Email tự động là gì? Hướng dẫn các bước triển khai tự động hóa email

Email tự động được sử dụng phổ biến trong xã hội hiện đại, khi có nhu cầu gửi thư điện tử hàng loạt với nội dung giống nhau cho nhiều người cùng lúc. Cách gửi thư này hiện đang được ứng dụng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là mảng marketing online.

Được sử dụng rộng rãi là vậy, song không phải ai cũng biết cách triển khai công cụ này sao cho hiệu quả. Với mục tiêu giúp người đọc hiểu rõ hơn về email tự động, lợi ích cũng như cách sử dụng công cụ này, Bizfly cung cấp những thông tin chi tiết về nó trong bài viết sau.

Email tự động là gì?

Email tự động hay Email Automation được định nghĩa là những thư điện tử được tạo lập sẵn để trả lời khách hàng tự động. Các email này sẽ được gửi đi khi khách hàng có một hành động cụ thể nào đó trên website hoặc các kênh được kết nối với hộp thư.  Loại hình này ra đời nhằm phục vụ nhu cầu gửi thư hàng loạt - điều mà hình thức gửi thư truyền thống không thể đáp ứng. Các email tự động có thể gửi hàng trăm, hàng ngàn thư điện tử chỉ trong một thời gian rất ngắn.

Nội dung email tự động được thiết lập sẵn có thể là chào mừng - dành cho khách hàng mới; giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng, tri ân khuyến mãi - cho khách hàng lâu năm,... Email được thiết lập, cài đặt nội dung, hình thức, thời gian gửi,... khác nhau tùy theo nhóm khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp.

Lợi ích khi thực hiện email tự động

Email tự động mang lại nhiều trải nghiệm tuyệt vời. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời giúp hiệu suất làm việc tăng lên mạnh mẽ. Những lợi ích đó được đề cập cụ thể phía dưới đây.

Cải thiện năng suất nhân viên

Gửi email thủ công tốn rất nhiều thời gian, công sức mà năng suất lại không bằng gửi email tự động. Loại hình gửi thư mới này giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất nhân viên bởi họ không cần mất thời gian gửi email hàng loạt. 

Gia tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng

Email tự động hỗ trợ tương tác với khách hàng dựa trên các kịch bản có sẵn. Phần mềm này được cài đặt tự động phân tích hành vi khách hàng và lựa chọn mẫu, chỉnh sửa thông tin và nội dung phù hợp để gửi email tương tác.

Hệ thống có thể tương tác với khách hàng bằng cách giới thiệu các sản phẩm mới, gửi tin về chương trình tri ân, khuyến mãi, tặng voucher,...

Mở rộng chiến lược tiếp thị

Email tự động mang đến khả năng tiếp cận khách hàng vô hạn. Chỉ cần họ đăng ký danh sách nhận email, hệ thống sẽ tự động tương tác với họ. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể mở rộng chiến lược tiếp thị đến nhiều đối tượng hơn, đồng thời việc chăm sóc khách hàng cũng được tiến hành hiệu quả hơn.

Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng

Theo nghiên cứu marketing cho biết trên 90% khách hàng bị thu hút bởi những email mang tính cá nhân hóa bởi nó khiến họ cảm thấy được coi trọng. Họ thường có khuynh hướng trả lời hoặc tiến hành các chuyển đổi sau khi nhận được những email này. Đây cũng là nguyên nhân khiến email tự động được sử dụng nhiều trong email marketing.

Các bước triển khai email tự động

Để triển khai một email tự động, bạn cần tiến hành theo 4 bước cơ bản như sau.

• Bước 1: Xác định mục tiêu

Đầu tiên, hãy xác định mình cần gì khi triển khai email tự động. Điều này mang tính quyết định đến việc xây dựng nội dung, kịch bản, số lượng và kế hoạch gửi email một cách chi tiết, phù hợp.

• Bước 2: Thu thập dữ liệu

Bước thứ 2 trong việc triển khai email tự động là thu thập dữ liệu về khách hàng. Điều này giúp bạn có được dữ liệu để gửi email chào mừng, chúc mừng, giới thiệu sản phẩm,... mang tính cá nhân hóa cao. 

• Bước 3: Tạo Email tự động

Sau khi xác định mục tiêu, có được data khách hàng, điều bạn cần làm là tạo email tự động. Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tạo lập email tự động mà doanh nghiệp có thể sử dụng, song để có được những email chuyên nghiệp nhất, bạn nên tìm đến các nhà cung cấp uy tín.

• Bước 4: Đo lường kết quả

Sau khi đã sở hữu email tự động, điều bạn cần làm là đo lường kết quả bằng cách theo dõi những kết quả thống kê mà hệ thống cập nhật. Nếu phát hiện hiệu suất công việc không như ý, tương tác với khách hàng không như mong đợi, bạn có thể xem xét chỉnh sửa nội dung, tần suất gửi email.

Cách làm email automation hiệu quả

Để giữ tương tác với khách hàng, đồng thời tăng chuyển đổi từ những tương tác này, email tự động cần được cải tiến, thay đổi nội dung liên tục cho phù hợp với từng thời điểm, đối tượng. Để làm được điều đó, bạn cần thực hiện công việc sau đây.

Bước 1: Thu thập thông tin từ phản hồi của khách hàng

• Tận dụng các mẫu email đầu tiên để đặt câu hỏi hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin thêm về nhu cầu, sở thích.
• Sử dụng các công cụ khảo sát ngắn hoặc form điền nhanh trong email, tập trung vào những câu hỏi giúp hiểu rõ hơn về hành vi và mong muốn của khách hàng.
• Kết hợp với các dữ liệu sẵn có từ CRM để hoàn thiện profile khách hàng 360 độ, từ đó thiết lập các kịch bản email tự động phù hợp hơn với từng đối tượng.

Bước 2: Đưa ra các chiến dịch giảm giá cá nhân hóa

• Đối với khách hàng mới hoặc khách hàng tiềm năng đã bày tỏ quan tâm đến sản phẩm, tạo các email với ưu đãi chào mừng hoặc khuyến mãi dành riêng cho họ.
• Thiết lập các trigger cho phép gửi email giảm giá sau khi khách hàng đã có hành động quan tâm như xem sản phẩm hoặc bỏ sản phẩm vào giỏ hàng nhưng chưa hoàn tất giao dịch.

Bước 3: Tạo các chiến dịch nhỏ giọt (drip campaign)

• Chuẩn bị các chuỗi email nhỏ giọt theo từng giai đoạn hành trình khách hàng, từ email giới thiệu đến hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc cập nhật nội dung hữu ích.
• Sắp xếp các email theo thời gian hoặc hành vi khách hàng, đảm bảo từng email tiếp nối logic và giúp khách hàng hiểu rõ giá trị sản phẩm mà không cảm thấy bị làm phiền.
• Có thể kết hợp nhắc nhở về các lợi ích của sản phẩm và khuyến khích khách hàng dùng thử các tính năng mới hoặc cao cấp hơn.

Bước 4: Tối ưu hóa nội dung và thời gian gửi

• Kiểm tra và tối ưu hóa các nội dung email sao cho ngắn gọn, hấp dẫn và cá nhân hóa đến mức có thể.
• Theo dõi và phân tích hiệu suất của từng email để xác định thời điểm gửi tốt nhất, từ đó điều chỉnh tần suất gửi và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Bước 5: Theo dõi và cải tiến

• Liên tục theo dõi các chỉ số quan trọng (tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi) để đánh giá hiệu quả của chiến dịch và thực hiện A/B testing nếu cần thiết.
• Sử dụng các feedback của khách hàng từ email trước đó để cải thiện nội dung hoặc cá nhân hóa thêm, nâng cao trải nghiệm khách hàng với từng email.

Về BizMail - Phần mềm gửi Email tự động, cá nhân hóa theo nhu cầu khách hàng

Phần mềm BizMail được vận hành bởi VCCorp giúp doanh nghiệp gửi email hàng loạt, tự động, tối ưu nhiều thời gian và nguồn lực mà vẫn đảm bảo tiếp cận được nhóm khách hàng mà doanh nghiệp đang nuôi dưỡng.

• Tự động hóa email: BizMail cho phép bạn thiết lập các kịch bản gửi email tự động, ví dụ như gửi email chào mừng khách hàng mới, email nhắc nhở đơn hàng, email chăm sóc khách hàng sau bán hàng...
• Gửi email theo điều kiện: Bạn có thể thiết lập các điều kiện về mở mail, click mail... tùy theo hành động của khách hàng để gửi những nội dung phù hợp nhất.

• Cá nhân hóa: Bạn có thể tùy chỉnh nội dung email, tiêu đề, hình ảnh để phù hợp với từng nhóm khách hàng khác nhau. Điều này giúp tăng tính cá nhân hóa và thu hút sự chú ý của người nhận.
• Phân tích dữ liệu: BizMail cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả của chiến dịch email, giúp bạn đánh giá tỷ lệ mở email, tỷ lệ click, tỷ lệ chuyển đổi... từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Ngoài ra, BizMail có ứng dụng AI trong soạn thảo nội dung, giúp bạn tạo ra những email chất lượng mà vẫn tiết kiệm được thời gian. Nếu quan tâm đến phần mềm bạn có thể để lại thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết hơn.

Tư vấn BizMail

Email tự động mang lại rất nhiều tiện ích, hỗ trợ tối đa cho các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt trong các chiến dịch email marketing. Với các thông tin về vai trò, cách triển khai cũng như sử dụng email tự động hiệu quả ở trên, mong rằng bạn sẽ có những trải nghiệm đỉnh cao với công nghệ này.

Xem thêm: Cách gửi Email tự động hiệu quả theo hành vi khách hàng