Tổng hợp mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết kèm phụ lục, thanh lý

Không thể chắc chắn 100% sự kiện sẽ diễn ra tốt đẹp mà không phát sinh thêm bất cứ vấn đề nào. Do đó, trước khi bước vào khâu thực hiện doanh nghiệp nên chuẩn bị mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện để đối chiếu nếu phát sinh tranh chấp hoặc xảy ra sự cố không đáng có. Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn những nội dung quan trọng và một vài lưu ý cần thiết khi làm hợp đồng sự kiện trong bài viết sau.

Nội dung hợp đồng tổ chức sự kiện cần phải có

Tại điều 402 Bộ Luật Dân sự quy định: mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện có thể thỏa thuận về những nội dung sau: 

Nội dung hợp đồng tổ chức sự kiện cần phải có

• Thông tin cá nhân đầy đủ của 2 bên tham gia hợp đồng
• Thông tin về đối tượng hợp đồng, ở đây chính là những công việc được phép làm và không được phép làm trong quá trình tổ chức sự kiện. 
• Mức giá và phương thức thanh toán được đồng nhất bởi 2 bên 
• Thời gian và địa điểm được phép tổ chức sự kiện
• Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện cần phải nêu rõ phương thức thực hiện hợp đồng của 2 bên
• Liệt kê chi tiết các quyền và nghĩa vụ giữa 2 bên ký kết
• Trách nhiệm cụ thể nếu một trong hai bên vi phạm điều khoản hợp đồng
• Hợp đồng có phạm vi như thế nào?
• Thêm các nội dung thỏa thuận khác nếu có

Lưu ý: Tùy vào nhu cầu mà các bên có thể thêm bớt nội dung trong hợp đồng sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên, các nội dung cần phải đáp ứng các điều khoản và quy định của pháp luật Việt Nam. 

Đọc thêm: Quản lý hợp đồng: Tầm quan trọng và cách quản lý hợp đồng

Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết

Mặc dù có rất nhiều mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện tuy nhiên Bizfly sẽ gợi ý đến doanh nghiệp 2 loại biên bản quan trọng nhất cần phải có khi làm sự kiện bao gồm: 

Một số mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết

Mẫu phụ lục hợp đồng tổ chức sự kiện 

Mỗi loại hình sự kiện sẽ sử dụng phụ lục hợp đồng báo giá riêng và biên bản này thường được đính kèm hợp đồng chính. Dưới đây là mẫu phụ lục báo giá hạng mục cho một sự kiện workshop mà người tổ chức có thể tham khảo: 

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG
Số: … - 2022
BÁO GIÁ CÁC HẠNG MỤC SỰ KIỆN

Mẫu phụ lục hợp đồng tổ chức sự kiện 

Mẫu thanh lý hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện thường có nội dung và hình thức như sau: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM   
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Hợp đồng đính kèm số:...
Hà Nội, ngày… tháng… năm
Chúng tôi gồm có: 
BÊN A: 
Tên người đại diện: …                                                     
Ngày, tháng, năm sinh: ....                                       Số CCCD: ...               Ngày cấp: ...
Địa chỉ thường trú: ...
Mã số thuế (MST):....
Số điện thoại: …
Địa chỉ email: …
BÊN B:
Tên người đại diện: …                                                     Chức vụ: ...
Ngày, tháng, năm sinh: ....                                       Số CCCD: ...               Ngày cấp: ...
Địa chỉ thường trú: ...
Mã số thuế (MST):....
Số điện thoại: …
Địa chỉ email: …
Hai bên đã thảo luận và thống nhất thực hiện thanh lý hợp đồng số:.... được ký kết vào ngày… tháng… năm… theo nội dung sau: 
ĐIỀU 1: NỘI DUNG THANH LÝ
Bên B đã thực hiện và cung cấp đầy đủ nội dung, dịch vụ, hạng mục theo đúng thỏa thuận ban đầu. 
Hai bên đã hoàn tất thủ tục Biên bản nghiệm thu sau khi hoàn tất Hợp đồng theo đúng quy trình. 
ĐIỀU 2: TIẾN HÀNH THANH TOÁN
2.1. Nội dung thông tin thanh toán
Tổng giá trị hợp đồng đã ký kết (đã bao gồm VAT):... VNĐ (Số tiền bằng chữ)
Tổng giá trị thực tế của hợp đồng (đã bao gồm VAT): … VNĐ (Số tiền bằng chữ)
Số tiền đã đặt cọc: …VNĐ (Số tiền bằng chữ)
Số tiền còn lại mà bên A phải thanh toán cho bên B là: … VNĐ (Số tiền bằng chữ). 
2.2. Sau khi Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng được ký kết Bên A có nghĩa vụ phải thanh toán cho Bên B số tiền còn lại của hợp đồng. Bên B có trách nhiệm xuất hồ sơ thanh toán cho Bên A bao gồm: 
Biên bản nghiệm thu
Hợp đồng thanh lý
Tổng hóa đơn dịch vụ
Hình thức thanh toán: tiền mặt
ĐIỀU 3: HIỆU LỰC CỦA BIÊN BẢN
Biên bản thanh lý là một phần nội dung quan trọng của Hợp đồng số:... ký kết ngày … tháng … năm…. giữa đại diện Bên A và Bên B. 
Bên A có trách nhiệm thanh toán ngay số tiền còn lại cho Bên B theo đúng Khoản 2 Điều 2 sau khi ký thanh lý hợp đồng. 
Hiệu lực hợp đồng sẽ mất sau khi Bên A đã hoàn tất thanh toán cho Bên B
Biên bản thanh lý này được lập 02 (hai) bản và mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý tương đồng. 

ĐẠI DIỆN BÊN A                           ĐẠI DIỆN BÊN B 

Một số lưu ý khi làm hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện 

Để mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện phát huy được tối đa hiệu quả thì doanh nghiệp cần lưu ý những điều khoản sau: 

Một số lưu ý khi làm hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

• Xác định rõ thời gian thực tế cho từng hoạt động của thiết bị trong hợp đồng bao gồm: thời gian nhận, thời gian bàn giao lại và thời gian thanh toán. 
• Nêu rõ điều kiện về thực phẩm, chất lượng âm thanh - ánh sáng, cách bố trí,  lễ tân, điều hướng, thỏa thuận cọc, phương tiện di chuyển,... 
• Xác định địa điểm nhận và trả thiết bị sự kiện để tránh mất thời gian hậu sự kiện
• Doanh nghiệp có thể cân đối và thỏa thuận chi phí dựa trên tinh thần tự nguyện với bên cho thuê để đảm bảo lợi ích cho cả 2 bên. 
• Thỏa thuận hình thức thanh toán hợp đồng phù hợp và đúng quy định pháp luật.
• Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện cần nêu rõ điều khoản, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên. Đồng thời, nên có mục riêng về cơ sở yêu cầu chấm dứt hợp đồng và cơ sở bồi thường thiệt hại. 
• Ngoài ra, trong hợp đồng doanh nghiệp cũng nên ra một số thỏa thuận có thể phát sinh như: thêm thời gian, phương tiện di chuyển hoặc thay đổi thời gian. 

Trên đây là một vài gợi ý và tư vấn của Bizfly về mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện. Hy vọng, những thông tin pháp lý ở phía trên sẽ có ích cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hoặc giải quyết hợp đồng sự kiện. 

Có thể bạn quan tâm: 7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả cho doanh nghiệp