Tại sao doanh nghiệp cần lựa chọn CRM phù hợp? 10 tiêu chí không thể bỏ qua

Nguyễn Hữu Dũng Nguyễn Hữu Dũng
Chia sẻ bài viết

Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mối quan hệ khách hàng. Tuy nhiên, với nhiều lựa chọn trên thị trường, việc tìm ra giải pháp tối ưu đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí. Qua bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ lý do tại sao doanh nghiệp cần phần mềm CRM tốt và các tiêu chí chọn CRM phù hợp.

Tại sao doanh nghiệp cần lựa chọn CRM phù hợp?

Việc lựa chọn một hệ thống CRM phù hợp là yếu tố then chốt. Một phần mềm CRM không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức dữ liệu khách hàng mà còn hỗ trợ phân tích hành vi, dự đoán nhu cầu, từ đó cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Việc lựa chọn một hệ thống CRM phù hợp là yếu tố then chốt
Việc lựa chọn một hệ thống CRM phù hợp là yếu tố then chốt

Ngược lại, lựa chọn sai phần mềm CRM có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng. Một hệ thống không phù hợp dễ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực, từ thời gian đến chi phí đầu tư. Cụ thể, các vấn đề như giao diện phức tạp, thiếu tính năng có thể làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, thậm chí gây mất lòng tin từ phía khách hàng do dữ liệu bị sai lệch hoặc xử lý chậm trễ.

10 tiêu chí để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp

10 tiêu chí để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp
10 tiêu chí để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp

Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp

Phần mềm CRM phải được lựa chọn dựa trên nhu cầu và quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có các yêu cầu khác nhau, từ việc quản lý quan hệ khách hàng đến các tính năng phân tích, dự báo và tự động hóa. 

Khi lựa chọn CRM, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình là gì để đảm bảo phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất. Các tính năng cần thiết như báo cáo chi tiết, phân tích xu hướng, hay khả năng kết nối với các kênh khác nhau đều phải được cân nhắc kỹ càng để mang lại hiệu quả công việc cao nhất.

Dễ dàng sử dụng và thao tác

Một phần mềm CRM tốt cần phải dễ dàng sử dụng và thao tác, đặc biệt là đối với những người không chuyên về công nghệ. Nếu hệ thống CRM phức tạp và yêu cầu đào tạo lâu dài, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai và nhân viên có thể gặp phải sự chậm trễ trong việc chăm sóc khách hàng.

Hệ thống CRM đơn giản giúp giảm thiểu thời gian đào tạo, cho phép nhân viên bắt tay vào công việc ngay lập tức. Đồng thời, tính dễ sử dụng cũng giúp giảm thiểu các lỗi thao tác, từ đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tránh những sự cố không đáng có trong quá trình sử dụng phần mềm.

Bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Bảo mật là yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm CRM, đặc biệt khi doanh nghiệp phải xử lý một lượng lớn thông tin khách hàng. Phần mềm CRM cần phải có các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, hệ thống sao lưu tự động và tính năng phân quyền truy cập để đảm bảo chỉ có những người có quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng.

Bảo mật và kiểm soát dữ liệu
Bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Ngoài ra, việc kiểm soát dữ liệu cũng cần được chú trọng. Doanh nghiệp cần có khả năng theo dõi và kiểm tra ai đã truy cập dữ liệu, cũng như các hành động mà họ đã thực hiện. Điều này không chỉ bảo vệ thông tin khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư của khách hàng.

Khả năng lưu trữ dữ liệu và thông tin

Phần mềm CRM cần có khả năng lưu trữ lượng lớn dữ liệu và thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Khi doanh nghiệp phát triển và lượng khách hàng tăng lên, phần mềm CRM phải đảm bảo rằng dữ liệu vẫn được lưu trữ và xử lý một cách nhanh chóng và chính xác. 

Nếu hệ thống không có khả năng lưu trữ tốt, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng mất mát hoặc sai sót thông tin, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

Tính năng tự động hóa

Tính năng tự động hóa bán hàng và marketing trong phần mềm CRM giúp doanh nghiệp giảm thiểu các công việc thủ công và tăng cường sự chính xác. Những tác vụ như gửi email marketing, theo dõi tiến độ công việc hay nhắc nhở lịch hẹn có thể được thực hiện tự động mà không cần đến sự can thiệp của nhân viên. 

Bên cạnh đó, tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người. Thay vì phải thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, như tạo mối quan hệ với khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ. 

Chi phí, ngân sách

Chi phí là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm CRM, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa. Phần mềm CRM cần phù hợp với ngân sách, bao gồm chi phí mua phần mềm ban đầu và các chi phí duy trì hàng năm. Tuy nhiên, không chỉ đơn giản là lựa chọn phần mềm rẻ nhất mà doanh nghiệp cần đánh giá chi phí so với giá trị mà nó mang lại. 

Chi phí, ngân sách
Chi phí, ngân sách

Nếu phần mềm CRM quá đắt đỏ nhưng không cung cấp đủ tính năng cần thiết, doanh nghiệp có thể sẽ không tận dụng hết giá trị của phần mềm. Ngược lại, nếu lựa chọn phần mềm quá rẻ, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải các vấn đề về tính năng, hiệu suất hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Tính linh hoạt

Một phần mềm CRM lý tưởng phải có tính linh hoạt cao để dễ dàng tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình làm việc hoặc chiến lược kinh doanh, do đó phần mềm CRM cần phải dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi này.

Khả năng điều chỉnh giao diện, tính năng và các quy trình làm việc trong phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế. Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh, khi yêu cầu về quy trình và quản lý được thay đổi thường xuyên.

Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng của phần mềm CRM giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả khi quy mô và số lượng khách hàng tăng lên. Nếu phần mềm không hỗ trợ mở rộng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các vấn đề như hệ thống không thể xử lý lượng dữ liệu lớn, hoặc phần mềm không thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh mới.

Khả năng tích hợp các hệ thống khác

Một phần mềm CRM tốt cần có khả năng tích hợp hệ thống với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như phần mềm kế toán, marketing, hoặc quản lý kho. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu được đồng bộ giữa các hệ thống và tránh tình trạng dữ liệu bị trùng lặp hoặc không đồng nhất.

 

Khả năng tích hợp các hệ thống khác
Khả năng tích hợp các hệ thống khác

Khả năng tích hợp giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các công cụ và hệ thống hiện có mà không cần phải thay đổi toàn bộ phần mềm. Những tích hợp này tạo ra một hệ sinh thái thông minh đồng thời tăng hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý thông tin khách hàng.

Hỗ trợ khách hàng hiệu quả

Một phần mềm CRM tốt không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng mà còn cần cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Hỗ trợ khách hàng qua các kênh như chat trực tuyến, điện thoại, email sẽ giúp giải quyết nhanh chóng những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm.

BizCRM - Giải pháp tối ưu, đáp ứng mọi tiêu chí cho doanh nghiệp

BizCRM được vận hành bởi VCCorp là phần mềm CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình marketing, bán hàng và quản lý trên một nền tảng duy nhất. Bằng việc tích hợp các công cụ như Chat, Email, SMS và Loyalty, BizCRM tạo ra một hệ sinh thái đầy đủ để doanh nghiệp dễ dàng khai thác và tận dụng mọi cơ hội từ dữ liệu khách hàng. 

BizCRM - Giải pháp quản lý data khách hàng tập trung, toàn diện
BizCRM - Giải pháp quản lý data khách hàng tập trung, toàn diện

BizCRM không chỉ nổi bật với các tính năng mạnh mẽ mà còn với khả năng bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối. Với nền tảng công nghệ hiện đại và các biện pháp bảo mật tối ưu, phần mềm đảm bảo rằng mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ và xử lý an toàn, giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

Một trong những lý do khiến doanh nghiệp nên lựa chọn BizCRM là tính linh hoạt của phần mềm, giúp đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Với 20 năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ từ VCCorp và hàng trăm đối tác lớn đã sử dụng thành công, BizCRM là giải pháp đáng tin cậy đáp ứng tốt mọi tiêu chí của một phần mềm CRM cho doanh nghiệp.

Tóm lại, việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng mà còn nâng cao sự hài lòng và gắn kết của khách hàng. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí quan trọng, doanh nghiệp có thể chọn được giải pháp CRM phù hợp, hỗ trợ tăng trưởng bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Hashtags: CRM
Kiến thức về CRM
Chia sẻ bài viết

Bài viết nổi bật

Kiến thức CDP
14 Thg 02 2025

Identity Data là gì? Vai trò, ứng dụng và xu hướng tìm kiếm dữ liệu định danh

Dữ liệu định danh (Identity Data) là tập hợp thông tin giúp xác định và phân biệt một cá nhân duy nhất. Các dữ liệu này có thể bao gồm danh tính cơ bản, thông tin liên lạc, dữ liệu sinh trắc học và các mã định danh