5 bí quyết vực dậy tinh thần làm việc cho nhân viên sau kỳ nghỉ Tết

Tết – kỳ nghỉ lễ lớn nhất trong năm đã đi qua nhưng tại nhiều công ty, nhân viên vẫn chưa sẵn sàng khởi động lại. Tâm lý nhân viên thường “ngại” làm việc sau kỳ nghỉ tết, thậm chí "quay lưng" với công việc để bận rộn với những cuộc vui xuân, dẫn đến năng suất làm việc những tháng đầu năm tại các doanh nghiệp thường ì ạch, không đạt được những mục tiêu đã đề ra. Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này?

Hãy nhìn lại không khí trong công ty những ngày gần đây. Không khó để nhận ra rằng mọi thứ dường như đang diễn ra với tốc độ chậm hơn đáng kể so với trước kỳ nghỉ, đặc biệt là khi so sánh với không khí tất bật của những tháng cuối năm. Nhân viên của bạn dường như đang “bận” hồi tưởng lại quãng thời gian thư giãn bên gia đình, lên kế hoạch cho các cuộc hẹn gặp mặt đầu năm, những chuyến du xuân và rất tâm trí dường như không đặt tại bàn làm việc.

Là lãnh đạo, bạn sẽ làm thế nào để sớm đưa nhân viên thoát khỏi “relax-mode” và sẵn sàng quay trở lại với guồng quay công việc?

Thông thường, các công ty thường mặc định 1 tuần sau khi trở lại làm việc thường là thời gian của những cuộc vui: tiệc khai xuân đầu năm, tiệc gặp mặt của đồng nghiệp các bộ phận, các buổi họp mặt, dã ngoại,… Tuy nhiên, dư âm của những cuộc vui đầu xuân thường kéo dài hơn thế. Tiệc khai xuân thường không thể kéo nhân viên về với “work-mode” mà chỉ khiến họ càng thêm hứng khởi để tiếp tục các cuộc vui chơi, và tâm thế quay trở lại làm việc nghiêm túc lại tiếp tục bị… delay!

Bạn có biết nguyên nhân nào khiến nhân viên liên tục trì hoãn công việc? Động lực nào khiến nhân viên làm việc nghiêm túc? Người quản lý phải biết được những điều này để có thể “đánh” trực tiếp vào tâm lý nhân viên, khiến họ hào hứng quay trở lại với công việc cũng như có những hành động cụ thể khiến nhân viên tin rằng năng suất làm việc của họ có thể được nâng cao, cải thiện năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên.

Dưới đây là 5 bí quyết vực dậy tinh thần làm việc của nhân viên mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức.

1. Thay đổi cách thức làm việc và giao tiếp với nhân viên

Trở lại làm việc sau kỳ nghỉ dài, nhân viên của bạn thường được chào đón bởi khối lượng công việc đáng kể. Hàng tá email chưa mở, giấy tờ, tài liệu trên bàn… Và việc xử lý một lượt các email đó là trở ngại tiêu tốn thời gian hàng đầu.

Theo kết quả khảo sát của CareerBuilder, 31% nhà quản lý nhân sự tin rằng email là một trong những “productivity killers” – thứ làm giảm năng suất lớn nhất tại nơi làm việc.

Vậy là người quản lý, bạn có thể làm gì? Thay đổi các thức giao tiếp, cách giao việc cho nhân viên có thể là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Thay vì liên tục gửi thông báo và hàng tá tài liệu qua email, bạn có thể linh động hơn bằng cách gặp mặt trực tiếp, trao đổi nhanh qua điện thoại hoặc qua kênh liên lạc gần gũi hơn (các group chat trên mạng xã hội, mạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp,...) Các phương thức giao tiếp này cũng giúp truyền tải thông điệp đến nhân viên hiệu quả hơn, giúp họ dễ dàng phản hồi, thực hiện, thay vì phải trả lời những email với các bước confirm cồng kềnh và phức tạp. Nhờ đó, tâm lý ngại việc của nhân viên cũng sẽ giảm đi đáng kể.

2. Đặt ra các mục tiêu mới cho tổ chức

Có nhiều trường hợp, ngày đầu quay trở lại làm việc sau kỳ nghỉ dài lại là cơn ác mộng đối với nhiều người khi họ phải giải quyết dồn dập những công việc phát sinh trong tết, thậm chí là những những deadline còn sót lại của năm cũ. Chắc chắn rằng, việc giải quyết những mục tiêu đã cũ này luôn chẳng mấy vui vẻ, làm giảm đáng kể động lực làm việc của đội ngũ nhân viên.

Các mục tiêu mới, rõ ràng, cụ thể, khả thi và mới mẻ chính là nguồn cảm hứng tuyệt vời cho tâm thế làm việc mới.

Vậy thế nào là một mục tiêu phù hợp cho năm mới? Nhân viên của bạn cần các mục tiêu mới mẻ, khả thi, có thể kiểm soát được và nằm trong một mục tiêu tổng thể - có thể chính là kế hoạch lớn mà công ty đã đặt ra cho năm nay.

Không nên ưu tiên các mục tiêu dài hạn ngay khi vừa kết thúc kỳ nghỉ lễ, thay vào đó nên triển khai các kế hoạch ngắn hạn, có thể thấy được kết quả trong thời gian càng ngắn càng tốt. Việc thực hiện những mục tiêu ngắn hạn này có thể nâng cao tinh thần làm việc của tổ chức vô cùng hiệu quả, khi họ có thể nhìn thấy hiệu quả công việc và cảm thấy hào hứng hơn bao giờ hết. Theo khảo sát của Wrike, 49% những nhân viên được khảo sát cho rằng các mục tiêu không thể nhìn thấy kết quả trong thời gian gần (đôi khi bị xem là phi thực tế) trong các dự án là yếu tố gây căng thẳng hàng đầu tại nơi làm việc.

Trong tuần đầu tiên trở lại làm việc sau kỳ nghỉ, hãy sắp xếp các cuộc họp nội bộ với đội ngũ nhân sự của bạn. Còn gì tuyệt vời hơn khi được sếp nhắc lại về những thành tích trong năm cũ (có thể có những phần thưởng nho nhỏ) và tận tình hướng dẫn thiết lập các mục tiêu mới. Làm việc để đạt được thành tích đầu tiên chính là cách khởi động thông minh nhất sau những ngày trì trệ.

3. Thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên

Khối lượng công việc cần xử lý sau kỳ nghỉ quá nhiều, nhân viên không biết bắt đầu từ đâu, thầm chí có xu hướng… phớt lờ, vì suy nghĩ “đằng nào thì cũng đã muộn/ đằng nào cũng không thể làm xong ngay được”. Hiểu được vấn đề này, bạn không nên quá nóng vội mà nên dùng chiến thuật chậm mà chắc. Nên chia ra thành nhiều dự án nhỏ để giao cho những nhân sự phù hợp và thực hiện chúng trong từng giai đoạn để tránh tình trạng nhân viên bị “ngộ độc” công việc do quá tải.

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn có các nhiệm vụ, dự án được chia thành các đầu việc nhỏ với deadline và mức độ ưu tiên riêng. Chúng cũng cần được sắp xếp thành checklist để liên tục cập nhật thay đổi về thời hạn, yêu cầu thực hiện, nguồn đầu vào, bổ sung tài liệu mới, cộng sự mới,...

Phương thức quản lý công việc dưới hình thức các đầu việc nhỏ giúp nhân viên tận dụng tối đa thời gian, nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Ít nhất thì vào cuối ngày cũng có một đầu việc nào đó được ghi nhận hoàn thành, khiến nhân viên có động lực hơn để bắt tay vào làm các công việc tiếp theo. “Chặng đường ngàn dặm luôn bắt đầu từ một bước chân”, việc hoàn thành từng việc sẽ khiến nhân viên cảm thấy “vào guồng”, và các công việc sẽ nối tiếp nhau được hoàn thành.

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng/phần mềm quản lý dự án mà bạn có thể áp dụng, chẳng hạn như Trello, Asana,... Việc áp dụng và sử dụng những công cụ này cũng vô cùng đơn giản, dễ theo dõi và kiểm soát cho cả người quản lý và nhân viên. Nhân viên luôn nắm được checklist đầu việc và mọi thông tin cần thiết, chủ động kiểm soát mức độ ưu tiên và tiến độ hoàn thành công việc. Trong khi đó, nhà quản lý bao quát toàn diện được năng suất làm việc của từng cá nhân. Trên các ứng dụng này bạn cũng có thể dễ dàng tải lên các tài liệu phục vụ cho công việc (hình ảnh, video, tệp tin,…) với một click mà không cần tới sự can thiệp của Email hay phần mềm trung gian, khiến việc thực hiện công việc diễn ra chỉ trên một màn hình giao diện, loại bỏ tình trạng nhân viên phải truy cập vào nhiều cửa sổ khác nhau để tra cứu tài liệu, cải thiện và nâng cao năng suất làm việc.

Quan trọng rằng, nếu áp dụng hiệu quả phương pháp này, năng suất làm việc của nhân viên sẽ không ngừng được nâng cao, chứ không chỉ là một vài ngày khởi động đầu năm.

4. Tinh gọn quy trình xử lý các quy trình, đề xuất của nhân viên

Không chỉ nhân viên, chính bản thân bạn – người quản lý cũng phải giải quyết một khối lượng công việc không nhỏ trong những ngày đầu quay trở lại làm việc. Hãy nghĩ lại, nhân viên của bạn thường yêu cầu gì?

• Một chiếc màn hình máy tính mới, một bộ PC mới thay cho chiếc máy cũ nay đã chậm chạp và không đáp ứng được yêu cầu của công việc; một vài ngày nghỉ phép để đi du lịch cùng gia đình dịp đầu năm; một cuộc họp cùng sếp và đối tác để trình bày ý tưởng?
• Xin tạm ứng lương, ký giấy uỷ nhiệm, giấy duyệt chi, chi trả công tác phí?
• Đề xuất tuyển dụng nhân sự thay cho những nhân sự cũ đã xin nghỉ việc, xét duyệt tăng lương, cấp quyền truy cập, tạo mới tài khoản phần mềm?
• …

Những đề xuất trên sẽ trở thành một mớ bòng bong rắc rối và tốn thời gian biết mấy nếu công ty vẫn giữ nguyên quy trình xử lý nhiều cửa, cồng kềnh, trên giấy tờ bản cứng như cũ. Việc dành cả ngày để chạy qua các phòng ban xin chữ ký xét duyệt liệu có phải lý do "chính đáng" để nhân viên của bạn trì hoãn các công việc khác hay không?

Liệu bạn có thể cải cách quy trình xử lý giấy tờ thành "một cửa", tinh gọn hơn, tối giản hơn, hoặc số hoá chúng trên một phần mềm hiện đại hay không? Chắc chắn rằng sau khi thực hiện được điều này, việc xử lý các đề xuất, giấy tờ và các tác vụ sẽ không còn là lý do để nhân viên của bạn đem ra mỗi lần được hỏi đến tiến độ công việc nữa. Việc này cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy nhẹ nhàng, thoải mái hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính trong công ty, tránh tâm lý bực dọc, những sự ức chế không đáng có chỉ vì yêu cầu của họ phải giải quyết quá lâu, quá phức tạp.

5. Áp dụng công nghệ mới giúp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên

Nếu bạn đang tìm một ý tưởng độc đáo vừa giúp thay đổi cách thức giao tiếp giữa quản lý với nhân viên, vừa hỗ trợ quản lý công việc của nhân viên, nâng cao năng suất làm việc, thì hãy nghĩ về việc áp dụng công nghệ. Chắc hẳn nhân viên của bạn đều muốn được khởi đầu một năm làm việc mới đầy hứng khởi trong một môi trường “doanh nghiệp 4.0” với các công cụ hỗ trợ đắc lực, hiện đại và theo kịp xu hướng phát triển.

Cuộc cách mạng 4.0 đã mang tới cho doanh nghiệp những bước tiến to lớn nhờ những người bạn đồng hành đắc lực: mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các phần mềm chuyên biệt khác nhau để hỗ trợ nghiệp vụ cho cả nhà quản lý và nhân viên như CRM - phần mềm hỗ trợ quản lý sale, phần mềm quản trị hiệu suất, hệ thống quản trị tuyển dụng,... Bạn có thể tuỳ thuộc vào nhu cầu, định hướng phát triển và quy mô công ty để sử dụng những công cụ phù hợp, phát huy tối đa hiệu quả của chúng trong việc giúp sức cho doanh nghiệp đạt được những thành công mới.

Trong đó, hệ thống CRM cho đội ngũ kinh doanh - sale chính là đòn bẩy thành công vượt qua các phần mềm quản lý hiệu suất khác với những tính năng vượt trội:

- Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên

Các doanh nghiệp luôn mong muốn cải thiện năng suất làm việc của nhân viên. Đặc biệt với nhân viên sale, việc xử lý càng nhiều đơn hàng giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhiều khách hơn, là cơ sở để cải thiện doanh thu. Và phần mềm CRM tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp khi giúp mỗi cá nhân:

• Không mất thời gian tổng hợp & rút ngắn thời gian chăm sóc từng khách hàng
• Rút ngắn thời gian chuẩn bị tư liệu & tương tác với khách hàng tự động.
• Không mất thời gian với các công việc lặp lại nhờ vậy tăng số lượng xử lý công việc, cơ hội, hợp đồng trong ngày

- Tích hợp marketing tự động

Marketing automation giúp tiết kiệm chi phí nhân lực, thời gian chăm sóc khách hàng. Vì vậy, ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức marketing này để giảm khối lượng công việc cho nhân viên, đồng thời tăng hiệu quả sale.

Thay vì việc phải làm đi làm lại các công việc lặp lại hàng tuần, hàng tháng như gửi email chăm sóc khách hàng, quản lý chiến dịch, tạo báo cáo và phân tích khách hàng thì CRM hoàn toàn có thể làm được với tiện ích và các ứng dụng đi kèm.

- Dễ dàng thống kê hiệu quả của sale

Một trong những việc mà CRM có thể hỗ trợ hiệu quả cho sale, chính là thống kê báo cáo đầy đủ, chính xác các hoạt động của đội ngũ sale.

Có CRM, bạn dễ dàng cập nhật được tình hình sale hiện tại như thế nào thông qua thống kê cuộc gọi, số khách hàng đã mua hàng, nguồn chạy quảng cáo nào đang hiệu quả để có thể điều chỉnh lại chiến dịch marketing của mình.

- Giúp nhân viên tự theo dõi KPI của chính mình

Bên cạnh thông tin của khách hàng, nhân viên có thể truy cập hệ thống CRM để phân loại những khách hàng nào do mình quản lý, từ đó nắm bắt được KPI của cá nhân để có kế hoạch làm việc tốt và hiệu quả hơn.

Ngoài các chức năng hỗ trợ sale, CRM còn có rất nhiều tiện ích khác để hỗ trợ các công việc marketing, đem lại hiệu quả và doanh thu tốt cho doanh nghiệp.

Kết: Việc tinh thần làm việc của nhân viên bị giảm sút sau kỳ nghỉ dài là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, vai trò của người quản lý trong việc điều phối công việc, thay đổi phương thức giao tiếp, làm việc với nhân viên càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Áp dụng các phương pháp phù hợp và đôi khi là thực hiện các thay đổi nếu cần thiết chắc chắn sẽ giúp công ty nhanh chóng lấy lại guồng quay công việc hiệu quả, có những bước tiến vượt bậc trong năm mới.

Nếu bạn có nhu cầu cần tư vấn về phần mềm quản lý, CRM cũng như các phương thức chuyển đổi số cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Bizfly để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

Hotline: 1900 63 64 65 | 0964 69 12 99

Email: info@bizfly.vn