Bạn đã bao giờ muốn hủy quá trình gửi email trong Outlook hoặc Gmail chưa? Bạn nhấn nút gửi và sau đó liền nhận ra sai sót và muốn thu hồi ngay email? May mắn thay, cả Outlook và Gmail đều cung cấp tùy chọn thu hồi email, giúp bạn tránh khỏi những hiểu lầm và rủi ro tiềm ẩn. Trong bài viết này, Bizfly sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z các bước thu hồi email trên cả Outlook và Gmail nhé!

Cách thu hồi Email đã gửi trong Outlook

Thu hồi trên máy tính 

Bạn có thể dễ dàng làm theo các cách thu hồi email đã gửi trong Outlook trên máy tính. Để thực hiện điều này một cách chính xác, hãy tham khảo các bước chi tiết mà Bizfly cung cấp dưới đây.

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook và truy cập mục “Thư đã gửi”

Bạn mở Outlook trên máy tính. Tại giao diện chính, nhấp vào mục “Thư đã gửi” (Sent Items) ở góc dưới bên trái. Tiếp theo, mở Email bạn muốn thu hồi bằng cách nhấn đúp chuột.

Bước 2: Chọn “Thu hồi tin nhắn” trong thanh công cụ

Trong cửa sổ Email đã mở, tìm thanh công cụ phía trên và nhấp vào “Hành động” (Actions). Tại danh sách các tùy chọn, chọn “Thu hồi tin nhắn” (Recall This Message).

Bước 3: Lựa chọn tùy chỉnh thu hồi hoặc thay thế nội dung

Bạn sẽ được lựa chọn trong 2 phương án sau:

• Xóa bản chưa đọc (Delete unread copies).
• Xóa và thay thế bằng tin nhắn mới (Delete unread copies and replace).
  Chọn tùy chỉnh phù hợp rồi nhấn “OK”.

Bước 4: Hoàn thành và gửi lại Email (nếu cần)

Nếu bạn chọn thay thế nội dung, soạn Email mới trong giao diện hiện ra. Nhấn “Gửi” để hoàn tất quá trình thu hồi và gửi lại Email.

Thu hồi trên web

Ngoài cách thu hồi email đã gửi trên máy tính, bạn cũng có thể thực hiện việc này thông qua Outlook phiên bản web rất đơn giản. Cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập và truy cập thư mục "Thư đã gửi"

Mở Microsoft Outlook trên trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau khi vào giao diện chính, tìm và nhấp vào thư mục “Thư đã gửi” (Sent Items). Tại đây, chọn email bạn muốn thu hồi.

Bước 2: Chọn “Thu hồi tin nhắn” trong tùy chọn

Trong giao diện của email, nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (góc trên bên phải). Sau đó, chọn “Hành động nâng cao” và nhấp vào tùy chọn “Thu hồi tin nhắn” (Recall This Message).

Bước 3: Xác nhận thu hồi

Trang web sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu bạn xác nhận. Để thu hồi email thành công, hãy nhấn “OK” để hoàn tất quá trình này.

Bước 4: Nhận thông báo kết quả

Nếu thu hồi thành công, Outlook sẽ gửi thông báo xác nhận. Tuy nhiên, việc thu hồi phụ thuộc vào trạng thái email của người nhận (đã đọc hoặc chưa đọc).

Tuy nhiên bạn cần lưu ý rằng, so với việc thu hồi email đã gửi trên máy tính, quá trình thu hồi trong Outlook phiên bản web được thực hiện theo cách khác, nhưng cũng chỉ khả dụng trong một khoảng thời gian ngắn sau khi email được gửi đi.

Có thể thu hồi Email đã gửi trên Outlook bằng điện thoại không?

Hiện tại, chưa có cách thu hồi Email đã gửi trên điện thoại vì Outlook chưa hỗ trợ tính năng trên thiết bị này. Người dùng chỉ có thể thực hiện việc thu hồi email trong phiên bản Outlook trên máy tính hoặc trên web. Khi có bản cập nhật hoặc thông tin mới về tính năng này trên điện thoại, các nguồn thông tin uy tín sẽ cung cấp thêm chi tiết.

Cách thu hồi email đã gửi trong Gmail 

Thu hồi trên máy tính 

Gmail hỗ trợ tính năng "Hoàn tác gửi" giúp bạn thu hồi email ngay sau khi gửi. Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt tính năng Undo Send (Hoàn tác) trong Gmail. Hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở Gmail, nhấn vào biểu tượng "Cài đặt" (hình bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn "Xem tất cả tùy chọn cài đặt".

Bước 2: Trong mục "Hoàn tác gửi", chọn thời gian bạn có thể hoàn tác Email. Chỉ có các lựa chọn từ 5 đến 30 giây. Hãy chọn 30 giây nhé!

Bước 3: Nhấn vào tùy chọn "Lưu thay đổi" để hoàn thiện cài đặt.

Bước 4: Sau khi kích hoạt tính năng trên, khi gửi email bạn sẽ thấy thông báo "Đã gửi" cùng tùy chọn "Hoàn tác" ở góc dưới bên trái màn hình. Hãy nhấp vào "Hoàn tác" để dừng việc gửi email và quay lại giao diện chỉnh sửa.

Thu hồi trên điện thoại 

Gmail trên điện thoại cũng hỗ trợ tính năng "Hoàn tác gửi", tuy nhiên, bạn chỉ có thể thu hồi email ngay sau khi nhấn gửi. Bạn có thể làm theo những bước dưới đây:

Bước 1: Soạn thảo email như bình thường và nhấn vào nút "Gửi".

Bước 2: Sau khi gửi, thông báo "Đang gửi..." hoặc "Đã gửi" sẽ hiển thị dưới cùng màn hình kèm tùy chọn "Hoàn tác".

Bước 3: Nhấn vào "Hoàn tác" để dừng việc gửi email và quay lại giao diện chỉnh sửa.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng tùy chọn “Hoàn tác” chỉ hiện thị trong khoảng thời gian ngắn (5-30 giây), tùy theo cài đặt bạn đã chọn trước đó trong phiên bản web. Để đảm bảo tính năng hoạt động, bạn nên kiểm tra cài đặt “Hoàn tác gửi” trong Gmail trên máy tính trước.

Trường hợp nào không thể thu hồi email đã gửi

• Email đã được người nhận đọc

Tính năng thu hồi email không hoạt động nếu người nhận đã mở email. Ngay khi họ xem nội dung, hệ thống không thể dừng lại hoặc thu hồi email nữa.

• Người nhận sử dụng nền tảng hoặc dịch vụ email khác

Thu hồi email chỉ hiệu quả khi cả người gửi và người nhận sử dụng cùng một dịch vụ email. Nếu người nhận dùng nền tảng khác (ví dụ Gmail với Outlook), bạn không thể thu hồi email.

• Quá thời gian cho phép thu hồi

Các dịch vụ như Gmail và Outlook chỉ cho phép thu hồi trong khoảng thời gian ngắn, thường là 5-30 giây. Nếu vượt quá giới hạn này, email sẽ không thể thu hồi được.

• Email gửi bị lỗi hoặc sai địa chỉ

Nếu email không được gửi đi thành công hoặc bạn nhập sai địa chỉ, tính năng thu hồi cũng sẽ không hoạt động. Điều này có thể xảy ra do lỗi hệ thống hoặc lỗi địa chỉ người nhận.

• Chưa kích hoạt tính năng thu hồi

Đối với một số dịch vụ, bạn cần kích hoạt tính năng thu hồi trước khi sử dụng. Nếu chưa bật tính năng này trong cài đặt, bạn sẽ không thể thu hồi email sau khi gửi.

Những câu hỏi về thu hồi Email thường gặp

• Cách chỉnh sửa email đã gửi?

Bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp email đã gửi, nhưng có thể sử dụng tính năng thu hồi email (nếu khả dụng) để thay thế bằng một email mới. Trong Outlook, bạn chọn “Thu hồi tin nhắn” và thay thế bằng nội dung mới. Đối với Gmail, bạn có thể sử dụng “Undo Send” trong thời gian ngắn sau khi gửi.

• Có thể thu hồi email đã gửi sau 1 ngày không?

Thông thường, không thể thu hồi email sau 1 ngày. Các dịch vụ như Gmail hoặc Outlook chỉ hỗ trợ thu hồi trong khoảng thời gian giới hạn, chỉ từ 5-30 giây.  Do đó, việc thu hồi email sau 1 ngày là không thể. Vì vậy, hãy cẩn thận kiểm tra nội dung và thông tin người nhận trước khi gửi để tránh các sai sót không mong muốn.

• Xóa email đã gửi thì người nhận có nhận được không

Việc xóa email trong hộp thư đi của bạn không ảnh hưởng đến việc người nhận đã nhận được email. Email sẽ vẫn tồn tại trong hộp thư đến của người nhận trừ khi bạn đã sử dụng tính năng thu hồi thành công ngay sau khi gửi. Nếu không, họ vẫn có thể đọc nội dung email như bình thường.

Trên đây là toàn bộ nội dung chi tiết về các bước để thu hồi một email đã gửi trên cả 2 nền tảng Email và Outlook cùng với một số lưu ý khi thực hiện cũng như các trường hợp mà các thao tác trên không hiệu quả. Với những hướng dẫn chi tiết trên, Bizfly hy vọng bạn có thể thu hồi những email lỗi mà mình đã gửi một cách nhanh chóng, dễ dàng và tránh được những hiểu lầm không đáng có.