Lời giải cho bài toán tối ưu hóa nhân sự trong thời điểm khó khăn do dịch Covid-19

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Trong bối cảnh hiện nay, tối ưu hoá nhân sự là phương pháp hiệu quả để doanh nghiệp giải quyết bài toán khó trong một thị trường đầy cạnh tranh. Cùng Bizfly tìm hiểu cách để tối ưu hóa nhân sự mà vẫn giúp doanh nghiệp vận hành ổn định trong bài sau.

Mục tiêu của việc tối ưu hóa nhân sự 

Để đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp, người ta thường nghĩ đến năng suất lao động hiệu quả mà nhân viên mang lại. Tuy nhiên, hiệu suất làm việc của nhân viên chỉ là một phần của quản lý doanh nghiệp.

Mục tiêu của việc tối ưu hóa nhân sự 

Trên thực tế, Michael Armstrong đã đưa ra một khung chung để quản lý hiệu suất doanh nghiệp, với mục tiêu: 

• Nhân viên xác định kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt nhất công việc một cách hiệu quả nhất. Tối ưu hoá nhân sự giúp doanh nghiệp điều hướng sự tập trung của họ tới nhiệm vụ cần giải quyết. 
• Đánh giá tổng quát về hiệu suất nhân viên, xây dựng văn hoá hiệu suất cao trong các cá nhân và nhóm. Từ đó thúc đẩy tinh thần cùng chịu trách nhiệm cải tiến quy trình kinh doanh liên tục, nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao kỹ năng của người lao động. 
• Thúc đẩy sự tương tác giữa quản lý và nhân viên để thực hiện kỳ vọng về vai trò và trách nhiệm của cả hai bên. Các mục tiêu chức năng và tổ chức cũng được truyền tải rõ ràng, hiệu quả, cung cấp các phản hồi thường xuyên, giúp cải thiện hiệu suất nhân viên. 
• Thông qua các hoạt động tập huấn, giám sát, phát triển liên tục, doanh nghiệp có thể xác định các rào cản cụ thể và giải quyết để đạt được mục tiêu. 
• Đưa ra các kế hoạch thưởng/phạt và cắt giảm nhân sự dựa vào hiệu suất, tránh quyết định cảm tính. 

Lời giải cho bài toán tối ưu hóa nhân sự 

Dưới đây là một số phương pháp, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá nhân sự đạt hiệu quả cao trong thời điểm dịch bệnh. Bạn có thể tham khảo nội dung Bizfly chia sẻ.

Lời giải cho bài toán tối ưu hóa nhân sự 

Tìm kiếm nhân sự đa di năng 

Áp lực lợi nhuận và chi phí vận hành khiến cho nhiều doanh nghiệp phải lao đao và phải chấp nhận tinh giản nhân sự. Một số ngành phải giảm đến 50-70% nhân sự tại các phòng ban để ứng phó với tình hình dịch như bất động sản, du lịch. Bộ phận nhân viên chăm sóc khách hàng vốn chiếm số lượng lớn trong các doanh nghiệp cũng bị cắt giảm đáng kể. 

Đây là một trong những bước đầu của việc tối ưu hoá và đa năng hóa bộ máy nhân sự ở các doanh nghiệp. Theo Navigos, dịch bệnh là “phép thử” để các doanh nghiệp chọn lọc được các ứng viên tài năng, có thể làm trong nhiều vai trò khác nhau. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp phục hồi mạnh mẽ với nguồn nhân lực chất lượng cao sau đại dịch. 

Giải pháp tự động hóa với nhân sự ảo 

Giải pháp tự động hoá với nhân sự ảo đang trở thành xu thế của nhiều doanh nghiệp trong đại dịch Covid-19. Bên cạnh tối ưu hoá nhân sự, nhiều doanh nghiệp tìm đến các phần mềm trợ lý ảo để hỗ trợ làm việc, đảm bảo doanh thu nhưng vẫn tiết kiệm chi phí tối đa. 

• Nhân sự ảo chăm sóc khách hàng Chatbot giải quyết đến 80% công việc và thay thế 2-3 nhân sự thực. Phần mềm có khả năng làm việc và chốt đơn 24/7, tiết kiệm hơn tới 300.000-500.000 đồng/tháng. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có quá nhiều lượt khách tiếp cận còn có thể sử dụng chatbot miễn phí để tối ưu chi phí. 
• Nhân viên ảo Email Marketing Automation là công cụ hữu hiệu cho doanh nghiệp du lịch, bất động sản, tài chính,...Bởi nó giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua các kịch bản tự động hoá.
• Các email phân tích chuyên sâu dự án, các tài liệu hay tư vấn về dịch vụ được gửi tới khách hàng đều đặn. Chi phí hợp lý, khả năng tiếp cận lớn giúp doanh nghiệp triển khai các chiến lược Marketing hiệu quả. 
• Các giải pháp tự động gửi chương trình khuyến mãi, tri ân tới khách hàng giúp họ sẵn sàng chi trả một khoản tiền để mua sản phẩm. 

Tối ưu năng suất của nhân viên 

Tối ưu năng suất của nhân viên 

Tối ưu hoá nhân sự là cách tốt nhất để doanh nghiệp quản lý hiệu suất của người lao động. 

• Đối với nhà quản trị, nó giúp nhìn ra điểm yếu kém của nhân viên, từ đó có phương pháp để đánh giá chính xác khả năng thực hiện công việc. Có rất nhiều công cụ hữu ích mà nhà quản lý áp dụng như phần mềm quản lý, sơ đồ, bảng biểu, hệ thống phân tích, KPI,... Nắm bắt được các vấn đề sẽ giảm tắc nghẽn, sai phạm, hỗ trợ cải thiện và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả. 
• Đối với nhân viên, đây là phương pháp giúp họ ý thức được khả năng làm việc của mình và đưa ra hướng phấn đấu. Có hệ thống đánh giá năng lực sẽ giúp họ phát hiện sai sót, nhận biết sự tiến bộ của mình. Đồng thời tự đánh giá hiệu quả làm việc để tiếp tục cố gắng và đạt được mức lương/thưởng mong muốn. 

Giữ chân nhân viên tài năng để giảm chi phí tuyển mới 

Thay vì thuê nhân viên mới, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá nhân sự bằng cách giữ chân nhân viên tài năng với các đãi ngộ tốt hơn: 

• Tạo động lực để nhân viên làm việc tốt như khen thưởng và công nhận đóng góp của họ cho công ty. 
• Quản lý hiệu suất giúp tăng cường gắn kết, tăng sự tin tưởng và hỗ trợ với nhân viên, xây dựng mối quan hệ tốt giữa họ với doanh nghiệp. 

Xây dựng KPI cho nhân viên 

Một trong những cách thức tối ưu hoá nhân sự hiệu quả nhất hiện nay là xây dựng KPI cho quá trình làm việc. KPI sẽ định lượng được những đóng góp mà nhân viên đã thực hiện.

Nó đảm bảo mỗi nhân viên làm đúng công việc đã được giao, loại bỏ quyết định cảm tính và làm cho quá trình đánh giá được minh bạch hơn. KPI cũng thúc đẩy sự cạnh tranh tích cực trong các doanh nghiệp, gia tăng năng suất và mang đến hiệu quả cao cho công việc. 

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự 

Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chất lượng cao. Trong đó có giải pháp ERP, giúp tối ưu hoá nhân sự doanh nghiệp, hoạch định cơ cấu tổ chức theo mô hình phân cấp. Hồ sơ nhân viên được quản lý dễ dàng với tính năng mô tả chi tiết cho các vị trí. 

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự 

Phần mềm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định giữ chân hay cắt giảm nhân sự dễ dàng nhờ những thống kê đầy đủ về năng suất làm việc, thông tin cá nhân. ERP cũng đưa ra các yêu cầu tuyển dụng tự động tùy theo nhu cầu phát sinh và chiến lược của doanh nghiệp. Nó cũng thông báo yêu cầu về việc đào tạo nhân viên, sắp xếp vị trí công tác cho nhân viên. 

Tối ưu hoá nhân sự là một trong những yêu cơ bản với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình thực tế và khả năng của từng công ty mà cách thức thực hiện khác nhau. Với những chia sẻ từ Bizfly, doanh nghiệp sẽ có chiến lược và phương pháp phù hợp cho mình để mang lại hiệu quả doanh thu tối đa.