Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kinh nghiệm, địa điểm và lưu ý khi triển khai

Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến không gian rộng rãi, dễ xây dựng concept nên được rất nhiều công ty, doanh nghiệp và đơn vị lựa chọn. Sở hữu nhiều ưu điểm là thế, nhưng sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó mang lại thành công nếu người thực hiện không nắm vững những kinh nghiệm mà Bizfly chia sẻ dưới đây.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và tạo kế hoạch công việc, nhân sự cho một sự kiện diễn ra ở ngoài trời. Những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời thường bị chi phối bởi nhiều  yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, ngân sách, thời tiết và nguồn tài trợ. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Một số loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời bao gồm: các chương trình âm nhạc, sự kiện year end party, lễ kỷ niệm, khai trương, lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm, cắt băng khánh thành, sự kiện thời trang hoặc các sự kiện thể thao - văn hóa, teambuilding,... 

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật công ty thành công và ý nghĩa

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Để một sự kiện được tổ chức ngoài trời diễn ra thành công tốt đẹp người thực hiện cần nắm vững các kinh nghiệm sau:

Lựa chọn địa điểm hợp lý

Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng nhất người thực hiện cần dựa vào các tiêu chí sau: 

• Xác định nội dung chính của sự kiện
• Khách mời là những ai? 
• Số lượng khách tham dự phù hợp với diện tích và không gian bao nhiêu m2
• Một vài yếu tố khác như: mức độ an toàn, bãi đỗ xe, vị trí và vấn đề di chuyển. 

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Tổ chức sự kiện ngoài trời thường đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ như: 

• Sân khấu chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn,...
• Backdrop kích thước lớn được in tên buổi lễ, ngày giờ, đơn vị tổ chức hỗ trợ,... 
• Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng công suất lớn
• Một số phụ kiện trang trí khác như: poster, bảng biển, thảm đi, ô dù,...

Xem thêm bài viết "Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện" để nắm bắt ngay những công việc phải thực hiện khi tổ chức một sự kiện để nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Đảm bảo yếu tố về thời tiết

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp nên hạn chế thực hiện vào những thời điểm có thời tiết mưa bão khắc nghiệt để không ảnh hưởng đến quan khách. Tốt hơn hết, sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù,... để đối phó với hiện tượng thời tiết xấu bất ngờ. 

Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện

Hầu hết các sự kiện lớn muốn được “thông quan” đều phải hoàn tất các hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước theo đúng quy định. Dưới đây là một vài thủ tục mà doanh nghiệp cần phải giải quyết khi tổ chức sự kiện ngoài trời: 

Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

• Hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn
• Giấy phép tổ chức từ địa phương và hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức
• Các giấy tờ hợp đồng về âm thanh, ánh sáng, thuê người điều khiển âm thanh ánh sáng
• Một số giấy tờ bảo hiểm khác (nếu cần thiết)

Vệ sinh và an ninh cho chương trình

Với những sự kiện được tổ chức ở ngoài trời, doanh nghiệp nên thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh để đảm bảo trật tự cũng như mỹ quan cho buổi lễ. Dù chỉ là chi tiết rất nhỏ nhưng điều này sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm ấn tượng” với quan khách tham dự. 

Một số rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Đơn vị tổ chức cần nắm bắt một số rủi ro và trở ngại có thể phát sinh khi thực hiện sự kiện sau để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. 

Thời tiết gây trở ngại

Thường xuyên cập nhật thông tin thời tiết để chọn ngày tổ chức và sử dụng thêm bạt che mưa và ô để phòng tránh tác nhân này gây ảnh hưởng đến sự kiện cũng như làm hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng. 

Một số rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Khách hàng không mời mà đến

Tổ chức sự kiện ngoài trời rất khó tránh khỏi việc các lượt người chú ý và ra vào liên tục không có tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm soát tình trạng này bằng cách xây dựng cổng vào và cử người kiểm soát để những kẻ có ý lợi dụng sự kiện để trộm cắp không được vào bên trong.

Hỗn loạn, cháy nổ

Ở nơi đông người rất dễ phát sinh hỗn loạn và cháy nổi, đặc biệt là những bữa tiệc có sự “tham gia” của rượu bia. Do đó, đơn vị tổ chức nên chuẩn bị kỹ lưỡng lực lượng an ninh và bình cứu hỏa để có công tác xử lý nếu như tình trạng xấu nhất xảy ra. 

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Việt Nam

Hà Nội và Hồ Chí Minh đều là “đầu tàu kinh tế” của Việt Nam nên nhu cầu tổ chức sự kiện ở 2 thành phố này vô cùng lớn. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu làm sự kiện ở Hà Nội và HCM nhưng chưa lựa chọn được địa điểm phù hợp thì hãy tham khảo những gợi ý sau: 

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở Hà Nội

• Trung tâm Hội nghị Quốc gia: Khuôn viên rộng lớn và không gian sang trọng của trung tâm rất phù hợp với hội chợ, chương trình nghệ thuật, tiệc ngoài trời,... 
• Trống Đồng Sông Hồng Palace: Diện tích lên đến 20000m2, không gian xanh mát của nơi đây phù hợp tiệc cưới, lễ hội âm nhạc nhỏ,... 
• Trung tâm tổ chức sự kiện & tiệc cưới Cung Xuân: Với sức chứa lên đến 1000 khách mời nên Cung Xuân chính là địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện ngoài trời như: triển lãm, lễ cưới, hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm,... 
• Calidas Gardium - Landmark 72: Tòa nhà Calidas Gardium có sức chứa 1000 người với bể bơi kèm cây cảnh mang đến không gian tuyệt vời cho các buổi: Party Pool, lễ kỷ niệm, sinh nhật,... 
• Ngoài ra, ở Hà Nội còn có một số khách sạn và nhà hàng cho thuê tổ chức sự kiện mà các công ty/doanh nghiệp có thể tham khảo như: khách sạn Daewoo Ha Noi (ở Ba Đình), JW Marriot 5 sao (quận Nam Từ Liêm), Elegant Suites Westlake (Tây Hồ), nhà hàng Softwater (Tây Hồ), Lộc Vừng Mangopine (Đông Anh),...

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Việt Nam

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời ở HCM 

• Thảo Điền Village: Nơi đây có sức chứa hơn 400 người cùng không gian mang đậm phong cách Việt Nam rất lý tưởng cho: tiệc cưới, tiệc sinh nhật,... 
• Gem Center: Không gian của Gem Center “hóa thân” thành khu rừng bí ẩn nên vô cùng giản dị, mộc mạc nhưng đẹp ngỡ ngàng. Đây là địa điểm làm sự kiện tiệc cưới, party hay lễ tri ân,... đều phù hợp. 
• Lotte Legend Hotel Saigon: Là khách sạn 5 sao đẳng cấp có thể phục vụ cho tối đa 400 khách mời nên Lotte Legend Hotel Saigon chính là địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng mà công ty không nên bỏ qua. 
• Gem Center có không gian tổ chức sự kiện rộng lớn và thoáng đãng 
• EdenStar Saigon Hotel & Spa: Nếu công ty/doanh nghiệp đang tìm kiếm địa chỉ tổ chức Party Tool thì không nên trải nghiệm không gian bể bơi tầng thượng tại khách sạn EdenStar. 

Xem thêm: Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín 

Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời vô cùng quan trọng mà Bizfly đã tổng hợp được. Hy vọng, những chia sẻ của chúng tôi sẽ góp phần mang đến thành công cho sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức. Trong trường hợp mọi người có nhu cầu muốn biết thêm thông tin kiến thức về tổ chức sự kiện thì có thể theo dõi thêm nội dung tại đây: https://bizfly.vn/techblog/to-chuc-su-kien-la-gi.html