng tồn (trừ đi mức phí đã đề cập khi mua hàng ở trên) và phí dự trù bảo quản hàng cho đợt sản xuất kế tiếp.
• Phí quản lý doanh nghiệp.
• Phí chi tiêu cho quy trình bán hàng. 

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Nguyên tắc nhất quán 

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, nguyên tắc tính hàng tồn kho đã được doanh nghiệp lựa chọn phải áp dụng một cách nhất quán và và đồng thuận ít nhất suốt một kỳ kế toán trong năm. Nguyên nhân là bởi nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho này sẽ có ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính trong năm của doanh nghiệp.

Nguyên tắc nhất quán sẽ đảm bảo các thông tin hàng tồn kho mang tính chất ổn định và có giá trị khi đem ra so sánh giữa các kỳ kế toán với nhau, giữa các kế hoạch hay dự toán so với thực tế đang thực hiện. Nguyên tắc này cần phải được doanh nghiệp duy trì khi áp dụng các phương pháp, nguyên tắc kế toán tồn kho trong quá trình đo lường và tiếp nhận các giao dịch có cùng tính chất trong những hoàn cảnh liên quan.

Khi một doanh nghiệp muốn thay đổi một nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, kế toán viên buộc phải công khai và giải trình các thông tin liên quan đến bản chất và nguyên nhân thay đổi trọng yếu. Đồng thời phải cho thấy mức độ ảnh hưởng của việc thay đổi này sẽ thay đổi như thế nào đến kết quả của kỳ hiện tại và quá khứ.

Nguyên tắc thận trọng 

Đây cũng là một trong những nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý. Trong suốt quá trình sản xuất và kinh doanh, nhà quản lý cần phải cân nhắc và đưa ra các phán đoán để thiết lập mức phí ước tính trong các điều kiện không thể lường trước được. Nguyên tắc này yêu cầu bộ phận kế toán phải:

• Lập ra khoản phí dự phòng, nhưng mức phí không được quá lớn.
• Tiếp nhận và đưa ra các minh chứng về tỉ lệ khả năng phát sinh ra chi phí.
• Không được đưa ra các đánh giá cao hơn giá trị đã định ra của các khoản thu nhập và tài sản.
• Mức doanh thu và thu nhập chỉ được phép ghi nhận khi cung cấp đủ các minh chứng rõ ràng về khả năng đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Ngoài ra phải có bằng chứng về các khả năng phát sinh chi phí.

Áp dụng nguyên tắc thận trọng khi kiểm soát hàng tồn kho

Vào mỗi cuối kỳ kế toán năm, nếu giá trị thuần của hàng tồn được kê ra nhỏ hơn so với giá gốc thì doanh nghiệp buộc phải đưa ra các biện pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng giảm giá này sẽ được dựa trên sự chênh lệch giá gốc so với giá thuần của hàng tồn, thể hiện qua công thức sau:

Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản - Các khoản dự phòng

Khi áp dụng nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ nâng cao độ tin cậy của thông tin ghi nhận hàng tồn kho. Một hệ thống hàng tồn được ghi nhận khi có đầy đủ bằng chứng và độ thận trọng cao, chắc chắn sẽ mang lại độ tin cậy cao so với một hệ thống chỉ mang hình thức qua loa và thiếu cẩn trọng.

Nguyên tắc phù hợp 

Matching Principle, hay còn gọi là nguyên tắc phù hợp. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho này sẽ yêu cầu các khoản doanh thu và chi phí phải được bộ phận kế toán ghi nhận một cách tương ứng trong kỳ. Nguyên tắc này bắt buộc việc ghi nhận doanh thu và các khoản chi phí tồn kho phải mang tính trùng khớp nhau, cụ thể:

• Một một khoản doanh thu được ghi nhận thì một khoản phí tồn kho phải chi có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó cũng phải được ghi nhận.
• Chi phí tương ứng với một khoản doanh thu sẽ bao gồm các chi phí liên quan của những kỳ tạo ra mức doanh thu, đồng nghĩa với cả chi phí giảm giá hàng tồn kho của kỳ trước hoặc chi phí tồn kho phải trả liên quan.

Việc doanh nghiệp không tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp trong quá trình ghi nhận hàng tồn kho sẽ dẫn đến hệ quả các thông tin trong báo cáo tài chính bị sai lệch. Điều này đồng nghĩa với việc làm thay đổi mục tiêu phát triển lợi nhuận thực tế doanh nghiệp một cách rõ rệt.

Quản lý sản phẩm tồn kho với phần mềm quản lý bán hàng online 

Theo xu hướng hiện nay, phần mềm quản lý sản phẩm tồn kho là sự lựa chọn của rất nhiều công ty và doanh nghiệp lớn nhỏ bên cạnh các nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho. Việc tích hợp tất cả vào cùng một hệ thống sẽ mang đến sự tiện lợi và dễ dàng trong suốt quá trình quản lý các quy trình tồn kho. Nhờ vậy mà nhân viên theo dõi kho sẽ dễ thống kê và ít sai sót hơn trong các bản báo cáo hàng tồn.

Quản lý tồn kho bằng phần mềm online

Là đơn vị tiên phong mang đến các giải pháp tích hợp đầy đủ trên thị trường bán hàng online đa nền tảng, BizShop sẽ giúp khách hàng giải quyết các mối lo ngại khi quản lý sản phẩm tồn kho. Với năng lực công nghệ AI hàng đầu và đứng sau là đội ngũ lập trình hơn 200 chuyên gia với trên 15 năm kinh nghiệm xây dựng giải pháp Marketing và bán hàng cho mọi doanh nghiệp quy mô lớn nhỏ, BizShop đảm bảo sẽ hoàn toàn đáp ứng đầy đủ mọi mong muốn của khách hàng với mức chi phí tối ưu nhất. 

Trên đây là các nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho. Dựa trên các chuẩn mực và nội dung mà Bizfly đã đưa ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn và tuân thủ nguyên tắc phù hợp với phương hướng của công ty. Từ đó đưa ra các phương pháp ghi nhận tồn kho một cách hiệu quả nhất.