Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh và những lưu ý khi xây dựng hiệu quả

Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Do đó, để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh bán hàng, doanh nghiệp cần phải xây dựng chỉ số KPI cho bộ phận này.

Hãy cùng Bizfly tìm hiểu ngay mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh, và những lưu ý để xây dựng KPI hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Cách thiết lập mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh thật hoàn chỉnh

Để thiết lập được một mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh hoàn chỉnh thì về cơ bản sẽ cần trải qua 5 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Xác định bộ phận thiết lập KPI

Để thiết lập KPI cho bộ phận kinh doanh thì cần có một phòng ban phân tích, đánh giá và quản lý hiệu suất công việc của nhân viên để đưa ra những mục tiêu cũng như thách thức nhưng vẫn phải đảm bảo tính khách quan và sự khả thi. Bộ phận thiết lập mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh sẽ có thể là 1 trong 2 trường hợp dưới đây.

Trường hợp 1: Trưởng bộ phận kinh doanh

Trưởng bộ phận kinh doanh là người hiểu và nắm rõ đội ngũ kinh doanh của mình một cách tổng quan nhất. Cụ thể như nắm được chi tiết về tình hình sức khỏe đến năng lực của từng nhân viên trong bộ phận.

Cách thiết lập mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh thật hoàn chỉnh

Hạn chế của trường hợp này là đôi khi mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh sẽ được đưa ra một cách thiếu khách quan hoặc chỉ tiêu đặt ra quá thấp. Từ đó, việc đánh giá và phân tích số liệu kinh doanh sẽ thiếu tính chuẩn xác gây cản trở sự phát triển cho doanh nghiệp sau này.

Trường hợp 2: Bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Nhà chuyên môn

Bộ phận này sẽ khắc phục được vấn đề hạn chế gặp phải ở trường hợp 1 đó là việc đảm bảo được tính khách quan trong việc đặt ra KPI. Nhưng không vì thế mà không có hạn chế, khi đây là bộ phận không nắm bắt và hiểu rõ các vấn đề chuyên môn của bộ phận kinh doanh nên rất dễ đánh giá thiếu thực tế. Từ đó mà dễ bị xung đột nội bộ nếu như không khéo léo và tìm hiểu một cách cẩn thận.

Chốt lại, KPI sẽ trở nên vô nghĩa nếu như không có sự truyền đạt và lắng nghe nhau giữa các cá nhân, bộ phận với nhau. Chính vì vậy, việc xác định bộ phận thiết lập KPI đầu tiên sự khách quan, tiếp đó cần phải truyền đạt cho các bên liên quan đến dự án để các bộ phận nắm cụ thể kế hoạch.

Cuối cùng là ngồi lại với nhau để đánh giá, nêu ý kiến và đóng góp mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh này có thực sự có kết quả hay không.

Giai đoạn 2: Tạo nền tảng cho KPI

Người thiết lập mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh cần xác định được những kỳ vọng của mình (đại diện cho công ty) từ nhân viên để lên chỉ tiêu KPI phù hợp. Ví dụ như kỳ vọng về việc đảm bảo doanh số bằng hoặc hơn tháng vừa rồi, duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng cũ, khai thác thêm nhiều đối tượng khách hàng mới,…

Từ những kỳ vọng đó sẽ đưa ra mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh để hướng dẫn trả lời các câu hỏi tương ứng như: “Cần phải làm gì để đạt được kỳ vọng đó?”

Giai đoạn 3: Chính sách lương thưởng cho nhân viên

Sau khi tạo ra các kỳ vọng và tiêu chí KPI cho nhân viên thì chính sách lương thưởng, phạt hay phụ cấp sẽ là bước mà cá nhân nào cũng quan tâm. Bởi đó là động lực thúc đẩy khả năng trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch

Bên cạnh những chỉ tiêu và lương thưởng thì một mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh cần có một bản kế hoạch triển khai để định hướng những đầu công việc chính. Mỗi đầu công việc sẽ được chia ra, phân tích và đi vào triển khai một cách cụ thể và nhanh chóng.

Giai đoạn 3: Chính sách lương thưởng cho nhân viên

Để lập kế hoạch triển khai hiệu quả KPI cho bộ phận kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ làm việc luôn trong tình thần sẵn sàng học hỏi và chiến đấu. Lĩnh vực kinh doanh không có giới hạn bất kỳ ai nhưng việc đào tạo để giúp nhân viên phát triển hơn là điều mà doanh nghiệp nên quan tâm để KPI sẽ ngày một phát triển cao hơn.

Giai đoạn 5: Giám sát và đánh giá

Một bản KPI cho bộ phận kinh doanh có được hoàn thành tốt hay không thì không thể thiếu giai đoạn giám sát và đánh giá liên tục. Các thành viên cần phải thường xuyên báo cáo để quản lý kiểm tra và nắm bắt được quy trình làm việc. Điều này sẽ là việc vô cùng cần thiết giúp duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Nhiều khi trong thực tế, mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh không hề suôn sẻ mà luôn gặp phải nhiều bất cập. Chính vì thế mà việc kiểm tra KPI thường xuyên sẽ giúp bạn nắm bắt được tình hình và đưa ra được những giải pháp xử lý kịp thời.

Sau khi trải qua 5 giai đoạn trên, bạn sẽ lập được một mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh khá tổng quan rồi đó. Tuy nhiên, việc lập KPI cho bộ phận kinh doanh cũng cần có nhiều lưu ý mà doanh nghiệp nên biết.

Những lưu ý khi xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng KPI cho bộ phận kinh doanh:

• Cần xây dựng KPI dựa theo số người chịu ảnh hưởng bởi các chỉ số đo lường ấy
• Chỉ số KPI cần phải khách quan, không dựa trên ý kiến chủ quan của một cá nhân nào đó
• KPI cần bắt nguồn từ chiến lược và tập trung vào sự cải tiến cho doanh nghiệp
• Công việc cần được nêu ra rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu
• Kế hoạch KPI cần có sự nhất quán để có thể duy trì và cải tiến trong tương lai
• KPI cần phải liên quan đến một mục tiêu cụ thể
• Phù hợp với thực tiễn, mang tính khả thi cao
• Phản ánh chuẩn xác quy trình hoạt động khi gặp khó khăn và tham khảo ý kiến của các bên liên quan.

Qua bài viết Bizfly đã giúp bạn nắm được một số những thông tin hữu ích để thiết lập một bản mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh thật khoa học. Tùy vào loại hình công ty thì sẽ có những yêu cầu về tiêu chí đạt KPI khác nhau.

>> 10 mẫu KPI Excel - Google Sheets cho mọi phòng ban, bộ phận