Kỹ năng giao tiếp là gì? 9 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

Theo nghiên cứu của Đại học Carnegie Mellon, 85% thành công của một người phụ thuộc và kỹ năng giao tiếp trong khi chỉ có 15% phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn. Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng, là phần thiết yếu trong cuộc sống của mỗi người, giúp bạn duy trì mối quan hệ và hơn nữa bạn thành công trong nhiều lĩnh vực khác. Bài viết này hãy cùng Bizfly tìm hiểu các cách để phát triển kỹ năng giao tiếp nhé!

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) bao gồm các quy tắc, hành vi ứng xử và tương tác được đúc kết từ những kinh nghiệm giao tiếp hàng ngày. Là khả năng truyền đạt, lắng nghe, trao đổi thông tin, phản hồi,..nhằm đạt mục đích nhất định. Trong cuộc sống, bất kể lĩnh vực nào cũng cần tới giao tiếp. Giao tiếp tốt giúp con người dễ dàng hiểu nhau đồng thời còn là chìa khóa thành công. 

Một số vai trò mà kỹ năng giao tiếp mang lại:

• Nâng cao sự chuyên nghiệp và tự tin 
• Tạo dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng
• Đàm phán và thương lượng hiệu quả
• Giải quyết vấn đề, xử lý các tình huống khó khăn một cách linh hoạt 
• Nâng cao cơ hội thăng tiến trong công việc 

Các kỹ năng giao tiếp cơ bản 

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe không những giúp bạn tập trung lắng nghe những câu chuyện đối phương chia sẻ mà còn hiểu sâu hơn về những giá trị mà các câu chuyện đó mang lại. Một người có kỹ năng lắng nghe sẽ luôn được người xung quanh coi trọng và được mọi người nghĩ đến đầu tiên mỗi khi gặp khó khăn trong cuộc sống để chia sẻ. 

Kỹ năng quan sát

Với kỹ năng này, mọi người có thể điều chỉnh được hành động, cử chỉ và hành vi của mình khi tương tác với người đối diện sao cho hợp lý nhất. Ví dụ đơn giản khi người đối diện đang vui vẻ mọi người có thể tán dóc, cười đùa còn khi họ đang gặp chuyện buồn, tức giận thì hãy để họ yên tĩnh một mình. 

Kỹ năng thuyết phục

Một người sở hữu kỹ năng giao tiếp giỏi không đơn thuần là họ nói hay, hài hước mà còn nằm ở khả năng thuyết phục và lôi kéo người khác đứng về phía mình. Để làm được điều đó, mọi người cần phải tạo dựng được lòng tin trong mắt người nghe, lời nói phải luôn đi với dẫn chứng cũng như lập luật chính xác và chặt chẽ.

Kỹ năng đặt câu hỏi

Việc đặt một câu hỏi thông minh, đúng thời điểm và thúc đẩy tinh thần chia sẻ, trao đổi với đối phương là một chuyện không hề dễ dàng. Điều này cần mọi người có cái nhìn tinh tế, suy nghĩ và phân tích sâu về vấn đề họ đang nói đến để đưa ra sự tương tác hai chiều một cách hợp lý.

Yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Sự đa dạng về văn hóa

Các chuẩn mực, giá trị, phong tục và sức thái ngôn ngữ của mỗi văn hóa khác nhau sẽ ảnh hưởng đến cách hiểu thông điệp khác nhau. Những gì được coi là lịch sự hoặc phù hợp trong nền văn hóa này có thể được nhìn nhận khác nhau với mỗi nền văn hóa khác. Sự nhạy cảm với những khác biệt vô cùng quan trọng để đảm bảo giao tiếp văn hóa hiệu quả. 

Trạng thái cảm xúc

Cảm xúc có thể tác động lớn đến giao tiếp. Trạng thái cảm xúc của một cá nhân có thể ảnh hưởng đến giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và việc lựa chọn từ ngữ. Ví dụ một người có tâm trạng vui vẻ có thể giao tiếp cởi mở và tích cực hơn trong khi một người cảm thấy căng thẳng hoặc khó chịu có thể gặp khó khăn trong việc truyền đạt suy nghĩ của mình một cách hiệu quả 

Kỹ năng nghe

Giao tiếp là một quá trình hai chiều bao gồm nói và nghe. Lắng nghe tích cực bao gồm việc tập trung hoàn toàn, hiểu, phản hồi và ghi nhớ những gì đang được nói. Kỹ năng lắng nghe kém có thể dẫn đến hiểu lầm và hạn chế hiệu quả trong giao tiếp

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Các tín hiệu phi ngôn ngữ như nét mặt, cử chỉ, tư thế và ánh mắt sẽ ảnh hưởng nhiều đến giao tiếp. Những tín hiệu này thường tiết lộ cảm xúc hoặc tình cảm thực sự của một cá nhân. 

Rào cản vật lý

Các rào cản vật lý như khoảng cách, tiếng ồn hoặc các vấn đề công nghệ có thể cản trở tới việc giao tiếp hiệu quả. Những rào cản này có thể dẫn đến việc bỏ sót thông tin hoặc hiểu lầm nếu không có cách giải quyết hợp lý

Kinh nghiệm cá nhân 

Những trải nghiệm trong quá khứ, đặc biệt là những trải nghiệm tiêu cực có thể định hình cách tiếp cận giao tiếp của một cá nhân. Một người từng phải đối mặt với những lời chỉ trích hoặc từ chối trong quá khứ có thể thu mình, ngần ngại khi chia sẻ suy nghĩ của họ một cách cởi mở, ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp chung. 

09 cách phát triển kỹ năng giao tiếp 

Chủ động lắng nghe đối phương

Chủ động lắng nghe là một kỹ năng giao tiếp quan trọng, tiếp thu thông tin mà đối phương chia sẻ và phản ánh lại thông qua các câu hỏi và ngôn ngữ cơ thể. Chủ động lắng nghe thể hiện sự tôn trọng với đối phương, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, tránh những hiểu lầm không đáng có.

Để cải thiện kỹ năng lắng nghe, bạn cần chú ý đến nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của người khác. Thay vì chuẩn bị những gì bạn định nói tiếp theo, hãy tập trung vào những gì người kia đang nói và cách họ nói. Nếu không rõ hãy chủ động đặt câu hỏi hoặc diễn đạt lại những gì họ nói để xác nhận rằng bạn hiểu đúng. Đặc biệt khi lắng nghe nên tránh những thứ gây xao lãng như điện thoại, máy tính,..

Đọc tín hiệu phi ngôn ngữ

Các nhà nghiên cứu đã khẳng định rằng giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm tới 93% trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào. Có nghĩa là khi ai đó đang nói, họ đang nói rất nhiều qua ngôn ngữ cơ thể hơn là qua lời nói. 

Nếu bạn hiểu các kiểu giao tiếp phi ngôn ngữ khác nhau của người đang nói chuyện, bạn sẽ cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp của mình. Điều này không dễ dàng, bạn cần đọc sách hoặc tham gia các lớp học để đọc được ngôn ngữ cơ thể chính xác nhất. 

Điều chỉnh thông điệp phù hợp với đối phương giao tiếp

Bạn phải luôn cân nhắc xem mình đang giao tiếp với ai để giữ cho thông điệp không bị hiểu sai. Một số cách để điều chỉnh thông điệp phù hợp:

• Xem xét kiến thức, trình độ chuyên môn của đối phương và mức độ quen thuộc của họ về chủ đề giao tiếp. Sau đó điều chỉnh ngôn từ và thông điệp phù hợp.
• Xem xét những thành kiến, sở thích và phong cách giao tiếp của đối phương. Ví dụ một số người thích ngôn từ thẳng thắn trong khi những người khác lại đánh giá cao giao tiếp khôn khéo hơn. 
• Hãy chú ý tới sự khác biệt văn hóa bởi các văn hóa khác nhau sẽ có chuẩn mực giao tiếp, diễn giải ngôn ngữ cơ thể, mức độ nhạy cảm khác nhau.

Hạn chế tác nhân gây nhiễu

Hạn chế hay tránh các tác nhân gây nhiễu là điều cần thiết giúp bạn giao tiếp hiệu quả. Nếu điều gì đó làm bạn mất tập trung, bạn có thể bỏ lỡ mất những thông tin quan trọng đồng thời thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với đối phương. 

Những tác nhân gây nhiễu, làm gián đoạn cuộc trò chuyện thường là thông báo điện thoại, tiếng ồn xung quanh, môi trường lộn xộn gây mất tập trung thị giác,..Một số mẹo giúp bạn tránh bị phân tâm khi giao tiếp:

• Giữ điện thoại ở chế độ im lặng và cất đi trong những cuộc trò chuyện quan trọng 
• Tìm một không gian yên tĩnh, riêng tư cho những cuộc thảo luận mang tính quyết định cao
• Giữ không gian làm việc của bạn gọn gàng, tránh những thứ gây mất tập trung

Sử dụng giao tiếp bằng mắt

Giao tiếp bằng mắt đóng vai trò lớn cho giao tiếp hiệu quả. Nhìn vào mắt ai đó giúp xây dựng niềm tin và tạo cảm giác kết nối giữa người nói và người nghe. Khi duy trì giao tiếp bằng mắt, bạn đang cho người khác thấy rằng bạn đang tập trung vào nội dung cuộc trò chuyện, điều này khiến họ cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe. 

Giao tiếp bằng mắt cũng cho phép bạn nắm bắt được những tín hiệu phi ngôn ngữ tinh tế, cụ thể như những thay đổi nhỏ trong nét mặt, ngôn ngữ cơ thể,..Ngoài ra, giao tiếp bằng mắt cũng là dấu hiệu của sự tự tin, cho thấy rằng bạn là người quyết đoán, thoải mái khi thể hiện bản thân. Từ đó tạo được sự tôn trọng và tin cậy với đối phương. 

Lưu ý rằng bạn đừng nên nhìn chằm chằm sẽ khiến đối phương không thoải mái, hãy tìm ra sự cân bằng phù hợp để giao tiếp bằng mắt phù hợp. 

Giao tiếp ngắn gọn 

Thời gian là tài sản vô cùng quý giá nhưng mọi người thường xuyên lãng phí nó. Một người giao tiếp bằng lời nói tốt là người có thể truyền đạt quan điểm của mình một cách ngắn gọn. Nghĩa là bạn chỉ cần cung cấp một lượng thông tin vừa đủ để người khác hiểu mà không cần mất quá nhiều thời gian của họ.

Việc lan man hoặc cung cấp quá nhiều chi tiết không liên quan có thể khiến người nghe mất tập trung và cảm thấy nhàm chán. Thay vào đó hay truyền đạt những ý chính một cách chính xác đồng thời cung cấp đủ ngữ cảnh để đối phương hiểu bạn. 

Ghi âm lại giọng chính mình

Ghi âm lại giọng nói là một kỹ thuật tuyệt vời bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Cho dù bạn đang luyện tập một bài thuyết trình quan trọng, ghi lại một cuộc phỏng vấn giả định hay chỉ là một cuộc trò chuyện bình thường với một người bạn,..thì việc ghi âm lại cho phép bạn đánh giá cá kỹ năng giao tiếp của mình, xác định được điểm mạnh và điểm yếu để cải thiện. 

Bằng cách ghi âm lại, bạn sẽ có góc nhìn của đối phương về:

• Nhịp độ: Bạn đang nói quá nhanh hay quá chậm? Có bất kỳ sự tạm dừng hay khó xử nào không?
• Giọng điệu: Giọng điệu của bạn đang tự tin, lo ngại hay run rẩy,..
• Ngôn ngữ cơ thể: Nếu quay video, bạn có thể nhận thấy liệu mình có sử dụng bất kỳ phong cách nào trong khi nói chuyện hay không,..

Lược bỏ những từ đệm 

Những từ như “à”,“ừm” hay các cụm từ đệm không mang lại giá trị cho nội dung giao tiếp cần được lược bỏ. Sử dụng từ đệm quá mức khiến bạn trở thành người thiếu sự chuẩn bị, không tự tin vào bản thân và làm giảm sự uy tín của bạn về chủ đề đang giao tiếp. 

Những từ đệm này cũng ảnh hưởng tới nhịp độ và độ trôi chảy khi giao tiếp của bạn. Chúng tạo ra những khoảng dừng khó xử, cuộc trò chuyện trở nên rời rạc, khó hiểu. Để khắc phục bạn hãy trau chuốt vốn từ vựng của bản thân, luyện tập thói quen không chêm thêm những từ đệm thừa này vào cuộc trò chuyện để giao tiếp trở nên lưu loát, mượt mà hơn. 

Đặt câu hỏi 

Đặt những câu hỏi sâu sắc giúp bạn hiểu đầy đủ những gì đối phương đang cố gắng truyền đạt và điều đó cho thấy rằng bạn đang để tâm và chú ý đến cuộc trò chuyện. 

Việc đặt các câu hỏi cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về chủ đề, tìm ra bối cảnh cơ bản của nội dung đang truyền đạt. Ngoài ra việc đặt câu hỏi cũng thể hiện sự tôn trọng với đối phương trong giao tiếp. 

Một số lỗi thường gặp cần tránh khi giao tiếp

• Tôn trọng đối phương, tránh cướp lời khi trong quá trình trao đổi ý kiến 
• Thiếu sự lắng nghe chân thành
• Thiếu ngôn ngữ cơ thể
• Đánh giá và chỉ trích đối phương
• Nói quá nhanh hoặc quá chậm, sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành khiến cuộc trò chuyện bị gián đoạn
• Nói những ngôn từ thô tục, trái với văn hóa đạo đức, thuần phong mỹ tục.

Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp và các cách giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!