Chưa thể xử lý data tập trung, bộ ba giải pháp của Bizfly đã giúp Educap chuyên nghiệp hóa hệ thống lưu trữ dữ liệu

Educap là công ty kinh doanh về giáo dục với sản phẩm chính là các khóa học tiếng anh hướng tới đối tượng là giáo viên nhằm tạo ra công việc cũng như nâng cao trình độ cho học viên. Dù đã áp dụng những phần mềm chuyển đổi số vào hoạt động kinh doanh, song luồng xử lý data của doanh nghiệp vẫn không được tập trung. Nắm bắt được nỗi đau này,  Bizfly đã kịp thời tư vấn và đưa ra cho khách hàng bộ 3 giải pháp phù hợp: BizCRM, BizChat, BizMail. 

Bối cảnh vấn đề

Được thành lập từ năm 1996, Educap - một công ty giáo dục với sứ mệnh lan tỏa kiến thức, đem lại giá trị cho cộng đồng với gần 30 năm chinh chiến đã sở hữu một lượng lớn những khách hàng quan tâm và gắn bó lâu dài với thương hiệu. Thế nhưng, quy mô dữ liệu vẫn không phải là tất cả. Sở hữu lượng data khổng lồ nhưng Educap lại gặp phải một vấn đề nhức nhối và dai dẳng đó là luồng xử lý data rời rạc, khiến cho thao tác xử lý mất nhiều thời gian và không có tính hiệu quả. Mặc dù đã manh nha chuyển đổi số từ sớm, công ty  đã sử dụng các giải pháp của một số công ty, song các phần mềm từng sử dụng trước đó không thể giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa được kho data khổng lồ mà mình đang sở hữu. 

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc quản lý tập trung và hợp nhất dữ liệu, Educap hiểu rằng mình cần lưu trữ data một cách chuyên nghiệp hơn. Để tìm được một giải pháp có khả năng đấu nối kho dữ liệu hiện có và hợp nhất vào một công cụ quản lý tập trung thì các phần mềm cũ không còn đáp ứng được nhu cầu đó. 

Tư vấn triển khai

Sau khi lắng nghe bài toán đặt ra từ Educap, Bizfly đã tiến hành nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình vận hành data hiện nay của doanh nghiệp. Nhận thấy hoạt động này đang tồn tại nhiều bất cập, Bizfly đã kịp thời tư vấn cho Educap cách thức chuẩn hóa lại hệ thống dữ liệu và xây dựng các quy trình bao gồm:

• Các trường thông tin cần lưu trữ trên hệ thống, phân loại các tệp khách hàng
• Quy trình vận hành chăm sóc với khách hàng trước, trong và sau bán
• Quy trình vận hành giữa các bộ phận
• Quy trình kết nối dữ liệu giữa các phần mềm: CRM, Chat, Email
• Quy trình phân chia data
• Sơ đồ cấu hình Dự án

Áp dụng bộ ba giải pháp BizCRM, BizChat, BizMail để quản lý data tập trung

Để dự án được thực thi, đội ngũ chuyên gia của Bizfly đã làm việc trực tiếp với bộ phận Sale, Chăm sóc khách hàng và Đào tạo để đưa ra được các quy trình vận hành. Cụ thể:

• Thiết lập cấu trúc dữ liệu trên hệ thống CRM để quản lý khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, thanh toán, lớp học
• Thiết lập để đổ data từ BizChat, tổng đài về CRM, lưu trữ, xử lý và thực hiện việc chăm sóc khách hàng trên từng điểm chạm
• Setup các rule automation chia sale, cập nhật thanh toán, đơn hàng, nhắc nhở chăm sóc
• Xây dựng hệ thống báo cáo thống kê giúp sàng lọc và nắm bắt thông tin hiệu quả hơn

Để bộ ba giải pháp BizCRM, BizChat và Bizmail có thể tích hợp nhanh nhất vào hệ thống dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp, hệ thống sẽ được vận hành theo một hệ thống từ Marketing, Sales, Đào tạo đến Kế toán. 

• Bộ phận marketing có công cụ BizChat giúp cho việc xử lý hội thoại khách hàng từ fanpage, zalo OA, website dễ dàng hơn. Ngoài ra, với những data tiềm năng được đồng bộ sang CRM, bộ phận marketing có thể follow được data khách hàng cùng với sale để đánh giá được độ hiệu quả của data cũng như hướng tới các chiến dịch remarketing phù hợp
• Bộ phận sale được chia data tự động tại CRM, dễ dàng quản lý data với cấu trúc dữ liệu thông thoáng, mạch lạc
• Bộ phận đào tạo có thể theo dõi được các thông tin học viên đăng ký và phân chia theo từng lớp học để quản lý
• Bộ phận kế toán có thể theo dõi được tình trạng thanh toán của các đơn hàng do sale chốt được
• Sau khi đã áp dụng quy trình, các bộ phận vận hành nhịp nhàng, nâng cao hiệu suất của nhân viên 

Các nên tảng: CRM, BizChat, BizMail có tính liền mạch kết nối, tạo ra 1 chu trình chăm sóc khách hàng trên mọi điểm chạm, vô cùng hiệu quả và tối ưu. Nhờ có công cụ Automation của Bizfly đã giúp cho các thao tác với dữ liệu của các bộ phận được tối giản hơn, trở thành trợ thủ đắc lực cho Educap trong việc follow, chăm sóc khách hàng thường xuyên và liên tục.