Hồ sơ nhân sự gồm những gì và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin nhân sự đồng thời giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoạt động doanh nghiệp được đảm bảo ổn định, việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ luôn là điều mà mỗi tổ chức cần thực hiện.

Vì vậy, bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ hơn về cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho hiệu quả nhất.

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Tuỳ theo hợp đồng của nhân sự và từng yêu cầu khác biệt của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu từng loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự sẽ tối thiểu cần phải có các giấy tờ thông tin về cá nhân cơ bản bao gồm: Đơn xin làm việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6.

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ thông tin nhân sự cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau dẫn khiến cho hoạt động quản lý hồ sơ trở nên quan trọng và cần thiết. Một số lý do cơ bản cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự đó là:

• Theo Luật Việt Nam, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ nghiêm túc và chấp hành đầy đủ. 
• Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp việc quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp trở nên tốt hơn, đơn giản hơn đồng thời đưa ra quyết định phát triển nhân sự nhanh chóng hơn.
• Thực hiện lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự thông minh sẽ giúp tạo ra cơ sở quan trọng để giải quyết các vấn đề hay sự cố xảy ra ngoài ý muốn như tranh chấp với người lao động.
• Việc quản lý hồ sơ sẽ diễn ra trong ngắn hạn hoặc dài hạn tuỳ theo loại hồ sơ và tính chất của nó.

Mọi người có thể xem thêm bài viết "Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả" để hiểu thêm về giá trị mà việc quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng của nó đến chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp là như thế nào từ đó có phương án thực hiện hiệu quả hơn.

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Để có thể lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác thì bạn cần thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Bizfly dưới đây:

Phân loại hồ sơ nhân sự

Thông thường hồ sơ nhân sự sẽ được phân loại thành các nhóm chính sau:

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp​

• CV xin việc, đơn xin việc
• Thông tin hồ sơ của nhân viên
• Bảng lương và quyền lợi của nhân viên
• Chứng chỉ, bằng cấp và những thông tin xác thực của nhân viên
• Các tài liệu quản lý hiệu suất của nhân viên

Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Các giải pháp sắp xếp hồ sơ nhân sự hữu dụng mà bạn có thể áp dụng được đó là:

• Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ trước sau dựa theo trình tự thời gian diễn ra của sự việc có trong hồ sơ. Tuy nhiên, bạn cần ghi chú thời điểm một cách cẩn thận để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng.
• Sắp xếp theo mẫu tự: Dựa theo thứ tự mẫu tự cũng là cách hay để bạn thực hiện việc sắp xếp hồ sơ nhân sự. Ví dụ các hồ sơ theo mẫu tự T sẽ được sắp xếp theo thứ tự là Thiệp mời -> Thư từ -> Tiếp thị.
• Sắp xếp theo tính chất: Dựa trên tính chất của hồ sơ như hồ sơ mật, hồ sơ thường, hồ sơ tối mật,.. hoặc hồ sơ chưa được giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ đã được giải quyết,...

Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ phải được lưu trữ trong một vị trí nhất định để nhanh chóng và thuận tiện trong việc tìm kiếm cũng như truy cập. Cách tốt nhất để đạt được điều này là bạn nên làm bản liệt kê hệ thống sơ đồ của đơn vị một cách có hệ thống. Một lưu ý quan trọng khác khi lưu trữ hồ sơ là người quản lý phải tiến hành kiểm tra thường xuyên để kịp thời bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ sao cho chính xác và nhanh chóng nhất.

Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự

Một mô hình quản lý hồ sơ nhân sự được xem là hoàn chỉnh khi nó được xây dựng với các bước đầy đủ như sau:

Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Phân loại và sắp xếp hồ sơ là bước quan trọng nhất và cần thiết nhất. Việc phân loại và sắp xếp sẽ tuỳ theo tính chất hay sở thích của từng người quản lý miễn là nó khoa học và dễ dàng tìm kiếm được. 

Bước 2: Xác định mục đích quản lý

Theo thời gian, một số tài liệu sẽ không cần sử dụng hoặc không còn hiệu lực để sử dụng. Vì vậy, bạn cần xác định được ngày hết hạn đồng thời tiến hành chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bớt các tài liệu dư thừa khi quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, vấn đề pháp lý cũng cần được chú ý bởi có nhiều loại hồ sơ nhất định mà các doanh nghiệp không có quyền hạn sở hữu lâu dài.

Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự

Bước 3: Xác định nhu cầu truy cập

Với từng loại hồ sơ nhân sự cần thực hiện việc lưu trữ, bạn cần xác định được chính xác những điều cơ bản sau:

• Ai sẽ là người cần thực hiện việc truy cập vào những hồ sơ nhân sự này? Đó là người lãnh đạo, nhân viên hay những người có nhu cầu truy cập?
• Thời điểm cần sử dụng các tài liệu lưu trữ và mức độ thường xuyên của việc sử dụng này?
• Làm thế nào để những người có nhu cầu có thể truy cập vào tài liệu?

Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mật

Thiết lập mức độ bảo mật là một vấn đề cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng yêu cầu hay mức độ bảo mật khác nhau. Điều bạn cần lưu ý nhất là những thông tin về khuyết tật hay y tế bởi đó là những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ.

Có thể bạn quan tâm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo

Phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

Bạn có thể tham khảo qua một số nền tảng hay phương pháp hữu dụng cho việc quản lý hồ sơ nhân sự sau đây:

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Excel được đánh giá như một công cụ hữu dụng trong việc theo dõi các thông số cần thiết và là giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Với khả năng cập nhật và xử lý dữ liệu tự động, Excel sẽ giúp các nhà quản trị bắt kịp những thông tin sau:

Excel là một trong những công cụ giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

• Các thông số quan trọng xuất hiện trong quá trình theo dõi tuyển dụng
• Quản lý hồ sơ và công việc của nhân viên một cách thông minh theo chu kỳ thời gian cụ thể, từ đó việc kiểm tra hiệu suất làm việc trở nên đơn giản hơn
• Tính toán các chỉ số một cách tự động
• Kiểm tra, tổng hợp và thống kê hồ sơ nhân viên tự động theo ngày.

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp việc quản lý trở nên ưu việt hơn nhờ những đặc điểm:

• Khả năng tạo ra các bản báo cáo chuyên sâu giúp việc đưa ra quyết định nhân sự được hỗ trợ triệt để.
• Với tính năng phân quyền cao trong các công việc, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có khả năng bảo mật hồ sơ vô cùng chặt chẽ.
• Các hồ sơ được lưu trữ hoàn toàn trên phần mềm quản lý không chỉ giúp người quản lý tìm, lọc hồ sơ nhanh chóng hơn, các hồ sơ được lưu trữ chính xác hơn mà còn giúp hạn chế sử dụng đến các loại giấy tờ.

Tham khảo ngay Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay

Quản lý hồ sơ nhân sự được xem là một trong những yếu tố cốt lõi và cần thiết nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Cho dù bạn thực hiện việc quản lý bằng Excel, phần mềm quản lý hay bất kỳ cách nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất là bạn cần nắm rõ và xử lý các thông tin cần lưu ý để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất