Hướng dẫn đánh giá và cải thiện data email khách hàng hiệu quả

Chìa khóa thành công của chiến dịch email marketing chính là data email khách hàng. Việc đánh giá và cải thiện data email khách hàng là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa chiến dịch này. Do đó, trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ với bạn những hướng dẫn quan trọng để đánh giá và cải thiện data, giúp duy trì chất lượng tốt nhất cho bộ data email của doanh nghiệp bạn.

4 tiêu chí đánh giá data email khách hàng chính xác nhất

Dưới đây là 4 tiêu chí đánh giá data email khách hàng mà bạn cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra các phương án cải thiện.

• Tính chính xác của data email khách hàng

Đây là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá data email khách hàng, giúp xác định liệu data có thể sử dụng được hay không. 

Nếu như doanh nghiệp bạn sử dụng data không chính xác sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp.

Ngược lại, data email khách hàng chính xác sẽ giúp bạn gửi được email đến đúng đối tượng khách hàng, giúp tăng tỷ lệ mở email, nhấp vào liên kết và chuyển đổi.

Để đánh giá tính chính xác của data email khách hàng, bạn cần kiểm tra các yếu tố sau:

- Địa chỉ email: Đảm bảo rằng các địa chỉ email của khách hàng là hợp lệ, tồn tại và còn hoạt động.

- Thông tin cá nhân: Bạn có thể sử dụng các phương pháp như hỏi trực tiếp, sử dụng bảng hỏi,... để thu thập các thông tin cá nhân khách hàng một cách đầy đủ và chính xác (bao gồm các thông tin về họ tên, giới tính, tuổi, địa chỉ, số điện thoại,...)

- Sự đồng ý của khách hàng: Để xác minh sự đồng ý của khách hàng, bạn có thể sử dụng các phương pháp như double opt-in, gửi email xác nhận, email chào mừng,...

• Độ sạch của data

Một data email khách hàng sạch là data không chứa các thông tin sai, trùng lặp hoặc lỗi thời. Data email sạch sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó có thể thể tạo ra các email marketing phù hợp với từng nhóm khách hàng, giúp nâng cao hiệu quả chiến dịch.

Để kiểm tra độ làm sạch của bộ data email khách hàng, bạn cần loại bỏ những email bị trả về, email không hoạt động, email spam,... bằng các công cụ như Duplicate Email Remover, Email Deduplication,...

• Sự phong phú của data email

Sự phong phú của data không chỉ dừng lại ở kích thước data lớn mà còn đề cập đến mức độ đa dạng và chi tiết của thông tin khách hàng. Bạn cần bổ sung thêm những thông tin liên quan đến khách hàng, như họ tên, giới tính, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, sở thích, hành vi mua hàng,... Những thông tin này sẽ giúp bạn phân loại và phân khúc khách hàng một cách chính xác, cũng như tạo ra những nội dung email phù hợp và cá nhân hoá cho từng nhóm khách hàng.

• Tần suất cập nhật data email khách hàng

Data email khách hàng có thể có sự thay đổi theo thời gian, do khách hàng có thể thay đổi địa chỉ email, hủy đăng ký nhận email,... Do đó, việc thực hiện các biện pháp để kiểm tra và cập nhật data thường xuyên là cần thiết để đảm bảo sự phù hợp và mang đến hiệu quả cho chiến dịch.

Để có thể kiểm tra và đánh giá tần suất cập nhật của data email trong chiến dịch, bạn có thể xem báo cáo thống kê về danh sách email marketing hoặc cũng có thể sử dụng các công cụ như Hubspot, Mailchimp, Mail Tester,...

Làm thế nào để cải thiện data email khách hàng hiệu quả?

• Phân chia data khách hàng theo tuổi của email

Để tối ưu hóa việc gửi email đến các contact còn hoạt động trong data email khách hàng của doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng một danh sách phân đoạn khách hàng theo tuổi của email.

Bạn có thể sử dụng các thông tin như ngày đăng ký vào hệ thống, ngày tương tác cuối cùng hoặc nguồn liên hệ để xác định tuổi của từng contact. Sau khi đã xác định được tuổi của các email, bạn có thể bắt đầu phân chia data khách hàng theo mong muốn của mình hoặc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh việc phân chia quá chi tiết, dẫn đến khó khăn trong quá trình quản lý, bạn không nên tạo ra những phân khúc của quá nhỏ mà hãy tạo ra những phân đoạn rõ ràng và có ý nghĩa.

Ví dụ, bạn có thể tạo ra các phân khúc như sau:

- Những người mới tham gia: Đây là nhóm những contact mới gia nhập hệ thống của bạn trong khoảng thời gian gần đây, ví dụ như trong vòng 30 ngày. 

- Người tham gia từ lâu: Đây là nhóm những contact đã gia nhập hệ thống của bạn từ một khoảng thời gian lâu hơn, ví dụ như từ 3 tháng trở lên.

- Người không tương tác gần đây: Đây là nhóm những contact đã không có hoạt động tương tác trong một khoảng thời gian dài. 

• Xây dựng chiến lược opt in

Để cải thiện data email khách hàng chất lượng theo chiến lược opt in, việc tạo ra nội dung hữu ích và hấp dẫn là bước đầu tiên quan trọng. Bạn cần tạo những bài viết, bài hướng dẫn, hoặc tài liệu chia sẻ kiến thức mà đối tượng mục tiêu của bạn sẽ thực sự quan tâm và muốn đọc.

Tiếp theo, bạn có thể sử dụng phương pháp "hỏi" để mời mọi người đăng ký email của bạn một cách tự nguyện. Một ví dụ tuyệt vời là tạo một biểu mẫu trên trang đích của bạn và đặt một dấu kiểm cho phép người dùng tự quyết định liệu họ muốn đăng ký hay không. Bằng cách này, bạn tạo ra một sự lựa chọn cho người dùng mà không ép buộc họ.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp "yêu cầu" để yêu cầu thông tin cá nhân từ khách hàng tiềm năng. Bằng cách cung cấp nội dung hữu ích như ebook, báo cáo hoặc mẫu, sau đó yêu cầu thông tin cá nhân trong một biểu mẫu đăng ký, bạn tạo ra một giao dịch trao đổi giá trị. Điều này giúp bạn xây dựng danh sách email chất lượng và cung cấp giá trị cho khách hàng tiềm năng của mình.

• Khôi phục sự quan tâm của khách hàng

Đầu tiên, trước khi bạn muốn khôi phục sự quan tâm của khách hàng, hãy xác định các địa chỉ email đã không còn hoạt động trong thời gian dài, ví dụ như vài năm và xóa bỏ chúng. Những địa chỉ này có thể gây ra khả năng báo cáo spam và làm giảm chất lượng của data email khách hàng.

Sau đó, bạn có thể bắt đầu chiến dịch khôi phục lại sự quan tâm của khách hàng bằng cách tạo ra những thông báo hấp dẫn và thú vị, kích thích người đọc chọn tham gia lại. Đồng thời hãy thông báo rằng nếu họ không phản hồi, địa chỉ email của họ sẽ được xóa khỏi data email khách hàng của doanh nghiệp.

• Loại bỏ data khách hàng không chất lượng

Trong nỗ lực cải thiện data email khách hàng, chất lượng luôn quan trọng hơn số lượng. Thay vì bạn chỉ tập trung vào số lượng contact, hãy tập trung vào việc gửi email cho những contact chất lượng.

Việc tập trung vào chất lượng contact sẽ giúp cải thiện tỷ lệ mở email. Điều quan trọng là xác định, tìm hiểu những contact quan trọng và đáng quan tâm nhất cho doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể dựa trên công việc, sở thích, hoặc nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Bằng cách gửi email đến những contact này, giúp bạn tăng khả năng nhận được phản hồi và tương tác tích cực.

Tuy nhiên, sau một thời gian, hãy xóa bỏ các contact không mở email, những data khách hàng không chất lượng. Việc này giúp duy trì danh sách của bạn ở mức chất lượng cao và không ảnh hưởng xấu đến tỷ lệ gửi email trong tương lai.

Lưu ý để quá trình đánh giá và cải thiện data email khách hàng thành công

Để quá trình đánh giá và cải thiện data email khách hàng có thể diễn ra hiệu quả, ngoài việc cần làm như những hướng dẫn trên mà chúng tôi cung cấp, bạn cũng luôn cần chú tâm đến những lưu ý quan trọng sau:

- Luôn tuân theo các quy định và luật pháp về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.

- Sử dụng công cụ và hệ thống tự động hóa để theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

- Hãy duy trì sự cam kết để đánh giá và cải thiện data email của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng chiến dịch email marketing luôn hiệu quả và đáng tin cậy.

Hy vọng rằng qua những hướng dẫn mà Bizfly cung cấp, bạn có thể tiến hành đánh giá và cải thiện data email khách hàng một cách hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể ghé thăm website hoặc fanpage của Bizfly để cập nhật thông tin mới nhất về email marketing và nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình tăng cường hiệu quả của chiến dịch email marketing.