Timeline truyền thông là một khái niệm rất phổ biến và quen thuộc đối với việc tổ chức các sự kiện cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu hết về thuật ngữ này cũng như biết cách lập timeline một cách chi tiết, hiệu quả. Hiểu được điều đó, bài viết hôm nay Bizfly sẽ chia sẻ chi tiết về vấn đề này, mời bạn cùng đón đọc.

Timeline truyền thông là gì?

Timeline truyền thông là dòng thời gian được sử dụng nhằm mục đích quản lý các sự kiện mang tính truyền thông của doanh nghiệp như: chiến dịch quảng cáo hay các chương trình CSR... 

Timeline thường được lên một cách chi tiết từ khâu chuẩn bị, trong sự kiện cho đến sau sự kiện. Trong đó, timeline chỉ ra được những đầu việc cần thực hiện và thời gian diễn ra một cách chi tiết.

Vì sao cần lập timeline truyền thông?

Không phải ngẫu nhiên rất nhiều doanh nghiệp cần thực hiện những bảng timeline. Dưới đây là những lý do cụ thể sẽ giúp bạn hiểu vì sao?

• Xác định thời gian cụ thể để có cái nhìn tổng quan về lịch trình và lập kế hoạch tổ chức một cách hợp lý và rõ ràng hơn. 
• Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện từng phần trong chiến dịch truyền thông để tránh trễ hẹn và duy trì tiến độ dự án. 
• Điều chỉnh phân bổ tài nguyên như nguồn nhân lực, ngân sách và thiết bị dựa trên timeline để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. 
• Mọi thành viên trong nhóm có thể tham khảo timeline để hiểu rõ hơn về hoạt động và nhiệm vụ của mình, tạo sự đồng thuận và phối hợp trong dự án. 
• Timeline truyền thông đảm bảo mọi sự kiện, hoạt động hoặc giai đoạn đều được đặt trong bối cảnh mục tiêu chung, tạo ra sự logic và liên kết trong kế hoạch. 
• Có thể thay đổi và điều chỉnh dự án. Một timeline linh hoạt giúp tổ chức thích nghi với các thay đổi bất ngờ và điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng. 
• Đối với các chiến dịch dài hạn, mục tiêu trên timeline có thể thể hiện các phương hướng và mục tiêu dài hạn trong lĩnh vực truyền thông, giúp xác định hướng đi và chiến lược tổng thể trong tương lai.

Trong timeline truyền thông có những giai đoạn nào?

Timeline truyền thông gồm có tất cả 5 giai đoạn, mỗi giai đoạn đều có những điểm riêng. Cụ thể:

Giai đoạn tiền sự kiện

Trong giai đoạn trước sự kiện, timeline truyền thông đặt ra các bước cần thực hiện để chuẩn bị cho sự kiện. Công việc bao gồm: 

• Nghiên cứu mục tiêu và đối tượng truyền thông, tổ chức các hoạt động như minigame, giveaway để tăng nhận thức về thương hiệu và thu thập database khách hàng. 
• Xây dựng landing page để truyền tải thông tin cho khách hàng. 
• Tìm kiếm và đàm phán với đối tác truyền thông, bảo trợ truyền thông để lan tỏa thông tin về sự kiện. 
• Quảng bá sự kiện trên các nền tảng social media và hợp tác với những người có sức ảnh hưởng lớn. 
• Thuyết phục mọi người tham gia sự kiện bằng cách tuyên truyền đầy đủ thông tin và tập trung vào insight và pain point của đối tượng mục tiêu.

Giai đoạn event launch

Trong giai đoạn ra mắt sự kiện, việc duy trì các hoạt động quảng bá và kết nối với khán giả là quan trọng. Bạn cũng có thể áp dụng các hoạt động sau để tăng hiệu quả của chiến dịch truyền thông: 

Sử dụng email marketing để tiếp cận khán giả một cách tiết kiệm chi phí và hiệu quả. 

PR sự kiện trên các mặt báo để mở rộng phạm vi tiếp cận và thu hút nhiều người tham gia hơn.

Giai đoạn day-to-day-marketing

Trong giai đoạn hàng ngày của chiến dịch marketing, việc duy trì các hoạt động hiện tại là quan trọng, đồng thời bạn cũng có thể xem xét thêm các công việc sau để tối ưu hóa timeline truyền thông: 

Áp dụng chương trình giảm giá Early bird để kích thích tâm lý mua sắm của khách hàng. 

Tăng cường quảng cáo trả phí trên các nền tảng như Facebook Ads, Google Ads để mở rộng phạm vi tiếp cận.

Giai đoạn last call

Đây là lúc quyết định và hành động cần được thực hiện mạnh mẽ nhất trong chiến dịch truyền thông của bạn. Mục tiêu là đảm bảo sự kiện của bạn thu hút được sự chú ý rộng rãi và có nhiều người tham dự. 

Để đạt được điều này, bạn có thể kết hợp các hoạt động đã thực hiện ở các giai đoạn trước đó với những chiến lược "át chủ bài" để tác động mạnh mẽ đến khách hàng của mình.

Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện đã kết thúc, việc quản lý timeline truyền thông không ngừng lại ngay. Giai đoạn hậu sự kiện là thời điểm mà các doanh nghiệp cần tổng kết toàn bộ quá trình và rút ra những bài học quý báu cho các sự kiện tiếp theo. Đồng thời, đây cũng là thời điểm để gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác và hoàn thành những công việc còn dang dở.

Hướng dẫn chi tiết lập timeline truyền thông 

Để có thể tạo ra một timeline chi tiết nhất cần phải thực hiện với 9 bước cơ bản, bạn có thể tham khảo và áp dụng: 

Xác định mục tiêu, nội dung

Trong bước này, bạn cần xác định rõ mục tiêu chính của timeline: liệu bạn muốn tập trung vào việc thể hiện sự phát triển của một ngành công nghiệp, một sự kiện lịch sử quan trọng hay là nhân vật cụ thể nào đó? Đồng thời, hãy định rõ phạm vi của timeline bằng cách xác định khoảng thời gian bạn muốn bao gồm và số lượng sự kiện bạn dự định triển khai. 

Tìm kiếm thông tin

Bước tiếp theo trong việc xây dựng timeline truyền thông là thu thập dữ liệu với các thông tin từ các nguồn đáng tin cậy như sách, báo cáo, trang web chính thống hoặc cơ sở dữ liệu lịch sử nếu cần. Sau đó, thu thập thêm hình ảnh và video phù hợp để minh họa cho các sự kiện trên timeline.

Chọn công cụ, phương pháp

Một bước không thể thiếu khi lập timeline chính là phải chọn công cụ tạo timeline như TimelineJS (dựa trên Google Sheets) hay Tiki-Toki, Microsoft PowerPoint. Ngoài ra, bạn cũng có thể lập timeline truyền thông bằng mã HTML và CSS. 

Tạo timeline

Để tạo ra timeline, đầu tiên cần phải thêm vào sự kiện gồm: ngày, tháng, tiêu đề, mô tả, hình ảnh/ video có liên quan. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải thêm các sự liên này theo thứ tự thời gian. Việc sắp xếp chúng như vậy sẽ giúp tạo ra một cấu trúc đầy logic cho timeline truyền thông của mình.

Tổ chức, trình bày

Hãy suy xét về cách hiển thị thông tin sao cho người xem có thể theo dõi một cách dễ dàng. Bạn có thể tổ chức theo năm, thập kỷ hoặc chia thành các phần theo chủ đề để làm cho timeline trở nên có tổ chức và dễ hiểu hơn. 

Chú thích, mô tả

Thêm vào đó những mô tả ngắn gọn nhưng phải có sự liên kết đến những nguồn tham khảo. Điều này giúp cho người xem có thể hiểu rõ hơn về những thông tin theo dõi. 

Kiểm tra

Bước tiếp theo nữa khi lập timeline truyền thông chính là phải kiểm tra lại khi sau lập, đảm bảo các thông tin hiển thị một cách chính xác, đẹp mắt về ngày/ tháng và chính tả. 

Chia sẻ

Khi bạn đã hoàn thành xong việc lập timeline, bạn hãy tiến hành chia sẻ qua mạng xã hội, trang web, blog hay các sự kiện offline một cách trực tiếp để tiến hành việc chạy chương trình. 

Cập nhật, bảo trì

Bước cuối cùng trong việc lập timeline truyền thông chính là tiếp hành cập nhật, bảo dưỡng. Nếu có thêm những sự kiện hay thông mới cần phải bổ sung ngay, đồng thời hàng ngày cũng phải truy cập để đảm bảo tính chính xác và sự hấp dẫn.

Mẫu timeline truyền thông chuyên nghiệp

Tham khảo mẫu timeline truyền thông chuyên nghiệp được Bizfly tổng hợp và chia sẻ ngay sau đây:

Việc tạo ra một timeline truyền thông không phải là điều đơn giản đối với các marketing. Tuy nhiên, khi đã có timeline vấn đề marketing trở nên có hiệu quả rất cao. Bizfly hy vọng với những chia sẻ chi tiết ở bài viết bạn sẽ có thể hiểu hơn và dễ dàng lập ra những bản timeline tốt nhất cho chương trình của mình.