5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án phần mềm và ứng dụng

Quy trình quản lý dự án là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn phát triển các ứng dụng hoặc phần mềm. Việc áp dụng quy trình quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp và các thành viên nắm bắt và sát sao với công việc. Bizfly đã tổng hợp 5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án phần mềm và ứng dụng chuẩn trong bài viết này. Bạn hãy tham khảo và áp dụng ngay.

Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện và kiểm soát nhiều công việc trong dự án theo từng bước, nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng theo mục tiêu đã đặt ra. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp bạn hình dung ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc. Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, thực hiện dự án đến mục tiêu đề ra.

Một quy trình quản lý dự án chuẩn sẽ giúp nhân viên hình dung được các bước công việc cần tiến thành như thế nào, cách thức thực hiện ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Còn đối với cấp quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc độ nhân viên thực hiện.

5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế

5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án phần mềm và ứng dụng chuẩn quốc tế

1. Khởi tạo dự án (Initiating)

Trước khi khởi tạo, doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu, lý do (business case) thiết lập và phát triển dự án. Trong giai đoạn này, người quản lý cần xử lý một số công việc sau:

• Xác định mục đích phát triển dự án phần mềm đối với doanh nghiệp và khách hàng. Đồng thời liệt kê những lợi ích và lượng dữ liệu được cung cấp bởi phần mềm đó.
• Phát triển quy tắc dự án (project charter) để xác định quyền hạn và vị trí thực tế của bản thân đối với dự án. Đây là cơ sở để bạn có tiếng nói hơn khi điều hành dự án phần mềm hoặc ứng dụng.
• Liệt kê các bên liên quan được hưởng lợi từ dự án để xác định phạm vi thực hiện.
• Đánh giá văn hóa và quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp có phù hợp với mục tiêu của dự án hay không. Nếu không thì tiến hành đào tạo, cải tổ và tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp cho dự án. Những người đó có thể là: chuyên viên thiết kế, lập trình, kiểm thử, cài đặt, chăm sóc khách hàng…
• Chia dự án thành các phiên nhỏ để phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng nhân viên và phòng ban liên quan.
• Nghiên cứu và thu thập các trình dữ liệu của hiện tại và quá khứ có liên quan đến dự án cần khởi tạo để đưa ra giả định về các vấn đề như: rủi ro, ràng buộc, thỏa thuận…
• Tìm hiểu những hạn chế và tính khả thi của phần mềm đối với nhu cầu thị trường, cuộc sống…

Lập quy tắc dự án và liệt kê các bên liên quan

2. Lập kế hoạch dự án (Planning)

Kế hoạch quản lý dự án phần mềm và ứng dụng cần phản ánh xuyên suốt quá trình thực hiện cho đến khi bàn giao. Thông qua plan có sẵn, người quản lý mới nắm vững đầu việc cũng như các khoản ngân sách thực tế cho quá trình chạy dự án. Người quản lý nên lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn phát triển phần mềm như: kế hoạch chất lượng, thẩm định, cấu hình ứng dụng, bảo trì và kế hoạch phát triển đội ngũ. 

Dưới đây là công việc chi tiết:

• Xác định các yêu cầu đối với dự án như: ngân sách thực hiện, số lượng nhân sự, mốc thời gian…
• Phác thảo phạm vi và tham số của dự án như: quy mô, nguồn lực, mức độ phức tạp của phần mềm…
• Chia nhỏ lịch trình và tạo task công việc cần thực hiện để dễ dàng hơn trong việc quản lý, theo dõi và đốc thúc nhân sự.
• Thiết lập chỉ số đo lường tiến độ và chất lượng cho từng task công việc cụ thể.
• Lên kế hoạch công việc cần thực hiện với các bên liên quan đến dự án.
• Xuyên suốt dự án, quy trình lập kế hoạch (plan) sẽ lặp đi lặp lại các công việc sau: lên lịch cho từng công việc => tiến hành theo kế hoạch => theo dõi tiến độ =>  đánh giá tham số => lên lịch cho tham số mới hoặc tham số chậm tiến độ => thỏa thuận deadline cho từng sản phẩm => tìm kiếm giải pháp cho vấn đề phát sinh. 

Lên kế hoạch chi tiết cho dự án phần mềm

3. Triển khai (Executing)

Trong giai đoạn triển khai, người quản lý cần chú trọng đến các vấn đề liên quan đến tiến độ, con người và báo cáo. Những công việc cụ thể đó bao gồm: 

• Lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn hoặc task cụ thể để định hướng công việc cho đồng nghiệp, cấp dưới. 
• Tổ chức và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đội nhóm hoặc nhân viên theo kế hoạch định sẵn.
• Đốc thúc tiến độ, theo dõi deadline và thu thập dữ liệu cho từng phiên dự án để xác định hiệu suất. 
• Phân tích và xác định các rủi ro để kịp thời đưa ra thay đổi nhằm đảm bảo chất lượng cho ứng dụng mà vẫn đảm bảo tiến độ. 
• Yêu cầu, theo dõi các tài nguyên phần cứng và phần mềm để kiểm thử chất lượng ban đầu.
• Xuyên suốt quá trình thực hiện, người quản lý cần theo dõi sát sao kết quả làm việc của cả nhóm hoặc phòng ban. Đồng thời, đứng ra giải quyết các xung đột phát sinh của đội nhóm. Quá trình này nên kèm theo khen thưởng đối với nhân viên xuất sắc và phê bình những người làm việc chưa tốt. 
• Viết báo cáo tiến độ cho cấp trên và các bên liên quan. Trong báo cáo nên nêu rõ vấn đề phát sinh (nếu có) để đề xuất phương án giải quyết với cấp trên. Các vấn đề này có thể là: ngân sách, nhân sự, kiến thức… 

4. Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Control)

Giám sát và kiểm soát tiến độ, chất lượng của dự án

Giám sát và kiểm soát là giai đoạn đánh dấu dự án sắp sửa cán đích. Thông qua giám sát và kiểm soát người quản lý có thể đưa ra các chỉnh sửa kịp thời để điều hướng, duy trì tiến độ dự án. Những công việc cụ thể bao gồm: 

• Đo lường hiệu suất thực tế với chỉ số trong kế hoạch quản lý để phân tích, đánh giá hiệu suất công việc. 
• Ghi chú tất cả các thay đổi phát sinh trong suốt dự án cũng như nguyên nhân gây ra và các đề xuất thay đổi đã thực hiện. 
• Chỉnh sửa plan quản lý theo từng task một cách chi tiết và cụ thể. 
• Xử lý những đề xuất thay đổi từ cấp dưới. Những chấp thuận và từ chối đó là gì? 
• Giám sát tương tác của các bên liên quan và thu thập ý kiến từ họ để có những sửa đổi nếu cần thiết. 
• Tiếp tục đánh giá rủi ro cho các vấn đề như: kỹ thuật, chức năng, đầu ra… cho ứng dụng. Đề xuất phương án xử lý cho từng vấn đề. 
• Kiểm thử phần mềm và ứng dụng thường xuyên để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm cuối. 
• Quản lý và kiểm soát tất cả các thủ tục dùng thử hoặc mua bán sản phẩm phần mềm. 

Ngoài ra, ở giai đoạn này người quản lý cần kiểm soát các vấn đề về nâng cấp chất lượng nhưng lại gây tốn kém chi phí và thời gian. Nếu phát sinh vấn đề trên, bạn nên tham khảo ý kiến của cấp trên hoặc không nên thực hiện nó để không đi chệch hướng của kế hoạch ban đầu. 

5. Kết thúc (Closing)

Ở giai đoạn kết thúc, công việc của quản lý là vận hành và hoàn tất các thủ tục còn lại để tiếp thị ứng dụng đến thị trường. Những đầu việc của giai đoạn Closing gồm có:

• Hoàn tất các vấn đề: kiểm thử chất lượng, cho khách hàng dùng thử, đối soát kỹ thuật…
• Thu thập chấp nhận sản phẩm từ đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.
• Bàn giao sản phẩm đã hoàn thành và tiến hành update sản phẩm lên nền tảng phù hợp.
• Thu thập phản hồi, đánh giá của khách hàng về ứng dụng để tiếp tục điều chỉnh nếu cần thiết.
• Báo cáo hiệu suất vận hành của ứng dụng, phần mềm và ghi chú các thành tựu đã đạt được.
• Rút kinh nghiệm từ dự án đi trước để có những sửa đổi và bổ sung cho kế hoạch tiếp theo.

Cuối cùng, bạn hãy lưu trữ lại toàn bộ dữ liệu của dự án để có thể sử dụng lại khi cần.

Thu thập các phản hồi và đánh giá của người tiêu dùng

Trên đây là 5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án phần mềm và ứng dụng chuẩn ở phía trên đã được kiểm chứng bởi các chuyên gia quốc tế. Hy vọng rằng, những chia sẻ từ Bizfly sẽ giúp doanh nghiệp tinh gọn được quy trình quản lý để mang về hiệu quả cao hơn.