8 Sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải có cái nhìn tổng quát nhưng đôi khi vẫn mắc nhiều sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức. Bizfly sẽ chia sẻ bạn những lỗi thường hay gặp khi lên quy trình và nội dung để tổ chức sự kiện môt cách chi tiết tỉ mỉ.

Truyền thông sai mục đích của sự kiện

Tùy tính chất mỗi sự kiện mà mục đích sự kiện có thể là truyền tải thông điệp, giá trị thương hiệu của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, kết nối khách hàng tiềm năng hay gây quỹ từ thiện…Dù lý do nào thì mục đích của sự kiện cần phải được truyền tải chính xác và nhất quán xuyên suốt toàn bộ sự kiện. Việc truyền thông sai mục đích sự kiện là một sai lầm nghiêm trọng, gây hiểu nhầm cho khách mời và ảnh hưởng đến kết quả toàn bộ sự kiện.

Truyền thông đúng mục đích tạo nên thành công của sự kiện

Một lưu ý nữa là không nên quá tham lam đặt nhiều thông điệp vào cùng một lúc bởi nó sẽ gây nhiễu thông tin, làm mục đích chính của sự kiện bị mờ nhạt, không gây ấn tượng và lưu dấu trong tâm trí khách mời.

Xem thêm: Tổng hợp mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết kèm phụ lục, thanh lý

Không biết tạo ra điểm nhấn cho sự kiện

Không tạo được điểm nhấn cho sự kiện là một trong những sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường gặp. Tiết mục điểm nhấn hay key moment giúp bùng nổ những khoảnh khắc trong sự kiện, gây ấn tượng trong tâm trí khách hàng. Để tạo được key moment tốt đòi hỏi người tổ chức phải thật sự sáng tạo, bám sát vào concept để làm nổi bật mục đích của sự kiện. 

Tiết mục điểm nhất gây ấn tượng trong tâm trí khách mời

Một sự kiện đều đều, nhàm chán chỉ truyền tải một thông điệp mờ nhạt, không đọng lại trong tâm trí khách hàng. Tuy nhiên, người tổ chức cần cân nhắc yếu tố văn hóa doanh nghiệp để lựa chọn điểm nhấn phù hợp.

Không chuẩn bị sẵn đội ghi âm, ghi hình

Ở sai lầm này, người tổ chức thường không chuẩn bị đội ghi âm, ghi hình cũng như không làm việc về kịch bản ghi âm, ghi hình trước đó mà đơn thuần là giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh được outsource trước đó. Điều này khiến người thực hiện không nắm được yêu cầu và ý đồ của nhà tổ chức. Vì vậy họ quay và chụp ảnh theo cảm tính dẫn đến việc xử lý hậu kỳ, cũng như dựng phim để lưu trữ, quảng bá trên các phương tiện truyền thông gặp khó khăn hơn. 

Không kiểm soát được lượng khách mời

Những người tổ chức thiếu kinh nghiệm thường dễ mắc sai lầm này. Họ thường không lên kế hoạch yêu cầu khách mời xác nhận tham gia sự kiện. Do vậy, không kiểm soát được lượng khách mời tới tham dự sự kiện để có sự chuẩn bị phù hợp.

Không kiểm soát được lượng khách mời gây phát sinh nhiều sự cố bất ngờ

Chính vì vậy ngày sự kiện diễn ra có thể phát sinh tình trạng quá đông hoặc quá vắng, khiến phát sinh nhiều sự cố bất ngờ như: thức ăn không chuẩn bị đủ, không gian chật chội, chen chúc không thoải mái cho người tham dự…

Phân bổ thời gian không hợp lý

Việc phân bổ thời gian không hợp lý là sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần nên tránh. Nhà tổ chức sự kiện cần lên một bảng timeline sự kện theo thứ tự ưu tiên thực hiện từng hạng mục, tránh mất quá nhiều thời gian cho những hạng mục nhỏ và không quan trọng.

Quan trọng nhất bạn phải xác định được mục tiêu sự kiện đang hướng tới để tập trung nguồn lực xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.

Không chú trọng về Mc sự kiện

Đây là sai lầm phổ biến của người tổ chức sự kiện mới vào nghề. Vai trò của MC trong một sự kiện là rất quan trọng. Họ là người dẫn dắt, truyền đạt thông điệp sự kiện một cách cô đọng và súc tích; là người xử lý các tình huống trong sự kiện một cách linh hoạt, thu hút để mang đến trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

MC là linh hồn của cả sự kiện để truyền đạt thông điệp đến khách mời

Do vậy, khi tổ chức sự kiện đừng chỉ chú trọng đến trang trí sân khấu hoành tráng mà việc gia tăng trải nghiệm của khách hàng cũng rất quan trọng mà MC chính là cầu nối dẫn dắt các tiết mục tạo nên trải nghiệm liền mạch, ấn tượng với khách hàng.

Ngân sách tổ chức vượt quá dự kiến

Một trong những sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện nữa là vung tay quá trán.Nhiều khi bạn quá đam mê với việc mang đến trải nghiệm cho khách mời mà lại quên mất yếu tố ngân sách cho phép. Sự kiện cần phải được kiểm soát trong ngân sách được phép để đảm bảo lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp nhưng vẫn đạt được mục tiêu đề ra.

Việc lập kế hoạch tài chính, phân bổ ngân sách và dự trù chi phí tổ chức sự kiện giúp kiểm soát tốt hơn ngân sách được phép, tránh lãng phí nhưng vẫn đạt được hiệu quả tối ưu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kỹ năng thương lượng với nhà cung cấp để tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng sự kiện.

Lập kế hoạch phân bổ ngân sách để kiểm soát ngân sách sự kiện tối ưu

Không hiểu biết về công nghệ, âm thanh, ánh sáng

Không hiểu biết về công nghệ, âm thanh, ánh sáng nhưng lại muốn tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp chỉ thuê ngoài thiết bị và tự vận hành trong sự kiện. Tuy nhiên, vì không rành công nghệ nhà tổ chức không thể tự xử lý khi thiết bị chẳng may gặp sự cố trong quá trình diễn ra sự kiện, dẫn đến sự kiện bị gián đoạn, gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.

Hy vọng với danh sách các sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện Bizfly đã chia sẻ trên đây phần nào giúp bạn tránh lặp lại sai lầm của những người đi trước, là tiền đề để tạo một sự kiện thành công, gây ấn tượng sâu sắc với khách tham dự.