Các bước xây dựng quy trình xuất kho chuẩn cho mọi doanh nghiệp

Quy trình xuất kho nói riêng hay việc quản lý xuất nhập kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Có quy trình xuất nhập kho hoàn chỉnh, giúp việc sản xuất được liên tục, không bị gián đoạn. Vậy các bước để hoàn thiện quy trình xuất nhập kho là gì? Bizfly sẽ giải đáp cho bạn thông qua bài viết dưới đây.

Quy trình xuất kho quan trọng như thế nào?

Quy trình xuất nhập kho chuẩn

Hàng tồn kho chiếm phần lớn tỷ trọng trong cấu trúc tài sản lưu động của một doanh nghiệp. Đó có thể là nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm, và hàng hoá dùng để bán. Đây là những thành phần tham gia trực tiếp vào quy trình sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp.

Nếu không có một quy trình xuất kho hoàn thiện, doanh nghiệp sẽ gặp phải những khó khăn như:

• Không quản lý được số lượng hàng tồn kho, nhập xuất hàng không hiệu quả.
• Sai sót trong quản lý dẫn đến mất hàng, gian lận.
• Không quản lý được tình trạng hàng hóa (hỏng, hết hạn, thất thoát, thiếu hàng).
• Tốn thêm chi phí để thuê nhân viên kiểm kê hàng hoá thủ công.

Các bước xây dựng quy trình xuất kho đầy đủ

Để thực hiện tối ưu hoá quy trình xuất kho, doanh nghiệp cần chú ý đến việc quản lý dữ liệu và ứng dụng công nghệ vào quy trình này. Một quy trình chuẩn bao gồm 6 bước dưới đây.

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho

Bước đầu tiên trong quy trình xuất kho tiêu chuẩn là đề nghị xuất kho. Thông thường, đối với từng loại hàng hoá khác nhau sẽ được phụ trách bởi các ban ngành khác nhau của công ty. Đối với hàng hoá là nguyên liệu vật tư, thì trường phòng sản xuất là người chịu trách nhiệm làm phiếu đề nghị xuất kho các mặt hàng này.

Để tránh nhầm lẫn trong quản lý, chủ doanh nghiệp phải quy định rõ bộ phần nào phụ trách công việc gì và cần những nguyên liệu nào. Theo đó, khi cần xuất kho, người có thẩm quyền phải yêu cầu thông qua một phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được lưu lại để quản lý, thống kê và làm báo cáo sau này.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho

Sau khi phiếu đề xuất được gửi, cần có một bộ phần phụ tránh việc phê duyệt đơn đề nghị xuất kho. Đó có thể là trưởng ban kế hoạch sản xuất nếu phiếu đề xuất liên quan đến việc xuất kho các loại nguyên vật liệu. Đó có thể là bộ phận kế toán, trường phòng kinh doanh nếu đơn đề xuất đề nghị xuất kho sản phẩm để bán.

Đây là bước kiểm tra quan trọng, xác nhận rằng việc xuất kho đã được kiểm tra và chịu trách nhiệm bởi một phòng ban có thẩm quyền. Ngoài ra, nếu thấy những bất hợp lý trong việc xuất kho ban giám đốc cũng có thể điều chỉnh ngay. Ví dụ, điều chỉnh khối lượng nguyên, nhiên liệu phù hợp hơn với số lượng sản phẩm cần sản xuất hoặc điều chỉnh số lượng hàng xuất kho đem bán.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Kiểm tra hàng tồn bằng phần mềm chuyên nghiệp

Bước tiếp theo trong quy trình xuất kho chình là kiểm tra hàng tồn. Bước này nhằm đảm bảo rằng số lượng, khối lượng hàng tồn trong kho đáp ứng được với đề nghị xuất kho. Nếu không đủ, cần báo ngay đến các phòng ban phụ trách nhập kho, làm phiếu đề xuất nhập kho, gia hạn hợp đồng bán hàng.

Đối với những shop kinh doanh online, mô hình kinh doanh nhỏ thường bị giới hạn nhân lực trong quản lý đơn hàng. Đa số các shop kinh doanh hiện nay sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho. Bên cạnh những lợi ích mà Excel mang lại, phần mềm này tỏ ra yếu thế khi nhu cầu quản lý đa nhiệm ngày càng cần thiết.

Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng online, đặc biệt là giải pháp BizShop sẽ tiết kiệm cho các chủ shop rất nhiều thời gian. Với BizShop, mọi thông tin về đơn hàng, số lượng hàng tồn, quy trình xuất nhập kho đều được quản lý tập trung. 

Ngoài ra, BizShop còn có thêm nhiều tính năng hữu ích như tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng giúp chủ shop nắm được mặt hàng đang bán chạy, mặt hàng nào bị ế. Cập nhật hàng tồn kho tự động theo thời gian thực giúp bạn đưa ra quyết định xuất - nhập kho nhanh chóng và chính xác.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Sau bước 3, khi đã xác nhận hàng trong kho đủ đáp ứng, thì kế toán kho sẽ làm phiếu xuất kho. Thực hiện lấy hàng theo phiếu xuất kho được quản lý kho hàng đảm nhận. Phiếu xuất kho cần lưu lại 2 bản để thuận tiện cho việc quản lý sau này. Một bản liên lưu tại quyển và một bản liên giao cho chủ kho.

Bước 5: Xuất kho

Sau khi đã lấy đủ số lượng hàng cần thiết, lượng hàng hoá này được xuất kho đến đơn vị làm phiếu đề xuất. Trước khi hàng rời khỏi kho, cần kiểm tra lại một lần nữa những thông tin của đơn vị nhận hàng. Ngoài ra phải kiểm tra chất lượng hàng, tình trạng thực tế của hàng, phải được xác nhận bởi quản lý ko, sau đó mới tiền hành vận chuyển.

Bước 6: Cập nhật thông tin

Sau khi hàng rời khỏi kho, số lượng hàng tồn trong kho cần được nhanh chóng cập nhật lên hệ thống. Kế toán kho phải cập nhật nhật ký xuất kho và các số liệu này phải thống nhất giữa các bên.

Những cách để kiểm soát xuất kho hiệu quả

Những cách giúp quản lý hàng xuất nhập kho hiệu quả

Để quy trình xuất kho đạt hiệu quả tối đa thì chủ shop cần lưu ý những cách quản lý dưới đây:

• Đồng nhất quy trình chung cho cả doanh nghiệp, kể cả với những chủ shop online, mô hình kinh doanh nhỏ. Quy trình này cần đảm bảo các bước được thực hiện đầy đủ và được kiểm soát bởi người có thẩm quyền. Làm được điều này, doanh nghiệp sẽ vận hành trơn tru, hạn chế tối thiểu lỗi dẫn đến trì trệ trong sản xuất. Đồng thời, truy cứu trách nhiệm nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.
• Sắp xếp kho hàng một cách thông minh giúp quy trình xuất kho thuận tiện hơn. Doanh nghiệp nên thực hiện công tác quản lý kho bằng công nghệ để đồng bộ thông tin. Nên có quy hoạch về vị trí các mặt hàng khác nhau cho từng khu vực. Không nên đặt khu vực kiểm tra, đóng gói hàng quá gần các kệ, tủ đựng hàng hoá. Kiểm soát vị trí hàng hóa trong kho bằng mã SKU (Stock Keeping Unit).
• Hạn chế việc người lạ tự ý ra vào kho. Việc thất thoát hàng hóa trong kho tuy có thể đến từ khâu quản lý, xuất, nhập kho,... nhưng nếu để người lạ vào kho thì tình trạng mất cắp hoàn toàn có khả năng xảy ra. Để người không có thẩm quyền ra vào kho, khi xảy ra vấn đề rất khó để truy cứu trách nhiệm. Do vậy, doanh nghiệp nên có biện pháp kiểm soát người ra vào kho hàng.
• Áp dụng các phần mềm quản lý trong quá trình xuất kho sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực. Hiện nay các phần mềm đều được tối ưu hoá để tinh giản quy trình xuất nhập kho. 

Trên đây là bài viết các bước để hoàn thiện quy trình xuất kho chuẩn. Doanh nghiệp, kể cả người buôn bán nhỏ, shop online vẫn nên làm dựa trên quy trình này để xây dựng biện pháp riêng cho mình đọc thêm nhiều bài viết về số hoá doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho tại trang chủ của Bizfly.