Tổng hợp file quản lý kho bằng Excel miễn phí mà bạn nên có

Excel là một trong những công cụ hiệu quả, trực quan mà bạn có thể dùng để quản lý kho hàng. Tuy nhiên việc thiết kế một file Excel quản lý chuyên nghiệp cần rất nhiều thời gian mà không phải chủ shop, doanh nghiệp nào cũng có đủ kiên nhẫn. Vì vậy, Bizfly sẽ chia sẻ với bạn các file quản lý kho bằng Excel miễn phí, có thể áp dụng ngay cho shop hoặc doanh nghiệp.

Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí(Tiếng Việt)

Quản lý kho bằng excel 

Dưới đây là 4 mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí bằng tiếng Việt mà Bizfly đã tổng hợp. Với 4 mẫu này các nhà quản lý có thể dễ dàng tinh chỉnh sao cho phù hợp với tình trạng của shop.

Mẫu 1: File quản lý tình trạng xuất nhập kho hàng hoá

 File quản lý tình trạng xuất nhập kho hàng hoá

Đây là mẫu file giúp bạn quản lý chặt chẽ tình trạng xuất nhập hàng trong kho. Thông tin của mẫu này gồm có: mã hàng, số lượng hàng còn trong kho, tên sản phẩm, tình trạng (xuất/nhập). Sau khi nhập đầy đủ thông tin vào file, bạn có thể dựa vào theo dõi chi tiết số lượng hàng còn trong kho.

Mẫu 2: File quản lý tình trạng xuất nhập kho vật tư

File quản lý tình trạng xuất nhập kho vật tư

Mẫu này có công dụng khá giống với mẫu số 1. Thông tin cần có trong file này gồm: thông tin công ty, danh mục hàng, báo cáo xuất nhập tồn, phiếu xuất nhập kho. Ưu điểm của file quản lý này là cập nhật chính xác kịp thời số lượng vật tư còn trong kho. Thông tin này giúp bạn đưa ra quyết định nhập thêm vật tư nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc.

Mẫu 3: File quản lý tình trạng xuất nhập kho đồ uống

File quản lý tình trạng xuất nhập kho đồ uống

Đối với các gian hàng bán đồ uống bạn có thể sử dụng mẫu file này để cập nhật tình trạng đồ uống, theo dõi số lượng hàng hóa trong kho. 

Mẫu 4: File quản lý tình trạng xuất nhập kho thiết bị điện tử

File quản lý tình trạng xuất nhập kho thiết bị điện tử

Đối với các shop đang bán các linh kiện điện tử, sản xuất phần mềm nên liên tục cập nhật số lượng các sản phẩm còn trong kho. Vì các thiết bị, linh kiện nếu tồn kho quá lâu dễ gây hỏng hỏng. Với file quản lý này bạn biết được đầu là sản phẩm cần xuất kho, sản phẩm nào cần nhập thêm

Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí(Tiếng Anh)

Đối với các doanh nghiệp muốn xử lý file bằng tiếng anh để có thể dễ dàng trao đổi với các đối tác nước ngoài có thể tham khảo các mẫu file quản lý dưới đây. Thông tin trong từng file khá giống với các mẫu file tiếng Việt bao gồm: Ngày xuất nhập hàng, thông tin sản phẩm, số lượng tồn kho,... 

• Mẫu file quản lý số lượng vật tư trong kho bằng tiếng anh.

Quản lý số lượng vật tư trong kho

• Mẫu file quản lý hàng tồn trong kho chi tiết, dễ cập nhật.

Mẫu file quản lý hàng tồn kho

• File excel kiểm kê tài sản của công ty, shop, doanh nghiệp.

Mẫu danh sách hàng tồn kho

• File thống kê tự động xuất nhập hàng trong kho, cập nhật chi tiết theo tuần, tháng, năm. 

Lịch kiểm kê tài sản cố định

• Quản lý số lượng hàng tồn trong nước.

Mẫu quản lý, thống kê tài sản xuất nhập tự động

Ưu và nhược điểm khi sử dụng mẫu quản lý kho bằng Excel

Ưu nhược điểm của Excel trong quản lý kho

Việc sử dụng file quản lý kho bằng Excel miễn phí khá quen thuộc với các chủ shop nhỏ, doanh nghiệp tầm trung. Có thể nói, so với ngày xưa việc quản lý bằng Excel hiệu quả hơn rất nhiều so với việc ghi chép bằng sổ giấy. Những lợi ích mà Excel mang lại cho chủ shop như:

• Miễn phí và dễ sử dụng: là một phần mềm của Microsoft không khó để có thể tải và sử dụng Excel trên Window. Đồng thời giao diện của Excel cũng rất đẹp và trực quan để theo dõi tình trạng hàng trong kho.
• Excel có hệ thống các hàm với khả năng tính toán xử lý rất mạnh nếu bạn biết tận dụng, kết hợp các hàm này.
• Việc chỉnh sửa, cập nhật số liệu trong Excel cũng khá đơn giản và tiện lợi.
• Hiện nay, Excel còn có thể phân quyền truy cập, quyền xem và quyền chỉnh sửa đối với nhiều user khác nhau.

Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, đối với các doanh nghiệp lớn, việc dùng Excel để quản lý đôi khi gặp nhiều hạn chế, khó khăn như:

• Vì là phần mềm phục vụ mục đích cá nhân nên Excel không thể xử lý lượng số liệu quá khổng lồ từ các kho có quy mô lớn.
• Mặc dù được cập nhật thường xuyên, tuy nhiên khả năng bảo mật của Excel so với các phần mềm quản lý khác là khá tệ, chỉ thích hợp dùng cho mục đích cá nhân.
• Khó quản lý và đồng bộ khi bạn sử dụng nhiều file Excel khác nhau cho những mục địch khác nhau.
• Để tận dụng được hết sức mạnh của Excel đòi hỏi người dùng phải mất nhiều thời gian nghiên cứu, sử dụng, kết hợp các hàm thuần thục

Chuyển dịch quản lý kho thủ công lên phần mềm tích hợp đa kênh

Quản lý đơn giản bằng giải pháp BizShop

Với những bất cập đó, đối với các chủ doanh nghiệp lớn việc sử dụng Excel trong quản lý trở nên bất khả thi. Thay vào đó Bizfly khuyên bạn nên sử dụng các nền tảng chuyển dịch quản lý kho thành các phần mềm tích hợp đa kênh.

Với kinh nghiệm nhiều năm làm trong lĩnh vực kỹ thuật số, Bizfly đã phát triển công cụ BizShop - Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh online toàn diện. Là một công cụ được tích hợp với trí thông minh nhân tạo (AI), BizShop là tất cả những gì bạn cần để giải quyết vấn đề quản lý đa kênh.

Dưới đây là một số điểm nổi bật bạn có thể tìm thấy tại BizShop

• Quản lý tập trung trên một nền tảng giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý hàng hóa, tối ưu ngân sách, gia tăng hiệu quả công việc.
• Hỗ trợ tăng khả năng mở rộng mô hình kinh doanh, mở rộng số lượng gian hàng online.
• Dự báo về sản phẩm xu hướng.
• Cảnh bảo cho chủ shop về biến động trong số lượng sản phẩm, hàng tồn kho.
• Tối ưu chi phí, nguồn lực với những tiện ích đi kèm.
• Tích hợp quản lý sàn TMĐT, xử lý đơn hàng với số lượng lớn.

Trên đây là các mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí bạn có thể tải về và áp dụng ngay vào gian hàng của mình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh, gia tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí, hãy trải nghiệm ngay giải pháp BizShop ngay hôm nay. Đọc thêm nhiều bài viết hữu ích khác về AI, trí tuệ nhân tạo, ứng dụng số hóa trong quản lý tại trang chủ của Bizfly.