4 tips sử dụng phần mềm CRM giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi chiến dịch Email Marketing

Email Marketing vẫn là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để kết nối và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, để chiến dịch Email thực sự mang lại kết quả như mong muốn, việc cá nhân hóa và tối ưu hóa nội dung gửi đi là vô cùng quan trọng. Đây chính là lúc phần mềm CRM phát huy vai trò quyết định. 

Với khả năng phân đoạn khách hàng dựa trên dữ liệu hành vi, sở thích và lịch sử mua sắm, phần mềm CRM giúp bạn gửi những Email đúng người, đúng lúc, nâng cao tỷ lệ mở và tỷ lệ chuyển đổi. Không chỉ vậy, các tính năng tự động hóa của CRM còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình, và tập trung vào những chiến lược Marketing dài hạn.

4 mẹo sử dụng phần mềm BizCRM giúp tăng hiệu quả chiến dịch Email

Mẹo 1: Tận dụng tính năng phân đoạn khách hàng trong CRM

Một trong những lợi ích lớn nhất mà phần mềm CRM mang lại cho chiến dịch Email Marketing là khả năng phân đoạn khách hàng một cách chính xác và hiệu quả. Việc phân đoạn giúp bạn chia khách hàng thành các nhóm với những đặc điểm, hành vi và nhu cầu cụ thể, từ đó gửi các Email được cá nhân hóa, phù hợp hơn với từng nhóm đối tượng. 

1. Phân đoạn theo hành vi khách hàng

CRM cho phép bạn theo dõi hành vi khách hàng trên nhiều nền tảng, từ việc mở Email, nhấp vào các liên kết, đến việc mua hàng hoặc truy cập website. Dựa vào những hành động này, bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm khác nhau, chẳng hạn như:

• Khách hàng tiềm năng: Những người đã thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm nhưng chưa thực hiện giao dịch.
• Khách hàng đang cân nhắc: Những người đã truy cập vào trang sản phẩm hoặc giỏ hàng nhưng chưa hoàn tất giao dịch.
• Khách hàng trung thành: Những người đã thực hiện nhiều giao dịch và tương tác tích cực với thương hiệu.

Với từng nhóm khách hàng này, bạn có thể tạo ra các chiến dịch Email được cá nhân hóa, nhắm vào nhu cầu và trạng thái của họ, giúp tăng khả năng chuyển đổi.

2. Phân đoạn theo nhân khẩu học

CRM giúp bạn thu thập và lưu trữ thông tin nhân khẩu học của khách hàng như độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, khu vực địa lý, v.v. Điều này giúp bạn phân loại khách hàng theo các yếu tố như:

• Độ tuổi hoặc giới tính: Gửi các chiến dịch Email liên quan đến sở thích và nhu cầu của từng nhóm tuổi hoặc giới tính.
• Vị trí địa lý: Điều chỉnh thông điệp Email theo đặc điểm văn hóa, thói quen mua sắm, hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt tại từng khu vực.

3. Phân đoạn theo mức độ tương tác

CRM không chỉ lưu trữ thông tin cơ bản của khách hàng mà còn theo dõi mức độ tương tác của họ với các chiến dịch Marketing trước đó. Bạn có thể phân loại khách hàng thành các nhóm như:

• Khách hàng ít tương tác: Những người không mở Email hoặc không tham gia vào các hoạt động do bạn gửi.
• Khách hàng tích cực: Những người thường xuyên mở Email, nhấp chuột vào liên kết, hoặc tham gia các chiến dịch.

Với nhóm khách hàng ít tương tác, bạn có thể gửi các chiến dịch Email kích thích sự quan tâm lại (ví dụ: giảm giá đặc biệt, lời mời tham gia khảo sát). Còn với nhóm khách hàng tích cực, bạn có thể gửi các Email mang tính thuyết phục cao hơn, khuyến khích họ thực hiện giao dịch ngay lập tức.

4. Phân đoạn theo hành trình khách hàng

Phần mềm CRM giúp bạn theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng từ lúc họ bắt đầu quan tâm đến sản phẩm cho đến khi hoàn tất giao dịch và trở thành khách hàng trung thành. Dựa trên các giai đoạn trong hành trình khách hàng, bạn có thể phân đoạn và gửi Email phù hợp, ví dụ:

• Khách hàng mới: Gửi lời chào mừng, giới thiệu về thương hiệu và các sản phẩm nổi bật.
• Khách hàng quay lại: Gửi Email với các ưu đãi đặc biệt hoặc sản phẩm mới để khuyến khích họ quay lại mua sắm.
• Khách hàng trung thành: Gửi các chương trình khách hàng thân thiết hoặc các khuyến mãi dành riêng cho nhóm khách hàng này.

Mẹo 2: Sử dụng Email Automation để gửi Email đúng thời điểm

Một trong những yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu quả của chiến dịch Email Marketing là việc gửi Email đúng thời điểm. Việc gửi Email vào những thời gian không phù hợp có thể dẫn đến tỷ lệ mở thấp và giảm khả năng tương tác của khách hàng. 

Đây là lúc tính năng tự động hóa trong phần mềm CRM trở nên vô cùng hữu ích. Bằng cách tận dụng các công cụ tự động hóa, bạn có thể gửi Email theo lịch trình tối ưu hóa, đảm bảo rằng khách hàng nhận được thông điệp của bạn khi họ sẵn sàng tương tác. 

1. Tự động gửi Email theo hành động của khách hàng

Phần mềm CRM cho phép bạn thiết lập các quy trình tự động để gửi Email dựa trên hành động của khách hàng. Điều này giúp bạn gửi thông điệp phù hợp ngay khi khách hàng có hành động quan trọng. Ví dụ:

• Email chào mừng: Sau khi khách hàng đăng ký hoặc tạo tài khoản trên website của bạn, một Email tự động có thể được gửi ngay lập tức để giới thiệu về thương hiệu và các sản phẩm dịch vụ.
• Email bỏ giỏ hàng: Khi khách hàng thêm sản phẩm vào giỏ nhưng chưa hoàn tất giao dịch, phần mềm CRM có thể tự động gửi Email nhắc nhở hoặc khuyến mãi để kích thích họ quay lại và hoàn tất mua sắm.
• Email sau khi mua hàng: Gửi Email cảm ơn hoặc thông báo đơn hàng đã được xử lý ngay khi khách hàng hoàn tất giao dịch.

2. Lên lịch gửi Email vào thời điểm tối ưu

CRM cung cấp khả năng phân tích dữ liệu để nhận diện thời điểm khách hàng thường xuyên mở và tương tác với Email. Bạn có thể sử dụng thông tin này để lên lịch gửi Email vào những thời gian tối ưu, ví dụ:

• Phân tích thói quen khách hàng: Dựa trên dữ liệu CRM, bạn có thể biết được khi nào khách hàng có xu hướng kiểm tra Email, chẳng hạn vào buổi sáng, trưa hay chiều. Việc gửi Email vào đúng thời điểm này giúp tăng cơ hội Email được mở.
• Tự động hóa lịch gửi: Phần mềm CRM giúp bạn lập lịch trình gửi Email theo thời gian và tần suất mà bạn đã xác định là hiệu quả nhất đối với nhóm khách hàng mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn tiếp cận khách hàng vào những thời điểm họ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn.

3. Tạo các chiến dịch Email tự động theo chu kỳ

Với tính năng tự động hóa, bạn có thể thiết lập các chiến dịch Email dài hạn theo chu kỳ mà không cần phải gửi Email thủ công mỗi lần. Ví dụ:

• Chuỗi Email chào mừng: Bạn có thể thiết lập một chuỗi Email tự động gửi trong những ngày đầu sau khi khách hàng đăng ký, mỗi Email với một nội dung khác nhau, như giới thiệu sản phẩm, cung cấp thông tin hữu ích hoặc các ưu đãi đặc biệt.
• Email chăm sóc khách hàng sau bán: Sau khi khách hàng mua sản phẩm, bạn có thể gửi chuỗi Email tự động giúp họ sử dụng sản phẩm tốt hơn, thu thập phản hồi từ khách hàng hoặc giới thiệu các sản phẩm bổ sung.
• Chiến dịch chăm sóc khách hàng lâu dài: Sau khi khách hàng trở thành khách hàng trung thành, bạn có thể tự động gửi các Email theo chu kỳ để giữ họ quay lại, giới thiệu chương trình khách hàng thân thiết hoặc các khuyến mãi đặc biệt.

4. Tự động hóa Email dựa trên phân đoạn khách hàng

Kết hợp tự động hóa với phân đoạn khách hàng sẽ giúp bạn gửi các Email được cá nhân hóa cho từng nhóm đối tượng một cách dễ dàng. Bạn có thể thiết lập các chiến dịch tự động để gửi:

• Ưu đãi đặc biệt cho khách hàng trung thành: Khi khách hàng đạt mốc điểm thưởng hoặc là thành viên lâu dài, CRM có thể tự động gửi các Email với ưu đãi riêng.
• Thông tin sản phẩm mới cho khách hàng có sở thích tương tự: Nếu khách hàng đã mua một sản phẩm cụ thể, CRM có thể tự động gửi thông tin về các sản phẩm tương tự hoặc bổ sung, phù hợp với sở thích của họ.

Mẹo 3: Tạo nội dung Email cá nhân hóa, phù hợp với từng khách hàng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để tăng tỷ lệ mở và tỷ lệ chuyển đổi trong chiến dịch Email Marketing chính là sự cá nhân hóa. Khách hàng ngày nay mong muốn nhận được những thông điệp phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Với tính năng của phần mềm CRM, bạn có thể dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để tạo ra các nội dung Email được cá nhân hóa, mang lại trải nghiệm tốt hơn và tăng cường sự gắn kết. 

1. Sử dụng tên khách hàng trong Email

Đơn giản nhưng hiệu quả, việc chào khách hàng bằng tên trong Email sẽ tạo ra cảm giác gần gũi và giúp Email của bạn nổi bật trong hộp thư đến. Hầu hết các phần mềm Email đều cho phép bạn tự động thêm tên khách hàng vào tiêu đề hoặc phần đầu Email. Đây là cách đơn giản để làm cho Email của bạn cảm giác ít giống như một thông điệp tự động và gần gũi hơn:

• Tiêu đề Email: “Chào bạn, [Tên khách hàng] – Chúng tôi có một ưu đãi đặc biệt cho bạn!”
• Nội dung Email: “Chúng tôi rất vui khi có bạn là khách hàng của [Tên công ty]. Dưới đây là những sản phẩm phù hợp với sở thích của bạn.”

2. Tạo nội dung dựa trên lịch sử và hành vi của khách hàng

Phần mềm CRM cho phép bạn theo dõi lịch sử mua sắm, hành vi tìm kiếm sản phẩm, và các tương tác trước đó của khách hàng. Bằng cách sử dụng dữ liệu này, bạn có thể gửi các Email được cá nhân hóa dựa trên những gì khách hàng đã làm trước đó. Ví dụ:

• Khách hàng đã mua sản phẩm: Bạn có thể gửi các Email giới thiệu sản phẩm tương tự hoặc phụ kiện bổ sung dựa trên sản phẩm mà khách hàng đã mua.
• Khách hàng đã xem sản phẩm nhưng chưa mua: Bạn có thể gửi Email nhắc nhở khách hàng về sản phẩm họ đã xem và cung cấp ưu đãi đặc biệt hoặc thông tin bổ sung để khuyến khích họ mua.

Việc cá nhân hóa theo hành vi giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, vì khách hàng cảm thấy rằng bạn hiểu nhu cầu và mong muốn của họ.

3. Đưa ra đề xuất sản phẩm phù hợp

Dựa trên dữ liệu từ CRM, bạn có thể dễ dàng phân tích sở thích và nhu cầu của khách hàng để đưa ra các đề xuất sản phẩm cá nhân hóa. Ví dụ:

• Đề xuất sản phẩm tương tự: Nếu khách hàng đã mua một chiếc laptop, bạn có thể gửi Email giới thiệu các sản phẩm phụ kiện như túi đựng laptop, chuột, bàn phím, v.v.
• Khuyến mãi dành riêng: Gửi Email với mã giảm giá hoặc chương trình khuyến mãi đặc biệt cho những sản phẩm mà khách hàng đã từng quan tâm hoặc mua sắm.

Điều này không chỉ làm tăng khả năng bán chéo (cross-sell) và bán gia tăng (upsell), mà còn giúp khách hàng cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến nhu cầu của họ.

4. Chăm sóc khách hàng cá nhân hóa sau bán

Phần mềm CRM có thể theo dõi không chỉ các giao dịch mà còn các sự kiện sau bán hàng. Bạn có thể tạo ra các Email chăm sóc khách hàng được cá nhân hóa dựa trên các mốc quan trọng trong hành trình của họ. Ví dụ:

• Email cảm ơn: Gửi Email cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm và cung cấp thông tin về cách sử dụng, bảo trì sản phẩm.
• Khảo sát phản hồi: Gửi Email yêu cầu khách hàng chia sẻ ý kiến về sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi mua. Bạn có thể cá nhân hóa khảo sát bằng cách đề cập đến sản phẩm mà khách hàng đã mua.
• Giới thiệu chương trình khách hàng thân thiết: Cung cấp thông tin về các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết sau khi họ mua hàng lần đầu.

5. Phản hồi ngay khi có vấn đề hoặc câu hỏi

Khi khách hàng có vấn đề hoặc câu hỏi về sản phẩm/dịch vụ, việc tạo ra Email cá nhân hóa để giải quyết vấn đề của họ là cực kỳ quan trọng. CRM giúp bạn theo dõi các yêu cầu hỗ trợ và gửi Email phản hồi ngay lập tức với nội dung phù hợp:

• Email giải đáp thắc mắc: Nếu khách hàng đã liên hệ với bộ phận hỗ trợ, bạn có thể tự động gửi Email giải đáp thắc mắc hoặc cung cấp các tài liệu hỗ trợ.
• Thông báo cập nhật đơn hàng: Nếu có sự thay đổi về trạng thái đơn hàng của khách hàng (ví dụ: giao hàng trễ, sản phẩm hết hàng), gửi Email thông báo kịp thời và chân thành.

Mẹo 4: Tích hợp CRM với các công cụ Email Marketing khác

Khi các công cụ này được kết nối với nhau, dữ liệu khách hàng sẽ được đồng bộ hóa, giúp bạn tạo ra các chiến dịch Email hiệu quả hơn. 

1. Đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng

Một trong những lợi ích lớn nhất khi tích hợp CRM với công cụ Email Marketing là việc đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng. Khi CRM và Email Marketing làm việc cùng nhau, thông tin về khách hàng sẽ được chia sẻ giữa các nền tảng, giúp bạn:

• Có cái nhìn 360 độ về khách hàng: Bạn sẽ có thông tin đầy đủ về khách hàng, bao gồm hành vi mua sắm, sở thích, lịch sử tương tác với Email, và các hành động trên website. Điều này giúp bạn tạo ra các chiến dịch Email hoàn toàn cá nhân hóa.
• Tự động hóa dữ liệu: Khi khách hàng thực hiện một hành động trên website (như mua sản phẩm hoặc tải xuống tài liệu), thông tin này sẽ tự động được cập nhật vào CRM và có thể kích hoạt các Email tự động như Email xác nhận, Email chăm sóc khách hàng, v.v.

2. Phân đoạn và nhắm mục tiêu chính xác hơn

Tích hợp CRM và công cụ Email Marketing giúp bạn phân đoạn khách hàng chính xác hơn dựa trên các tiêu chí cụ thể như độ tuổi, vị trí địa lý, hành vi mua sắm, mức độ tương tác với các chiến dịch trước. Việc phân đoạn khách hàng sẽ giúp bạn:

• Nhắm mục tiêu chính xác hơn: Gửi Email phù hợp với nhu cầu và sở thích của từng nhóm khách hàng.
• Tạo chiến dịch Email tự động cho từng nhóm: Các chiến dịch Email được tùy chỉnh theo từng nhóm đối tượng, giúp nâng cao tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột.

4. Phân tích kết quả chiến dịch từ nhiều nền tảng

Khi tích hợp CRM với công cụ Email Marketing, bạn sẽ có thể phân tích kết quả chiến dịch từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Phân tích các kênh Email: Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch Email Marketing dựa trên các chỉ số như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi.
• Xem hiệu quả của chiến dịch trên nền tảng khác: CRM sẽ giúp bạn so sánh kết quả của các chiến dịch Email Marketing với các chiến dịch Marketing khác, như quảng cáo trên mạng xã hội hoặc quảng cáo trực tuyến, để đánh giá kênh nào hiệu quả nhất.

5. Tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Việc tích hợp CRM với công cụ Email Marketing giúp bạn tiết kiệm thời gian vì mọi thông tin khách hàng và chiến dịch đều được đồng bộ hóa và tự động hóa. Điều này giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng tính chính xác trong việc gửi Email.

Case study - Nâng cao hiệu quả Email Marketing và chăm sóc khách hàng với BizMail và BizCRM

Trong tháng 10/2024, đội ngũ Bizfly có làm việc cùng anh Hùng - trưởng phòng Marketing & Bán hàng của công ty bán lẻ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ như điện thoại, laptop, máy tính bảng….

Mặc dù có doanh thu ổn định, nhưng công gặp khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tối ưu hóa chiến dịch Email Marketing. Họ nhận thấy rằng:

• Chăm sóc khách hàng sau bán hàng thiếu sự cá nhân hóa, khiến khách hàng không cảm thấy được quan tâm sau khi hoàn tất giao dịch.
• Các chiến dịch Email Marketing thiếu sự phân khúc chính xác, khiến tỷ lệ mở Email và tỷ lệ nhấp chuột thấp.
• Quản lý các chiến dịch Email bằng các công cụ riêng lẻ trở nên phức tạp và mất thời gian.

Để giải quyết các vấn đề trên, công ty quyết định triển khai phần mềm BizCRM kết hợp với BizMail - 2 phần mềm nằm trong bộ giải pháp Bizfly Martech, vận hành bởi VCCorp.

• Tích hợp dữ liệu khách hàng: Dữ liệu từ BizCRM (hành vi mua sắm, sở thích, lịch sử giao dịch) được đồng bộ vào BizMail, giúp tạo chiến dịch Email cá nhân hóa cho từng khách hàng.
• Phân đoạn khách hàng chính xác: BizCRM giúp phân nhóm khách hàng theo các tiêu chí như độ tuổi, khu vực, hành vi mua sắm, từ đó giúp BizMail gửi Email Marketing đúng mục tiêu.
• Tự động hóa chiến dịch Email: Các hành động của khách hàng (như bỏ giỏ hàng) sẽ tự động kích hoạt Email Marketing từ BizMail, như nhắc nhở về giỏ hàng bỏ quên, chào mừng khách hàng mới, hoặc cảm ơn sau khi mua hàng.
• Cá nhân hóa nội dung Email: Dựa trên thông tin thu thập từ BizCRM, BizMail tạo ra các Email với nội dung phù hợp cho từng khách hàng, như đề xuất sản phẩm tương tự hoặc khuyến mãi đặc biệt.
• Theo dõi và tối ưu hóa chiến dịch: Các chỉ số Email (tỷ lệ mở, nhấp chuột, chuyển đổi) được theo dõi và phân tích qua BizMail, sau đó đồng bộ vào BizCRM để điều chỉnh chiến lược Marketing và cải thiện hiệu quả.

Kết quả đạt được

• Tăng tỷ lệ mở Email và nhấp chuột: Việc phân đoạn khách hàng chính xác và cá nhân hóa nội dung Email đã giúp tỷ lệ mở Email tăng lên 35% và tỷ lệ nhấp chuột tăng lên 22% so với các chiến dịch trước đây.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Các chiến dịch Email nhắm đúng đối tượng và gửi đúng thời điểm đã giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi lên đến 18%, giúp công ty gia tăng doanh thu từ các chiến dịch Email.
• Cải thiện hiệu quả chăm sóc khách hàng: Việc sử dụng Email tự động để gửi các thông báo về tình trạng đơn hàng, các sản phẩm bổ sung sau khi mua, và khảo sát phản hồi đã giúp công ty cải thiện mối quan hệ với khách hàng, nâng cao sự hài lòng và giảm tỷ lệ bỏ khách hàng.

Việc tích hợp hệ thống CRM và Email Marketing đã giúp công ty xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng, tăng cường hiệu quả kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay với những chiến dịch Email chưa hiệu quả, hãy để lại thông tin dưới đây để được đội ngũ Bizfly tư vấn chi tiết và cụ thể hơn.

Tư vấn BizCRM

Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta đã khám phá ra 4 tips quan trọng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa phần mềm CRM để tăng tỷ lệ chuyển đổi chiến dịch Email Marketing. Các nghiên cứu cho thấy, doanh nghiệp sử dụng CRM có thể tăng doanh thu trung bình lên đến 27%. Vậy còn bạn thì sao? Hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa chiến dịch Email Marketing của mình ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!