PO là gì? Những thông tin quan trọng về Purchase Order 

Thủy Nguyễn 03/05/2024

PO (Purchase Order) là một khái niệm rất quen thuộc đối với các cá nhân, tổ chức, nhất là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO là gì? Mục đích, quy trình sử dụng và cách quản lý như thế nào cho hiệu quả? Trong những nội dung mà Bizfly sẽ chia sẻ tới đây sẽ giải đáp kỹ càng cho bạn những thông tin quan trọng đó. 

Định nghĩa PO là gì?

Po (từ viết tắt của cụm từ Purchase Order) được hiểu là đơn đặt hàng hay là một loại tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến đơn vị cung cấp nhằm ủy quyền mua hàng. PO mang tính chất ràng buộc trong suốt quá trình mua hàng hóa, dịch vụ. 

Định nghĩa PO là gì?
Định nghĩa PO là gì?

Tương tự “giỏ hàng” trên các nền tảng TMĐT, PO sẽ cung cấp danh sách những thứ mà người mua muốn mua. PO sẽ trình bày chi tiết về đơn đặt hàng với những thông tin về số lượng, đặc tính sản phẩm, giá cả, các điều khoản thanh toán & chi tiết giao hàng..

Nội dung của Purchase Order

Mỗi PO sẽ thể hiện thông tin chi tiết về hàng hóa như đơn giá, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, bao bì, thời hạn, cam kết của cả người mua và người bán. 

Mỗi đơn đặt hàng sẽ thể hiện những thông tin riêng biệt phụ thuộc vào sự lựa chọn của bên bán và bên mua
Mỗi đơn đặt hàng sẽ thể hiện những thông tin riêng biệt phụ thuộc vào sự lựa chọn của bên bán và bên mua

Các thông tin cơ bản thường thể hiện trên Purchase Order:

  • Số PO và ngày - Number and date
  • Thông tin bên mua và bên bán - Seller/Buyer
  • Mô tả sản phẩm/hàng hóa - Goods description/Commodity/Product
  • Số lượng đơn hàng - Quantity 
  • Các thông số kỹ thuật - Specifications/Quality
  • Đơn giá - Unit price 
  • Giá trị hợp đồng - Total amount
  • Điều kiện thanh toán - Payment terms 
  • Điều kiện giao hàng - Incoterms 
  • Các điều kiện đặc biệt khác như discount, FOC…
  • Chữ ký của cả bên mua và bên bán - Signature

Các dạng PO thịnh hành hiện nay

Một số dạng PO phổ biến hiện nay gồm: 

Standard Purchase Order

Đây là loại PO  tiêu chuẩn thông dụng nhất, chứa các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả,... và các điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

Ví dụ: 

CÔNG TY X

Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh -  Điện thoại: 028 3845 6789

Đơn đặt hàng mua tiêu chuẩn

Số PO: PO-2023-04-26

Ngày đặt hàng: 26/04/2023

Nhà cung cấp: CÔNG TY Y

Địa chỉ: 456 Trần Hưng Đạo, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 1234 5678

Sản phẩm:

  • Máy tính xách tay (Mã SP123): 10 chiếc, giá 15 triệu/chiếc
  • Máy in (Mã SP456): 5 chiếc, giá 5 triệu/chiếc

Tổng giá trị: 175 triệu đồng

Điều khoản thanh toán: Thanh toán sau 30 ngày nhận hàng

Giao hàng: 05/05/2024 tại địa chỉ Công ty A

Blanket Purchase Order

PO này được sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một đơn vị cung cấp trong một khoảng thời gian cụ thể. Thay vì phải cung cấp đủ đầy các thông tin về từng đơn đặt hàng PO này chỉ cần số lượng, giá cả và các điều kiện chung nhất.

Ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ

Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ, Phường 1, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3245 6789

Đơn đặt hàng mua khung

Số đơn hàng: BPO-2024-04-26

Ngày đặt hàng: 26/04/2024

Nhà cung cấp:

  • Công ty TNHH EFG
  • Địa chỉ: 456 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 028 1234 5678

Hiệu lực: Từ 26/04/2023 đến 26/04/2023

Mục đích: Mua các mặt hàng văn phòng phẩm theo nhu cầu trong suốt thời gian hiệu lực

Sản phẩm:

  • Giấy A4: Số lượng theo nhu cầu, giá 50.000 đồng/ram
  • Bút viết: Số lượng theo nhu cầu, giá 10.000 đồng/cây
  • Mực in: Số lượng theo nhu cầu, giá 200.000 đồng/hộp

Giá cả: Theo giá niêm yết của nhà cung cấp tại thời điểm đặt hàng

Thanh toán: Thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi nhận hàng

Giao hàng: Giao hàng theo yêu cầu của Công ty ABC

Điều khoản khác:

  • Nhà cung cấp cam kết cung cấp hàng hóa chất lượng cao, đúng với mô tả trong đơn hàng.
  • Công ty ABC có quyền hủy đơn hàng hoặc điều chỉnh số lượng hàng hóa theo nhu cầu.

Chữ ký người mua:

[Tên người mua]

Chữ ký người bán:

[Tên người bán]

Contract Purchase Order

PO dạng này được dùng chủ yếu trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn, bao gồm các điều khoản chi tiết của hợp đồng: thời gian giao hàng, giá cả, tiêu chuẩn về chất lượng và các điều kiện thanh toán

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH MTV ABC

Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3845 6789

Đơn đặt hàng mua theo hợp đồng

Số PO: CPO-2023-04-25

Ngày đặt hàng: 25/04/2023

Hợp đồng: Hợp đồng số [số hợp đồng] ký kết ngày [ngày ký hợp đồng]

Nhà cung cấp:

  • Công ty Cổ phần XYZ
  • Địa chỉ: 456 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 028 1234 5678
  • Email: [đã xoá địa chỉ email]

Sản phẩm/Dịch vụ:

  • [Mô tả chi tiết sản phẩm/dịch vụ], số lượng [số lượng], giá [giá]

Tổng giá trị: [Tổng giá trị hợp đồng]

Điều khoản thanh toán: Theo Điều khoản thanh toán trong Hợp đồng

Giao hàng: Theo Điều khoản giao hàng trong Hợp đồng

Lắp đặt/Cấu hình: [Thông tin về việc lắp đặt/cấu hình nếu có]

Bảo hành: Theo Điều khoản bảo hành trong Hợp đồng

Chấp nhận:

Đại diện Công ty ABC:

[Tên người đại diện]

Chức vụ: [Chức vụ]

Ký tên:

[Chữ ký]

Đại diện Nhà cung cấp:

[Tên người đại diện]

Chức vụ: [Chức vụ]

Ký tên:

[Chữ ký]

Planned Purchase Order

Được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa theo kế hoạch sản xuất. PO loại này không yêu cầu cung cấp các thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ yêu cầu về số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

Ví dụ: 

CÔNG TY TNHH MTV ABC

Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ, Phường 1, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3845 6789

Email: [đã xoá địa chỉ email]

Đơn đặt hàng mua theo kế hoạch

Số PO: PPO-2024-04-23

Ngày lập: 26/04/2023

Bộ phận lập: [Tên bộ phận]

Kế hoạch: [Tên kế hoạch/dự án]

Nhà cung cấp: [Tên nhà cung cấp tiềm năng]

Sản phẩm/Dịch vụ:

  • [Mô tả chi tiết sản phẩm/dịch vụ]
  • Số lượng dự kiến: [Số lượng]
  • Thời gian dự kiến cần hàng: [Khoảng thời gian]

Mục đích: Đảm bảo nguồn cung cấp vật tư/dịch vụ cho [Tên kế hoạch/dự án]

Ghi chú:

  • Giá cả và các điều khoản khác sẽ được thương lượng sau khi có nhu cầu cụ thể.
  • Đơn hàng này có thể thay đổi tùy theo nhu cầu thực tế của kế hoạch/dự án.

Thẩm duyệt:

Trưởng bộ phận lập:

[Tên người phụ trách]

Chức vụ: [Chức vụ]

Ký tên:

[Chữ ký]

Service Purchase Order

PO dạng này được sử dụng phổ biến khi mua các gói dịch vụ thay vì hàng hóa, sản phẩm. Thông thường Service Purchase Order sẽ  chứa các thông tin về dịch vụ như thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện khác.

Ví dụ: 

CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

Địa chỉ: 123 Nguyễn Huệ, Phường 1, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3845 6789

Email: [đã xoá địa chỉ email]

Đơn đặt hàng mua dịch vụ

Số PO: SPO-2023-04-25

Ngày đặt hàng: 25/04/2023

Nhà cung cấp:

  • Công ty TNHH XYZ
  • Địa chỉ: 456 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 028 1234 5678

Dịch vụ:

  • Thiết kế website theo yêu cầu
  • Thời gian thực hiện: 30 ngày
  • Giá trị dịch vụ: 50.000.000 VND

Điều khoản thanh toán:

  • Thanh toán 50% trước khi bắt đầu công việc
  • Thanh toán 50% sau khi hoàn thành và nghiệm thu dịch vụ

Giao hàng:

  • Website hoàn thành sẽ được cung cấp cho Công ty ABC qua đường truyền internet.

Chấp nhận:

Đại diện Công ty ABC:

[Tên người đại diện]

Chức vụ: [Chức vụ]

Ký tên:

[Chữ ký]

Đại diện Nhà cung cấp:

[Tên người đại diện]

Chức vụ: [Chức vụ]

Ký tên:

[Chữ ký]

 

Mục đích của Purchase Order

Trên thực tế, người dùng sẽ sử dụng Purchase Order với mục đích sau: 

  • Xác nhận yêu cầu mua hàng: PO xác định cụ thể mong muốn người mua cần mua từ số lượng, giá cả, đến thời gian giao hàng,...
  • Ràng buộc trách nhiệm hai bên: PO là hợp đồng ràng buộc pháp lý, buộc cả người mua và người bán phải thực hiện đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận.
  • Làm cơ sở cho việc thanh toán: Đơn vị mua sẽ dựa trên thông tin thể hiện trên PO về số lượng, giá cả,... để lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Quản lý quá trình đặt hàng: PO giúp người mua theo dõi tiến độ đặt hàng, nhận diện và giải quyết vấn đề phát sinh.
  • Cơ sở lập kế hoạch sản xuất: PO giúp doanh nghiệp sản xuất xác định số lượng hàng hóa cũng như tiến độ cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
  • Cơ sở kiểm soát chất lượng: PO giúp người mua xác định tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa cần mua.
Mục đích của Purchase Order
Mục đích của Purchase Order

Quy trình sử dụng Purchase Order

Quy trình sử dụng của PO sẽ diễn ra theo 8 bước cụ thể sau đây: 

Bước 1 -  Thiết lập yêu cầu mua hàng

Người cần mua hàng trong doanh nghiệp/ tổ chức (thường bộ phận như thu mua, kế toán hoặc quản lý dự án) sẽ tạo yêu cầu mua hàng và nêu rõ các thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và các điều kiện đặc biệt khác.

Thiết lập yêu cầu mua hàng
Thiết lập yêu cầu mua hàng

Bước 2 -  Xác nhận yêu cầu mua hàng

Sau khi tạo yêu cầu mua hàng, các thông tin này sẽ được gửi đến bộ phận liên quan để xác nhận. Quy trình phê duyệt sẽ phụ thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của từng người trong tổ chức.

Xác nhận yêu cầu mua hàng
Xác nhận yêu cầu mua hàng

Bước 3 - Tạo Purchase Order (PO)

Yêu cầu mua hàng sau khi được phê duyệt, một Purchase Order (Po) sẽ được tạo bởi bên mua hàng. 

Tạo Purchase Order (PO)
Tạo Purchase Order (PO)

Bước 4 -  Phê duyệt PO

PO sau khi được tạo sẽ được chuyển đến bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng, kế toán…để được xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt PO cũng phụ thuộc vào sự chấp thuận từ một hoặc nhiều người có quyền hạn trong tổ chức.

Bộ phận liên quan tiến hành phê duyệt PO
Nhãn

Bước 5 - PO được chuyển đến nhà cung cấp

Sau khi PO đã được phê duyệt sẽ được chuyển đến đơn vị cung cấp. Bằng các thông tin thể hiện trên PO, nhà cung cấp sẽ nắm được yêu cầu  chi tiết về đơn hàng và tuân thủ theo các yêu cầu đó. 

PO được chuyển đến nhà cung cấp
PO được chuyển đến nhà cung cấp

Bước 6 - Đơn vị cung cấp xác nhận PO

Rà soát lại PO và xác nhận các điều khoản cũng như điều kiện của đơn hàng. Tất nhiên các yêu cầu trong PO phải được bên mua và nhà cung cấp đồng ý mới tiến hành sản xuất sản phẩm. 

Đơn vị cung cấp xác nhận PO
Đơn vị cung cấp xác nhận PO

Bước 7 - Giao - nhận hàng

Sau khi xác PI, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng theo yêu cầu trong PO. Về phía bên mua, khi nhận hàng sẽ phải tiến hành kiểm tra và xác nhận nhận đủ hàng hóa hay phía cung cấp đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn hay chưa. 

Hai bên tiến hành giao - nhận hàng
Hai bên tiến hành giao - nhận hàng

Bước 8 - Xử lý thanh toán

Hoàn tất việc xác nhận về hàng hóa/ dịch vụ đã được nhận bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp dựa theo thông tin trong PO.

Xử lý thanh toán sau khi xác nhận việc nhận hàng
Xử lý thanh toán sau khi xác nhận việc nhận hàng

Cách quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp

Để quản lý PO hiệu quả, doanh nghiệp phải nắm các nguyên tắc như sau: 

  • Tự động hóa hệ thống quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý tự động để giảm thiểu các sai sót trong quá trình mua hàng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Có quy trình rõ ràng: Lập quy trình mua - nhận hàng rõ ràng, xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan cũng như các bước thực hiện PO.
  • Kiểm soát chặt chẽ các bước thực hiện: Thiết lập quy tắc và thực hiện kiểm tra, giám sát PO thường xuyên trong từng giai đoạn.
  • Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Chia sẻ thông tin rõ ràng, thanh toán đúng hạn để xây dựng mối quan hệ lâu dài với bên cung cấp.
  • Phân tích các dữ liệu để đánh giá chất lượng: Thông qua việc thu thập, phân tích dữ liệu PO để đưa ra các đánh giá hiệu quả, quyết định sáng suốt cũng như thuận tiện cho việc lập báo cáo theo dõi.
  • Nâng cao nhận thức cho nhân viên: Các bộ phận liên quan đến việc mua bán phải nắm vững về quy trình, nguyên tắc để quản lý PO hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không ngừng tìm cách tối ưu hóa việc tạo, phê duyệt và xử lý PO. 
  • Áp dung công nghệ tiên tiến: Áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật như AI, IoT cùng các công cụ phân tích dữ liệu và giải pháp quản lý chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu quả.
Cách quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp
Cách quản lý PO hiệu quả cho doanh nghiệp

Phân biệt PO và PI

Để phân biệt PO và PI bạn nên dựa vào bảng so sánh sau đây: 

Tiêu chí

PO ( viết tắt từ Purchase order)

PI (viết tắt của Proforma Invoice)

Mục đích

Ủy quyền việc mua hàng

Ghi lại các thỏa thuận

Thời gian lập

Trước khi tiến hành giao hàng

Trước khi tiến hành giao hàng

Tính chất

Gửi từ bên mua đến bên bán

Được gửi từ bên bán đến bên mua

Nội dung

Chứa các thông tin cơ bản về số lượng, mô tả, đơn giá và các yêu cầu khác về hàng hóa/ dịch vụ mà người mua  mong muốn 

Chỉ thể hiện các thông tin về số lượng, mô tả, đơn giá, thuế kèm các điều khoản thanh toán dự kiến

Tính pháp lý

Tính pháp lý không cao như PI & SC

Có tính pháp lý rõ ràng và bắt buộc nhưng thường không phải là hợp đồng chính thức. 

Trên đây là toàn bộ thông tin nhằm giải đáp cho câu hỏi PO là gì đi kèm các nội dung về phân loại, quy trình, mục đích sử dụng và cách quản lý Purchase Order mà Bizfly đã chia sẻ. Mong rằng những gì chúng tôi chia sẻ xứng đáng với sự mong đợi về kiến thức mới của bạn! 

Ngừng lãng phí ngân sách quảng cáo Online với phần mềm CRM
“Một nửa số tiền tôi dành cho quảng cáo không đem lại hiệu quả, nhưng vấn đề là tôi không biết nửa đó là nửa nào” –  John Wanamaker – đã có lời giải cho cha đẻ của ngành quảng cáo hiện đại

Tư vấn miễn phí Tìm hiểu thêm

Chia sẻ bài viết

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly