Cách tạo Email Marketing Calendar chi tiết từng bước, kèm mẫu [2024]

Một Email Marketing Calendar (lịch tiếp thị qua email) sẽ là chìa khóa giúp bạn thu hút khách hàng và duy trì sự phối hợp nhịp nhàng cho đội ngũ marketing của đơn vị. Một Email Marketing Calendar được xây dựng chi tiết sẽ giúp chiến dịch của đơn vị luôn có nội dung mới mẻ, phù hợp với mong muốn, sở thích của người nhận.

Email Marketing Calendar là gì?

Email Marketing Calendar là một công cụ chiến lược giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức và triển khai các chiến dịch email marketing. Việc sử dụng lịch tiếp thị qua email giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổng thể, liên kết chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh. Đảm bảo sự đồng bộ trong các chiến dịch, từ nội dung đến thời điểm gửi, và đảm bảo rằng các hoạt động tiếp thị qua email phù hợp với chiến lược tổng thể.

Bên cạnh đó nó cũng giúp xác định rõ từng nhiệm vụ của các thành viên trong đội ngũ, từ việc soạn thảo nội dung, thiết kế, cho đến việc phân khúc đối tượng và lập lịch gửi. Mỗi thành viên trong đội ngũ tiếp thị đều biết rõ nhiệm vụ của mình và thời gian hoàn thành, nhờ đó chiến dịch được triển khai suôn sẻ và đúng tiến độ.

Sử dụng lịch email marketing giúp cá nhân hóa nội dung và chọn thời điểm gửi tối ưu, từ đó cải thiện sự hài lòng và tương tác của khách hàng. Thông điệp được gửi đúng người, đúng thời điểm, tạo ra cơ hội tốt hơn để chuyển đổi. Ngoài ra, việc lên kế hoạch trước, chuẩn bị nội dung, thiết kế và tài nguyên cần thiết, giúp tối ưu hóa quy trình và tránh sự quá tải trong công việc.

Email Marketing Calendar không chỉ là một công cụ giúp tổ chức các chiến dịch tiếp thị qua email mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đạt được hiệu quả marketing cao nhất.

Các thành phần chính của Email Marketing Calendar

Cách dễ nhất để tạo lịch email là sử dụng bảng tính Excel hoặc Google Sheets. Bạn có thể thêm tất cả thông tin cần thiết và chia sẻ tệp với đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm.

• Ngày/Thời gian gửi: Xác định ngày và giờ cụ thể để gửi email.
• Mục tiêu chiến dịch: Mục tiêu cụ thể của chiến dịch email. Ví dụ, tăng doanh số, thu thập phản hồi).
• Đối tượng mục tiêu: Phân khúc khách hàng sẽ nhận email. Đó là khách hàng mới, khách hàng VIP hay khách hàng tiềm năng?
• Loại email: Xác định loại email được gửi. Chằng hạn, email khuyến mãi, chăm sóc khách hàng, bản tin…
• Nội dung email: Tiêu đề email, lời kêu gọi hành động (CTA), và thông điệp chính của email.
• Người chịu trách nhiệm: Người phụ trách từng công việc trong lịch.
• Công cụ/Phần mềm: Phần mềm hoặc nền tảng email marketing được sử dụng, ví dụ như BizMail, MailChimp, HubSpot...
• Chỉ số theo dõi: Các chỉ số hiệu quả của chiến dịch như tỷ lệ mở email (Open Rate), tỷ lệ nhấp chuột (CTR), và tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate).
• A/B Testing: Các yếu tố sẽ thử nghiệm để tối ưu hóa (ví dụ: tiêu đề, CTA, thời gian gửi).
• Kế hoạch dự phòng: Chiến lược thay thế nếu email không đạt hiệu quả mong đợi (ví dụ: giảm giá thêm, gửi lại email).

Cách tạo Email Marketing Calendar chuẩn chỉnh 2024

Dưới đây là các bước để tạo Email Marketing Calendar và giúp hoạt động tiếp thị qua email của bạn dễ dàng hơn.

Bước 1: Quyết định các chiến dịch email

Việc lựa chọn chiến dịch không nên tùy tiện. Ví dụ, các tổ chức B2C thường tập trung vào các chiến dịch hướng đến sản phẩm với ưu đãi, giảm giá, trong khi các doanh nghiệp B2B có thể có những nhu cầu khác nhau. 

Bước 2: Tạo tab với các ngày lễ quan trọng

Bạn nên tạo một tab riêng trong Email Marketing Calendar để theo dõi các ngày quan trọng mà bạn có thể nhắm mục tiêu. Ví dụ, bạn có thể lên kế hoạch cho các chiến dịch email xoay quanh Ngày của Mẹ, Ngày lễ tình nhân, Thứ Sáu đen tối, Giáng sinh, …

Bước 3: Phân công người phụ trách

Bằng cách giao cho mỗi chiến dịch một người phụ trách hiệu quả đạt được sẽ cao hơn. Việc làm này cũng cho phép các thành viên trong nhóm hiểu cách tạo email chuyển đổi khách hàng hiệu quả. Ví dụ, giao cho Lan phụ trách các chiến dịch quảng cáo và ra mắt sản phẩm sẽ cho giúp cô ấy tập trung vào loại email này và cải thiện hiệu quả của những thông điệp này. Kết quả là một kênh tiếp thị qua email vận hành trơn tru và hiệu quả.

Nhưng làm cách nào để bạn tìm được đúng người cho mỗi chiến dịch? Bạn cần đảm bảo rằng tất cả những người phụ trách email phải:

• Biết cách sử dụng dịch vụ tiếp thị qua email của bạn
• Nhận thức được mục tiêu của mỗi chiến dịch
• Có kiến thức về danh sách người nhận email và những nỗi đau của họ

Mẹo: Để kiểm soát và khuyến khích sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, sẽ rất hữu ích nếu sử dụng phần mềm làm việc nhóm. Những công cụ này sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề tiềm ẩn và tăng năng suất của nhân viên.

Bước 4: Đặt mục tiêu cho mỗi chiến dịch

Sau khi bạn đã quyết định loại nội dung và email bạn muốn gửi, bạn cần đặt ra các mục tiêu tiếp thị cụ thể. Đặt mục tiêu là một thành phần quan trọng của một chiến lược tiếp thị qua email thành công.

Hãy bắt đầu bằng cách tạo mục tiêu SMART cho các chiến dịch email của bạn. Mô hình này giúp bạn xác định rõ ràng những gì bạn muốn đạt được, cách thực hiện và cuối cùng là đánh giá xem bạn đã đạt được mục tiêu của mình hay chưa.

Sau khi thực hiện nhiệm vụ đơn giản này, hãy thêm mục tiêu vào Email Marketing Calendar để các thành viên trong nhóm có thể xem được.

Bước 5: Tìm thời điểm tốt nhất để gửi email của bạn

Bước tiếp theo trong việc xây dựng lịch tiếp thị qua email là xác định ngày và giờ gửi tốt nhất. Để làm như vậy, trước tiên cần xem xét một số điều, chẳng hạn như:

• Độ tuổi và giới tính của người đăng ký
• Thiết bị của người nhận
• Múi giờ danh sách email

Ví dụ, đây là một số thời điểm và ngày gửi tốt nhất và tệ nhất:

• Ngày và giờ tốt nhất: Thứ Năm – từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng.
• Ngày và giờ tệ nhất: Thứ Bảy – từ 4 giờ chiều đến 5 giờ sáng.

Thông tin này nên được đưa vào Email Marketing Calendar để những nhân sự phụ trách nắm rõ thời gian chiến dịch được triển khai. Ngoài ra, quy trình này sẽ cho phép bạn kiểm tra tính nhất quán về thời gian gửi và tạo chiến lược tiếp thị nội dung hiệu suất cao để nuôi dưỡng và chuyển đổi.

Bước 6: Nhắm mục tiêu phân khúc phù hợp

Quy trình này cho phép bạn chia người đăng ký email của mình thành các nhóm tập trung dựa trên sở thích giống nhau. Ví dụ, bạn có thể phân khúc đối tượng của mình theo nhân khẩu học, vị trí, độ tuổi, giới tính,... Mục tiêu là tạo ra các nhóm người có cùng sở thích và sau đó tận dụng dữ liệu để gửi cho họ những thông điệp được nhắm mục tiêu.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng thương mại điện tử, điều này sẽ tăng cường nỗ lực thu hút của bạn và cho phép bạn nhắm mục tiêu danh sách email của mình bằng đúng thông điệp vào đúng thời điểm.

Bước 7: Soạn dòng tiêu đề email hấp dẫn

Vì dòng tiêu đề ảnh hưởng đến mức độ tương tác nên hãy thêm chúng vào lịch tiếp thị qua email. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi những gì đã gửi và tránh lặp lại những dòng tương tự có thể khiến người nhận cảm thấy nhàm chán.

Bước 8: Tạo nội dung email giá trị

Tạo ra nội dung hấp dẫn hướng dẫn khán giả của bạn hướng tới hành động mong muốn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy thêm chúng vào nội dung email vào Email Marketing Calendar.

Thêm cột nội dung email sẽ cho phép bạn kiểm tra những gì người đăng ký nhận được và giúp quá trình phản hồi và nỗ lực chỉnh sửa của bạn dễ dàng hơn.

Bước 9: Cập nhật trạng thái chiến dịch của bạn

Cập nhật lịch là một trong những công việc tốn thời gian nhất. Bạn cần thường xuyên cập nhật để tránh nhầm lẫn. Hãy gắn nhãn các chiến dịch đã hoàn thành của bạn bằng “Đã gửi” hoặc “Đang triển khai” hay “Chưa triển khai”. 

Bước 10: Đo lường hiệu suất chiến dịch

Việc đưa thêm dữ liệu này vào Email Marketing Calendar sẽ cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan về hiệu suất chiến dịch email.

Để làm như vậy, bạn cần theo dõi các số liệu email quan trọng như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp, chuyển đổi. Thông tin này sẽ giúp nhân sự cải thiện sản phẩm sáng tạo của họ, từ dòng tiêu đề đến nội dung email.

Bạn có thể thêm bất kỳ chỉ số nào bạn muốn theo mục tiêu. Ví dụ, bạn cũng có thể chèn:

• Khả năng gửi email của bạn
• Khách hàng tiềm năng được tạo từ mỗi chiến dịch
• Doanh thu kiếm được trên mỗi email
• Tỷ lệ nhấp để mở

Bước 11: Thêm kết quả thử nghiệm A/B của bạn

Sử dụng thử nghiệm A/B để xác định các yếu tố tốt nhất cho đối tượng của bạn. Thử nghiệm các phiên bản khác nhau của dòng tiêu đề, nội dung và hình ảnh sẽ tiết lộ điều gì có sức hấp dẫn nhất với người nhận của bạn.

Kết quả trong Email Marketing Calendar cùng với dữ liệu thu thập, sẽ giúp tinh chỉnh các chiến dịch tương lai.

Tạo Email Marketing Calendar bằng công cụ nào?

Zapier 

Zapier là một công cụ tự động hóa giúp bạn tích hợp các ứng dụng yêu thích của bạn. Thông qua Zaps, bạn có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng của mình và đơn giản hóa nỗ lực của bạn.

Đối với Email Marketing Calendar, bạn có thể thiết lập một loạt các quy trình làm việc, xuất dữ liệu trực tiếp đến Google Sheets của bạn, giữ mọi thứ được tổ chức và cập nhật mà không cần phải tự làm một cách thủ công.

Các tính năng nổi bật

• Tích hợp với hơn 3.000 ứng dụng
• Các quy trình làm việc dễ thiết lập
• Đa dạng kích hoạt và hành động

Giá cả: Zapier có một gói miễn phí cho 100 tác vụ mỗi tháng và 5 Zaps. Sau đó, giá cả bắt đầu từ 29,99 USD/tháng, cung cấp 750 tác vụ và 20 Zaps.

Google Sheets

Google Sheets cho phép bạn tổ chức lịch trình và dữ liệu của mình trong các bảng tính đơn giản. Bạn có thể sử dụng công cụ này miễn phí khi bạn tạo một tài khoản Gmail cá nhân hoặc tìm thấy nó trong Google Workspace (trước đây là G Suite) cho Doanh nghiệp để bảo mật và kiểm soát nhóm tốt hơn. Google Sheets là một công cụ đơn giản giúp bạn lên kế hoạch cho lịch trình email marketing của mình, nó dễ dàng truy cập và sử dụng.

Các tính năng nổi bật

• Chia sẻ với các thành viên trong nhóm 
• Công thức tích hợp và định dạng có điều kiện
• Đa dạng tiện ích bổ sung
• Tương thích Excel (tiện ích mở rộng Chrome hoặc ứng dụng)

Giá cả: Google Sheets miễn phí sử dụng cùng với Docs và Slides khi bạn đăng ký một tài khoản Gmail. Đối với doanh nghiệp, các gói trả phí của Google Workspace bắt đầu từ 6 USD/người dùng/tháng với Business Starter.

Trello 

Trello là một công cụ quản lý nội dung giúp bạn trực quan hóa lịch trình email của mình thông qua các danh sách và thẻ. Bạn có thể tạo và chia sẻ bảng với thành viên trong nhóm của mình. Hơn nữa, nó có một loạt các tính năng tự động hóa tích hợp, cho phép bạn đơn giản hóa quản lý dự án và giảm thiểu công việc.

Các tính năng nổi bật

• Nhiều bảng
• Các quy trình làm việc dễ thiết lập
• Tự động hóa không cần viết mã
• Tích hợp với nhiều ứng dụng

Giá cả: Trello miễn phí cho cá nhân hoặc nhóm muốn tất cả các chức năng đơn giản để hoàn thành dự án của họ. Sau đó, các gói trả phí bắt đầu từ 5 USD/người dùng/tháng với Standard, cung cấp nhiều tính năng hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Email Marketing Calendar và cách tạo một lịch tiếp thị qua email chi tiết, khoa học dành cho các nhà tiếp thị, quản lý các doanh nghiệp tham khảo, áp dụng để tăng hiệu quả chiến dịch tiếp thị cho tổ chức. Đón đọc thêm các kiến thức về Email Marketing được Bizfly cập nhật mỗi ngày tại đây.