Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả (5 bước)

Hiện nay, quy trình quản lý khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hiệu quả nhóm khách hàng này. Có quy trình quản lý khoa học sẽ đem lại hiệu quả tối ưu trong việc khai thác dữ liệu khách hàng cũng như duy trì mối quan hệ bền vững.

Vậy quy trình quản lý khách hàng tiềm năng có gì? Hãy cùng Bizfly theo dõi chi tiết trong bài viết sau:

Các nhóm dữ liệu khách hàng cần quản lý

Dữ liệu khách hàng tiềm năng là tập hợp thông tin đa dạng về những người có khả năng trở thành khách hàng trong tương lai, từ các yếu tố cơ bản như thông tin nhân khẩu học đến dữ liệu phức tạp hơn về hành vi và thái độ. Quản lý một cách hệ thống các dữ liệu này giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn về khách hàng để xây dựng các chiến lược tiếp thị và bán hàng chính xác, hiệu quả hơn.

Khách hàng tiềm năng là những đối tượng có khả năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai. Vì vậy, việc thu thập và quản lý dữ liệu nhóm khách hàng này rất quan trọng. Các thông tin chính cần quản lý bao gồm:

• Thông tin cá nhân (nhân khẩu học): Đây là dạng dữ liệu cơ bản nhất về khách hàng, bao gồm tên, tuổi, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, sở thích và nhu cầu.
• Dữ liệu tương tác: Bao gồm số liệu về mức độ tương tác của khách hàng với thương hiệu thông qua các kênh tiếp thị như email marketing, quảng cáo Facebook, Youtube, v.v.
• Dữ liệu hành vi: Là những dữ liệu thể hiện hiệu quả sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng tiềm năng, như số lần truy cập, thời gian truy cập, các trang xem, các hành động trên website (nhấp chuột, điền mẫu, mua hàng).
• Thông tin về thái độ: Bao gồm phản hồi tích cực hay tiêu cực về sản phẩm/dịch vụ, mức độ sẵn sàng mua trong tương lai dựa trên hành vi trước đây, cùng những ý kiến thu thập qua khảo sát.

Các nhóm dữ liệu này cần được quản lý liên tục và bài bản để có thể cập nhật, phân tích và áp dụng hiệu quả. Quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và gia tăng doanh thu.

BizCRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện dữ liệu cá nhân, hành vi, tương tác và thái độ khách hàng tiềm năng, giúp tối ưu hóa chiến lược marketing, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh thu.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Quy trình quản lý khách hàng hiệu quả

Các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý khách hàng tiềm năng rõ ràng và khoa học để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Dưới đây, Bizfly sẽ giới thiệu các bước quản lý khách hàng phổ biến và chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Thu thập thông tin về khách hàng

Đây là bước đầu tiên và cũng rất quan trọng trong quy trình quản lý khách hàng tiềm năng. Doanh nghiệp nên cố gắng thu thập càng nhiều thông tin về khách hàng tiềm năng càng tốt để dữ liệu có tính đại diện và phục vụ việc phân tích nhu cầu chính xác.

Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và mạng xã hội, việc thu thập thông tin trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Bạn có thể tham khảo một số phương pháp sau:

• Thu thập dữ liệu qua các kênh tiếp thị trực tuyến như website, landing page, email marketing, social media marketing.
• Thu thập thông tin qua khảo sát trực tuyến hoặc trực tiếp nhằm tìm hiểu chi tiết hơn về nhu cầu và phản hồi của khách hàng, từ đó hiểu rõ thị hiếu và mong muốn của họ.
• Phương pháp tiếp xúc trực tiếp như tổ chức sự kiện, gọi điện thoại,…

Xây dựng data khách hàng

Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng chất lượng. Việc đầu tiên là làm sạch dữ liệu bằng cách loại bỏ thông tin không chính xác, trùng lặp hoặc thiếu sót. Các bước làm sạch bao gồm xác minh tính xác thực của số điện thoại và email, loại bỏ các bản ghi trùng hoặc không tương tác trong thời gian dài, nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng dữ liệu.

Tiếp theo là phân nhóm khách hàng theo các tiêu chí như nguồn gốc, kênh tiếp cận, mức độ quan tâm, khả năng mua hàng,...

Phân tích dữ liệu khách hàng

Để hiểu sâu hơn về khách hàng, bạn cần phân tích chi tiết dữ liệu đã thu thập, tập trung vào các yếu tố sau:

• Phân tích hồ sơ khách hàng: Xác định nhóm khách hàng tiềm năng theo độ tuổi, khu vực sinh sống, mức thu nhập, sở thích, thói quen mua sắm để nắm rõ đặc điểm và nhu cầu.
• Phân tích hành vi khách hàng: Đánh giá hành vi thông qua các tiêu chí như kênh tiếp cận, số lượt truy cập, thời gian tương tác, nội dung đã xem và phản hồi.
• Phân tích mức độ ưu tiên khách hàng: Xác định mức độ quan tâm, khả năng chi tiêu và độ sẵn sàng mua hàng của khách để tập trung nguồn lực một cách hiệu quả.

Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp không chỉ thấu hiểu nhu cầu khách hàng mà còn ra quyết định chiến lược tiếp thị và bán hàng chính xác hơn. Nhờ đó, nguồn lực được tập trung vào nhóm khách hàng tiềm năng có tỷ lệ chuyển đổi cao, vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần tạo lợi thế cạnh tranh.

Quản lý data khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng cần được thực hiện khoa học và chuyên nghiệp để tránh lãng phí thông tin quý giá. Một số hoạt động quan trọng bao gồm:

• Lưu trữ dữ liệu khách hàng: Data cần được lưu giữ an toàn, bảo mật và dễ dàng truy cập. Hai phương thức lưu trữ phổ biến là Cloud (đám mây) và On-premise (tại chỗ). Cloud giúp tối ưu chi phí, mở rộng linh hoạt và truy cập từ xa, trong khi On-premise cung cấp mức độ kiểm soát dữ liệu cao hơn. Các phần mềm CRM như Salesforce, HubSpot, hoặc BizCRM thường được sử dụng để quản lý và lưu trữ hiệu quả.
• Cập nhật dữ liệu thường xuyên, chính xác: Việc này giữ cho thông tin luôn mới, chính xác và tránh sử dụng dữ liệu lỗi thời. Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình tự động kiểm tra và cập nhật thông tin qua biểu mẫu, phản hồi khách hàng hoặc đồng bộ hóa dữ liệu từ các kênh tiếp thị.
• Chia sẻ dữ liệu phù hợp: Cung cấp quyền truy cập dữ liệu cho nhân viên bán hàng, chăm sóc khách hàng và marketing, giúp phối hợp tốt hơn trong việc chăm sóc khách hàng đồng thời bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Sử dụng data khách hàng hiệu quả

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý khách hàng hiệu quả là tận dụng dữ liệu một cách hiệu quả để tăng doanh thu và lợi nhuận. Dưới đây là một số cách khai thác hiệu quả dữ liệu khách hàng:

• Tối ưu chiến dịch tiếp thị bằng cách điều chỉnh nội dung, hình ảnh, thông điệp và phương thức tiếp cận phù hợp với từng nhóm khách hàng.
• Phát triển hoặc cải tiến sản phẩm, dịch vụ dựa trên phân tích nhu cầu và phản hồi khách hàng.
• Xây dựng lòng tin và mối quan hệ lâu dài bằng cách tương tác, chăm sóc khách hàng thường xuyên. Các chương trình ưu đãi, cập nhật sản phẩm hoặc hỗ trợ nhanh chóng giúp khách hàng cảm thấy được trân trọng và tăng khả năng trung thành với thương hiệu.
• Cải thiện chiến lược kinh doanh và tối ưu chi phí marketing dựa trên dữ liệu phân tích để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, giảm thiểu chi phí kém hiệu quả và nâng cao hiệu quả đầu tư.

Ứng dụng công nghệ CRM vào quy trình quản lý khách hàng

Việc ứng dụng CRM vào quy trình quản lý khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng và cải thiện trải nghiệm người dùng. Để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức, doanh nghiệp cần triển khai quy trình quản lý theo từng giai đoạn như sau:

• Thu thập khách hàng tiềm năng
• Xác định khách hàng tiềm năng
• Chăm sóc khách hàng tiềm năng
• Tương tác với khách hàng sẵn sàng mua
• Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức

Một trong những hệ thống CRM phổ biến hiện nay là BizCRM — phần mềm toàn diện với nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ quy trình quản lý khách hàng tiềm năng:

Quản lý khách hàng tập trung

Phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết theo tên, số điện thoại, địa chỉ, email và cung cấp dữ liệu chuyên sâu như lịch sử trò chuyện, hoạt động tương tác. Thông tin được lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện cho việc tìm kiếm, sàng lọc dữ liệu. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho đội ngũ marketing và sales. Trong đó có phần mềm BizCRM cho phép lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí, dễ dàng xác định nhóm khách hàng phù hợp để chăm sóc.

Phân nhóm khách hàng theo nhu cầu

BizCRM giúp phân nhóm khách hàng tiềm năng dựa trên giai đoạn bán hàng, nhu cầu hoặc sản phẩm. Việc chia nhóm giúp doanh nghiệp triển khai chăm sóc riêng biệt, tập trung khai thác nhu cầu đặc thù từng nhóm.

Tự động phân phối khách hàng

Phần mềm hỗ trợ tự động phân phối dữ liệu khách hàng cho nhân viên sale, giúp tiếp cận khách hàng nhanh và kịp thời, tránh lỡ mất cơ hội vào tay đối thủ. Ngoài ra, tính năng phân chia dựa trên địa lý, sản phẩm giúp sale phụ trách đúng khách hàng thuộc khu vực và năng lực của mình, tăng hiệu quả làm việc.

Với BizCRM, doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, phân nhóm theo nhu cầu và tự động phân bổ lead cho đội sale theo khu vực – giúp đẩy nhanh tốc độ phản hồi và tối ưu chăm sóc.

Chăm sóc khách hàng tự động

Phần mềm cung cấp tính năng tự động nhắc lịch chăm sóc và làm việc với khách hàng. Nhân viên sale có thể xây dựng kịch bản và cài đặt thời gian gửi tin nhắn chăm sóc linh hoạt. Tính năng này ngăn ngừa việc bỏ lỡ lịch hẹn, đồng thời duy trì tương tác liên tục nhằm phát triển mối quan hệ lâu dài. 

Bảo mật dữ liệu

BizCRM giúp hạn chế tình trạng trùng chéo dữ liệu, giảm nguy cơ rò rỉ thông tin cho bên thứ ba. Đồng thời, hệ thống phân quyền truy cập dữ liệu cho phép người dùng chỉ tiếp cận dữ liệu phù hợp với vai trò và nhiệm vụ công việc.

Trên đây là toàn bộ thông tin về "Quy trình quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả (5 bước)". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho vận hành và tối ưu doanh nghiệp của bạn.