Tổ chức Year end party: Ý tưởng và kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm

Một buổi tiệc tổ chức year end party cuối năm chính là cơ hội để tổng kết quá trình làm việc của cả năm của doanh nghiệp và nó đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng về nhiều yếu tố khác nhau. Với những công ty chưa có kinh nghiệm tổ chức, đây chắc hẳn là bài toán khá đau đầu.

Bài chia sẻ dưới đây của Bizfly về kinh nghiệm tổ chức Year end party sẽ giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán khó nhằn này.

Year end Party là gì?

Year end party là bữa tiệc tất niên cuối năm của công ty, doanh nghiệp được ban lãnh đạo tổ chức nhằm tri ân toàn thể nhân viên các bộ phận, phòng ban. Buổi tổ chức year end party sẽ quy tụ toàn bộ nhân viên đã gắn bó với công ty và là dịp để giao lưu, gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Đây là hoạt động tổ chức sự kiện được ngóng chờ nhất trong năm và là sự kiện không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào hiện nay.

Tại đây, các thành viên sẽ trút bỏ hết gánh nặng về công việc và hòa mình vào bữa tiệc với quy mô được đầu tư hoành tráng. Sự kiện này được ví như “bước khởi đầu” cho hành trình mới của doanh nghiệp nói chung và nhân viên nói riêng.

Year end Party là gì?

Ý nghĩa và vai trò của Year end party đối với mỗi doanh nghiệp

Mục đích tổ chức Year end party là tổng kết hoạt động kinh doanh năm cũ và đưa ra đường hướng phát triển cho năm tiếp theo. Đồng thời, tri ân cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm vừa qua. Diễn ra trong bầu không khí vui vẻ, đây là cơ hội tuyệt vời để mỗi nhân viên nói chuyện, chia sẻ với nhau nhiều hơn. Gây dựng nên nội bộ bền chặt, vững mạnh và văn hoá chia sẻ lẫn nhau.

Những thước phim, hình ảnh của buổi tiệc cũng được sử dụng làm tư liệu quảng bá hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp. Làm cơ sở chiêu mộ và tuyển dụng nhân tài trong thời gian tiếp theo.

Tổ chức year end party là cơ hội hiếm có để toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo công ty tham dự và chia sẻ nhiều điều về nhau. Nhân viên có cơ hội được lắng nghe nhà quản lý chia sẻ về mục tiêu, định hướng của tập thể. Ban lãnh đạo cũng có cơ hội nhìn nhận về những cống hiến nổi bật của cá nhân và tập thể trong năm qua.

Sự kiện này giúp nhân viên gia tăng sự thấu hiểu và nâng cao tinh thần làm việc nhóm. Từ đó, mọi khó khăn trong công việc sau này đều có thể dễ dàng giải quyết.

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách tổ chức sinh nhật công ty thành công và ý nghĩa

Kế hoạch tổ chức year end party - Tiệc tất niên

Để lên được một kế hoạch tổ chức sự kiện year end party, mọi người cần thực hiện những công việc như sau:

Xác định chủ đề tổ chức Year end party phù hợp

Xác định chủ đề tổ chức sự kiện year end party là cơ sở để đưa ra ý kiến thống nhất về trang phục, nội dung và cách trang trí chương trình. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ trải qua sự kiện hoặc dấu mốc nổi bật đặc biệt nào đó trong một năm. Nhà quản lý nên dựa vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp để đưa ra một concept phù hợp nhất khi tổ chức year end party.

Xây dựng ý tưởng thực hiện chương trình

Xác định chủ đề tổ chức Year end party phù hợp

Khi đã xác định được concept cho chương trình, bước tiếp theo chính là xây dựng ý tưởng. Ý tưởng này cần bao quát được toàn bộ khung chương trình, bao gồm nội dung, hình thức, khung chương trình và các hoạt động ngoài lề. Tuỳ thuộc vào quy mô và ngân sách công ty để đưa ra ý tưởng phù hợp. Đó có thể là một chương trình mang đậm tinh thần tập thể nhưng vẫn khác biệt, độc đáo, mới lạ mà vẫn chỉn chu. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần có ý tưởng dự phòng để phòng tránh trường hợp rủi ro.

Nên tổ chức year end party khi nào, ở đâu?

Thời gian hợp lý nhất để tổ chức Year end party chính là những tuần đi làm cuối cùng trong năm. Đây là khoảng thời gian mà công việc đã hầu như hoàn tất và ai cũng mong muốn có thời gian nghỉ ngơi để chuẩn bị năm mới. Tuỳ thuộc vào số lượng nhân sự và concept chương trình thì công ty có thể chọn cho mình một địa điểm tổ chức hợp lý. Nơi tổ chức cần đáp ứng hai tiêu chí sau: Địa chỉ dễ tìm kiếm và thuận tiện cho các phương tiện di chuyển. 

Danh sách khách mời

Thông thường, khách mời trong Year end party là ban lãnh đạo và nhân viên của công ty. Tuy nhiên, nhân sự có thể đăng ký trước để đưa gia đình đi cùng. Đối với ban lãnh đạo thường sẽ mời thêm đối tác hợp tác kinh doanh, nhà đầu tư,...

Kịch bản tổ chức Year end party

Xây dựng kịch bản chương trình là công việc quan trọng nhất. Một chương trình diễn ra thành công hay không đều phụ thuộc vào kịch bản. Vai trò của kịch bản là đưa chương trình diễn ra theo đúng tiến độ, đảm bảo được thời lượng của mỗi tiết mục. Kịch bản chi tiết bao gồm timeline chương trình, tiết mục văn nghệ, dụng cụ cần chuẩn bị, nhân sự phụ trách, trang thiết bị,...

Mẫu kịch bản chi tiết tổ chức Year end party

Mẫu kịch bản chi tiết tổ chức Year end party

Một số ý tưởng tổ chức year end party sáng tạo, sôi động

Với tính chất là tạo nên bầu không khí sôi động và vui vẻ thì mỗi công ty cần xây dựng chương trình dựa trên văn hoá của doanh nghiệp. Lồng ghép cá tính doanh nghiệp vào bữa tiệc để tạo nên một không gian thú vị.

Dưới đây là 3 gợi ý về ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Gameshow truyền hình: Dựa trên kịch bản của chương trình gameshow truyền hình giúp gia tăng tinh thần làm việc tập thể và sự tương tác của nhân viên với nhau. Nhưng cần có sự điều chỉnh sao cho hợp lý, không để chương trình trở nên nhàm chán.
• Đêm nhạc hội: Tổ chức year end party với concept đêm nhạc hội sẽ đưa bữa tiệc tràn ngập giai điệu âm nhạc đến từ những tiết mục văn nghệ nội bộ. Nhân viên có thể vừa thưởng thức vừa ăn bữa tiệc nhẹ. Cân nhắc mời ca sĩ nổi tiếng để khuấy động chương trình.
• Kết hợp team building: Lên ý tưởng một số trò chơi vừa sử dụng trí óc vừa vận động nhẹ nhàng. Hoạt động này mang lại bầu không khí vui vẻ, trẻ trung và gắn kết mọi người trong công ty.

Một số lưu ý quan trọng khi tổ chức Year end party cho công ty

Sau đây là một vài lưu ý khi tổ chức year end party mà mọi người cần lưu ý để tránh gặp phải một số vấn đề phát sinh không đáng có ảnh hưởng đến chất lượng chương trình tổ chức:

Một số lưu ý quan trọng khi tổ chức Year end party cho công ty

• Thời gian: Căn cứ vào mục đích nội dung từng phần để đưa ra khoảng thời gian cụ thể và phù hợp nhất. Cụ thể, nội dung tuyên dương, khen thưởng chỉ nên diễn ra trong vòng 1 tiếng đồng hồ. Tránh kéo dài để chương trình không bị nhàm chán.
• Người phụ trách: Với mỗi phần trong chương trình cần có một nhân sự phụ trách chính. Nhân sự này sẽ đảm bảo cho phần đó được diễn ra theo đúng tiến độ và không đi quá thời gian. Đảm bảo chương trình đi đúng timeline mà ban tổ chức đã lên kế hoạch trước đó.
• Âm thanh, ánh sáng: Đây là phần quan trọng nhất trong tổ chức Year end party. Ban tổ chức cần chuẩn bị phương án dự phòng và cử người có chuyên môn về mảng này quản lý. Tránh trường hợp gặp sự cố mà không thể xử lý.

Trên đây là một số kinh nghiệm của Bizfly về tổ chức Year end party chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng sẽ giúp được nhà quản lý trong khâu tổ chức chương trình cuối năm diễn ra suôn sẻ và thuận lợi

Đọc thêm: Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất