Tổ chức hội hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp thúc đẩy hoạt động bán hàng và nâng cao dịch vụ khách hàng hiệu quả. Cùng Bizfly tìm hiểu về vai trò và cách để xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết qua bài viết dưới đây. 

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng (Customer Conference) là một trong những sự kiện được tổ chức thường xuyên vào các dịp trong năm tại các doanh nghiệp, ví dụ như lễ tri ân, lễ kỷ  niệm, hội nghị tri ân khách hàng, lễ vinh danh,...

Các sự kiện này đều nhằm mục đích gửi lời tri ân đến các khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua hội nghị, doanh nghiệp sẽ tiếp thu ý kiến, đóng góp của khách hàng nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh. Qua đó, nâng cao tầm nhìn, xây dựng mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với khách hàng cũ và tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

Vai trò của tổ chức hội nghị khách hàng đối với doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị khách hàng thường niên là một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Có thể kể đến một số điểm nổi bật như:

• Hội nghị khách hàng giúp duy trì và gắn kết chặt chẽ hơn với khách hàng cũ, giúp xây dựng khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.
• Cơ hội để đối thoại trực tiếp và khảo sát ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ. Từ đó, đưa ra biện pháp cải tiến kịp thời nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.
• Kết nối và mở rộng mối quan hệ khách hàng mới nhằm thu thập tệp đối tượng tiềm năng cho công ty.
• Củng cố niềm tin vững chắc của khách hàng đối sản phẩm, dịch vụ nói riêng và với thương hiệu nói chung.
• Cơ hội để truyền thông quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp đến người tiêu dùng tiềm năng. Đồng thời, ra tăng sức cạnh tranh và khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường.

Để tận dụng tối đa những cơ hội này, các doanh nghiệp hiện đại đang sử dụng các giải pháp chăm sóc khách hàng như BizCRM giúp lưu trữ thông tin, theo dõi phản hồi khách hàng hiệu quả, từ đó xây dựng chiến lược tiếp thị cá nhân hóa và chuyên nghiệp hơn.

Có thể bạn muốn biết: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Quy trình, hình thức và kịch bản

Các loại hội nghị khách hàng

Dựa theo khái niệm, hiện nay hội nghị khách hàng được chia thành 4 loại chính như hội nghị tri ân khách hàng, hội nghị sơ kết, tổng kết hàng năm, hội nghị giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới,... Cùng tìm hiểu rõ hơn về nội dung các loại hình hội nghị này. 

Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới 

Đối với loại hình hội nghị này, doanh nghiệp sẽ tổ chức các sự kiện nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dịch vụ mới của mình tới các khách hàng, đối tác và công chúng. 

Vì vậy, các sự kiện, hội nghị này đòi hỏi doanh nghiệp lên kế hoạch rõ ràng, chiến lược quảng bá, trải nghiệm sản phẩm mới dành cho khách hàng tối ưu nhất nhằm xây dựng đà phát triển vững chắc trước khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.  

Hội nghị tri ân khách hàng

Đúng với tên gọi của hội nghị, các sự kiện tri ân nhằm gửi gắm thông điệp cảm ơn đến các đối tác, khách hàng đã lựa chọn tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Các sự kiện tri ân này đòi hỏi doanh nghiệp chú trọng và nâng cao chất lượng phục vụ, làm sao để khách hàng thấy được sự thiện chí và  sự tôn trọng của doanh nghiệp dành cho họ. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến khâu tiếp đón và cảm ơn các khách mời. 

Hội nghị sơ kết, tổng kết định kỳ

Với các buổi hội nghị này nhằm giúp doanh nghiệp thống kê, thông báo tình  hình hiện trạng kinh doanh, báo cáo kết quả đạt được cũng như hạn chế chưa hoàn thành. Qua đó, vạch ra những kế hoạch dự định tiếp theo của doanh nghiệp. 

Sự kiện này thường diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp với thành phần tham dự chính là nhân sự và cán bộ, bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mời các đối tác lớn, thân thiết của mình. 

Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, bài bản

Để tổ chức được một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, ấn tượng và bài bản thì mọi người cần triển khai theo kịch bản như sau:

Xác định mục đích hội nghị khách hàng

Mỗi công ty sẽ có mục đích tổ chức hội nghị tri ân khác nhau. Nhà quản lý cần xác định được mục đích mà công ty hướng đến ở thời điểm hiện tại. Xác định chương trình cần đạt được bao nhiêu mục đích và đâu là mục đích chính. Một số mục đích chính khi tổ chức sự kiện là tri ân khách hàng hay giới thiệu sản phẩm mới. Qua đó, xây dựng chủ đề cho chương trình một cách hợp lý.

Lên danh sách đối tượng khách mời

Đối tượng khách mời chắc chắn sẽ bao gồm khách hàng cũ, đối tác hợp tác hay nhà phân phối sản phẩm. Bên cạnh đó, nhà quản lý nên khắc họa rõ nét về đối tượng tham dự, như độ tuổi, vị trí làm việc, lĩnh vực làm việc,... nhằm tránh bỏ sót. Khi đã xác định được đối tượng một cách rõ nét, doanh nghiệp cũng sẽ có cơ sở để lên chủ đề chương trình một cách phù hợp nhất.

Nên tổ chức hội nghị khách hàng khi nào? ở đâu?

Thời điểm hợp lý để tổ chức hội nghị khách hàng là khoảng thời gian từ tháng 5 đến tháng 7 và từ tháng 10 đến tháng 12. Đây là hai thời điểm kết thúc giai đoạn kinh doanh theo chu kỳ 6 tháng, thích hợp để tri ân và lắng nghe ý kiến khách hàng.

Hơn thế, công ty cần cân nhắc tổ chức hội nghị vào các ngày cuối tuần như thứ 7 và Chủ nhật. Bởi lẽ, thời gian tổ chức trung bình kéo dài khoảng 2,5 đến 3 giờ đồng hồ. Nên tổ chức vào cuối tuần thì khách mời sẽ có nhiều thời gian tham dự mà không lo vướng bận công việc riêng.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần có không gian rộng rãi với sức chứa lớn. Đơn cử như trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng,...

Xây dựng kế hoạch và định hướng chủ đề

Tuỳ vào từng mục đích hội nghị khách hàng khác nhau mà công ty cần xây dựng kế hoạch và định hướng chủ đề phù hợp. Với mỗi chủ đề khác nhau, tông màu chủ đạo, thiết kế ấn phẩm, trang trí khán phòng cũng cần thay đổi một cách linh hoạt. Khi đã có chủ đề chương trình, người tổ chức cần xây dựng một kế hoạch về nội dung và timeline diễn ra. Bao gồm kịch bản cho MC, kịch bản dự phòng, chi tiết công việc cần làm, dụng cụ cần chuẩn bị, người phụ trách từng mảng,...

Một kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết, bài bản luôn cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. BizTicket là giải pháp giúp quản lý công việc, phân chia nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi tiến độ sát sao, từ đó giảm thiểu sai sót, tối ưu thời gian và nguồn lực khi tổ chức các sự kiện lớn.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Thực hiện công việc theo checklist

Kiểm soát công việc theo checklist trước khi chương trình diễn ra là điều vô cùng cần thiết. Nhà quản lý cần phân bổ nhân sự một cách cụ thể theo từng công việc được liệt kê trong kịch bản. Hơn thế, dự trù công việc và phân bổ cụ thể những người phụ trách để tránh sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra hội nghị khách hàng.

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là chương trình có ý nghĩa vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, xây dựng mối quan hệ bền chặt với đối tác. Chính vì vậy, để tổ chức một sự kiện khách hàng thành công thì doanh nghiệp cần chú ý một số điều sau:

• Địa điểm tổ chức: Lựa chọn địa điểm có không gian sang trọng, hiện đại và sức chứa phù hợp với lượng khách hàng đến tham gia. Có thể là trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị hoặc ngay tại hội trường của công ty.
• Kịch bản chương trình: Xây dựng chủ đề hội nghị khách hàng xuyên suốt chương trình và cần có sự đầu tư kỹ lưỡng về mặt nội dung, cũng như sự phù hợp với đối tượng khách hàng của doanh nghiệp.
• Ngân sách chương trình: Dựa trên số lượng và mục đích sự kiện để liệt kê những khoản chi tiêu cần thiết một cách rõ ràng.
• Phân bổ nhân sự: Thành lập tổ công tác phụ trách và phân bổ công việc cho từng  người một cách cụ thể để xử lý tình huống phát sinh một cách kịp thời.

Hy vọng bài chia sẻ trên đây của Bizfly đã giúp doanh nghiệp hiểu được hội nghị khách hàng là gì và tầm quan trọng của chương trình đến thúc đẩy doanh số bán hàng trong tương lai.