Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp tối ưu hiệu quả công việc

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần phải có đối với bất cứ một cá nhân nào trong cuộc sống hay công việc. Nếu như biết cách phân bổ và quản lý thời gian làm việc hiệu quả thì năng suất công việc sẽ luôn được đảm bảo từ đó cuộc sống trở nên tốt đẹp và có giá trị hơn.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết nắm bắt và sử dụng thời gian của mình một cách hợp lý. Nếu như bạn đang tìm kiếm bí quyết quản lý thời gian cũng như phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian thì bài viết dưới đây của Bizfly là dành cho bạn.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là việc bạn sắp xếp, phân chia các loại công việc cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định hợp lý và đạt kết quả cao. Để tạo ra năng suất làm việc tối đa thì lời khuyên cho bạn là nên lập bảng kế hoạch chi tiết công việc theo mốc thời gian ngày/tháng/năm.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Theo một số nội dung kiến thức quản trị, để có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của kỹ năng quản lý thời gian, người ta sẽ đánh giá dựa trên một quỹ thời gian có giới hạn chứ không xét về yếu tố hoàn thành trong thời gian sớm hay muộn. Cùng một lượng công việc đặt ra và thời gian để hoàn thành công việc là như nhau, người có kỹ năng quản lý thời gian sẽ hoàn thành công việc với trạng thái thoải mái, có thời gian nghỉ ngơi trong khi người không có kỹ năng này sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu và dần dần bị áp lực và căng thẳng trong công việc.

Bạn có thể tham khảo thêm các bước lập kế hoạch và triển khai công việc trong bải viết sau: Kỹ năng lập kế hoạch: Vai trò và các phương pháp cải thiện tốt nhất

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Việc trau dồi và phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang đến cho cá nhân và doanh nghiệp những giá trị lợi ích như sau.

Gia tăng hiệu quả công việc và năng suất làm việc

Bất kỳ một cá nhân, tổ chức nào sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đều sẽ biết cách làm thế nào để phân chia các nhiệm vụ, công việc theo thứ tự ưu tiên và đưa ra mục tiêu thời gian để hoàn thành nó. Chính điều này sẽ giúp cho việc triển khai và kiểm soát công việc diễn ra hiệu quả, áp lực thời gian giảm đi đáng kể từ đó hiệu suất công việc được gia tăng.

Giảm bớt áp lực công việc và cuộc sống

Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian, chúng ta sẽ không thể biết được mình nên làm điều gì đầu tiên và các công việc mà mình sẽ thực hiện sẽ đi đến đâu. Việc này dẫn mọi người đến tình trạng luôn luôn phải chịu áp lực, căng thẳng không chỉ trong công việc mà còn đời sống. Đặc biệt khi không có kế hoạch cho các công việc của mình sẽ rất dễ gây lãng phí thời gian cho những điều vô giá trị, không cần thiết.

Cân bằng cuộc sống

Mỗi một người đều chỉ có 24 giờ đồng hồ để dành thời gian cho công việc, gia đình, bạn bè, nghỉ ngơi, sở thích cá nhân…Chính vì vậy, việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học sẽ giúp mọi người có thể dễ dàng cân bằng cuộc sống để không bị quá bỏ quên một khía cạnh nào đó.

Hạn chế thói quen xấu

Không rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hợp lý sẽ khiến con người ta dễ hình thành lên thói quen ỷ lại, chậm trễ deadline và khả năng sáng tạo trong công việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc mà còn hạ thấp hình ảnh bản thân trong mắt đồng nghiệp, bạn bè hay người thân. Vì vậy, cần trau dồi và rèn luyện tính cách làm việc theo kế hoạch để hạn chế những thói quen xấu này.

Phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Những người thành công trong cuộc sống đều là những người nắm giữ kỹ năng quản lý thời gian khoa học. Qua đó cũng là cách để bạn cải thiện thêm kỹ năng quản lý công việc, bởi khi bạn sắp xếp được thời gian hợp lý sẽ khiến năng suất lao động được tối ưu và xác định mục tiêu rõ ràng.

Phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Sau đây là 4 phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian mà Bizfly chia sẻ tới bạn:

Phương pháp M.I.T

M.I.T là tên viết tắt của thuật ngữ tiếng anh Most Important Tasks có nghĩa là tập trung vào các công việc quan trọng cần phải thực hiện trong ngày. Với phương pháp này, chúng ta sẽ phân chia các công việc theo mức độ ưu tiên và quan trọng. Nhóm nào quan trọng sẽ để ở mục khẩn cấp và thực hiện ngay để kịp thời xử lý cho đạt tiến độ công việc.

Phương pháp ma trận Eisenhower

Phương pháp ma trận Eisenhower là một mô hình phân chia các cấp độ của công việc theo 4 tiêu chí: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng. trong đó:

• Nhóm công việc khẩn cấp và quan trọng thì cần phải thực hiện ngay lập tức.
• Nhóm công việc khẩn cấp và không quan trọng thì có thể ủy thác cho đồng nghiệp, nhân viên thực hiện
• Nhóm công việc quan trọng và không khẩn cấp thì cần sắp xếp thời gian để thực hiện
• Nhóm công việc không quan trọng và không khẩn cấp thì có thể xem xét xóa bỏ không làm

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp giúp mọi người tập trung hơn vào trong công việc khi cứ mỗi 25 phút làm việc thì sẽ có khoảng thời gian 5 phút để nghỉ ngơi. Cách này được các chuyên gia nhận định là tạo áp lực về mặt thời gian vô cùng hiệu quả để mọi người có thể chú ý hơn khi làm việc đồng thời có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn hợp lý.

Phương pháp The 2-Minute Rule

Đây là phương pháp giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này đó là chúng ta sẽ không trì hoãn thực hiện các công việc mà thời gian của nó dưới 2 phút. Hãy liệt kê các đầu việc mà có thể hoàn thành trong khoảng thời gian dưới 2 phút và hoàn thiện chúng ngay lập tức.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng quản lý thời gian từ khái niệm, tầm quan trọng cho đến các phương pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Với kiến thức mà Bizfly chia sẻ bạn đã có thêm cho mình thật nhiều kiến thức bổ ích để trau dồi và phát triển khả năng quản lý thời gian của mình tối ưu nhất.