12 Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện là chìa khóa từ những ý tưởng ban đầu để lên khâu quy trình tổ chức thành công. Cùng Bizfly tìm hiểu 12 bước lập kế hoạch tổ chi tiết chuyên nghiệp để tạo nên một sự kiện thành công nhé!.

Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, người tổ chức cần xác định rõ mục đích của sự kiện là gì: quảng bá hình ảnh công ty, ra mắt sản phẩm mới, kết nối nhân viên hay là sự kiện gây quỹ từ thiện….Mỗi mục đích khác nhau sẽ có cách tổ chức khác nhau.

Dựa vào mục đích sự kiện đã được xác định, người tổ chức cần lên một kế hoạch cụ thể từng bước chi tiết như: xác định thông điệp cần truyền đạt, quy mô sự kiện, số lượng khách mời ra sao, ngân sách sự kiện như thế nào để xây dựng kịch bản.

Xác định mục đích sự kiện là bước đầu tiên để tạo nên một sự kiện thành công

Xác định khách mời tham gia

Từ mục đích của sự kiện, bạn cần xác định khách mời tham gia sự kiện. Họ là nhân viên nội bộ trong công ty, các chuyên gia trong những lĩnh vực nhất định, đại lý nhà bán hàng tiềm năng hay sự kiện mở cửa tự do cho toàn bộ khách mời .. 

Khách mời tham gia giúp xác định được quy mô sự kiện để có sự chuẩn bị chu đáo, xây dựng nội dung chương trình phù hợp với khách mời. Ví dụ một sự kiện tổ chức cho trẻ em thì cần đảm bảo tính an toàn của không gian tổ chức tiệc khi các bé hiếu động, chạy nhảy; tiết mục trong sự kiện cũng cần phù hợp với lứa tuổi của bé và khác hoàn toàn so với tổ chức tiệc tri ân đại lý, nhà phân phối của nhãn hàng. 

Thông điệp sự kiện gửi đến là gì?

Thông điệp sự kiện là nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới toàn bộ khách mời.Thông điệp cần ngắn gọn, súc tích, nhất quán và xuyên suốt toàn bộ sự kiện nhằm gây ấn tượng và lưu lại trong tâm trí khách tham dự.Một lưu ý nữa là không nên đặt nhiều thông điệp vào sự kiện cùng một lúc bởi nó sẽ gây nhiễu thông tin, làm lu mờ mục đích của sự kiện

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm tổ chức là bước rất quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Thời gian cần được lựa chọn thuận tiện nhất với khách mời, tránh trùng với những sự kiện quan trọng khác. Dựa vào thời gian sự kiện đã được xác định, người tổ chức cần lên kế hoạch chi tiết xem cần bao nhiêu thời gian để chuẩn bị, thời gian set up từng hạng mục là bao lâu.

Tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị phương án dự phòng nếu thời tiết xấu

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cũng là yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần lưu ý xem địa điểm ở trong nội thành hay ngoại ô, đường xá di chuyển đến địa điểm có dễ đi không, tình trạng giao thông như thế nào, địa điểm tổ chức có sạch sẽ, thoáng mát không? Có nhà vệ sinh, phòng thay đồ không? Nếu tổ chức ngoài trời người tổ chức cần chuẩn bị phương án dự phòng nếu chẳng may yếu tố thời tiết không thuận lợi.

Xem thêm:  Top 12 trung tâm tổ chức sự kiện và địa điểm sang trọng tại Hà Nội

Lên timeline chi tiết cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công và có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các bộ phận, bạn cần phải xây dựng timeline chi tiết cho sự kiện. Timeline sự kiện là một bản thảo chi tiết những việc cần phải làm, thời gian hoàn thành,nhân sự phụ trách, concept sự kiện ra sao.. Tất cả để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và truyền đạt được thông điệp sự kiện. Timeline sự kiện càng chi tiết càng tránh được những thiếu sót và mức độ thành công càng cao.

Mẫu timeline tổ chức sự kiện sinh nhật chi tiết

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông là khâu quan trọng không thể bỏ qua trong 12 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chuyên nghiệp. Tùy vào mục đích và quy mô của sự kiện mà doanh nghiệp có những kế hoạch truyền thông khác nhau. 

Kế hoạch truyền thông tốt thu hút khách mời tham gia sự kiện

Một kế hoạch truyền thông tốt thu hút nhiều đối tượng khách hàng quan tâm đến sự kiện, kích thích họ tham gia sự kiện, tạo hiệu ứng tốt hơn góp phần làm nên thành công của sự kiện. Do đó, khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện ban tổ chức cần tính toán thời gian truyền thông trước sự kiện bao lâu là phù hợp? Trước sự kiện 1 tháng cần truyền thông gì? 2 tuần trước sự kiện? ngay sát sự kiện?… Kế hoạch truyền thông cần lặp lại liên tục để gây hiệu ứng mạnh mẽ với khách mời.

Lên ngân sách dự trù khi tổ chức sự kiện

Khi đã có chương trình cụ thể, việc tiếp theo là bạn cần lên ngân sách chi phí dự trù tổ chức sự kiện phù hợp. Ngân sách sự kiện bao gồm toàn bộ chi phí dịch vụ và một phần dự trù cho những phát sinh. Ngân sách này thường được cân nhắc dựa vào điều kiện và mục đích của doanh nghiệp.

Phân công nhận sự bố trí sự kiện

Việc phân bổ nhân sự theo từng vị trí chức năng đóng vai trò then chốt để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Để làm được điều đó đòi hỏi người tổ chức phải hiểu đặc điểm của từng vị trí công việc. Thông thường một sự kiện thường có những vị trí chức năng như sau:

• Bộ phận kỹ thuật: phụ trách âm thanh, ánh sáng trong chương trình

• Bộ phận đón khách: phụ trách check in/check out cho khách mời

• Bộ phận giám sát: phụ trách giám sát từng hạng mục

• Bộ phận phục vụ: phục vụ tiệc cho khách mời

• Bộ phận an ninh: bảo vệ sự an toàn cho khách mời

Các vị trí chức năng có thể được kiêm nhiệm hoặc tinh giảm tùy quy mô của sự kiện để tránh lãng phí không cần thiết

Bộ phận kỹ thuật phụ trách âm thanh ánh sáng cho sự kiện

Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện

Hình ảnh sự kiện bao gồm các hình ảnh 2D và 3D trên sân khấu, booth chụp hình, cổng chào.. 

Ấn phẩm sự kiện gồm thiệp mời, standee, backdrop, voucher, quà tặng… Tất cả các ấn phẩm cho sự kiện cần tuân theo concept và ý tưởng chủ đạo của chương trình

Lập kế hoạch truyền thông sau sự kiện

Kế hoạch truyền thông sau sự kiện cũng quan trọng không kém gì kế hoạch truyền thông trước sự kiện. Nếu như mục đích của kế hoạch truyền thông trước sự kiện là để thu hút sự quan tâm của khách mời tới sự kiện thì kế hoạch truyền thông sau sự kiện nhằm tôn vinh giá trị thương hiệu, lan tỏa rộng rãi và nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp.

Các phương tiện truyền thông thường được sử dụng phổ biến gồm: báo chí, fanpage của doanh nghiệp, truyền hình, KOL & KOC…

Xây dựng dự án dự phòng và quản trị rủi ro

Trên thực tế luôn có những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch trong quá trình tổ chức sự kiện. Do vậy nó đòi hỏi người tổ chức phải có tư duy quản trị rủi ro, luôn chuẩn bị phương án dự phòng để ứng phó và xử lý với những vấn đề phát sinh. Ngoài ra, để đảm bảo các phương án dự phòng là khả thi bạn cũng cần tổng duyệt những phương án này trước ít nhất 1-2 ngày sự kiện diễn ra.

Luôn chuẩn bị phương án dự phòng để ứng phó với những tình huống phát sinh ngoài ý muốn

Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, các thành viên ban tổ chức cần nhìn lại, đánh giá kết quả của sự kiện: sự kiện đã đạt được mục đích chưa? những điểm nào sự kiện đã làm tốt? những điểm nào chưa tốt cần khắc phục? Đánh giá đo lường kết quả sự kiện là giúp bạn hạn chế những sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện khi mà chưa có kinh nghiệm để những chương trình sau thành công hơn.

Lập kế hoạch sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nó là chìa khóa để mở ra thành công cho chương trình. Do vậy người tổ chức cần nắm rõ 12 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chuyên nghiệp mà Bizfly đã chia sẻ ở trên để ứng dụng vào thực tế tạo nên chương trình thành công mỹ mãn.