Tổ chức sự kiện du lịch: Lợi ích, cách triển khai và lưu ý quan trọng

Khi khách hàng đã quá chán ngán với tần suất quảng cáo thông thường thì tổ chức sự kiện du lịch là một trong những hoạt động quảng bá hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu thêm về lợi ích và kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào mới hiệu quả giúp doanh nghiệp thúc đẩy doanh số và phát triển hơn trong tương lai.

Tổ chức sự kiện du lịch là gì?

Tổ chức sự kiện du lịch là một quy trình bài bản với mục tiêu cuối cùng nhằm giúp doanh nghiệp đến gần với khách hàng du lịch trong nước và quốc tế nhiều nhất. Quy trình bao gồm lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Tùy từng sự kiện mà mang hàm ý và thông điệp khác nhau, mục đích cuối cùng là truyền tải ý nghĩa một cách ngắn gọn và sâu sắc nhất đến khách hàng.

Kết quả biểu hiện cho sự thành công trong quá trình tổ chức sự kiện du lịch là sự tiếp cận khách hàng tự nhiên, quảng bá thương hiệu, văn hóa, sản phẩm thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận khổng lồ giúp doanh nghiệp phát triển và đứng vững trên thị trường du lịch đầy tiềm năng.

Tổ chức sự kiện du lịch là gì?

Lợi ích của tổ chức sự kiện du lịch với công ty lữ hành

Tổ chức sự kiện du lịch mang lại nhiều lợi ích to lớn giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai:

• Tạo ấn tượng mạnh mẽ đến khách hàng: Sự thành công đối với doanh nghiệp chính là gây được tiếng vang trong lòng khách hàng. Ứng biến linh hoạt, mục tiêu rõ ràng, thông điệp sâu sắc, quy mô tổ chức chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp lấy thiện cảm khách hàng nhanh nhất. 
• Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp: Lồng ghép tinh tế các sản phẩm dịch vụ mang nét đặc trưng của doanh nghiệp vào từng hạng mục tổ chức sự kiện du lịch là một hình thức marketing hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
• Thu hút khách hàng tiềm năng: Hãy cho khách hàng đến thử, tự trải nghiệm và cảm nhận chính sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là một cách thu hút khách hàng tự nhiên nhất, nếu họ có trải nghiệm tốt thì mặc nhiên sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đã một bước nữa tiến gần hơn với khách hàng.
• Khẳng định vị thế doanh nghiệp: Những chiến dịch marketing này sẽ giúp “Ăn sâu vào tiềm thức” khách hàng chính là sự khẳng định chỗ đứng của doanh nghiệp hiệu quả nhất trên thị trường đầy cạnh tranh.

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện du lịch bài bản, chỉn chu và gây được ấn tượng đến khách hàng thì doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước sau:

Xác định mục tiêu sự kiện

Tìm kiếm, chắt lọc và xác định mục tiêu chủ đề chính xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện du lịch chính là việc được ưu tiên hàng đầu. Không nên nhảy từ việc lên kịch bản trước rồi mới đến mục tiêu sẽ làm cả một quy trình tổ chức chệch hướng và gây nên hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, lên mục tiêu rõ ràng, sáng tạo sẽ góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện.

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp

Nghiên cứu ý tưởng

Sau khi xác định được chủ đề chính, thì việc nghiên cứu về đối tượng tham gia, thời gian, các công việc cần thực hiện, tính khả thi, các sự cố có thể xảy ra,... từ đó xây dựng ý tưởng phù hợp với sự kiện sẽ tham gia. Vì đây là cột sống chính dẫn đến sự thành bại của một kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch nên cần phải chú ý và bắt buộc phải chắc chắn trong từng khâu.

Lên kịch bản chương trình

Lên kịch bản tổ chức sự kiện là bước cực kỳ quan trọng, người tiến hành lên kịch bản cần phải nắm rõ mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức sự kiện du lịch là gì, cần phải trả lời các câu hỏi logic sau đây: Sự kiện sắp tổ chức theo loại hình gì, mục tiêu, đối tượng như thế nào, số lượng khách tham dự, địa điểm tổ chức ở đâu và dự trù ngân sách bao nhiêu là hợp lý,...

Sau đó xây dựng kịch bản chi tiết phù hợp với ngân sách, tham khảo lại các kịch bản trước để đúc kết và sáng tạo ra những cái mới độc lạ nhằm thu hút và tạo sự tò mò đến khách hàng tiềm năng.

Triển khai sự kiện

Hoàn thành các bước trên, triển khai theo kịch bản tổ chức sự kiện du lịch được đưa ra trước đó. Phân công rõ ràng nhân sự phụ trách chính cho từng hạng mục, chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, phòng hờ các trường hợp rủi ro có thể xảy ra để tránh sai sót. Tiến hành tổ chức theo kết cấu của kịch bản gồm mở đầu, toàn bộ nội dung diễn ra và kết thúc. Luôn theo sát tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ các đầu công việc đảm bảo đúng thời gian, an toàn và kịp thời xử lý ngay các vấn đề phát sinh.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kinh nghiệm, địa điểm và lưu ý khi triển khai

Một số lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện du lịch

Nhằm tránh những lỗi dễ mắc phải khi lên kế hoạch tổ chức một sự kiện cần phải lưu ý những vấn đề sau:

Một số lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện du lịch

• Đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ: Đừng chỉ chăm chăm vào các mục lớn mà hãy chỉn chu từng chi tiết nhỏ nhất, vì nếu không cẩn thận trong một việc nhỏ nào đó cũng sẽ gây ấn tượng không tốt trong mắt khách hàng tiềm năng.
• Tìm hiểu cặn kẽ thông tin đối tác: Việc này sẽ giúp doanh nghiệp khám phá và sáng tạo ra được kịch bản độc đáo nếu hiểu từng sở thích, bản sắc và hình ảnh mà đối tác đang muốn hướng đến.
• Hiểu rõ ngân sách: Đừng xây một kịch bản quá quy mô mà không tính toán được ngân sách cho việc tổ chức sự kiện du lịch là bao nhiêu, bạn sẽ phải lên lại một kịch bản mới nếu chi phí dự trù không đủ với kịch bản trước.
• Không ngừng sáng tạo: Luôn sáng tạo, kích thích sự tò mò sẽ giúp doanh nghiệp ăn điểm trong mắt khách hàng mục tiêu.

>> Có thể bạn quan tâm: Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp

Qua bài chia sẻ trên, Bizfly đã hướng dẫn các bước cơ bản và những lưu ý cần phải thận trọng trong việc tổ chức sự kiện du lịch cần phải nắm rõ. Chúc doanh nghiệp luôn thành công và phát triển hơn trên con đường chinh phục khách hàng của mình trong tương lai