Tái cấu trúc là gì? Khi nào doanh nghiệp cần tái cấu trúc, nguyên tắc và quy trình thực hiện

Tái cấu trúc là thuật ngữ có vẻ không mới nhưng cũng không cũ ở Việt Nam. Trước sự biến động kinh tế trong nước và thế giới, việc tìm hiểu quá trình này lại trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Để thực hiện hiệu quả tái cấu trúc doanh nghiệp bạn cần phải nắm rõ các nguyên tắc, quy trình cũng như các vấn đề sẽ gặp phải khi thực hiện. 

Tái cấu trúc là gì? 

Tái cấu trúc doanh nghiệp được hiểu cơ bản là  quá trình tổ chức lại bộ máy hoạt động của công ty để nâng cao hiệu quả, hiệu suất làm việc, cải thiện trạng thái tốt hơn để hướng đến các mục tiêu đề ra. 

Tái cấu trúc doanh nghiệp thường được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau, từ việc thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động, bộ máy quản lý đến những thay đổi trong mô hình kinh doanh và các định hướng, chiến lược phát triển khác. 

Khi nào nên tái cấu trúc doanh nghiệp là phù hợp?

Việc tái cơ cấu doanh nghiệp sẽ nhắm đến mục đích loại bỏ các cuộc khủng hoảng, mối đe dọa đến doanh nghiệp cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Với các dự án kinh doanh, tái cấu trúc công ty cũng được cho là giải pháp cuối để duy trì khả năng thanh toán khi gặp khó khăn về tài chính. 

Những trường hợp sau đây cần thiết phải tái cấu trúc: 

• Doanh nghiệp muốn thay đổi chiến lược

Trường hợp doanh nghiệp có thay đổi về định hướng chiến lược như mở rộng thị trường, chuyển đổi sang dịch vụ, sản phẩm mới hoặc hướng đến các lĩnh vực khác thì việc tái cấu trúc doanh nghiệp là phù hợp nhất để điều chỉnh theo định hướng mới. 

• Thiếu hụt lợi nhuận

Doanh nghiệp đang có hiệu hoạt động kém, suy giảm lợi nhuận do những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng hoặc nguồn chi quá lớn thì cần thiết phải tiến hành tái cấu trúc để ngăn chặn các hệ quả xấu về sau. 

• Thay đổi cấu trúc nguồn vốn cho doanh nghiệp

Điều chỉnh cấu trúc vốn thông qua việc chia tách/hợp nhất các đơn vị kinh doanh, hoặc thực hiện mua/bán cổ phần cũng là lúc doanh nghiệp xem xét việc tái cấu trúc sao cho phù hợp với tình hình tài chính. 

• Biến động trong môi trường kinh doanh

Trường hợp môi trường kinh doanh có những thay đổi trong quy định pháp lý, công nghệ mới…thì việc tái cấu trúc nên được tiến hành để đảm bảo khả năng thích nghi với môi trường mới.

Nguyên tắc thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp

Các doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc dưới đây để thực hiện tái cấu trúc hiệu quả: 

Phải nâng cấp tư duy từ cấp trên đến cấp dưới

Đa phần các doanh nghiệp khi rơi vào tình thế khủng hoảng sẽ nghĩ đến việc cắt giảm chi phí, nhân sự,... song đây không phải là giải pháp hiệu quả và đúng đắn nhất. Những lúc này, cần có một lối tư duy khoa học từ những người lãnh đạo, phải xác định được “điểm đau” và tìm kiếm giải pháp xoa dịu nỗi đau đó. 

Tuy nhiên nếu chỉ người lãnh đạo có tư duy tái tạo lại tổ chức không thì chưa đủ, đòi hỏi cấp dưới phải đồng lòng thực thi. Nói cách khác, tư duy của người lãnh đạo phải đồng nhất với tư duy của những người thực thi.  

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc

Văn hóa doanh nghiệp phải được coi là nguyên tắc, giá trị giúp doanh nghiệp thống nhất từ tư tưởng đến cách làm việc. Văn hóa doanh nghiệp phải được xây dựng dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn,mục tiêu và chiến lược mà doanh nghiệp đề ra trong quá trình tái cấu trúc. Quan trọng là doanh nghiệp phải biết xem xét những yếu tố không phù hợp và sẵn sàng xây dựng 

Tính đồng bộ & thống nhất của doanh nghiệp

Nếu chỉ nâng cấp năng lực của người lãnh đạo mà bỏ qua hệ thống quản lý và thực thi thì vẫn có thể doanh nghiệp đó sẽ phát triển nhưng với tốc độ chậm chạp và nặng nề. Việc tái cấu trúc đòi hỏi người lãnh đạo và đội ngũ nhân viên phải có tư duy và kỹ năng thống nhất để đồng lòng ứng dụng những công cụ quản trị hiện đại.

Phải có sự dũng cảm, quyết tâm 

Sự quyết tâm của lãnh đạo và đội ngũ luôn là chìa khóa và là động lực cho mọi sự thành công trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có sự dũng cảm, mạnh mẽ của người lãnh đạo và tập thể nhân viên để dứt khoát đưa ra và thực hiện những quyết định đồng thời kết hợp với sự dám đầu tư, dám đương đầu thì có thể hơn 80% khả năng tái cấu trúc sẽ thành công. 

Quy trình thực hiện tái cấu trúc

Để thực hiện quá trình tái cấu trúc cho hoàn chỉnh, đạt hiệu quả, bạn nên thực hiện quy trình chuẩn sau này: 

Bước 1. Xác định hiện trạng của doanh nghiệp

Ban lãnh đạo, nhà quản lý phải nắm được tình trạng trì trệ, lỏng lẻo nằm ở bộ phận nào trong công ty. Từ đó xác lập một bản kế hoạch tái cấu trúc chỉn chu dựa trên thực tế đó. Việc khảo sát, đánh giá hiện trạng giúp hiểu rõ về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.

Bước 2. Thiết lập mục tiêu tái cấu trúc

Doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu của việc tái cấu trúc tổ chức là gì? Đó có thể là việc cải thiện năng suất làm việc, cắt giảm chi phí, tăng sự cạnh tranh,....trước những thay đổi của môi trường kinh doanh hoặc thay đổi mô hình kinh doanh. Ngoài mục tiêu chung, cần phải chia tách rõ ràng các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận. 

Bước 3. Lên kế hoạch cụ thể

Kế hoạch phải thể hiện cụ thể các thông tin sau:

• Phạm vi thực hiện tái cấu trúc: các lĩnh vực, hoạt động, bộ phận, nhân sự,...
• Lộ trình triển khai tái cấu trúc: Xác định cụ thể lộ trình cho từng giai đoạn, mốc thời gian, nhiệm vụ của mỗi giai đoạn.
• Nguồn lực tái cấu trúc: Tài chính, nhân lực, vật lực,... cần được tập trung cho quá trình tái cấu trúc.
• Chi phí cho việc tái cấu trúc: được dự trù và quản lý chặt chẽ.

Bước 4. Tìm phương thức tiếp cận

Tìm kiếm tất cả các phương pháp có thể tiếp cận để đạt được mục tiêu tái cấu trúc.Một số phương pháp hỗn hợp có thể tham khảo như kết hợp giữa cắt giảm chi phí, tái cơ cấu tổ chức, hợp tác chiến lược, liên doanh, sáp nhập và mua lại, chuyển giao công nghệ, phát triển mới,...Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần đưa ra giải pháp, chiến lược, thực hiện theo kiểu cuốn chiếu để rõ ràng hơn trong cách tiếp cận tái cấu trúc.

Bước 5. Thực thi kế hoạch

Triển khai kế hoạch tái cấu trúc dựa theo các hoạt động đã lập kế hoạch. Thành lập ban chỉ đạo tái cấu trúc để lãnh đạo, điều hành để thực hiện kế hoạch tái cấu trúc. Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân liên quan. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu quả, kiểm tra xem kế hoạch đã phù hợp chưa hoặc cần có những thay đổi tích hay điều chỉnh gì để tốt hơn.

Bước 6. Vận hành hệ thống mới & đánh giá định kỳ

Hệ thống mới đã được triển khai phải đảm bảo đúng đắn và hoạt động một cách ổn định. Các thành phần của hệ thống mới gồm cả phần mềm, phần cứng và mạng, cần được cài đặt và tích hợp một cách chuẩn xác. Doanh nghiệp phải thiết lập các cơ chế theo dõi hoạt động của hệ thống mới và đánh giá hiệu suất. .

Ví dụ về tái cấu trúc doanh nghiệp thành công

Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai (HAGL)

Tập đoàn HAGL  đã thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp trên sàn chứng khoán dưới dạng bắt buộc. Thời gian đầu doanh nghiệp đã đầu tư phủ rộng nhiều phẩm ngô, mía đường, cao su,... nhưng sản phẩm bị biến động tiêu cực khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó khăn về tài chính.  HAGL buộc phải tiến hành tái cơ cấu doanh nghiệp để tồn tại. 

Theo đó, HAGL phải liên tục xoay tua các sản phẩm có thể ,mang lại dòng tiền ngắn hạn như mía đường trong khoảng năm 2013-2014, bò thịt trong năm 2015-2016 và sau đó các loại hoa quả ngắn ngày như chanh leo, thanh long, chuối, … đang được kỳ vọng đem lại doanh thu chính của tập đoàn. 

Việc tái cấu trúc đã bước đầu giúp xoa dịu dù nỗi đau cho HAGL nhưng doanh nghiệp lúc bày giờ vẫn luôn trong tình trạng căng thẳng. Tuy nhiên, đến nay, HAGL đã gần như lấy được lại phong độ. 

Tata Steel Ltd

 Tata Steel Ltd. đã mua lại Corus Group Plc ở nước ngoài giúp cải thiện đáng kể khả năng phối hợp sản xuất của Tata Steel Ltd. Bằng việc mua lại này, Tata Steel Ltd. đã có thể kết hợp hoạt động sản xuất với chi phí thấp và chất lượng cao của Corus. Kết quả đưa đến việc tận dụng mạng lưới phân phối & bán lẻ rộng khắp, chuyển giao công nghệ mới và nâng cao năng lực R&D.

Vấn đề gặp phải khi tái cấu trúc doanh nghiệp

Những vấn đề sau đây chắc chắn các doanh nghiệp sẽ gặp phải khi thực hiện tái cấu trúc: 

Tái cấu trúc cơ bản doanh nghiệp

• Nghiên cứu và đánh giá các mô hình cấu trúc hiện tại phù hợp hay không 
• Thiết lập cơ cấu doanh nghiệp mới để phù hợp với mục tiêu 
• Phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận và mô tả công việc của từng người.
• Thiết lập hệ thống quản lý hoàn chỉnh và đào tạo sử dụng.
• Vận hành & duy trì hệ thống quản lý mới…

Tái cấu trúc toàn diện doanh nghiệp

• Bao gồm tất cả các nhiệm vụ tái cơ cấu doanh nghiệp cơ bản nêu trên đồng thời xây dựng lại các chính sách hành chính & quản lý nguồn nhân lực.
• Xây dựng lại các chính sách tiếp thị, bán hàng và quản lý chuỗi cung ứng.
• Điều chỉnh khâu sản xuất và kỹ thuật.
• Thay đổi các quy định kế toán, quản lý tài chính cùng các chính sách khác…

Như vậy, tái cấu trúc doanh nghiệp được xem là cách giải quyết tương đối hiệu quả khi doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng, trì trệ. Tuy nhiên, cần phải nắm được nguyên tắc cũng như quy trình tiến hành rõ ràng để chứng minh đi đó là hoàn toàn đúng đắn.