5 Chiến lược cải thiện cuộc gọi lạnh từ CRM của doanh nghiệp

Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt và khó khăn như hiện nay, dù có sự hỗ trợ AI, chatbot hay automation đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, nhưng điện thoại vẫn giữ vai trò quan trọng và cần thiết trong hành trình kết nối chuyển đổi khách hàng. Để gia tăng hiệu quả của việc chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng có nhu cầu, doanh nghiệp cần tiếp cận gọi đúng khách hàng, đúng thời điểm và truyền tải đúng thông điệp.

Đây chính là lúc CRM phát huy vai trò và tầm quan trọng của mình – hệ thống CRM không chỉ giúp quản lý danh sách và thông tin khách hàng tập trung tại một nơi, mà để giúp đội ngũ bán hàng tiếp cận khách hàng theo cách cá nhân hóa, có bối cảnh và hiệu quả hơn. Đội ngũ marketing outbound hay inbound hiệu suất cao không còn chạy theo số lượng lead, mà còn phải tập trung vào chất lượng mỗi lần tiếp cận. Họ cần khai thác dữ liệu khách hàng để xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng phù hợp, ưu tiên khai thác insight (mong muốn thầm kín, ngầm hiểu của khách hàng) thay vì cảm tính tiếp cận khách hàng.

Như vậy, công nghệ mang lại nhiều ưu điểm và lợi thế, hỗ trợ nhiều cho doanh nghiệp trong việc quản lý và nâng cao năng suất nhân sự. Tuy nhiên công nghệ không thay thế con người, nhưng sẽ giúp đội ngũ bán hàng hành động thông minh hơn. Với hệ CRM đúng chuẩn, mỗi cuộc gọi trở thành một cơ hội thật sự – chứ không chỉ là một thử vận may.

Định nghĩa cuộc gọi lạnh (Cold call)

Cuộc gọi lạnh (cold call) là hình thức gọi điện liên hệ trực tiếp với khách hàng tiềm năng qua cuộc gọi mà trước đó khách hàng chưa từng liên lạc hay kết nối với thương hiệu. Cuộc gọi lạnh này thường được sử dụng trong bán hàng hoặc tiếp thị qua điện thoại, mục tiêu của cuộc gọi lạnh là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết lập cuộc hẹn, gặp gỡ với khách hàng.

Đặc điểm của cuộc gọi lạnh

Cuộc gọi lạnh tới khách hàng thường có đặc điểm sau:

• Không có sự chuẩn bị trước từ phía người nhận, khách hàng.
• Không có mối quan hệ sẵn có giữa hai bên doanh nghiệp và khách hàng.
• Đòi hỏi người gọi có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng xử lý từ chối và thuyết phục cao.

Ví dụ:
Một nhân viên bán phần mềm CRM gọi điện cho giám đốc công ty chưa từng liên hệ trước để giới thiệu sản phẩm.

5 chiến lược cải thiện chất lượng cuộc gọi lạnh tới khách hàng

Hỗ trợ Tăng tốc bán hàng bắt đầu từ sự liên thông hệ thống CRM

Trong các hoạt động bán hàng hiện đại, tốc độ xử lý sẽ trở thành lợi thế cho doanh nghiệp nếu có sự liền mạch thống nhất. Các phần mềm quay số (dialer) có thể tăng đáng kể năng suất đội ngũ, nhưng nếu chúng không tích hợp trực tiếp với hệ thống CRM, thì mọi lợi ích sẽ nhanh chóng bị lãng phí và chậm trễ do ảnh hưởng của các tác thủ công, dữ liệu rời rạc và trải nghiệm bị gián đoạn.

Lựa chọn đúng là một trình quay số tích hợp gốc với CRM, nơi mọi cuộc gọi, email, SMS và ghi chú đều tự động đồng bộ vào hồ sơ khách hàng – không cần chuyển tab, không cần xử lý lại. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn giúp đội ngũ bán hàng tập trung toàn lực vào chất lượng tương tác.

Chiến lược gọi diện dựa dữ liệu số điện thoại

Việc có đầy đủ danh sách khách hàng, đội ngũ bán hàng bắt đầu mỗi cuộc gọi với sự tự tin có chủ đích và kết thúc bằng kết quả. Điều này xuất phát từ việc chọn đúng nhóm người có cùng hoàn cảnh, hành vi, vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang cung cấp dịch vụ và tiếp cận họ.

Hệ thống CRM hiện đại cho phép bạn tạo danh sách gọi điện theo từng phân khúc cụ thể, ví dụ: trưởng phòng nhân sự tại các công ty 50–200 nhân sự đang trong giai đoạn đánh giá phần mềm. Khi toàn bộ danh sách chia sẻ đặc điểm tương tự, kịch bản cuộc gọi trở nên liền mạch, thông điệp được tinh chỉnh, và đội ngũ bán hàng có thể duy trì mạch hiệu suất cao mà không cần “chuyển trạng thái” liên tục.

Giữ vững uy tín số – Bảo vệ số điện thoại doanh nghiệp

Việc quyền riêng tư của khách hàng đang bị đe doạ, nhiều số điện thoại có thể bị gán cờ "Spam", điều này có thể khiến cả chiến dịch outbound của bạn thất bại. Hãy chủ động giám sát Caller ID và hành vi gọi – tỷ lệ bắt máy thấp, thời lượng đàm thoại ngắn, hoặc mô hình gọi bất thường đều là tín hiệu cảnh báo đối với hệ thống lọc của nhà mạng.

Kết hợp chăm sóc khách hàng cuộc gọi và email

Khi liên lạc khách hàng, không phải mọi cuộc gọi đều có người trả lời sau mỗi lần liên hệ – và đó là lý do tại sao một chiến thuật tiếp cận khách hàng đa kênh, nhiều lớp sẽ giúp bạn giữ được khách hàng và tăng tỉ lệ chuyển đổi từ đối tượng quan tâm sang khách hàng có nhu cầu. Một cuộc gọi kết hợp với email follow-up giúp tăng đáng kể tỷ lệ phản hồi. Email có thể cung cấp thêm thông tin hoặc một lời kêu gọi hành động rõ ràng, có nhiều thông tin hơn, giúp người nghe quay lại kết nối với bạn.

Hành động dựa trên dữ liệu

Để cải thiện, bạn cần đo lường đúng. Số lượng cuộc gọi, tỷ lệ trả lời, thời gian đàm thoại hay tỷ lệ thiết lập cuộc họp đều phải được ghi nhận và phân tích. Không chỉ để quản trị hiệu suất, mà còn để tối ưu lại quy trình bán hàng theo thời gian thực.

Hãy để hệ thống CRM của bạn trở thành nơi phản ánh rõ nhất điều gì đang hoạt động – và điều gì cần thay đổi. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: giao tiếp hiệu quả và chốt giao dịch.

Với BizCRM, mọi cuộc gọi đều bắt đầu từ dữ liệu chính xác, danh sách mục tiêu được lọc thông minh, và nuôi dưỡng theo dõi kết quả. Thay vì “gọi đại”, đội ngũ bán hàng của bạn có thể gọi đúng người, đúng lúc, đúng thông điệp – và để lại ấn tượng thay vì chỉ để lại cuộc gọi nhỡ.

Cơ hội chốt deal không nằm ở số lượng cuộc gọi bạn thực hiện, mà nằm ở mức độ cá nhân hóa và hiệu quả bạn tạo ra trong từng cuộc trò chuyện.

Trong thời đại mà sự chú ý của khách hàng là tài sản khan hiếm, cuộc gọi lạnh không còn là trò chơi số lượng. Đó là một chiến lược – cần dữ liệu chính xác, CRM thông minh và cách tiếp cận đúng lúc, đúng người.

Khi được kết hợp đúng cách, CRM không chỉ là nơi lưu trữ danh bạ, mà là nền tảng giúp đội ngũ bán hàng hành động nhanh hơn, cá nhân hóa sâu hơn và chốt deal hiệu quả hơn.

Trên đây là 5 chiến lược nâng cao và cải thiện hiệu quả các cuộc gọi lạnh cho doanh nghiệp qua hệ thống CRM. Mô hình đang được các đội ngũ tăng trưởng hàng đầu sử dụng mỗi ngày. Câu hỏi là: đội ngũ của bạn đã tận dụng hết tiềm năng của CRM trong các cuộc gọi lạnh chưa? Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn.