Quản lý hợp đồng: Tầm quan trọng và cách quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng luôn là vấn đề gây khó khăn cho các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay. Người quản lý phải là người có trách nhiệm, nắm rõ được các điều khoản và nội dung được ký kết trong hợp đồng.

Nếu bạn là một người quản lý thì chắc chắn bạn sẽ không thể bỏ qua bài viết này bởi Bizfly sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như cách quản lý hợp đồng hiệu quả. Mời bạn tham khảo.

Tầm quan trọng của việc quản lý hợp đồng 

Quản lý hợp đồng được xem là công việc quan trọng bởi nó không chỉ giúp cho hợp đồng tránh được nguy cơ bị hư hỏng hoặc thất lạc mà còn giúp đảm bảo quy trình trong hợp đồng được diễn ra thống nhất. Ngoài ra, thực hiện quản lý giúp mang lại những lợi ích khác như sau.

Tầm quan trọng của việc quản lý hợp đồng 

Sự thiệt hại giữa hai bên đối tác sẽ được giảm thiểu tối đa khi phát sinh ra các vấn đề tranh chấp. Đồng thời tạo ra cơ sở để cả hai bên đều phải thực hiện đúng trách nhiệm và nghĩa vụ của mình theo đúng hợp đồng.

Những thông tin minh bạch được đưa ra cụ thể và rõ ràng trong hợp đồng sẽ giúp mối quan hệ giữa doanh nghiệp bạn và đối tác được cải thiện đáng kể và hiệu quả. Nếu có vấn đề sai sót xảy ra thì việc truy cứu trách nhiệm của từng người tham gia hợp đồng sẽ trở nên nhanh chóng hơn và dễ dàng hơn.

Việc nắm chắc các nội dung, thông tin có trong hợp đồng sẽ giúp kỹ năng quản lý công việc của doanh nghiệp được tiến hành và triển khai trong nội bộ mượt mà hơn. Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm được các bản hợp đồng đã được thực thi trong quá khứ, học hỏi và rút kinh nghiệm cho những hoạt động kinh doanh có tính chất tương tự.

Hướng dẫn cách quản lý hợp đồng hiệu quả 

Để có thể quản lý hợp đồng hiệu quả, bạn nên thực hiện theo các bước mà Bizfly hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Theo dấu văn bản 

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần phải nắm rõ chính xác nhất những thông tin chính có trong hợp đồng. Và khả năng quản lý hiệu quả bằng cách trả lời một số câu hỏi như:

Theo dấu văn bản là vbước đầu trong quản lý hợp đồng hiệu quả 

• Người quản lý và thực hiện hợp đồng là ai?
• Hai bên khi ký hợp đồng này có nhận được những lợi ích tương xứng hay không?
• Hợp đồng khi thực hiện có đảm bảo tuân thủ theo đúng pháp luật không?

Bước 2: Ký kết hợp đồng 

Sau khi đã nắm rõ được những thông tin cần thiết, để quản lý hợp đồng hiệu quả thì bạn cũng cần phải lưu ý một vài những vấn đề sau trong quá trình ký kết hợp đồng:

• Vấn đề xây dựng hợp đồng phải được thực hiện bởi cả hai bên.
• Các sản phẩm được đưa ra trong hợp đồng phải ghi rõ thông tin chi tiết.
• Người chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình thực hiện ký kết phải là người quản lý hợp đồng.
• Khoản tiền hoa hồng phải được nêu ra một cách minh bạch.
• Nêu rõ giá trị của hợp đồng trước và sau thuế.

Bước 3: Kiểm tra 

Sau bước ký kết hợp đồng thì việc tiếp theo để quản lý hợp đồng đó là phải Kiểm tra hợp đồng một cách kỹ càng và thường xuyên.

Kiểm tra thường xuyên giúp việc quản lý hợp đồng dễ dàng hơn

Khi hợp đồng được bàn giao, người quản lý cần ngay lập tức tiến hành kiểm tra tất cả mọi thông tin được hiển thị trên bản hợp đồng. Điều này giúp hợp đồng và người quản lý có thể tránh được những vấn đề xấu có thể xảy ra.

Bước 4: Sao chép và lưu trữ hợp đồng 

Việc sao chép và lưu trữ và quản lý hợp đồng đòi hỏi người quản lý cần phải phản ánh các dữ liệu, con số và hình ảnh được ký kết trong hợp đồng trung thực. Để tránh được tối đa những trường hợp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp thường scan hợp đồng thành nhiều bản và lưu trữ chúng vào các bản mềm máy tính và các phòng ban khác nhau.

Bước 5: Quản lý bổ sung thông tin 

Trong khoảng thời gian hợp đồng được thực thi, một vài điều khoản có thể được bổ sung thêm. Ngay lúc này, hệ thống quản lý hợp đồng cần nhanh chóng thống nhất, lưu trữ và tiến hành báo cáo một cách đầy đủ các điều khoản bổ sung này với những người có thẩm quyền trong hợp đồng.

Quản lý bổ sung thông tin

Đối với một số hợp đồng đặc biệt, các doanh nghiệp không nên sử dụng số không thực tế với hợp đồng. Doanh nghiệp nên sử dụng số của bộ phận văn thư tại công ty.

Bước 6: Kiểm tra tiến trình của hợp đồng 

Người quản lý phải có trách nhiệm kiểm tra và cập nhật tiến trình của hợp đồng để đưa ra được những đánh giá chung nhất. Dựa trên tích chất của các doanh nghiệp mà các bước kiểm tra sẽ được đưa ra sao cho phù hợp với hợp đồng. Việc quản lý, kiểm tra càng được tiến hành chặt chẽ thì càng tránh được những tổn thất.

Một số phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả 

Thực hiện quản lý hợp đồng theo cách thủ công không chỉ gây tốn thời gian mà còn không mang lại được hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Sau đây Bizfly chia sẻ tới bạn một số phần mềm quản lý hợp đồng mà bạn có thể ứng dụng và tham khảo.

Pandadoc 

Pandadoc được cung cấp như một phiên bản online dành cho doanh nghiệp và không nhất thiết phải được cài đặt trên máy tính. Tuy nhiên, chỉ khi cài đặt nó trên máy tính, bạn mới có thể sử dụng được toàn bộ tính năng của nó. Đó là các bản hợp đồng mẫu chuyên nghiệp, khả năng xuất, nhập dữ liệu và đồng bộ để dễ quản lý.

Mona Contact 

Mona Contact là phần mềm quản lý hợp đồng hỗ trợ bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm hoặc kiểm tra một nội dung bất kỳ có trong hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác. Việc bạn cần làm chỉ là gõ các từ khó, các thẻ hoặc các cụm từ liên quan để nhận được kết quả phù hợp nhất.

Mona Contact 

VT Contact 

Được xây dựng trên nền tảng SharePoint, VT Contact có khả năng mang đến các giải pháp quản lý hợp đồng hiệu quả, chính xác và an toàn cho các doanh nghiệp. Với giao diện đơn giản cùng các tính năng hỗ trợ như tạo, quản lý và xét duyệt giúp các công việc theo hợp đồng một cách nhanh chóng. 

Accelo 

Là phần mềm quản lý hợp đồng được phát triển trên điện toán đám mây và ứng dụng điện thoại, Accelo giúp đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho các dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng quản lý và truy cập vào phần mềm mọi lúc mọi nơi khi cần thiết. Ngoài ra, Accelo còn cung cấp thêm một số tính năng như quản lý dự án, báo cáo, quản lý kế hoạch,...

Quản lý hợp đồng Accelo 

Contractbook 

Với tính năng ký, lưu trữ hợp đồng online vô cùng thuận tiện, Contractbook cung cấp cho người dùng một giao diện đơn giản cùng các thông tin cần thiết phải có trong bản hợp đồng. Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng này, bạn có thể thực hiện soạn thảo và lưu hợp đồng trong điều kiện có kết nối internet.

Có thể thấy rằng, quản lý hợp đồng là một công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc chu toàn của người quản lý. Với những thông tin mà Bizfly chia sẻ, bạn đã hiểu rõ được tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả và một số các phần mềm quản lý nên sử dụng.