PO là gì? Những thông tin quan trọng về Purchase Order 

PO (Purchase Order) là một khái niệm rất quen thuộc đối với các cá nhân, tổ chức, nhất là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO là gì? Mục đích, quy trình sử dụng và cách quản lý như thế nào cho hiệu quả? Trong những nội dung mà Bizfly sẽ chia sẻ tới đây sẽ giải đáp kỹ càng cho bạn những thông tin quan trọng đó. 

Định nghĩa PO là gì?

Po (từ viết tắt của cụm từ Purchase Order) được hiểu là đơn đặt hàng hay là một loại tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến đơn vị cung cấp nhằm ủy quyền mua hàng. PO mang tính chất ràng buộc trong suốt quá trình mua hàng hóa, dịch vụ. 

Tương tự “giỏ hàng” trên các nền tảng TMĐT, PO sẽ cung cấp danh sách những thứ mà người mua muốn mua. PO sẽ trình bày chi tiết về đơn đặt hàng với những thông tin về số lượng, đặc tính sản phẩm, giá cả, các điều khoản thanh toán & chi tiết giao hàng..

Nội dung của Purchase Order

Mỗi PO sẽ thể hiện thông tin chi tiết về hàng hóa như đơn giá, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, bao bì, thời hạn, cam kết của cả người mua và người bán. 

Các thông tin cơ bản thường thể hiện trên Purchase Order:

• Số PO và ngày - Number and date
• Thông tin bên mua và bên bán - Seller/Buyer
• Mô tả sản phẩm/hàng hóa - Goods description/Commodity/Product
• Số lượng đơn hàng - Quantity 
• Các thông số kỹ thuật - Specifications/Quality
• Đơn giá - Unit price 
• Giá trị hợp đồng - Total amount
• Điều kiện thanh toán - Payment terms 
• Điều kiện giao hàng - Incoterms 
• Các điều kiện đặc biệt khác như discount, FOC…
• Chữ ký của cả bên mua và bên bán - Signature

Các dạng PO thịnh hành hiện nay

Một số dạng PO phổ biến hiện nay gồm: 

Standard Purchase Order

Đây là loại PO  tiêu chuẩn thông dụng nhất, chứa các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả,... và các điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

Ví dụ: 

Blanket Purchase Order

PO này được sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một đơn vị cung cấp trong một khoảng thời gian cụ thể. Thay vì phải cung cấp đủ đầy các thông tin về từng đơn đặt hàng PO này chỉ cần số lượng, giá cả và các điều kiện chung nhất.

Ví dụ:

Contract Purchase Order

PO dạng này được dùng chủ yếu trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn, bao gồm các điều khoản chi tiết của hợp đồng: thời gian giao hàng, giá cả, tiêu chuẩn về chất lượng và các điều kiện thanh toán

Ví dụ:

Planned Purchase Order

Được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa theo kế hoạch sản xuất. PO loại này không yêu cầu cung cấp các thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ yêu cầu về số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

Ví dụ: 

Service Purchase Order

PO dạng này được sử dụng phổ biến khi mua các gói dịch vụ thay vì hàng hóa, sản phẩm. Thông thường Service Purchase Order sẽ  chứa các thông tin về dịch vụ như thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện khác.

Ví dụ: 

Mục đích của Purchase Order

Trên thực tế, người dùng sẽ sử dụng Purchase Order với mục đích sau: 

• Xác nhận yêu cầu mua hàng: PO xác định cụ thể mong muốn người mua cần mua từ số lượng, giá cả, đến thời gian giao hàng,...
• Ràng buộc trách nhiệm hai bên: PO là hợp đồng ràng buộc pháp lý, buộc cả người mua và người bán phải thực hiện đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận.
• Làm cơ sở cho việc thanh toán: Đơn vị mua sẽ dựa trên thông tin thể hiện trên PO về số lượng, giá cả,... để lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
• Quản lý quá trình đặt hàng: PO giúp người mua theo dõi tiến độ đặt hàng, nhận diện và giải quyết vấn đề phát sinh.
• Cơ sở lập kế hoạch sản xuất: PO giúp doanh nghiệp sản xuất xác định số lượng hàng hóa cũng như tiến độ cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Cơ sở kiểm soát chất lượng: PO giúp người mua xác định tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa cần mua.

Quy trình sử dụng Purchase Order

Quy trình sử dụng của PO sẽ diễn ra theo 8 bước cụ thể sau đây: 

Bước 1 -  Thiết lập yêu cầu mua hàng

Người cần mua hàng trong doanh nghiệp/ tổ chức (thường bộ phận như thu mua, kế toán hoặc quản lý dự án) sẽ tạo yêu cầu mua hàng và nêu rõ các thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và các điều kiện đặc biệt khác.

Bước 2 -  Xác nhận yêu cầu mua hàng

Sau khi tạo yêu cầu mua hàng, các thông tin này sẽ được gửi đến bộ phận liên quan để xác nhận. Quy trình phê duyệt sẽ phụ thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của từng người trong tổ chức.

Bước 3 - Tạo Purchase Order (PO)

Yêu cầu mua hàng sau khi được phê duyệt, một Purchase Order (Po) sẽ được tạo bởi bên mua hàng. 

Bước 4 -  Phê duyệt PO

PO sau khi được tạo sẽ được chuyển đến bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng, kế toán…để được xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt PO cũng phụ thuộc vào sự chấp thuận từ một hoặc nhiều người có quyền hạn trong tổ chức.

Bước 5 - PO được chuyển đến nhà cung cấp

Sau khi PO đã được phê duyệt sẽ được chuyển đến đơn vị cung cấp. Bằng các thông tin thể hiện trên PO, nhà cung cấp sẽ nắm được yêu cầu  chi tiết về đơn hàng và tuân thủ theo các yêu cầu đó. 

Bước 6 - Đơn vị cung cấp xác nhận PO

Rà soát lại PO và xác nhận các điều khoản cũng như điều kiện của đơn hàng. Tất nhiên các yêu cầu trong PO phải được bên mua và nhà cung cấp đồng ý mới tiến hành sản xuất sản phẩm. 

Bước 7 - Giao - nhận hàng

Sau khi xác PI, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng theo yêu cầu trong PO. Về phía bên mua, khi nhận hàng sẽ phải tiến hành kiểm tra và xác nhận nhận đủ hàng hóa hay phía cung cấp đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn hay chưa. 

Bước 8 - Xử lý thanh toán

Hoàn tất việc xác nhận về hàng hóa/ dịch vụ đã được nhận bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp dựa theo thông tin trong PO.

Cách quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp

Để quản lý PO hiệu quả, doanh nghiệp phải nắm các nguyên tắc như sau: 

• Tự động hóa hệ thống quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý tự động để giảm thiểu các sai sót trong quá trình mua hàng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Có quy trình rõ ràng: Lập quy trình mua - nhận hàng rõ ràng, xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan cũng như các bước thực hiện PO.

• Kiểm soát chặt chẽ các bước thực hiện: Thiết lập quy tắc và thực hiện kiểm tra, giám sát PO thường xuyên trong từng giai đoạn.

• Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Chia sẻ thông tin rõ ràng, thanh toán đúng hạn để xây dựng mối quan hệ lâu dài với bên cung cấp.

• Phân tích các dữ liệu để đánh giá chất lượng: Thông qua việc thu thập, phân tích dữ liệu PO để đưa ra các đánh giá hiệu quả, quyết định sáng suốt cũng như thuận tiện cho việc lập báo cáo theo dõi.

• Nâng cao nhận thức cho nhân viên: Các bộ phận liên quan đến việc mua bán phải nắm vững về quy trình, nguyên tắc để quản lý PO hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không ngừng tìm cách tối ưu hóa việc tạo, phê duyệt và xử lý PO. 

• Áp dung công nghệ tiên tiến: Áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật như AI, IoT cùng các công cụ phân tích dữ liệu và giải pháp quản lý chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu quả.

Phân biệt PO và PI

Để phân biệt PO và PI bạn nên dựa vào bảng so sánh sau đây: 

Trên đây là toàn bộ thông tin nhằm giải đáp cho câu hỏi PO là gì đi kèm các nội dung về phân loại, quy trình, mục đích sử dụng và cách quản lý Purchase Order mà Bizfly đã chia sẻ. Mong rằng những gì chúng tôi chia sẻ xứng đáng với sự mong đợi về kiến thức mới của bạn!