Gala dinner là gì? Yếu tố để một gala dinner thành công

Gala dinner truyền tải văn hóa doanh nghiệp, gắn kết đội ngũ nhân sự trong công ty thông qua những trò chơi giao lưu, tiết mục nghệ thuật. Vậy Gala dinner là gì? Yếu tố nào để một gala dinner thành công? Tất cả sẽ được Bizfly chia sẻ qua bài viết sau đây.

Gala dinner là gì?

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức dưới hình thức bữa tiệc tối. Chương trình kết hợp tiệc tối với các hoạt động giải trí, văn nghệ, các chương trình khen thưởng nội bộ, liên hoan hoặc tri ân khách hàng… Thông thường, Gala dinner được tổ chức vào dịp cuối năm để tổng kết các hoạt động của doanh nghiệp trong năm hoặc kết hợp với chương trình team building nhằm gắn kết nội bộ doanh nghiệp.

Gala dinner không chỉ là buổi tiệc tối mà còn là sự kiện xây dựng mối quan hệ với khách hàng & đối tác

Thực tế có rất nhiều hình thức, kịch bản, concept để tổ chức chương trình Gala dinner. Tùy vào tính chất, ý nghĩa của mỗi sự kiện mà người tổ chức sẽ lựa chọn kịch bản, concept phù hợp.

Ý nghĩa gala dinner

Chương trình gala dinner luôn có một ý nghĩ đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Cùng khám phá 5 ý nghĩa của gala dinner để hiểu hơn tầm quan trọng của nó:

• Quảng bá, nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Gala dinner là cơ hội để truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp tới các khách mời, đối tác. Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp giúp để lại ấn tượng với khách hàng. Đồng thời, khơi dậy niềm tự hào doanh nghiệp của nhân viên nội bộ công ty
• Xây dựng mối quan hệ:  Thông qua chương trình gala dinner doanh nghiệp gắn kết hiệu quả mối quan hệ với khách hàng và đối tác
• Gắn kết nội bộ: Một ý nghĩa quan trọng không thể thiếu là sự củng cố tinh thần đoàn kết của nhân viên. Thông qua chương trình, gala dinner truyền tải văn hóa doanh nghiệp, tinh thần nhiệt huyết, thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên … từ đó công việc đạt hiệu quả tốt hơn.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc: Ở những thời điểm đặc biệt như kết thúc năm cũ, chào đón năm mới thì gala dinner là một hình thức thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên hiệu quả, vực dậy tinh thần và tạo bước đệm để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Một chương trình gala dinner thành công là chương trình tạo được ấn tượng với người tham dự, thể hiện rõ hình ảnh doanh nghiệp. Từ đó góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp rõ rệt hơn.

Các loại gala dinner thường gặp hiện nay

Có rất nhiều loại gala dinner phục vụ cho mục đích sự kiện khác nhau. Mỗi hình thức mang ý nghĩa và hoạt động đi kèm riêng biệt, tùy vào văn hóa doanh nghiệp mà ban tổ chức sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.  Dưới đây là 04 hình thức gala dinner thường gặp ở Việt Nam.

Gala dinner tiệc cuối năm

Hình thức này rất phổ biến để ban lãnh đạo doanh nghiệp cùng nhìn lại thành quả đạt được sau một năm làm việc. Tổ chức gala diner để vinh danh nhân viên và tập thể xuất sắc, gắn kết tinh thần đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp.Tiệc cuối năm thường kết hợp tiệc tối thường kết hợp với mini game, tiết mục biểu diễn, bốc thăm trúng thưởng…

Những cá nhân, tập thể xuất sắc thường được vinh danh trong gala dinner cuối năm

Gala dinner du lịch, team building

Gala dinner theo hình thức này thường được kết hợp trong các chuyến du lịch, team building của công ty. Sau khi tham quan các danh lam thắng cảnh địa phương, các trò chơi tập thể .. chương trình gala dinner sẽ diễn ra vào buổi tối để gắn kết tinh thần đoàn kết của nhân viên nội bộ.

Gala dinner du lịch

Gala dinner chào đón năm mới được tổ chức để doanh nghiệp chào đón năm mới, đưa ra các mục tiêu, định hướng phát triển cho năm sau. 

Gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng  

Gala diner tri ân khách hàng

Tiệc gala dinner tri ân khách hàng nhằm tạo dựng và tăng cường mối quan hệ đối tác, củng cố thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Những năm gần đây, doanh nghiệp thường kết hợp giữa chương trình tham quan du lịch với gala gặp gỡ khách hàng để tri ân sâu sắc, cũng như giữ mối liên kết giữa doanh nghiệp với khách hàng thân thiết.

Yếu tố giúp gala dinner thành công

Chương trình gala dinner thành công cần nhiều yếu tố từ kịch bản, tiết mục biểu diễn đến âm thanh ánh sáng. Mọi thứ cần phải được lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ càng cho sự kiện. Để làm được điều đó người tổ chức không thể bỏ qua 7 yếu tố quan trọng sau: 

Xác định mục đích gala dinner

Event Planner cần xác định rõ mục đích khi tổ chức sự kiện để lựa chọn hình thức phù hợp. 

Đó có thể là tri ân khách hàng, vinh danh nhân viên xuất sắc, hoặc giới thiệu sản phẩm… Xác định mục đích chính xác góp phần định hình concept của sự kiện, giúp chương trình được tổ chức thành công.

Lên kịch bản gala dinner

Lên kịch bản hợp lý và chỉn chu trước khi tổ chức diễn ra. Nội dung kịch bản thú vị, độc đáo tránh gây sự nhàm chán đến khách mời. Câu từ lời thoại và ý tưởng đơn giản dễ hiểu. Kịch bản quá dài hoặc quá ngắn đều gây hiệu ứng không tốt cho sự kiện.

Xác định thời gian và địa điểm

Lựa chọn địa điểm và phù hợp là yếu tố quan trọng năm trong kế hoạch tổ chức. Một không gian tổ chức tiệc chật hẹp, khó di chuyển, cung đường thường kẹt xe.. đem đến sự bất tiện, làm giảm số lượng khách mời tham gia bữa tiệc. Lưu ý xây dựng timeline sự kiện để quản lý công việc và thời gian tránh sai sót. Ban tổ chức nên đặt  thời gian thuận tiện cho khách mời tham gia.

Người dẫn chương trình

Người dẫn chương trình là linh hồn của  gala dinner. Họ chính là cầu nối để kết nối mọi người lại với nhau, truyền đạt thông điệp của sự kiện, và khuấy động tinh thần của người tham gia.. Một sự kiện gala dinner thành công không thể nào thiếu vắng một MC duyên dáng

Người dẫn chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của gala dinner

Nhân viên phục vụ

Ẩm thực luôn là phần quan trọng, không thể thiếu trong mỗi buổi tiệc gala dinner. Chính vì vậy vai trò của nhân viên phục vụ là đảm bảo thức ăn được lên kịp thời và bám sát theo nhịp độ dùng bữa của thực khách; cũng như hỗ trợ khách mời khi cần.  Đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm góp phần không nhỏ và thành công của sự kiện

Nhân viên phục vụ chuyên nghiệp luôn biết điều chỉnh món ăn theo nhịp độ dùng bữa của thực khách

Chi phí tổ chức gala dinner

Gala dinner là gì? cần chuẩn bị kinh phí bao nhiêu để tổ chức gala dinner thành công?

Thực tế ngân sách tổ chức gala dinner không thể có một con số cố định mà thay đổi tùy thuộc vào quy mô của sự kiện. Chi phí tổ chức thường gồm 3 phần:

• Chi phí tiệc: là chi phí cho đồ ăn, thức uống của tiệc. Đó có thể là menu hay buffet tùy sự lựa chọn của chủ tiệc.

• Chi phí cho hoạt động chương trình: cụ thể đây là chi chí cho các tiết mục biểu diễn trong sự kiện, âm thanh, ánh sáng, quà tặng ,MC, banner, backdrop… Nói chung là chi phí cho tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình.

• Chi phí thuê địa điểm (nếu có): đây là chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner. Đó có thể là nhà hàng, trung tâm hội nghị, hoặc sân vận động..

Thiết bị âm thanh ánh sáng

Đây là yếu tố không thể thiếu để tạo không gian sống động, tạo hiệu ứng cho các tiết mục, khuấy động không khí lễ hội cho sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra thiết bị trước sự kiện để tránh lỗi kỹ thuật, đảm bảo thiết bị hoạt động tốt suốt sự kiện diễn ra.

Đơn vị tổ chức gala dinner

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị tổ chức gala dinner. Tuy nhiên bạn nên lựa chọn những đơn vị uy tín, đáp ứng các tiêu chí tuyển chọn sau để đồng hành:

• Có kinh nghiệm tổ chức nhiều loại hình gala dinner phù hợp với mục đích sự kiện

• Báo giá nhanh, cung cấp thông tin chi phí rõ ràng

• Chuyên nghiệp và tận tâm. Xử lý mọi tình huống thấu đáo trên tinh thần trách nhiệm, đặt hiệu quả của sự kiện lên hàng đầu.

Tóm lại Bizfly đã chia sẻ bạn cụ thể gala dinner là gì? những yếu tố nào quyết định đến sự thành công của sự kiện. Hy vọng những thông tin trên giúp ích bạn trong việc lên kế hoạch, tìm ý tưởng và tổ chức gala dinner thành công hơn.