Cách viết bài PR chuẩn cho doanh nghiệp bạn cần biết

Khi mua sắm trực tuyến chiếm tỷ trọng doanh thu dẫn đầu thị trường, các bài viết PR trở thành liên kết bền vững giữa khách hàng và doanh nghiệp. Bằng cách bỏ xa những hạn chế của thông điệp quảng cáo, ngôn ngữ sử dụng trong các bài PR gợi lên cảm xúc sâu sắc và tạo ấn tượng tích cực cho người đọc. 

Cùng Bizfly tìm hiểu quy trình và cách viết bài PR chuẩn đang được “thợ viết” lựa chọn phổ biến hiện nay theo bài viết sau. 

Xác định mục đích viết bài PR 

Không cần xác định mục tiêu quá phức tạp. Thay vào đó, bạn có thể đặt câu hỏi đơn giản: “Kết quả mà tôi mong muốn đạt được từ bài PR này là gì?

Thông thường, bài PR sẽ hướng đến các giá trị cơ bản sau: 

• Push sales: Định hướng thông tin nêu lợi ích, giá trị sản phẩm.dịch vụ.
• Tăng độ nhận diện thương hiệu: Xây dựng câu chuyện, giá trị cốt lõi và sứ mệnh của thương hiệu.
• Xử lý khủng hoảng: Nội dung thể hiện sự thành tâm và cam kết của doanh nghiệp trong việc khắc phục hậu quả.

Dựa vào mục tiêu, bạn có thể tập trung tạo luồng nội dung kích thích cảm xúc khó thổ lộ của đối tượng mục tiêu.

Nên lựa chọn mục tiêu có thể đo lường hiệu quả, bạn có thể cân nhắc sử dụng các chỉ số như số lượng bài viết, số lượng người tiếp cận thông qua bài viết và số lượng khách tham dự được thu hút qua PR.

Lên ý tưởng cho bài PR

Dưới đây là một số ý tưởng cho chủ đề PR có khả năng thu hút sự quan tâm đông đảo người đọc: 

• Câu chuyện thành công của khách hàng: Chia sẻ câu chuyện tích cực từ khách hàng đã sử dụng sản phẩm, cách họ có thể cải thiện được vấn đề cá nhân. 
• Tin tức ngành: Viết về các xu hướng, sự kiện hoặc thay đổi trong ngành liên quan đến sản phẩm.
• Nghiên cứu hoặc báo cáo mới: Các nghiên cứu, báo cáo mới về lĩnh vực mà khách hàng quan tâm, có tính liên quan đến sản phẩm.
• Sứ mệnh và giá trị cốt lõi: Tạo nội dung PR thể hiện tinh thần tích cực, chia sẻ về sứ mệnh, giá trị cốt lõi và cam kết xã hội của doanh nghiệp.

Xác định đối tượng truyền thông 

Đối tượng truyền thông thường bị nhầm lẫn với người tiêu dùng, nhưng thực tế đó là hai khái niệm khác nhau. Ví dụ dưới đây sẽ chỉ cho bạn thấy sự khác biệt.

Sản phẩm: Sữa dinh dưỡng cho người già.

• Khách hàng: Những người trong độ tuổi trưởng thành, có bố mẹ cao tuổi.
• Người tiêu dùng: Người già cần sự chăm sóc dinh dưỡng đặc biệt.

Vậy đối tượng truyền thông là con cái của họ. Quy trình viết bài PR thường gặp khó khăn ở giai đoạn này, nắm bắt nhóm người dùng lý tưởng sẵn sàng tiếp nhận thông điệp truyền thông theo những câu hỏi dưới đây sẽ tăng cường hiệu quả thực hiện. 

• Người sử dụng trực tiếp sản phẩm là ai?
• Đối tượng mục tiêu truyền thông của sản phẩm này là ai?
• Những khó khăn mà người dùng đang gặp phải là gì?
• Đối tượng truyền thông thường xuyên sử dụng nền tảng nào?
• Thông điệp mà đối tượng mong muốn nhận được là gì?

Đánh giá bài viết PR của đối thủ 

Nội dung có nguy cơ bị ngó lơ và bấm thoát khi không mang lại giá trị cho người đọc hoặc trùng lặp với thông tin khác. Để xây dựng và củng cố thông điệp PR độc quyền, bạn cần đánh giá bài viết  đối thủ. Dưới đây là một số câu hỏi giúp bạn đánh giá hiệu quả:

• Những bài PR đã được thực hiện trên thị trường?
• Chủ đề và thông điệp của bài PR đó là gì?
• Phản ứng của khách hàng, người đọc với bài PR như thế nào?
• Chất lượng bài PR đạt bao nhiêu lượt đề cập, tương tác? (đo lường bởi công cụ social listening)

Nội dung PR phản ánh chiến lược truyền thông và đối tượng khách hàng mà đối thủ đang cố gắng chinh phục. Đánh giá bài PR của đối thủ cũng là cách bạn học hỏi, tận dụng kết quả đánh giá sở thích của độc giả.

Quyết định thông điệp truyền thông cốt lõi 

Nếu báo chí cung cấp tin tức nóng hổi cho độc giả, thì bài viết PR đòi hỏi nhiều hơn thế. Nó phải đảm bảo khả năng lan truyền như một bài báo, khả năng biểu đạt giàu cảm xúc của một bài văn, đồng thời thỏa mãn xuất sắc thông điệp truyền thông cốt lõi của sản phẩm và thương hiệu. 

“Linh hồn” của bài viết PR được xác định dựa trên điểm mạnh, giá trị đặc biệt của sản phẩm, có tính hấp dẫn cao. Sau đó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu từng nhóm khách hàng. 

Làm rõ mục đích định hướng nhận thức người đọc

Tư duy truyền thông hiện nay thường đặt mục tiêu cuối cùng của bài PR là tạo ra ấn tượng tích cực và truyền đạt thông điệp thúc đẩy hành động từ phía người đọc. Tuy nhiên, để nâng cao tính rõ ràng, người viết cần đặt ra câu hỏi: "Sau khi đọc bài PR, khách hàng sẽ phản ứng như thế nào? Đây chính là cách giúp bạn tìm ra cách viết định hướng nhận thức người đọc nhanh nhất. 

Xây dựng dàn ý bài PR

Để đảm bảo khuôn khổ cho nội dung PR, việc xây dựng dàn ý được thực hiện bằng cách tổng hợp và chắt lọc thông tin những bước trên. Bao gồm: 

• Mở đầu: Đặt vấn đề, nêu lợi ích, cập nhật thông tin sơ lược về sản phẩm. 
• Thân bài: Mô tả chi tiết sản phẩm và lợi ích, giá trị
• Kết bài: Thể hiện cam kết và ưu đãi. 

Từ đó, rút ngắn thời gian viết bài, duy trì logic nội dung PR, giúp nó dễ tiếp cận hơn đối với độc giả.

Viết bài PR hoàn chỉnh 

Chúng tôi không khuyến khích bạn đi quá sâu vào các công thức viết bài PR, vì điều này có thể hạn chế khả năng sáng tạo trong cách tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, để bắt đầu một cách đơn giản và chuyên nghiệp, bạn cần “bỏ túi” ba công thức viết cơ bản sau đây:

Công thức 1: Công thức PAS

Công thức PAS là viết tắt của Problem, Agitate, Solve. Chi tiết: 

• Problem (Vấn đề): Bắt đầu bằng cách nhấn mạnh vào vấn đề mà đối tượng đang đối mặt. Đây là cái cớ tạo ra liên kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, thu hút sự chú ý bằng khả năng đồng cảm và thấu hiểu tinh tế.
• Agitate (Kích thích): Khai thác chi tiết vấn đề bằng cách mô tả các tác động tiêu cực hoặc hậu quả của nó. Tạo cảm giác cảm động hoặc lo lắng, khích lệ độc giả tìm giải pháp ngay lập tức.
• Solve (Giải quyết): Cuối cùng, giới thiệu giải pháp của bạn là cách để giải quyết vấn đề đó. 

Công thức 2: Công thức 3S

Tương tự như PAS, công thức cũng được tạo thành từ ba yếu tố star, story, solution. Nhưng mang điểm khác biệt ở cách đặt vấn đề cho bài viết. 

• Star (Ngôi sao): Phần này nhấn mạnh vào điểm nổi bật, điểm mạnh của sản phẩm hoặc một đối tượng nào đó. Bạn cần tập trung vào những đặc điểm độc đáo và ưu điểm của vấn đề mà bạn muốn PR.
• Story (Câu chuyện): Tạo ra câu chuyện, bối cảnh để minh họa vấn đề “ngôi sao” cần giải quyết (nên là vấn đề phổ biến hoặc có tính đặc biệt độc đáo). Câu chuyện này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách sản phẩm/dịch vụ có thể giải quyết vấn đề của họ.
• Solution (Giải pháp): Cuối cùng, bạn giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình như một giải pháp cho vấn đề được đề cập trong phần câu chuyện. Bạn cần làm rõ làm thế nào sản phẩm/dịch vụ của bạn có thể giải quyết vấn đề và mang lại lợi ích cho khách hàng.

Công thức 3: Công thức strings

Công thức strings thường xuất hiện ở dạng bài review sản phẩm theo dạng danh sách. Người viết cùng lúc PR cho nhiều sản phẩm khác nhau. Cung cấp nội dung tổng hợp cho người đọc của mình. 

Hiện nay công thức này được sử dụng phổ biến trong kịch bản video của influencer, báo chí. 

Chỉnh sửa và hoàn thiện 

Sau khi xây dựng bài viết PR cũng là lúc bạn thực hiện chỉnh sửa và hoàn thiện. Trong quá trình viết bài, bạn có thể bị mắc kẹt trong mạch nội dung và không nhận ra những lỗi nhỏ trong bài viết của mình.

Dựa trên kinh nghiệm, chúng tôi khuyên rằng bạn nên cân nhắc nhờ người khác đọc bài và đưa ra đánh giá. Những góp ý này có thể cung cấp góc nhìn mới về ngữ pháp, cấu trúc câu và các điều chỉnh chi tiết khác, từ đó làm cho bài viết PR có những câu chữ sắc sảo hơn. 

Bizfly mong rằng bài viết hướng dẫn cách viết bài PR chi tiết này sẽ giúp bạn giải phóng tiềm năng tăng trưởng, mạnh mẽ vượt qua những khó khăn trong thị trường, đạt được mục tiêu doanh số rực rỡ một cách nhanh chóng.