Quy trình quản lý nhân sự? Cách xây dựng quy trình quản lý tối ưu hiệu quả 

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là việc sử dụng, khai thác và quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lý nhất theo quy trình quản lý gồm: tuyển dụng, đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân sự, hoạt động nội bộ, những quy định giúp gắn kết nhân viên và tối ưu kết quả công việc. 

Tầm quan trọng của quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp 

Doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu

Những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ dễ dàng đạt được khi có một quy trình quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả. Quy trình quản lý nhân sự chính là kim chỉ nam, là định hướng giúp nguồn nhân lực hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy quá trình và hiệu suất làm việc theo đúng hướng. 

Tối ưu chi phí tuyển dụng

Chi phí để tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thường cao và là một khó khăn lớn với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ. Nếu bộ phận quản lý nhân sự có sự tính toán kỹ càng và lựa chọn quy trình tuyển dụng có một cấu trúc hợp lý thì có thể giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên. 

Nâng cao kỹ năng chuyên môn 

Ngoài khâu tuyển dụng thì khâu đào tạo cũng vô cùng quan trọng, bộ phận quản lý nhân sự cần có một chiến lược thông minh để cung cấp những chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên. Việc này giúp nhân viên nâng cao được kỹ năng chuyên môn từ đó có thể ứng dụng hiệu quả trong công việc. 

Ổn định chi phí quản lý 

Một doanh nghiệp không có sự quản lý nhân sự hiệu quả thì doanh nghiệp đó có thể đang gây lãng phí những nguồn chi phí không cần thiết. Ngược lại quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý. 

Bộ phận quản lý đánh giá khách quan nhiệm vụ và trách nhiệm từng vị trí công việc sau đó so sánh, phân tích mức lương, hơn nữa là nghiên cứu chi tiết mức lương bổng. Việc này giúp chi phí quản lý luôn duy trì ở mức ổn định. 

Tạo môi trường làm việc lành mạnh 

Doanh nghiệp muốn gắn bó với lâu dài với nhân viên thì phải xây dựng được một môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện, chuyên nghiệp. Điều này vô cùng quan trọng bởi khi nhân viên được làm việc tại môi trường như vậy sẽ giúp họ tăng năng suất, hiệu quả công việc, đem lại kết quả như mong đợi của doanh nghiệp. 

Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm quan trọng trong việc lên kế hoạch cho các hoạt động, sự kiện, du lịch hàng năm, lễ hội,...Chính nhờ những kế hoạch này giúp cho tinh thần của nhân viên luôn thoải mái, thư giãn ngoài những giờ làm việc căng thẳng. 

Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự tối ưu, hiệu quả 

Bước 1: Hoạch định nguồn nhân lực 

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình đánh giá và dự đoán nhu cầu về nhân lực trong tổ chức và xác định các chiến lược nhân sự để đáp ứng các nhu cầu đó. Mục tiêu của hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn lực nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Hoạch định nguồn nhân lực thường thực hiện song song với quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực gồm:

• Dự báo nhu cầu nguồn nhân sự 
• Phân tích tình hình nguồn nhân sự 
• Đưa ra quyết định điều chỉnh nguồn nhân sự 
• Lập kế hoạch thực hiện 
• Đánh giá kế hoạch 

Bước 2: Tuyển dụng nhân sự 

Tuyển dụng nhân sự là bước đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vì con người chính là yếu tố cốt lõi làm nên thành công của một doanh nghiệp. Tùy vào từng vị trí tuyển dụng, yêu cầu nghiệp vụ, cơ cấu và quy định của doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng sẽ linh hoạt và sẽ có sự khác nhau giữa các công ty.

Quy trình tuyển dụng thường gồm những bước phổ biến sau:

• Lập kế hoạch tuyển dụng: gồm vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, yêu cầu cho ứng viên,,
• Thông báo tuyển dụng: soạn các thông báo tuyển dụng và lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp để triển khai 
• Thu nhận và chọn lọc hồ sơ: lựa chọn hồ sơ phù hợp với vị trị công việc và lên kế hoạch phỏng vấn
• Phỏng vấn sơ bộ: hẹn lịch với những hồ sơ được chọn và tiếp tục loại trừ các hồ sơ không đạt yêu cầu
• Kiểm tra: kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua những bài test(tùy vào yêu cầu vị trí tuyển dụng)
• Phỏng vấn tuyển chọn: khai thác thêm những thông tin về ứng viên và thương lượng về lương, chế độ công ty
• Tập sự thử việc: ứng viên thử việc để nhà tuyển dụng đánh giá có đáp ứng yêu cầu của vị trí tuyển dụng hay không. 
• Quyết định tuyển dụng: Nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp, tiến hành ký hợp đồng.

Bước 3: Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp 

Mỗi doanh nghiệp đều muốn hướng nhân sự của mình đến những giá trị cốt lõi của mình. Mỗi cá nhân sẽ là một phần quan trọng góp phần đi đến mục tiêu và nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp tích cực đáp ứng yêu cầu quy trình quản lý nhân sự hiệu quả cần thực hiện những bước sau

• Xác định mục tiêu, quan điểm, định hướng hoạt động kinh doanh 
• Soạn thảo và xây dựng các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp thông qua thống nhất bộ quy tắc ứng xử cho nhân viên thuộc doanh nghiệp gồm quy định, quy chế, tầm nhìn, sứ mệnh, khẩu hiệu, giá trị cốt lõi, đội ngũ nhân sự, triết lý kinh doanh. 
• Đánh giá quy trình thực hiện văn hóa của doanh nghiệp 
• Củng cố, điều chỉnh cho phù hợp các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp.  

Bước 4: Thiết lập chế độ đãi ngộ và phúc lợi phù hợp

Chế độ đãi ngộ và phúc lợi chính là yếu tố để giữ chân nhân sự, vì vậy mà doanh nghiệp cần đảm bảo được các nhóm quyền lợi của nhân viên. Các lợi ích bao gồm:

• Thời gian làm việc hợp lý và đúng quy định
• Chế độ nghỉ phép đảm bảo được sức khỏe của nhân sự 
• Mức lương hợp lý cùng những chính sách tính lương thưởng rõ ràng
• Chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định cụ thể của nhà nước
• Chăm sóc và thăm khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên
• Tổ chức du lịch, sự kiện hàng năm 
• Quà tặng, khen thưởng theo thành tích của từng nhân viên

Bước 5: Quản lý mục tiêu và hiệu suất

Một quá trình quản lý hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các mục tiêu tổng thể chung và mục tiêu riêng cho từng bộ phận, cá nhân mà doanh nghiệp hướng đến. Sau thời gian nhất định cần đánh giá kết quả công việc và hiệu suất của nhân viên. Những nhân viên hoàn thành xuất sắc sẽ có những chế độ khen thưởng, khích lệ phù hợp. Ngược lại những nhân viên chưa đạt sẽ cần được quản lý và theo dõi để đưa ra phương án phù hợp giúp nhân viên cải thiện, hoặc chấm dứt hợp đồng. 

Bước 6: Chế độ thưởng phạt 

Để doanh nghiệp luôn đảm bảo được sự công bằng trong tổ chức và giúp nhân viên duy trì được tinh thần làm việc tốt, doanh nghiệp cần có một khung năng lực ứng với từng vị trí, chế độ thưởng phạt rõ ràng. Dựa vào đó mà các nhân viên, bộ phận, phòng ban sẽ có động lực lao động, cống hiến, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Một chế độ tốt góp phần ổn định tình hình tổ chức, hơn nữa là tránh những tranh luận không đáng có. 

Bước 7: Kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn lực 

Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện nay cơ bản là sự cạnh tranh về chất lượng nguồn nhân lực. Đầu tư vào phát triển nguồn nhân sự là một chiến lược đầu tư lâu dài và bền vững. Doanh nghiệp thực hiện tốt hoạt động này cần có quy trình gồm: 

• Xác định nhu cầu đào tạo: tùy vào mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp mà có những nhu cầu đào tạo phù hợp. Có nhiều cách để tiếp cận nhu cầu đào tạo bằng nhiêu cách khác nhau như phỏng vấn, báo cáo công việc, phiếu điều tra,..
• Xây dựng chương trình đào tạo: là việc xây dựng lộ trình thăng tiến cho từng vị trí, từng nhân viên theo chương trình đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. Đặc biệt phải đảm bảo đầy đủ những yếu tố giúp quá trình đào tạo diễn ra thuận lợi, thành công. 
• Thực hiện đào tạo: mục tiêu của thực hiện đào tạo là thay đổi, nâng cao kiến thức, kỹ năng, hành vi, thái độ của nhân sự. Với mục tiêu và mức độ đào tạo khác nhau sẽ có những phương pháp phù hợp khác nhau. 
• Đánh giá chương trình đào tạo: đây là bước quan trọng nhằm đánh giá kết quả chương trình đào tạo sau khi triển khai như phản ứng, thái độ nhân viên, kết quả học tập, cách áp dụng vào công việc,...  

Bước 8: Thực hiện báo cáo 

Bộ phận quản lý nhân sự cần có trách nhiệm tổng kết dữ liệu, làm các báo cáo quản lý nhân sự theo từng giai đoạn cụ thể cho quản lý hoặc lãnh đạo. Đây cũng là lúc doanh nghiệp tối ưu các công cụ và giải pháp quản lý đang áp dụng, để có sự thay đổi và cải tiến trong thời gian sắp tới. Từ những bản báo cáo cụ thể mà nhà lãnh đạo sẽ nắm bắt được tình hình quản lý nhân sự tổng quát và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Bước 9: Định hình lại cơ cấu nhân sự

Dựa trên dữ liệu tổng thể, bộ phận quản lý và lãnh đạo sẽ tiến hành tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thể quyết định giữ nguyên cơ cấu tổ chức hoặc đưa ra các chiến lược cụ thể để đáp ứng nhu cầu ngày càng biến động của thị trường. Đây cũng là hoạt động cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để có chiến lược tái định hình cơ cấu nhân sự  hiệu quả nhất.

Một số lưu ý khi xây dựng quy trình quản lý nhân sự 

Hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp 

Bộ phận quản lý nhân sự cần đảm bảo rằng quy trình quản lý nhân lực được phát triển sẽ phản ánh cụ thể, rõ ràng mục tiêu và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Đặc biệt quy trình quản lý cần tương thích và hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Tập trung vào công bằng và minh bạch

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự mà mọi quyết định và hành động được thực hiện một cách công bằng và minh bạch giúp doanh nghiệp có một môi trường làm việc công bằng. Điều này giúp hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có.  

Luôn có sự cập nhật và đổi mới

Quy trình quản lý nhân lực cần được cập nhật và đổi mới liên tục để đáp ứng các thay đổi của môi trường làm việc cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ như sự cập nhật về chính sách đãi ngộ và tiền lương theo thời gian. 

Luôn lắng nghe phản hồi nhân sự 

Doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp lắng nghe ý kiến, phản hồi của nhân sự mình. Những ý kiến, phản hồi của nhân sự sẽ là những viên gạch để xây nên một doanh nghiệp vững mạnh. Thường xuyên tiếp nhận những ý kiến, phản hồi của nhân sự giúp cho quy trình quản lý nhân sự được hoàn thiện và hiệu quả hơn. 

Như vậy, bài viết đã đưa ra cho bạn những thông tin chi tiết về quy trình quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự quả không phải là một công việc đơn giản, đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và chuyên môn của nhà quản lý. Hy vọng bài viết giúp bạn có thêm góc nhìn sâu và rõ hơn về quy trình. Cuối cùng hãy truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những kiến thức hấp dẫn nhé!