Workflow là gì? Tầm quan trọng của Workflow trong kinh doanh

Khi một công việc bất kỳ được gán vào quy trình, nó sẽ nhanh chóng được hoàn thành đồng thời hiệu suất được tối ưu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý. Và Workflow chính là quy trình mà bạn có thể ứng dụng bởi những hiệu quả mà nó mang lại rất lớn.

Cùng Bizfly tìm hiểu xem Workflow là gì cũng như tầm quan trọng của Workflow trong quy trình kinh doanh trong bài viết sau.

Workflow là gì?

Workflow được hiểu đơn giản là một quy trình hay một luồng công việc được minh hoạ dưới một danh sách các bước cần thực hiện theo một trình tự cụ thể để hoàn thành được một công việc nhất định. Workflow được dùng trong nhiều công việc, nhiều lĩnh vực khác nhau và luôn đảm bảo rằng sẽ thực hiện đúng cách các quy trình quan trọng tại mọi thời điểm.

Workflow là gì? 

Tầm quan trọng của Workflow trong quy trình kinh doanh

Bạn sẽ nhận thấy rằng Workflow là một ý tưởng tốt mà các doanh nghiệp nên ứng dụng để hoàn thành công việc. Bởi trong quy trình kinh doanh, nó mang đến những lợi ích như sau.

Cải thiện hiệu quả kinh doanh 

Ứng dụng Workflow giúp doanh nghiệp xác định được các bước và trình tự cụ thể để một nhiệm vụ hay công việc được hoàn thành nhanh chóng. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân chia các bước cho người phù hợp, theo khung thời gian chuẩn xác và đúng thứ tự để giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Ứng dụng Workflow giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh 

Workflow có thể được xây dựng cho một người hoặc một nhóm người. Vai trò và công việc của họ sẽ được phân công và phụ thuộc vào nhau để dự án hay công việc được hoàn thành.

Giảm chi phí hoạt động 

Có thể dễ dàng thấy được, các chi phí hoạt động sẽ được giảm thiểu một cách tối đa khi một quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý và tốc độ hoàn thành công việc nhanh chóng.

Và sơ đồ Workflow có khả năng giúp bạn hợp lý hoá công việc và xác định được các thực tiễn tốt hơn. Từ đó lợi nhuận công việc tăng, chi phí hoạt động giảm nhưng vẫn đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng.

Tự động hóa quy trình làm việc 

Các địa điểm trong hoạt động kinh doanh của quy trình Workflow có thể được tự động hoá. Điều này giúp nhân viên bán hàng được giải phóng đồng thời có thể tập trung hơn vào công việc tìm kiếm khách hàng mới và cộng tác viên sẽ là người thực hiện công việc chăm sóc khách hàng, giải quyết những vấn đề khúc mắc mà khách hàng đưa ra.

Workflow giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc

Bên cạnh đó, Workflow có khả năng tự động hoá các tác vụ đơn giản. Điều này giúp bạn có thể xem xu hướng, phân tích kinh doanh, xây dựng kế hoạch mở rộng và chuẩn bị đối phó rủi ro.

Có thể bạn quan tâm: Tự động hóa bán hàng: Cách ứng dụng CRM vào bán hàng và Marketing

Loại bỏ tiến trình dư thừa 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng và cập nhật sơ đồ Workflow để dễ dàng phát hiện ra những tiến trình dư thừa và loại bỏ chúng một cách tốt nhất.

Khi Workflow được triển khai và quản lý vào các hoạt động hàng ngày, bạn có thể dễ dàng quan sát và kiểm soát toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Và điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc cải thiện quy trình hay loại bỏ các công việc, các bước hay các hoạt động dư thừa, không cần thiết.

Lý thuyết về việc cải thiện quy trình làm việc 

Năm 1980: W. Edwards Deming (người đã dựa trên phương pháp thống kê để đưa ra một hệ thống lý thuyết về kiểm soát chất lượng, từ đó xây dựng nên một triết lý mới về quản lý công việc) và Joseph M. Juran (người truyền bá và quản lý chất lượng công việc) đã đưa ra các lý thuyết về việc cải thiện quy trình làm việc.

Lý thuyết về việc cải thiện quy trình làm việc 

Dưới đây Bizfly sẽ chia sẻ nội dung này.

• Six Sigma: Bằng cách sử dụng phương trình toán học và lý thuyết thống kê, mục đích của Six Sigma là loại bỏ các lỗi của sản phẩm cuối với mục tiêu 3,4 lỗi trên một triệu sản phẩm trong một quy trình sản xuất. Nó có liên quan đến kỹ năng phân tích, quan sát và thử nghiệm quy trình với hai phương pháp phổ biến là DMADV và DMAIC.
• Quản lý chất lượng toàn diện: Với mục đích nâng cao môi trường làm việc cũng như chất lượng của sản phẩm, lý thuyết này nhấn mạnh vào sự hợp tác cũng như khả năng giao tiếp giữa các nhân viên và bộ phận trong doanh nghiệp.
• Tái cấu trúc quy trình: Lý thuyết này sẽ phân tích mọi cấp độ bằng cách sử dụng thuật toán để xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh dựa trên các điều kiện được thay đổi.
• Hệ thống tinh gọn: Lý thuyết này sẽ tập trung vào việc xây dựng một hệ thống, tổ chức tinh gọn và loại bỏ những chi phí hay tài nguyên dư thừa để khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp vẫn được duy trì trước những bất ổn và thay đổi của thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc: Mục đích của lý thuyết này chính là xác định được mối liên kết yếu nhất là ràng buộc để tiến hành loại bỏ nó.

Phân tích và cải thiện Workflow 

Mục đích chính của Workflow là nâng cao hiệu quả làm việc cho một cá nhân hay tổ chức bất kỳ. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng thuê các chuyên gia tư vấn để thực hiện phân tích và cải thiện Workflow.

Phân tích và cải thiện Workflow 

Một Workflow tính gọn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng đáng kể các tài nguyên như thời gian, công sức, lực lượng lao động,.. mà vẫn tạo ra một quy trình mang lại được kết quả đúng theo mong muốn của mình. Điều này cho thấy, nhân viên của doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng đối với doanh nghiệp và khách hàng mà không mất đi định hướng dịch vụ hoặc source chất lượng.

Qua bài viết mà Bizfly chia sẻ, bạn đã nắm vững thuật ngữ Workflow là gì và các kiến thức khác như lợi ích và lý thuyết cải thiện Workflow. Từ những nội dung trên, bạn có thể vận dụng Workflow một cách tốt nhất cho công việc của mình và không ngừng cải thiện nó để nhận được những lợi ích lớn hơn.