HRIS là gì? Vai trò của HRIS đối với doanh nghiệp

HRIS ra đời như một công cụ giúp doanh nghiệp có thể quản lý và phát triển hệ thống hiệu quả và đúng đắn. Vậy HRIS là gì? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết sau đây!

HRIS là gì?

HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản trị nguồn nhân lực hoặc hệ thống thông tin nguồn nhân lực. HRIS đề cập đến một chương trình hoặc giải pháp hỗ trợ quản lý dữ liệu nhân sự trực tuyến. Hệ thống thường được cung cấp dưới dạng cơ sở dữ liệu, cho phép các doanh nghiệp, tổ chức xử lý nhiều chức năng nhân sự một cách tự động hóa và bảo mật. Đây được xem là nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin nhân sự tối ưu và hiệu quả dành cho doanh nghiệp. 

Ngoài việc thu thập và lưu trữ thông tin thụ động thì hệ thống này còn hỗ trợ nhiều hoạt động nhân sự khác như lập kế hoạch tuyển dụng, theo dõi thời gian làm việc. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực - HRIS đang được nhiều công ty đánh giá việc cho hiệu quả hàng đầu dành cho mọi doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn, giúp nâng cao giá trị doanh nghiệp. 

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực HRIS là giải pháp quản lý nhân sự hoàn hảo dành cho doanh nghiệp

Đọc thêm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng HRIS?

Như vậy bạn đã hiểu được HRIS là gì, vậy vai trò của nó đối với doanh nghiệp như thế nào và vì sao doanh nghiệp lại cần sử dụng nó? Đây là một công cụ có tính hữu dụng và vô cùng cần thiết cho mọi tổ chức, công ty. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

Đào tạo nhanh chóng 

HRIS giúp quy trình onboarding hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm HRIS có thể giúp quá trình onboarding trở nên nhất quán và hiệu quả hơn. Bằng cách cung cấp quyền truy cập tài liệu đào tạo, sổ tay nhân viên mới hay lưu trữ thông tin nhân viên một cách dễ dàng, phục vụ cho truy cập và kiểm soát. HRIS còn có thể giúp quy trình onboarding trở nên nhanh chóng, giảm thiểu được chi phí âm trong cả quy trình. 

Truy cập thông tin dễ dàng 

Hầu hết các doanh nghiệp đều cần tiếp cận hồ sơ nhân viên liên tục để kiểm tra, đánh giá hoặc thực hiện các công tác giấy tờ liên quan. Các hồ sơ thường được đặt trong kho lưu trữ, phòng ban khiến việc tìm kiếm mất thời gian hơn. Ngoài ra, những giấy tờ, hồ sơ thường có nguy cơ thất lạc rất cao.

Hệ thống HRIS có thể cải thiện bằng cách đưa các hồ sơ nhân viên lên lưu trữ đám mây để tối ưu hoá việc tìm kiếm và truy cập mọi lúc mọi nơi. Chúng có thể được truy xuất và sao lưu đơn giản từ xa bởi người có quyền truy cập để đảm bảo an toàn. 

Theo dõi và báo cáo

Một trong những nhiệm vụ khiến doanh nghiệp đau đầu chính là theo dõi hiệu suất nhân viên. Hệ thống HRIS có thể hỗ trợ bạn thực hiện nhiệm vụ này, theo dõi bất kỳ nhân viên mới, cũ hoặc ứng viên trong hệ thống. HRIS cũng hỗ trợ quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất như tiềm năng thăng tiến, hạn đánh giá, điểm số cho từng tiêu chí,... Bạn có thể sử dụng mô-đun báo cáo của hệ thống HRIS để thiết lập một báo cáo chuyên sâu. 

HRIS theo dõi và báo cáo hiệu suất của bất kỳ nhân viên trong hệ thống

Giảm lỗi ở con người

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hệ thống HRIS bởi nó giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, giảm thiểu lỗi ở con người. Các quy trình đều được tự động hoá nên những công việc liên quan đến con người cũng các lỗi mà con người hay mắc phải cũng sẽ được giảm đáng kể. 

Các chức năng chính của HRIS

Các chức năng chính mà phần mềm HRIS cung cấp bao gồm:

• Cơ sở dữ liệu của hồ sơ nhân sự trong công ty: Tên, địa chỉ, chế độ lương và đãi ngộ, lịch sử đánh giá hiệu suất.
• Cổng thông tin nhân sự dành cho nhân viên để họ chủ động quản lý thông tin, xem lịch sử tiền lương, yêu cầu thời gian nghỉ cũng như giao tiếp với đồng nghiệp của mình.
• Phần mềm HRIS cho phép nhân sự xem thông tin về quyền lợi của mình để đưa ra tùy chọn mong muốn, thực hiện các thay đổi cần thiết. 
• Theo dõi và tự động ghi chép thời gian vào nhật ký làm việc của nhân viên. 
• Tính năng tính lương dựa trên thời gian làm việc đã được ghi chép, phân bố thuế và tiền lương một cách tự động và chính xác.
• Các tùy chọn hỗ trợ tuyển dụng, tìm và sàng lọc ứng viên cũng như đào tạo nhân viên mới. 
• Kế hoạch tài nguyên kế nhiệm để theo dõi, đào tạo và thăng tiến cho nhân viên.
• Cung cấp phân tích và báo cáo để người quản lý xem thông tin lịch sử, dữ liệu, đưa ra dự đoán cho tương lai.

Hệ thống HRIS cung cấp modules và các tính năng quản lý tối ưu cho doanh nghiệp

Hướng dẫn cách lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp

Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu cấu trúc và nhu cầu quản lý nhân lực khác nhau. Hơn nữa, có vô số lựa chọn HRIS trên thị trường giúp việc tìm kiếm giải pháp của doanh nghiệp phức tạp và gặp nhiều khó khăn hơn. Do đó, khi lựa chọn một nhà cung cấp hệ thống HRIS, điều quan trọng là cân nhắc quy mô doanh nghiệp cũng như định hướng phát triển doanh nghiệp của bạn. Hãy đảm bảo rằng các lựa chọn HRIS hàng đầu có thể tích hợp với bất kỳ phần mềm hiện có hoặc thay thế các chức năng hiện có nếu bạn chỉ muốn dùng 1 giải pháp duy nhất. 

Tiếp theo, bạn cần xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp có thể đầu tư. Việc này sẽ giúp bạn có thể xác định được nhóm nhà cung cấp tối ưu nhất. Bạn có thể lựa chọn mua phần mềm trọn gói, thuê phần mềm hoặc triển khai thành nhiều giai đoạn, nâng cấp để phù hợp với dòng tiền mà doanh nghiệp bỏ ra. 

Lựa chọn một phần mềm HRIS cần cân nhắc đến nhu cầu, định hướng và ngân sách của doanh nghiệp

Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 

Trên đây, bài viết đã chia sẻ tất tần tật về HRIS là gì cũng như những vấn đề xoay quanh chức năng của nó và cách doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp. Hy vọng những thông tin được Bizfly cung cấp sẽ hữu ích đối với bạn đọc.