Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện sinh nhật hấp dẫn và ý nghĩa nhất

Tổ chức sự kiện sinh nhật là một nét đẹp văn hóa của doanh nghiệp, là dịp thể hiện sự trân trọng của ban lãnh đạo đến với cán bộ nhân viên của mình, cũng vừa là nơi giải tỏa những căng thẳng sau một thời gian dài làm việc. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu thêm về nét đẹp truyền thống này qua bài viết sau đây.

Tổ chức sự kiện sinh nhật là gì?

Tổ chức sự kiện sinh nhật là dịp đặc biệt đánh dấu sự trưởng thành qua từng năm của doanh nghiệp sau một quá trình hoạt động, phát triển nhằm tri ân đến các đối tác, khách hàng và toàn thể nhân viên của mình. Gìn giữ nét đẹp truyền thống này góp phần thúc đẩy sự kết nối giữa các thành viên trong doanh nghiệp, đặc biệt đây là một sự kiện quý giá giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.

Tổ chức sự kiện sinh nhật là gì?

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật

Để sẵn sàng tạo nên một bữa tiệc thật hoành tráng, trước đó cần phải có công tác chuẩn bị hoàn hảo nhằm tránh các trường hợp sai sót không may xảy ra, cần phải lên kế hoạch hoàn chỉnh và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập bảng danh sách khách mời

Đầu tiên để tổ chức sự kiện sinh nhật chu đáo nhất cần phải lên danh sách các khách mời, nên thống kê chi tiết lượng khách mời sẽ có mặt vào hôm đấy, sắp xếp và ước tính chỗ ngồi sao cho hợp lý. Đặc biệt cần phân loại thống nhất chỗ ngồi của khách mời để việc tổ chức diễn ra một cách thuận lợi, tránh trường hợp người đến trước người đến sau sẽ không còn chỗ.

Bước 2: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Muốn tổ chức sự kiện sinh nhật chỉn chu nhất thì việc xác định khung thời gian là điều quan trọng không kém. Hạn chế bữa tiệc diễn ra vào khoảng thời gian làm việc, tốt nhất nên từ 18 giờ - 22 giờ vì đây là thời điểm mọi người đã hoàn tất xong công việc có thể toàn tâm toàn ý tham dự mà không vướng bận gì.

Tùy thuộc vào lượng khách mời và nhu cầu bữa tiệc muốn hướng đến là gì mà doanh nghiệp sẽ chọn nơi tổ chức sao cho phù hợp. Nếu muốn không gian ấm cúng, số lượng khách mời vừa đủ thì chọn trung tâm khách sạn sẽ là một đề xuất lý tưởng. Ngược lại bãi biển hoặc các nông trại miệt vườn sẽ là địa điểm đáng để thử nếu doanh nghiệp muốn hướng đến một không gian mới mẻ tạo cho khách mời của mình có thêm những trải nghiệm thú vị.

Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật

Bước 3: Lên ý tưởng chương trình

Việc tham khảo thêm ý kiến của những người trong cuộc sẽ giúp doanh nghiệp sáng tạo thêm nhiều ý tưởng độc đáo và thể hiện sự thân thiết với nhân viên của mình. Xây dựng chủ đề xuyên suốt trong buổi tiệc đan xen với sự nhận diện thương hiệu của công ty nhằm truyền tải được những thông điệp mà doanh nghiệp muốn hướng đến. 

Kết hợp với sự thuận tiện và tránh các trường hợp thời tiết xấu có thể xảy ra thì tổ chức sự kiện sinh nhật tại hội trường sẽ giúp doanh nghiệp an tâm hơn, đảm bảo bữa tiệc diễn ra một cách suôn sẻ và chu đáo. Nhưng nếu đã quá chán với sự hiện đại, nhiều doanh nghiệp chọn sự gần gũi và hòa mình với không khí thiên nhiên thì tiệc ngoài trời sẽ là điểm nhấn đặc biệt trong sự kiện này.

Mọi người nếu chưa có ý tưởng tổ chức sự kiện sinh nhật ấn tượng thì có thể tham khảo thêm "Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất" tại đây: https://bizfly.vn/techblog/y-tuong-to-chuc-su-kien.html

Bước 4: Lên thực đơn

Quá trình lên thực đơn cũng khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu, chọn làm sao để phù hợp chi phí nhất, món ăn ngon và tinh tế sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách mời. Trước tiên doanh nghiệp cần phải xác định được đối tượng, độ tuổi, ngân sách cho toàn bộ thực đơn.

Việc tổ chức sự kiện sinh nhật sẽ hoàn mỹ hơn nếu nhắm đúng theo sở thích, thực đơn sẽ chia ra thành những hạng mục giúp món ăn đa dạng và phong phú. Có thể thêm thắt sáng tạo một đến hai món truyền thống của chính doanh nghiệp sẽ giúp tăng thêm sự thú vị, lạ mắt hơn so với các bữa tiệc khác.

Bước 5: Hoạch định chi phí

Hạn chế đưa ra một bản danh sách dài lê thê tốn kém, sử dụng đúng vào mục đích sẽ tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo đúng nhu cầu tổ chức sự kiện sinh nhật mới là thành công. Xác định ngay từ đầu và sử dụng hiệu quả ngân sách đưa ra: chi phí thuê hội trường/mặt bằng, chi phí trang thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí nhân sự, phí ăn uống,... ngoài ra cần chuẩn bị thêm 10-15% chi phí phát sinh.

Vì vậy đưa ra chiến lược hoạch định càng chi tiết càng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh thêm những khoản chi phí không đáng có và giúp việc chuẩn bị bữa tiệc chu đáo hơn.

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật nổi bật

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mẫu kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật khác nhau, để đảm bảo được sự chu toàn nhất xen lẫn sự phá cách thì cần xác định rõ các mục sau:

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật nổi bật

• Xây dựng kịch bản phải theo chủ đề rõ ràng và gắn liền với thương hiệu doanh nghiệp, xuyên suốt buổi lễ luôn luôn bám sát mục đích của chủ đề sẽ tránh vấp phải sự rời rạc.
• Kịch bản tổ chức sự kiện sẽ theo một timeline cho từng hoạt động, sắp xếp liền mạch theo một thời gian cụ thể sẽ tránh trường hợp bỏ quên các hoạt động hấp dẫn diễn ra tiếp theo.Phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng đối tượng sẽ dễ dàng đốc thúc, điều phối giúp buổi lễ được trơn tru và thành công nhất.
• Luôn có kịch bản dự phòng giúp đối phó với những tình huống có thể phát sinh nhằm đảm bảo tiến độ tổ chức sự kiện sinh nhật vẫn được diễn ra hoàn hảo nhất.
• Xây dựng mẫu kịch bản chi tiết gồm những hoạt động nào, dành cho đối tượng nào sẽ giúp cho bữa tiệc sinh nhật thêm sự cô đọng và ý nghĩa hơn.

Dưới đây là mẫu kịch bản mà doanh nghiệp có thể xem xét:

Mẫu kịch tổ chức sự kiện sinh nhật chi tiết

Tổ chức sự kiện sinh nhật là một dịp đặc biệt quan trọng nhằm kết nối doanh nghiệp với đối tác, các khách hàng và nội bộ của công ty. Tạo nên một văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, hòa đồng luôn được các nhà quản trị hướng tới. Qua bài chia sẻ trên, Bizfly hy vọng đã góp một phần nhỏ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về quá trình tổ chức một sự kiện từ đó sẽ dễ dàng chắt lọc và hoàn thiện hơn về văn hóa doanh nghiệp của mình. 

Nếu mọi người muốn tìm hiểu thêm thông tin kiến thức về tổ chức sự kiện có thể tham khảo thêm bài viết được các chuyên gia của Bizfly chia sẻ tại đây: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói