PO (Purchase Order) là gì? Những thông tin cần biết và cách quản lý PO hiệu quả trong doanh nghiệp

Thủy Nguyễn 27/11/2024

PO (Purchase Order) là một trong những công cụ quan trọng hỗ trợ quy trình mua sắm giữa nhà cung cấp và khách hàng. Trong bài viết này, Bizfly sẽ giúp bạn khám phá khái niệm PO, những điều cần biết về PO, cũng như các phương pháp quản lý PO hiệu quả trong doanh nghiệp.

PO là gì? PO là viết tắt của từ gì?

PO là viết tắt của "Purchase Order" mang nghĩa "Đơn đặt hàng" hoặc “Đơn hàng mua”, đây là một tài liệu hoặc hợp đồng được sử dụng trong kinh doanh để đặt hàng một sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.

Tài liệu hoặc hợp đồng này có thể hiểu là sự xác nhận từ phía bên bán về các yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bên mua. Khi có đầy đủ chữ ký của cả hai bên, tài liệu sẽ trở thành cam kết chính thức, ràng buộc các điều khoản mua bán và bảo đảm trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình thực hiện đơn hàng.

PO là gì?

Về cơ bản, PO giống như “giỏ hàng” trên các trang thương mại điện tử bao gồm danh sách những thứ mà người mua muốn mua. Trong PO người mua sẽ cần ghi rõ các thông tin như tên, số lượng sản phẩm/ dịch vụ muốn mua, giá cả, chi tiết giao hàng, các điều khoản thanh toán,...

Nội dung trên PO sẽ gồm các thông tin chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng hóa, dịch vụ, điều kiện giao hàng, đơn giá, giá trị hợp đồng,... Tùy thuộc vào sự lựa chọn của đôi bên cũng như tính đặc thù của từng doanh nghiệp, mỗi đơn hàng có thể có những thông tin riêng biệt, khác nhau.

Các nội dung cơ bản trên PO​​

Các nội dung cơ bản thường thấy trên PO bao gồm:

  • Số và ngày (Number and date)
  • Thông tin người mua và người bán: tên, liên hệ, số điện thoại/fax (Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax)
  • Mô tả hàng hóa, sản phẩm hoặc loại hàng (Goods description/Commodity/Product)
  • Số lượng (Quantity)
  • Phẩm cấp và thông số kỹ thuật (Specifications/Quality)
  • Đơn giá (Unit price)
  • Tổng giá trị hợp đồng (Total amount)
  • Điều kiện thanh toán (Payment terms)
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms)
  • Các chỉ dẫn đặc biệt (như giảm giá, hàng tặng…) (Special instructions: discount, FOC, etc.)
  • Chữ ký (Signature)

Mục đích của PO là gì?

PO không chỉ là tài liệu giao dịch mà còn đóng vai trò như một cam kết chính thức. Đây là cơ sở để bên bán thực hiện đúng yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, trong khi bên mua đảm bảo trách nhiệm thanh toán và xác nhận số lượng, chất lượng như đã thỏa thuận. 

Dùng PO để làm gì?

PO giúp cả hai bên nắm rõ các điều kiện giao dịch, giảm thiểu rủi ro, và duy trì tính minh bạch trong toàn bộ quy trình mua bán. Cụ thể, việc sử dụng PO có những mục đích sau:

  • Xác nhận nhu cầu mua hàng: PO giúp bên mua chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện giao dịch.
  • Hợp thức hóa các cam kết giữa hai bên: Khi được cả hai bên ký xác nhận, PO trở thành một thỏa thuận ràng buộc, làm cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình thực hiện giao dịch.
  • Tạo cơ sở cho quá trình thanh toán: PO cung cấp thông tin chi tiết về giá cả và điều kiện thanh toán, giúp bên mua đối chiếu và xử lý thanh toán khi nhận hàng, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quá trình kế toán.
  • Quản lý quá trình đặt hàng: PO giúp bên mua theo dõi các đơn hàng, thời gian giao nhận, và các giai đoạn trong quá trình đặt hàng, giúp kiểm soát tốt hơn tiến độ và đáp ứng nhu cầu nội bộ.
  • Hỗ trợ quản lý tồn kho và cung ứng: PO giúp bên bán lên kế hoạch cho việc sản xuất, quản lý hàng tồn kho, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, đảm bảo việc giao hàng đúng hạn và đáp ứng đúng nhu cầu của bên mua.

Lợi ích của PO (Purchase Order)

Việc sử dụng PO đảm bảo lợi ích về mặt pháp lý cho cả người mua và người bán. Cụ thể:

Lợi ích cho người mua

  • Bảo đảm quyền lợi: PO là bằng chứng pháp lý giúp người mua bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp có tranh chấp về số lượng, chất lượng, hoặc thời gian giao hàng.
  • Nâng cao hiệu quả trong quản lý đơn hàng: PO hỗ trợ người mua theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả. Với những thông tin được ghi rõ ràng trên mỗi đơn đặt hàng, người mua dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ đơn hàng, đảm bảo nhận hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận.
  • Kiểm soát chi phí: PO ghi rõ giá cả và số lượng hàng, giúp người mua kiểm soát ngân sách và tránh việc chi tiêu không dự kiến. Bên cạnh đó, PO còn giúp người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất
  • Hỗ trợ quy trình thanh toán: PO giúp đối chiếu và xác nhận chi tiết thanh toán khi nhận hàng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kế toán.
Lợi ích của PO
Lợi ích của PO

Lợi ích cho người bán

  • Đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng: PO hỗ trợ người bán biết được nhu cầu của người mua để chuẩn bị sản phẩm/dịch vụ và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
  • Hợp pháp hóa yêu cầu từ khách hàng: PO là tài liệu chính thức từ phía người mua, giúp người bán có cơ sở pháp lý để thực hiện giao dịch theo đúng yêu cầu.
  • Lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho: PO cho phép người bán dự đoán nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho một cách hiệu quả.
  • Giảm thiểu rủi ro: PO giúp người bán giảm thiểu rủi ro về việc hủy đơn hàng hoặc thay đổi yêu cầu, đảm bảo rằng giao dịch được thực hiện theo thỏa thuận ban đầu.

Các dạng PO phổ biến hiện nay và ví dụ

SPO - Standard Purchase Order (Đơn đặt hàng tiêu chuẩn)

SPO là loại đơn đặt hàng phổ biến nhất, được sử dụng cho các giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ một lần. Đơn đặt hàng này thường bao gồm đầy đủ thông tin như số lượng, đơn giá, thời gian và địa điểm giao hàng.

Ví dụ: Một công ty đặt hàng 100 bộ máy tính từ một nhà cung cấp cho một dự án cụ thể, với yêu cầu giao hàng trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký PO.

PPO  - Planned Purchase Order (Đơn đặt hàng theo kế hoạch)

PPO được lập để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Loại PO này có các điều khoản và điều kiện giống với đơn đặt hàng tiêu chuẩn, nhưng ngày giao hàng có thể được ấn định sau.

Ví dụ: Một nhà hàng đặt hàng nguyên liệu cho 6 tháng, với mỗi tháng nhập một số lượng nhất định dựa trên nhu cầu thực tế. Ngày giao hàng sẽ được xác nhận dựa trên từng đơn hàng cụ thể.

BPO - Blanket Purchase Order  (Đơn đặt hàng dài hạn)

BPO là loại đơn đặt hàng dài hạn với số lượng hoặc giá trị hàng hóa cố định nhưng được giao thành nhiều đợt trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. PO này phù hợp cho các mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

Ví dụ: Một công ty sản xuất ký PO dài hạn với nhà cung cấp để mua nguyên liệu thép với số lượng lớn, sẽ được giao hàng theo từng đợt trong vòng 1 năm.

CPO - Contract Purchase Order (Đơn đặt hàng theo hợp đồng)

CPO là một loại PO đặc biệt, trong đó người mua và nhà cung cấp ký kết một hợp đồng với các điều khoản cụ thể trước khi giao hàng. Đây là loại PO có tính pháp lý cao, nhằm giảm thiểu rủi ro về tranh chấp.

Ví dụ: Một công ty xây dựng ký PO theo hợp đồng để mua thiết bị từ một nhà cung cấp quốc tế, trong đó nêu rõ các điều khoản về vận chuyển, bảo hiểm, và trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra lỗi kỹ thuật. 

 SPO - Service Purchase Order (Đơn đặt hàng dịch vụ)

Service Purchase Order (SPO) được sử dụng để mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật chất. Thông thường, SPO sẽ chứa các thông tin về dịch vụ như thời gian cung cấp, giá cả và các điều kiện khác.

Ví dụ: Một công ty marketing ký đơn đặt hàng dịch vụ với một công ty quảng cáo để thực hiện chiến dịch truyền thông trong 3 tháng, với chi phí là 20.000 USD, thanh toán 50% trước và 50% sau khi hoàn thành chiến dịch.

Quy trình sử dụng PO 

Quy trình sử dụng PO

Bước 1: Người mua yêu cầu mua hàng

Trong bước này, người mua hàng trong tổ chức (thường là các bộ phận như kế toán, quản lý dự án,..) soạn thảo một đơn đặt hàng (PO) nêu rõ các thông tin cần thiết như loại hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

Bước 2: Các bộ phận liên quan xác nhận và phê duyệt PO

Sau khi soạn thảo xong, PO sẽ được gửi đến các bộ phận liên quan trong công ty (như bộ phận tài chính, quản lý kho, hoặc quản lý sản xuất) để xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt này đảm bảo rằng các yêu cầu mua sắm phù hợp với ngân sách và chính sách của công ty.

Bước 3: Người bán xác nhận PO

Khi nhận được PO đã được phê duyệt từ người mua, người bán sẽ xem xét và xác nhận yêu cầu. Nếu tất cả các điều kiện đều phù hợp, người bán sẽ ký xác nhận trên đơn đặt hàng và gửi lại cho người mua. 

Bước 4: Giao hàng và nhận hàng

Sau khi PO được xác nhận, người bán sẽ tiến hành giao hàng theo đúng thời gian đã thỏa thuận. Người mua sẽ nhận hàng và kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa so với yêu cầu trong PO..

Bước 5: Xử lý và thanh toán 

Sau khi đã xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu, người mua sẽ tiến hành xử lý thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong PO. Khi thanh toán hoàn tất, người mua có thể lưu trữ hóa đơn và PO cho mục đích kế toán và kiểm tra trong tương lai.

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp?

Quản lý đơn đặt hàng (PO) một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo chuỗi cung ứng và mua sắm diễn ra suôn sẻ giúp tối ưu hóa nguồn lực. Một số cách quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp:

  • Tự động hóa quản lý quá trình mua hàng: Sử dụng phần mềm tự động để đơn giản hóa quy trình tạo và theo dõi PO, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
  • Quy trình mua-bán rõ ràng: Thiết lập quy trình rõ ràng giúp các bộ phận nắm rõ trách nhiệm của mình đồng thời nâng cao hiệu quả công việc và giảm tranh chấp.
  • Kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn: Doanh nghiệp nên thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất để đánh giá mức độ hoàn thành và xác định các vấn đề phát sinh kịp thời.
  • Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên duy trì giao tiếp thường xuyên và thỏa thuận rõ ràng với nhà cung cấp để tạo ra một mối quan hệ hợp tác bền vững.
  • Phân tích và đánh giá chất lượng: Thực hiện phân tích định kỳ về chất lượng hàng hóa và dịch vụ, thu thập phản hồi từ các phòng ban liên quan để đưa ra quyết định hợp tác trong tương lai
  • Nâng cao nhận thức cho nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý PO và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định để tối ưu hóa công việc.
  • Áp dụng công nghệ AI, IoT vào phân tích: Sử dụng công nghệ hiện đại để phân tích dữ liệu, dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa quy trình mua sắm.

 

Quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp​​​​​​

Phân biệt PO và PI (Proforma Invoice) và Sale Contract (Sale Contract)

PO, PI và SC đều là những khái niệm liên quan đến việc đặt hàng trong kinh doanh. Vậy cụ thể 3 loại tài liệu trên khác nhau như thế nào, bạn có thể tham khảo bảng so sánh sau đây:

Tiêu chí

PO (Purchase Order)

PI (Proforma Invoice)

SC (Sale Contract)

Mục đích

Tài liệu yêu cầu mua hàng từ bên mua.

Tài liệu báo giá tạm thời, ghi lại các thỏa thuận từ bên bán

Tài liệu ràng buộc về các điều khoản bán hàng.

Thời gian lập

Trước khi quy trình mua sắm hàng hóa/dịch vụ bắt đầu.

Sau khi PO được lập và trước khi tiến hành giao hàng.

Trước khi mọi giao dịch được diễn ra.

Tính chất

Gửi từ bên mua đến bên bán.

Gửi từ bên bán đến bên mua.

Thiết lập dựa trên sự đồng thuận của đôi bên.

Nội dung

Thông tin về người mua và người bán, số lượng, đơn giá, ngày tháng,...

Bao gồm thông tin về số lượng, mô tả sản phẩm, đơn giá, thuế và các điều khoản thanh toán dự kiến.

Các điều khoản bán hàng, giá bán, và các điều kiện kèm theo.

Tính pháp lý

Tính pháp lý không cao như Proforma Invoice & Sale Contract.

Mang tính pháp lý rõ ràng và bắt buộc nhưng chưa phải là hợp đồng chính thức.

Tính pháp lý cao nhất, có thể kiện ra tòa nếu không tuân thủ.

Trên đây là toàn bộ các thông tin liên quan đến PO - Purchase Order bao gồm khái niệm, lợi ích, các loại PO phổ biến, quy trình sử dụng và cách quản lý Purchase Order hiệu quả. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được những kiến thức cần thiết để áp dụng PO một cách hiệu quả trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp.

Ngừng lãng phí ngân sách quảng cáo Online với phần mềm CRM
“Một nửa số tiền tôi dành cho quảng cáo không đem lại hiệu quả, nhưng vấn đề là tôi không biết nửa đó là nửa nào” –  John Wanamaker – đã có lời giải cho cha đẻ của ngành quảng cáo hiện đại

Tư vấn miễn phí Tìm hiểu thêm

Chia sẻ bài viết

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly