Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Quy trình, hình thức và kịch bản

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới bài bản và chi tiết không chỉ góp phần tạo tiếng vang lớn cho sản phẩm mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thúc đẩy doanh thu. Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới từ đó tạo dựng được những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp thì không phải ai cũng biết.

Chính vì vậy, các chuyên gia của Bizfly sẽ chia sẻ về tầm quan trọng cũng như các bước triển khai quá trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới thành công qua bài viết dưới đây.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là buổi lễ công khai giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ lần đầu tiên được “trình làng” trước công chúng, giới truyền thông. Việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chính là “móc câu” để sản phẩm/dịch vụ này có thể kết nối và tạo được ấn tượng với khách hàng - đối tác nhanh hơn. 

Trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp sẽ công bố những đặc điểm nổi bật, giá thành và sự khác biệt của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp so với những sản phẩm đang có trên thị trường hiện tại. 

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Sự kiện công bố sản phẩm mới được ví như chiến lược sống còn của doanh nghiệp bởi những lý do sau: 

• Đánh dấu thời điểm sản phẩm tiếp cận thị trường và tạo ra cơ sở để thu hút khách hàng xem xét việc đầu tư nếu như quan tâm. 
• Việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được thực hiện bài bản và chỉn chu là cơ hội để doanh nghiệp định hình lại hình ảnh, giá trị cũng như tạo cái nhìn uy tín cho khách hàng, đối tác và truyền thông. Từ đó, mở ra kỷ nguyên mới cho những mối quan hệ hợp tác có lợi ở tương lai gần. 
• Doanh nghiệp có thể thu thập những phản hồi, nhận xét khách quan từ khách hàng/đối tác để chỉnh lý sản phẩm hoặc xây dựng chiến lược sản xuất đúng đắn hơn. 

Mục đích của tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Buổi lễ ra mắt sản phẩm mới là đánh dấu cột mốc quan trọng trong sự nghiệp kinh doanh của một công ty. Vậy nên, việc tổ chức sự kiện này mang những mục đích lớn lao như: 

Mục đích của tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

• Đánh dấu cột mốc lần đầu công bố sản phẩm/dịch vụ mới đến với thị trường và công chúng
• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới giúp khách hàng có những cảm nhận và trải nghiệm trọn vẹn nhất về sản phẩm; từ đó họ có thể lan tỏa và tuyên truyền về sản phẩm trên các nền tảng mạng xã hội. 
• Sự kiện công bố sản phẩm mới là cơ hội để doanh nghiệp tìm kiếm và gom nhóm đối những đối tượng khách hàng có cùng đam mê. Họ sẽ trở thành kênh truyền thông thứ 2 giúp doanh nghiệp lan tỏa thông điệp về sản phẩm mới để mở rộng thị trường và thúc đẩy doanh thu. 
• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cho phép khách hàng “tai nghe, mắt thấy và dùng thử”, khi đó doanh nghiệp có thể thu về những phản hồi khách quan về tính năng, công dụng và chất lượng sản phẩm. Thông qua những phản hồi đó, doanh nghiệp có thể tìm ra những điểm chưa tốt của sản phẩm để có kế hoạch sửa chữa và khắc phục trước khi chính thức kinh doanh. 
• Buổi lễ ra mắt ấn tượng sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định được vị thế và giá trị của mình trước hàng ngàn đối thủ cạnh tranh. 
• Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ kéo theo sự tò mò về người dùng và giới truyền thông giúp tạo nên hiệu ứng cánh bướm giúp hình ảnh sản phẩm được quảng bá rộng rãi hơn. 

Một số loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Một số loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới mang lại hiệu quả cao phải kể đến như: 

Họp báo ra mắt sản phẩm

Họp báo là giải pháp truyền tải thông tin sản phẩm mới đến khách hàng và đối tác nhanh nhất nhưng khá tốn kém. Một thông cáo báo chí cần phải cần phải súc tích, dễ hiểu và nội dung cần xoáy sâu được vào khách hàng mục tiêu. 

Một số loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Event Launching

Event Launching là tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới đã có mặt tại thị trường với chi phí tương đối cao. Hình thức này cần đáp ứng được tiêu chí độc đáo và ấn tượng để tạo sự chú ý với khách hàng lẫn đối tác tiềm năng. Các doanh nghiệp thường tổ chức Launching sản phẩm như một bữa tiệc để khách hàng và các ban truyền thông nhận quà và nhận thưởng. 

Chương trình Road Show

Road Show là buổi lễ công bố sản phẩm di động thông qua việc thuê một nhóm người mặc trang phục, biển bảng liên quan đến sản phẩm và di chuyển đến những khu vực đông người để quảng bá. Hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới Road Show dễ tạo ấn tượng và thu hút được sự chú ý của khách hàng. 

Sự kiện Activation

Activation là hoạt động phát mẫu thử, hoạt náo để thu hút sự chú ý của người tiêu dùng nên thường được tổ chức tại các địa điểm lớn có đông khách hàng mục tiêu qua lại như: ngã tư đường, phố đi bộ, trung tâm thương mại,...

Ngoài những hình thức nêu trên thì một loại hình tổ chức sự kiện nhằm ra mắt sản phẩm mới được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay đó là hình thức tổ chức sự kiện online trên các kênh truyền thông xã hội, công cụ trực tuyến. Đây được xem là xu hướng phát triển của ngành tổ chức sự kiện giúp tối ưu chi phí và thời gian triển khai mà vẫn mang lại hiệu quả cao so với các hình thức truyền thống.

Mọi người có thể tham khảo nội dung bài viết "Top 4 hình thức tổ chức sự kiện online nổi bật và hiệu quả hiện nay" để hiểu rõ hơn về lợi ích của việc tổ chức sự kiện online cũng như một số hình thức triển khai nổi bật và hiệu quả nhất hiện nay.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Dưới đây là quy trình tổ chức lễ công bố sản phẩm mới chi tiết và hiệu quả nhất mà các công ty, doanh nghiệp nên áp dụng: 

Bước 1: Tìm hiểu thông tin sản phẩm

Hiểu rõ các thông tin về sản phẩm như: khách hàng mục tiêu, loại sản phẩm, nhu cầu thực tế của thị trường, đặc điểm - chức năng sản phẩm, điểm mạnh - điểm yếu và sự khác biệt của sản phẩm với các dòng khác thị trường.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần đáp ứng được các tiêu chí: không gian phù hợp với đặc điểm sản phẩm, diện tích rộng rãi, thoáng mát và giao thông thuận lợi. Đồng thời, địa điểm cần phải có sáng tạo đột phá để mang đến cảm hứng trải nghiệm sản phẩm cho khách hàng. 

Bước 3: Xác định thời gian triển khai

Doanh nghiệp nên tìm hiểu thói quen sinh hoạt của khách hàng tiềm năng để lựa chọn thời gian ra mắt phù hợp và có thể thu hút được đông người tham dự càng tốt. 

Bước 4: Đề xuất ý tưởng tổ chức

Ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hay, độc đáo và ấn tượng sẽ quyết định 90% thành công cho buổi lễ. Thông qua ý tưởng, doanh nghiệp có thể lựa chọn concept trang trí phù hợp, setup background và xây dựng nội dung chương trình thật nổi bật để thu hút sự chú ý của khách hàng. 

Xem thêm bài viết "Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất" để bỏ túi cho mình những ý tưởng tổ chức độc đáo và sáng tạo nhằm thu hút nhiều khách hàng tham dự.

Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức

Timeline khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới bao gồm các phân mục: Tạo danh sách và gửi thiệp cho khách mới, thiết kế - in ấn ấn phẩm, quảng bá sự kiện, xây dựng kịch bản, lên kế hoạch văn nghệ, chuẩn bị thiết bị, phân công công việc cho nhân sự, tiến hành thi công và tổng duyệt.

Bước 6: Truyền thông sự kiện

Công tác truyền thông trước và sau khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng cũng như duy trì độ phủ sóng của thương hiệu. Doanh nghiệp nên lựa chọn những nội dung truyền thông độc đáo, không trùng lặp để khách hàng dễ ghi nhớ lâu hơn. 

Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Một kịch bản sự kiện công bố sản phẩm/dịch vụ hoàn hảo thường bao gồm các yếu tố: 

Đón tiếp khách

Khách mời được tiếp đón chu đáo dưới sự nhiệt tình và thân thiện sẽ giúp doanh nghiệp tạo cảm giác gần gũi. Đây là cơ sở để các công ty/doanh nghiệp viết lên tình cảm tốt đẹp giữa thương hiệu và khách hàng. 

Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Biểu diễn

Một tiết mục biểu diễn văn nghệ mở màn đầy sôi động và ấn tượng sẽ giúp mở ra giác quan cảm xúc để khách hàng “nán” lại buổi lễ lâu hơn. Do đó, nội dung của tiết mục này cần phải đặc biệt và được đầu tư kỹ lưỡng để kích thích sự tò mò của khách hàng về sản phẩm lên mức độ cao nhất.

Giới thiệu sản phẩm mới

Một buổi lễ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần có nghi thức công bố sản phẩm long trọng và náo nhiệt để thu hút sự chú ý cũng như tạo hiệu ứng truyền thông. 

Trải nghiệm sản phẩm

Để khách hàng trải nghiệm và dùng thử sản phẩm là cách tự nhiên nhất để thu về những đánh giá khách quan nhất từ họ. Vì vậy doanh nghiệp nên bỏ ra 30 phút mời khách hàng dùng thử và nêu ra cảm nhận trực tiếp ở buổi lễ. 

Kết thúc chương trình

Khi buổi lễ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới bước vào giai đoạn kết thúc, người đại diện doanh nghiệp sẽ đứng lên gửi lời cảm ơn đến người tham dự và phát biểu kết thúc. Sau đó, doanh nghiệp có thể trao tặng những phần quà đã chuẩn bị để gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến khách mời tham dự.

Trên đây là toàn bộ các thông tin trọng tâm về buổi lễ ra mắt sản phẩm. Nếu doanh nghiệp sắp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nhưng chưa bắt đầu từ đâu, hãy thử áp dụng những kiến thức mà Bizfly chia sẻ ở phía trên để đảm bảo sự thành công cho buổi lễ công bố.