Email tự động là gì? Hướng dẫn các bước triển khai tự động hóa email

Email tự động được sử dụng phổ biến trong xã hội hiện đại, khi có nhu cầu gửi thư điện tử hàng loạt với nội dung giống nhau cho nhiều người cùng lúc. Cách gửi thư này hiện đang được ứng dụng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là mảng marketing online.

Được sử dụng rộng rãi là vậy, song không phải ai cũng biết cách triển khai công cụ này sao cho hiệu quả. Với mục tiêu giúp người đọc hiểu rõ hơn về email tự động, lợi ích cũng như cách sử dụng công cụ này, Bizfly cung cấp những thông tin chi tiết về nó trong bài viết sau.

Email tự động là gì?

Email tự động được định nghĩa là những thư điện tử được tạo lập sẵn để trả lời khách hàng tự động. Các email này sẽ được gửi đi khi khách hàng có một hành động cụ thể nào đó trên website hoặc các kênh được kết nối với hộp thư.  Loại hình này ra đời nhằm phục vụ nhu cầu gửi thư hàng loạt - điều mà hình thức gửi thư truyền thống không thể đáp ứng. Các email tự động có thể gửi hàng trăm, hàng ngàn thư điện tử chỉ trong một thời gian rất ngắn.

Nội dung email tự động được thiết lập sẵn có thể là chào mừng - dành cho khách hàng mới; giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, tri ân khuyến mãi - cho khách hàng lâu năm,... Email được thiết lập, cài đặt nội dung, hình thức, thời gian gửi,... khác nhau tùy theo nhóm khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp.

Email tự động là gì?

Lợi ích khi thực hiện email tự động

Email tự động mang lại nhiều trải nghiệm tuyệt vời. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời giúp hiệu suất làm việc tăng lên mạnh mẽ. Những lợi ích đó được đề cập cụ thể phía dưới đây.

Cải thiện năng suất nhân viên

Gửi email thủ công tốn rất nhiều thời gian, công sức mà năng suất lại không bằng gửi email tự động. Loại hình gửi thư mới này giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất nhân viên bởi họ không cần mất thời gian gửi email hàng loạt. 

Gia tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng

Email tự động hỗ trợ tương tác với khách hàng dựa trên các kịch bản có sẵn. Phần mềm này được cài đặt tự động phân tích hành vi khách hàng và lựa chọn mẫu, chỉnh sửa thông tin và nội dung phù hợp để gửi email tương tác. Hệ thống có thể tương tác với khách hàng bằng cách giới thiệu các sản phẩm mới, gửi tin về chương trình tri ân, khuyến mãi, tặng voucher,...

Mở rộng chiến lược tiếp thị

Email tự động mang đến khả năng tiếp cận khách hàng vô hạn. Chỉ cần họ đăng ký danh sách nhận email, hệ thống sẽ tự động tương tác với họ. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể mở rộng chiến lược tiếp thị đến nhiều đối tượng hơn, đồng thời việc chăm sóc khách hàng cũng được tiến hành hiệu quả hơn.

Lợi ích khi thực hiện email tự động

Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng

Theo nghiên cứu marketing cho biết trên 90% khách hàng bị thu hút bởi những email mang tính cá nhân hóa bởi nó khiến họ cảm thấy được coi trọng. Họ thường có khuynh hướng trả lời hoặc tiến hành các chuyển đổi sau khi nhận được những email này. Đây cũng là nguyên nhân khiến email tự động được sử dụng nhiều trong email marketing.

>> Tìm hiểu về Email Marketing và hướng dẫn cách làm email marketing hiệu quả

Các bước triển khai email tự động

Để triển khai một email tự động, bạn cần tiến hành theo 4 bước cơ bản như sau.

• Bước 1: Xác định mục tiêu: Đầu tiên, hãy xác định mình cần gì khi triển khai email tự động. Điều này mang tính quyết định đến việc xây dựng nội dung, kịch bản, số lượng và kế hoạch gửi email một cách chi tiết, phù hợp.
• Bước 2: Thu thập dữ liệu: Bước thứ 2 trong việc triển khai email tự động là thu thập dữ liệu về khách hàng. Điều này giúp bạn có được dữ liệu để gửi email chào mừng, chúc mừng, giới thiệu sản phẩm,... mang tính cá nhân hóa cao. 
• Bước 3: Tạo Email tự động: Sau khi xác định mục tiêu, có được data khách hàng, điều bạn cần làm là tạo email tự động. Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tạo lập email tự động mà doanh nghiệp có thể sử dụng, song để có được những email chuyên nghiệp nhất, bạn nên tìm đến các nhà cung cấp uy tín.
• Bước 4: Đo lường kết quả: Sau khi đã sở hữu email tự động, điều bạn cần làm là đo lường kết quả bằng cách theo dõi những kết quả thống kê mà hệ thống cập nhật. Nếu phát hiện hiệu suất công việc không như ý, tương tác với khách hàng không như mong đợi, bạn có thể xem xét chỉnh sửa nội dung, tần suất gửi email

Các bước triển khai email tự động

Cách làm email tự động hiệu quả

Để giữ tương tác với khách hàng, đồng thời tăng chuyển đổi từ những tương tác này, email tự động cần được cải tiến, thay đổi nội dung liên tục cho phù hợp với từng thời điểm, đối tượng. Để làm được điều đó, bạn cần thực hiện công việc sau đây.

• Thu thập thông tin từ câu trả lời của khách hàng: Thông tin có được qua các câu trả lời từ phía khách hàng phản ánh đúng nhất nhu cầu, thị hiếu của họ trong thời điểm hiện tại. Chúng có vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch, định hướng nội dung, kịch bản cho email cũng như chiến lược marketing sau này. 
• Đưa ra các chiến dịch giảm giá: Đưa ra thông tin về các chiến dịch giảm giá là một trong những biện pháp vô cùng hữu hiệu để làm email tự động hiệu quả. Gửi phiếu giảm giá, mã miễn phí vận chuyển, mã khuyến mãi,... qua email tự động có thể tăng tỉ lệ mua hàng đáng kể. Tuy nhiên, đừng lạm dụng chiến dịch giảm giá, tránh trường hợp khi không có mã giảm giá thì khách hàng lập tức chọn sản phẩm của các đối thủ. 
• Tạo chiến dịch nhỏ giọt: Phần lớn khách hàng thường tương tác với doanh nghiệp nhiều lần trước khi quyết định mua một sản phẩm. Vậy nên, để chuyển đổi đối tượng này, tạo các chiến dịch nhỏ giọt để tương tác thường xuyên, liên tục là điều cần thiết. Nó sẽ nhắc nhở khách hàng về doanh nghiệp cũng như các sản phẩm doanh nghiệp cung cấp. 

Email tự động mang lại rất nhiều tiện ích, hỗ trợ tối đa cho các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt trong các chiến dịch email marketing. Với các thông tin về vai trò, cách triển khai cũng như sử dụng email tự động hiệu quả ở trên, mong rằng bạn sẽ có những trải nghiệm đỉnh cao với công nghệ này.

>> Xem thêm: Cách gửi Email tự động hiệu quả theo hành vi khách hàng