Google, Yahoo siết chặt quy định, doanh nghiệp cần làm gì để tăng khả năng gửi email?

Khả năng gửi email thành công là yếu tố quan trọng nhất trong tiếp thị qua email. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về lý do tại sao các quy tắc gửi email ngày càng nghiêm ngặt, tác động và chi phí của việc gửi email không thành công cũng như cách đảm bảo email của bạn luôn đến được hộp thư đến của người nhận.

Tại sao các quy tắc gửi email ngày càng nghiêm ngặt?

Từ đầu năm 2024 đến nay, người dùng liên tục nhận được những thông báo liên quan tới việc thắt chặt quy tắc gửi mail tới từ 2 ông lớn là Yahoo, Google và sắp tới có lẽ sẽ là Microsoft. 

Al Iverson (Trưởng phòng nghiên cứu ngành và kết nối cộng đồng tại Valimail) đưa ra nhận định về lý do khiến các nhà cung cấp dịch vụ lớn liên tục đưa ra quy định thắt chặt. “Google, Yahoo và các nhà cung cấp dịch vụ email ngày càng lo ngại về vấn nạn thư rác. Do đó, họ siết chặt các yêu cầu nhằm mục đích ngăn chặn việc gửi email không mong muốn”.

Vậy vấn nạn thư rác lớn đến mức nào?

Cynthia Price - Phó chủ tịch cấp cao phụ trách Tiếp thị tại Litmus cho biết, hơn 50% số email được gửi đi mỗi ngày là thư rác: 

“Con số mới nhất cho thấy, có khoảng 347 tỷ email được gửi đi mỗi ngày và ước tính hơn 50% số đó là thư rác, khoảng 173 tỷ email rác mỗi ngày. Và các nhà cung cấp dịch vụ như Google, Yahoo, Microsoft đang thực sự rất nỗ lực để bảo vệ hộp thư đến của người dùng khỏi tình trạng hỗn loạn này”.

Các yêu cầu mới cho người gửi email hàng loạt là gì?

Phần lớn các yêu cầu cho người gửi email hàng loạt sẽ tập trung vào 3 nhóm lĩnh vực:

• Xác thực email gửi đi
• Tỷ lệ thư rác báo cáo
• Khả năng dễ dàng huỷ đăng ký nhận email

Xác thực

Một thực tế dễ thấy, người gửi email hàng loạt thường là những người gửi email đến ít nhất 5.000 địa chỉ email mỗi ngày. 

• Khung chính sách người gửi (SPF): Cho phép người gửi xác định máy chủ email được phép gửi email từ tên miền của họ.
• Xác định bằng chữ ký số của miền gửi thư (DKIM): Thêm chữ ký kỹ thuật số vào email gửi đi, xác minh thông điệp gửi bởi người gửi được uỷ quyền và không bị giả mạo trong quá trình gửi.
• Xác thực, báo cáo và tuân thủ thư dựa trên miền (DMARC): Giúp chủ sở hữu chỉ định hành động cần thực hiện khi email không được xác thực. Nó cũng cho phép báo cáo về kết quả xác thực email.

Tỷ lệ thư rác

Google cho biết người gửi hàng loạt phải giữ tỷ lệ phần trăm thư gửi đi bị người nhận báo cáo là thư rác) trong Google Postmaster Tools dưới 0.1% và không vượt quá 0.3%. Yahoo quy định tỷ lệ thư rác phải dưới 0.3%.

Hủy đăng ký

Cả Yahoo và Google đều yêu cầu các tổ chức phải tạo điều kiện dễ dàng cho mọi người hủy đăng ký. Điều này có nghĩa là:

• Sử dụng tiêu đề danh sách hủy đăng ký đang hoạt động, hỗ trợ hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột.
• Có liên kết hủy đăng ký hiển thị rõ ràng trong nội dung email.
• Xử lý yêu cầu hủy đăng ký trong vòng hai ngày.

"Mọi người cần dễ dàng xoá tên họ khỏi danh sách của bạn bởi vì nếu bạn ép buộc họ ở lại, tất cả những gì bạn đang làm là khiến họ thất vọng hơn nữa và gia tăng nguy cơ bị đánh dấu là thư rác”, Cynthia Price nói thêm.

Chi phí của việc gửi email không thành công

Theo Mailtrap, chi phí cho các email không được gửi đến cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ là:

• Hơn 164 triệu USD mỗi ngày.
• Hơn 1,1 tỷ USD mỗi tuần.
• Hơn 4,9 tỷ USD mỗi tháng.
• Hơn 59,5 tỷ USD mỗi năm.

Một báo cáo khác của Validity cũng chỉ ra, doanh nghiệp gặp phải các vấn đề về khả năng gửi email sẽ tiêu tốn hơn 15.000 USD cho mỗi triệu email được gửi.

Cynthia Price đánh giá: "Rất nhiều doanh nghiệp không nhận ra họ có vấn đề về khả năng gửi email cho tới khi gặp sự cố. Và giống như điểm tín dụng, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian để khôi phục lại danh tiếng người gửi và được công nhận là người gửi an toàn”.

Tỷ lệ gửi email thành công đang tăng lên

Trong ba năm qua, tỷ lệ gửi email trung bình đã được cải thiện từ 94.26% năm 2020 lên 96.43% năm 2023. Số liệu thống kê từ Selzy cho thấy

• Tỷ lệ email bị trả lại trung bình là 1.98%.
• Trong bốn năm qua, ngành thương mại điện tử đã chứng kiến ​​sự cải thiện lớn nhất về tỷ lệ gửi email (tăng 10.28%) và giảm tỷ lệ email bị trả lại (0.7%).
• Tỷ lệ hủy đăng ký trung bình giảm 26.32% trong 4 năm qua.
• Tỷ lệ thư rác chung giảm 44.4% vào năm 2023 so với năm 2020.

Người tiêu dùng cũng ghét việc gửi email không thành công

Doanh nghiệp không phải là những người duy nhất khó chịu khi email không được gửi đến. Người nhận muốn nhận email khi nội dung đó thu hút họ. Họ sẽ không vui nếu họ không nhận được thông tin mình muốn.

Báo cáo về Email và Trải nghiệm của Khách hàng năm 2024 của Mailgun cho thấy, khi email từ một thương hiệu thường xuyên nằm trong hộp thư rác, 52.7% người nhận cảm thấy thất vọng, mất lòng tin hoặc hủy đăng ký.

Hơn 70% người nhận kiểm tra thư mục thư rác của họ để xem có bỏ lỡ email quan trọng nào không và gần 33% cảm thấy khó chịu khi tìm thấy email từ các thương hiệu trong thư mục thư rác của họ.

Cách tốt nhất để tăng khả năng gửi email 

Các quy định chặt chẽ hơn của Yahoo và Google đang làm cho các yêu cầu trở nên rất rõ ràng đối với mọi người. Những quy định này này có thể được tóm tắt là, "KHÔNG GỬI THƯ RÁC". Để tăng khả năng gửi email thành công, doanh nghiệp cần:

Theo dõi tỷ lệ vào hộp thư đến 

Điều này cho bạn biết liệu email có hoạt động hay không và khi nào thư bị các nhà cung cấp dịch vụ hộp thư chặn.

Giữ danh sách email sạch sẽ

Đảm bảo rằng không có bẫy thư rác, người dùng không xác định và người đăng ký không hoạt động. Sử dụng quy trình đăng ký kép để giảm địa chỉ không hoạt động và thư rác trong danh sách email. Sử dụng cách xác minh liên hệ trên danh sách hiện có và đảm bảo các địa chỉ mới được xác minh khi chúng được thêm vào.

Gửi email thường xuyên và nhất quán

Người gửi thư rác gửi email với khối lượng khác nhau và không theo thời gian cố định. Do đó, hãy chắc chắn rằng các email của bạn được gửi đều đặn. 

“Triển khai tùy chọn để người đăng ký có thể nói ra suy nghĩ của họ. Chẳng hạn như: Tôi muốn nhận 1 email/tháng hoặc muốn nhận mọi email từ bạn gửi. Việc đánh đồng người nhận trong danh sách có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối", Cynthia Price chia sẻ.

Theo dõi danh tiếng người gửi

Danh tiếng người gửi là sự kết hợp của:

• Danh tiếng IP 
• Mức độ tin cậy của IP dựa trên lịch sử gửi của nó và danh tiếng miền 
• Mức độ tin cậy của miền gửi email dựa trên mức độ tương tác
• Khiếu nại về thư rác
• Tỷ lệ email bị trả lại

Đó là một vài yếu tố chính mà các nhà cung cấp dịch vụ email sử dụng để xác định xem thư có nên chuyển đến hộp thư đến, thư mục thư rác hay có nên chặn hoàn toàn hay không. 

Sử dụng BIMI để tăng cường mức độ tin cậy

Đặt logo thương hiệu trên email chứng minh rằng email của bạn đến từ người gửi đã được xác minh, đáng tin cậy và có thể mở được.

"Có một vài điều đơn giản cần được ưu tiên hàng đầu, nhưng điều cơ bản nhất là đảm bảo rằng nội dung bạn đang gửi có liên quan và có giá trị đối với đối tượng. Đây cũng là điều khó giải quyết nhất, nhưng nếu làm được nó sẽ giảm thiểu đáng kể tỷ lệ bị đánh dấu thư rác”,  Cynthia Price nhận định.

Có nên Warm Up IP không?

Warm Up IP bao gồm việc tăng dần số lượng email được gửi từ địa chỉ IP chuyên dụng trong khoảng thời gian từ 4 - 6 tuần. Việc làm này sẽ tác động rất lớn đến khả năng gửi thư.

Cynthia Price cho rằng, "Nếu bạn có IP chuyên dụng, chắc chắn bạn phải Warm Up nó. Đây là một trong những tín hiệu lớn nhất đối với các ISP khi họ xem xét hành vi email đang đến hệ thống của họ là ai đó đang gửi từ IP mới với khối lượng lớn”.

Thực hiện gửi thư hàng loạt mà không có lịch sử đó là một cảnh báo nguy hiểm vì đó là cách hầu hết các email gian lận - lừa đảo, thư rác, phần mềm độc hại,... được gửi.

Al Iverson chia sẻ kinh nghiệm: "Ban đầu, hãy cung cấp một ít thư mong muốn, tăng dần khối lượng theo thời gian. Tưởng tượng rằng bạn đang cho em bé ăn từng thìa. Hãy để em bé tiêu hóa nó và tốt cho sức khỏe, không làm hại hệ tiêu hoá của trẻ”.