Mẫu phiếu xuất kho và các thông tin cần có trên phiếu

Phiếu xuất kho loại giấy tờ không thể thiếu trong quản lý bán hàng mà còn là minh chứng quan trọng về mặt pháp lý. Mẫu phiếu xuất kho và một số quy định quan trọng cần có được Bizfly chia sẻ chi tiết trong bài viết sau đây sẽ giúp bạn xác định cách xây dựng phiếu xuất hàng như thế nào là hợp lý? Và như thế nào để đúng quy định.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho phương tiện quan trọng trong quản lý kho hàng

Phiếu xuất kho là loại văn bản, giấy tờ dùng để theo dõi chi tiết sản phẩm, vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp khi vận chuyển ra khỏi kho. Trong đó các doanh nghiệp và tổ chức nhà nước điều phải áp dụng mẫu phiếu này nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác kiểm tra về sau.

Loại phiếu này được sử dụng để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng trong kho qua đó đưa những hạch toán và giá thành cho từng loại sản phẩm hàng hóa. Từ đó có thể đánh giá được thời gian lưu trữ, vòng quay hàng tồn kho, chi phí bảo quản, xu hướng mua hàng…Đặc biệt phiếu này cũng là một căn cứ để doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách bán hàng, chiến lược đầu từ cho từng sản phẩm.

Mẫu phiếu xuất kho bán hàng bằng excel phổ biến

Hiện nay, có 3 mẫu phiếu phổ biến được Bộ Tài chính ban hành mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Cụ thể là mẫu phiếu ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC và cuối cùng quyết định số 28/2006/QĐ-BTC. Doanh nghiệp nên áp dụng mẫu phiếu này để đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với quy định của pháp luật.

Các mẫu phiếu phổ biến thường được sử dụng trong xuất kho 

Sau đây là mẫu phiếu xuất kho do Bộ Tài chính đưa ra doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Theo thông tư 113/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính thì đây là biểu mẫu kế toán dùng cho các doanh nghiệp trong quản lý hàng xuất kho. Mẫu phiếu này sử dụng để giám sát vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong đó quy chuẩn này được sử dụng cho mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế hợp pháp trừ các tổ chức nhà nước, doanh nghiệp nhà nước sở hữu 50% vốn điều lệ.

Mẫu phiếu xuất kho chuẩn theo thông tư số 133

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Mẫu phiếu dựa trên thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính sử dụng bao gồm cả doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp có vốn nhà nước trên 50%. Mẫu phiếu xuất kho này có một số điểm khác so với mẫu 133 ở trên. Cụ thể mẫu phiếu 200 yêu cầu ghi rõ nguồn gốc hàng hóa (vốn nhà nước hay vốn khác), phương pháp tính (FIFO hay LIFO), số lượng tồn hàng trước và sau khi xuất kho. Và nội dung thì cũng tương tự mẫu phiếu dựa trên thông tư 133.

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200 yêu cầu ghi rõ nguồn gốc hàng hóa

Mẫu phiếu xuất kho theo Quyết định 48

Mẫu này dựa trên Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, tuy nhiên văn bản đã hết hiệu lực nên chỉ mang giá trị tham khảo cho doanh nghiệp. Quyết định này áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hàng hóa và doanh nghiệp có vốn nhà nước chiếm trên 50%. Mẫu phiếu này cũng tương tự giống như phiếu xuất kho dựa trên thông tư 133.

Mẫu phiếu xuất kho theo Quyết định 48

Các thông tin cần có trên phiếu xuất kho bán hàng?

Những mẫu phiếu xuất kho do Bộ Tài chính ban hành nhằm phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán và pháp lý. Mặc dù những mẫu này khó có thể áp dụng rộng khắp hết cho tất cả các doanh nghiệp. Vậy nên để phù hợp với từng chủ thể thì mỗi doanh nghiệp cần có những mẫu có giá trị lưu hành nội bộ và đạt hiệu quả cao hơn. Để làm được điều này doanh nghiệp phải đảm bảo các nội dung thông tin sau:

• Tên của đơn vị, bộ phận phụ trách xuất kho.
• Người nhận, mã số phiếu, ngày tạo phiếu, đơn vị và lý do xuất kho hàng.
• Tên thương hiệu, nhãn hiệu và đơn vị tính  tương ứng của từng mặt hàng.
• Số lượng mặt hàng, sản phẩm được xuất kho và đơn giá.

Do liên quan đến các thủ tục pháp lý cũng như quá trình kiểm kê, đối chiếu về sau nên phiếu xuất kho sẽ phải chiên làm 3 liên. Trong đó có 3 liên cần có chữ ký của 3 bộ phận tương ứng với như thủ kho (người quản lý kho hàng), người nhận hàng, bộ phận kế toán, thậm chí là giám đốc.

Tối ưu hóa quá trình xuất kho trên excel với phần mềm BizShop

BizShop phần mềm quản lý hiện đại, an toàn 

Nếu bạn đang kinh doanh online và vẫn chưa tìm được hướng đi trong việc quản lý và bán hàng thì BizShop sẽ là cứu tinh dành cho bạn. Phần mềm này sẽ giúp bạn có thể kiểm tra hàng tồn còn lại bao nhiêu, các sản phẩm này đang được chia cho từng kênh bán hàng (Lazada, Tik Tok Shop, Shopee…) như thế nào. Để từ đó có thể đo lường và nhập hàng một cách chính xác và hiệu quả.

Trong khi sử dụng Excel doanh nghiệp cần phải làm hết tất cả các bước một cách tuần tự như: tạo file, tính toán số lượng, đơn hàng cách thủ công, tự phân tích và đánh giá dữ liệu xuất nhập hàng…khá là mất thời gian.

Với phần mềm BizShop, doanh nghiệp không cần phải dùng excel để xuất kho nữa. Trong quá trình xuất kho bạn chỉ cần nhập thông tin đơn hàng vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động trừ số lượng sản phẩm trong kho và cập nhật trạng thái đơn hàng mới. Không chỉ như vậy phần mềm này còn có khả năng thực hiện các phép toán cao cấp nhờ công nghệ tích hợp AI đến từ VCCorp.

Ngoài ra hệ thống quản lý nhập xuất của BizShop có khả năng đồng bộ cao với các hệ thống khác như kế toán, bán hàng online, kho bãi,... để bạn dễ dàng nắm bắt được tình hình vận hành của công ty. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể xuất báo cáo kho hàng theo thời gian, kênh bán hàng, loại sản phẩm… để theo dõi doanh số và lợi nhuận của công ty.

Phần mềm BizShop là một giải pháp tối ưu cho việc quản lý kho nói chung và xây dựng phiếu xuất kho nói riêng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu quy trình vận hành của mình chỉ trong 1 nốt nhạc với BizShop đến từ hệ sinh thái số Bizfly.